заявление о смене адреса для корреспонденции образец
Образец уведомления контрагентов о смене адреса
Для чего нужно уведомление контрагента о смене адреса?
Сообщение контрагентам о смене адреса — общераспространенная процедура, выражающая намерение хозсубъекта выстраивать с партнерами доверительные отношения и не усложнять им работу в части выяснения своих корректных контактов.
Однако отправка контрагентам уведомлений о смене адреса может быть обусловлена и положениями заключаемых с ними договоров. Как правило, такие положения включаются в договоры с банками, поскольку в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 закона «О противодействии отмыванию доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ банк в целях идентификации клиента обязан знать его корректный адрес.
О порядке идентификации клиента по 115-ФЗ читайте здесь.
О некоторых видах договоров читайте в наших статьях:
Если обнаружится, что клиент не находится по известному банку адресу, то кредитно-финансовая организация может на законных основаниях прекратить обслуживание его счета (постановление Президиума ВАС РФ от 27.04.2010 № 1307/10).
Правила составления письма контрагенту о смене адреса
Рассмотрим практические нюансы информирования партнеров об изменении контактов фирмы и ознакомимся с образцом уведомления контрагентов о смене юридического адреса.
Каков порядок действий по извещению госорганов об изменении адреса юридического лица, рассказал советник государственной гражданской службы РФ 2 класса С.В. Гладилин. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и сможете ознакомиться с рекомендациями эксперта.
В письмо контрагенту следует включить:
1. При наличии договора, предписывающего сообщать контрагенту о смене адреса, — ссылку на такой договор с указанием его номера и даты подписания.
2. Пояснения по поводу использования адреса. Так, фактически он может использоваться в качестве:
Загрузить образец письма контрагенту о смене юридического адреса вы можете на нашем сайте.
Итоги
Сообщение контрагенту о смене адреса — общераспространенная процедура. При этом она может быть предписанной договором. Неисполнение обязанности, установленной договором, может повлечь неприятности для стороны-нарушителя.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.
Кому писать о смене реквизитов
Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.
Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.
Кто составляет письмо о смене реквизитов организации
Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.
Правила составления
Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.
Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.
Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.
Письмо можно писать
Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.
Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.
Пример составления письма о смене реквизитов организации
Заполнение шапки письма
Заполнение тела письма о смене реквизитов
Далее следует информационный раздел.
Как отправить письмо
Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.
В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Заявление о смене адреса для корреспонденции образец
Переадресация почтового отправления – дополнительная услуга Почты России, с помощью которой можно изменить данные адресата: фамилию, имя, отчество получателя и непосредственно сам адрес, по которому будет доставлена посылка или письмо.
Данная услуга применима только к регистрируемым почтовым отправлениям (сокращенно — РПО), то есть к тем, при отправке которых отправителю выдавалась квитанция (чек). К РПО относятся:
Соответственно при отправке простого письма или бандероли, почтовой карточки (открытки) применить «переадресацию» будет невозможно.
Переадресация корреспонденции является платной услугой. Стоимость ее формируется из:
В каждом регионе России предусмотрен отдельный тариф на оформление услуги. Для примера, чтобы изменить ФИО или адрес получателя посылки или письма, в Ульяновске необходимо будет заплатить 48 рублей (без учета стоимости пересылки), жителям Иркутска это обойдется в 116,40 руб., в Пензе будет стоить 102 рубля, в Московской области – 290 рублей.
Ниже представлен список крупнейших городов России и тариф на услугу «Оформление переадресации письменной корреспонденции по-другому адресу и другому лицу/по тому же адресу и другому лицу» (без учета цены на пересылку). Актуально на 2020 год.
| Город | Тариф, руб. | Город | Тариф, руб. |
|---|---|---|---|
| Москва | 396 | Краснодар | 69 |
| Санкт-Петербург | 62,04 | Красноярск | 86,16 |
| Волгоград | 69 | Ростов-на-Дону | 69 |
| Воронеж | 189 | Самара | 105 |
| Екатеринбург | 60 | Саратов | 105 |
| Нижний Новгород | 66 | Пермь | 60 |
| Казань | 50 | Челябинск | 60 |
Образец заявления на переадресацию
Оформить заявление может как отправитель почтового отправления, так и его адресат. Последний должен подать документ непосредственно в то отделение, куда поступит РПО. К заявлению необходимо будет приложить оригинал или копию (можно фото) квитанции об отправке.
В каких случаях услуга может быть необходима
Ниже приведу несколько случаев, при которых данная услуга может быть необходима отправителю или адресату почтового отправления:
Как происходит процесс переадресации
Необходимо понимать, что если в адресе посылки или письма отправитель допустил какую-то ошибку, например, неправильно указал индекс, и при этом уже на следующий день написал заявление – то РПО все равно будет доставлено в ОПС по первоначально указанному индексу. И уже из этого ОПС будет произведена доставка по адресу, указанному в заявлении. Поэтому при отслеживании РПО по трек-номеру не следует пугаться, что переадресация оформлена, а посылка все равно едет не туда.
В случае с международными отправлениями, то есть теми, которые отправляются за границу Почтой России, ситуация сложнее. Услуга может и не сработать, особенно в тех случаях, когда РПО уже покинуло территорию нашей страны.
Как получать корреспонденцию на почте в другом городе?
Живем в Воронеже. Наследственная квартира находится во Владимире. Извещения из разных инстанций приходят на квартиру во Владимире, хотя в документах есть адрес места проживания. Как можно перенаправить корреспонденцию в другой город?
Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений утвержден приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п (далее – Порядок).
Согласно п. 11.4 Порядка «адресат (его уполномоченный представитель) имеет право оформить и подать в ОПС заявление-распоряжение о доставке по другому адресу/хранении в ОПС поступающих на его имя почтовых отправлений».
ОПС – это отделение почтовой связи, а Предприятие – ФГУП «Почта России» (п. 3 Порядка).
Под действие заявления-распоряжения не попадают почтовые отправления разряда «Судебное» (п. 11.5 Порядка).
Перечень услуг, оказываемых на основании заявления-распоряжения (приложение № 38 к Порядку), определен приказом Предприятия. Тарифы на оказание услуг устанавливаются филиалами Предприятия (п. 11.6 Порядка).
Таким образом, на основании приведенных положений возможна доставка поступающей в отделение почтовой связи почтовой корреспонденции по другому адресу, указанному адресатом, за исключением почтовых отправлений из разряда «Судебное». Дополнительная услуга по доставке по другому адресу почтовой корреспонденции платная, тарифы устанавливаются филиалами ФГУП «Почта России».
Для получения такой услуги можно обратиться в отделение почтовой связи как по месту жительства, так и по месту нахождения квартиры. В Порядке имеется неопределенность, в какое из отделений почтовой связи должен обратиться адресат, предпочтительно в отделение почтовой связи, откуда будет перенаправляться почтовая корреспонденция, так как его начальник принимает решение по заявлению-распоряжению от адресата.
Бланки типовых извещений и заявлений
Извещение для получения отправления (бланк по форме ф. 22)
Бланк извещения ф. 22 предъявляется в отделении почты для получения заказных писем, посылок, бандеролей.
Заявление на оформление переадресации
Бланк заявления на пересылку всей корреспонденции (почтовых отправлений) на другой адрес. Подходит для физических и юридических лиц.
Заявление-распоряжение о продлении срока хранения
Бланк заявления на увеличение срока хранения почтовых отправлений сверх обычной нормы. Обычно применяется в случае длительно отъезда, командировки и т. п.
Претензионное заявление для отправлений по РФ
Бланк заявления для предъявления сотруднику почты в случае непоступления перевода или отправления.
Претензионное заявление для международных отправлений
Бланк заявления для предъявления сотруднику почты в случае непоступления международного перевода или отправления.
Бланк заявления о доставке пенсии
Приложение № 1к Административному регламенту предоставления ПФР государственной услуги по выплате страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению
Полезная информация
Краткая история возникновения и применения почтовых индексов от 19 века и до наших дней.
Разбираемся в современной системе индексов применяемых в нашей стране.
Быстрая доставка отправления возможна только при корректном указании индекса.
Поиск индекса в базе
Введите 6 цифр почтового индекса или воспользуйтесь специальной формой для поиска по названиям улиц.
РоссийскиеИндексы.рф – база данных почтовых индексов РФ. Вся информация носит исключительно справочный характер и получена из открытых официальных источников, таких как Федеральная информационная адресная система (ФИАС), Классификатор адресов Российской Федерации (КЛАДР), Информационно-вычислительный центр ОАСУ РПО (Почта России).