заявление об утере кассового чека образец
Что делать, если утеряны первичные документы
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
Основные особенности
Отсутствие документов не является уважительной причиной для неуплаты налогов. Компания также не освобождается от обязанности пройти проверку контролирующими органами. Рассмотрим пример. Компания отказалась уплачивать долг, сославшись на потерю первички. Однако она не предъявила доказательств утраты. В этом случае у организации образуется задолженность. Придется также уплатить пени. Для того чтобы избежать санкций, необходимо заранее подготовить аргументы в свою защиту.
Вопрос: Можно ли подтвердить расходы для целей налога на прибыль восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Посмотреть ответ
Порядок действий при утере документов
Правильные действия сразу же после обнаружения утраты позволят избежать проблем с контролирующими структурами. Рассмотрим последовательность принимаемых мер:
Вопрос: Правомерно ли привлечение организации к ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ за непредставление в установленный срок по требованию налогового органа утраченных документов (информации) по ст. 93.1 НК РФ вне рамок налоговых проверок?
Посмотреть ответ
ВАЖНО! Когда подтверждающие документы (к примеру, справка о возбуждении дела) будут получены, нужно обязательно проверить их на наличие ошибок. Если в бумагах будут содержаться ошибки, контролирующие органы не примут во внимание аргумент об утрате первички. Рассмотрим пример судебной практики. Организация предоставила документы о том, что первичка сгорела. Однако в справке о пожаре была допущена ошибка. В частности, неправильно указан адрес. Из-за этого были доначислены налоги и пени. Подробнее с делом можно ознакомиться, прочитав постановление АС Уральского округа № Ф09-9606/15 от 1.02.16 года.
Меры по восстановлению первичной документации
Компания должна предпринять самые активные меры по восстановлению документов. Но и их будет недостаточно. Нужно также подготовить бумаги, которые подтверждают факт активных действий компании. Меры могут быть следующими:
Для восстановления нужно сначала назначить ответственное лицо. Отвечать это лицо будет за взаимодействие с контрагентами. Все моменты общения с партнерами нужно фиксировать. В частности, требуется сохранять переписки, чеки, копии счетов-фактур. Последние должны быть заверены уполномоченным лицом, представляющим контрагента.
Получаем банковскую первичку
Для получения утерянных выписок и платежек нужно направить запрос в банковское учреждение. Идти нужно в тот банк, в котором у компании открыт счет. В запросе требуется указать следующую информацию:
Обращение в банк – это первый шаг, так как таким образом можно установить факты проведения безналичных расчетов и сумм по ним. На основании полученной информации можно восстановить все исполненные ранее операции.
Восстанавливаем кассовые чеки
Кассовые чеки нужны в том случае, если организация покупала собственность за наличные. Чек позволяет подтвердить расход компании. Для получения нового документа нужно обратиться к продавцу. Однако не всегда продавец может предоставить дубликат чека. Возможно это только в том случае, если имеется кассовый аппарат соответствующей модели. Если же его нет, запрашивается копия чека. Выполняется она с помощью копировального оборудования.
Запрашиваем первичные документы у контрагентов
Компания заключает со своими контрагентами договоры в двух экземплярах. У партнера всегда можно запросить копии соглашений. В запросе, адресованному контрагенту, нужно указать эту информацию:
Не всегда компания может установить перечень отсутствующих документов. В этом случае производится сверка бумаг с контрагентом. По итогам сверки оформляется акт. В нем перечисляются отсутствующие документы.
Восстанавливаем отчетность
Компании также нужно восстановить декларации, балансы и расчеты. Нужна эта первичка для составления отчетности. Повторное составление документов самой компанией – процедура затратная. Поэтому имеет смысл направить запрос о предоставлении копий в инспекцию или фонд. В запросе нужно обязательно указать причины, по которым запрашивается первичка, так как инспекторы не обязаны предоставлять копии документов.
Ответственность за утерю первички
Фирма несет ответственность за сохранность своей первичной документации. Если субъект теряет бумаги, он будет нести за это ответственность. Рассмотрим правонарушения, связанные с утратой первички, и ответственность за них:
В статье 109 НК РФ приведены случаи, когда виновное лицо не будет привлекаться к ответственности. В частности, это утрата документов вследствие обстоятельств непреодолимой силы (к примеру, стихийное бедствие). Однако факт действительного наличия этих обстоятельств также придется подтверждать.
Как восстановить чек на покупку
Зачем восстанавливать чек о покупке
Информация, содержащаяся на документе
Важно! Отказ со стороны продавца в выдаче дубликата может говорить о недобросовестности, в ведении чёрной бухгалтерии уклонении от уплаты налогов. В виде исключения: рынки (продукты питания), киоски (канцелярские товары и пресса), отделения почтовой связи (конверты, открытки).
Когда чек должен быть обязательно восстановлен?
Совет! Документы об оплате товара, услуги желательно хранить на весь период действия гарантийного срока или срока эксплуатации товара. Кроме того эксперты рекомендуют приплюсовать к нему еще срок исковой давности, который составляет три года.
Процедура восстановления чека на покупку
Закон гласит, что товарно- денежные отношения между субъектами предпринимательской деятельности в торговой сфере и физическими лицами называются сделкой в розницу. На физлица распространяются права, защищающие потребителей. Это позволяет возвращать дефектные и некачественные вещи, продукты. Чтобы осуществить такое действие, как правило, в торговую точку несут: заявление о возврате стоимости покупки, чек и собственно сами товары народного потребления.
Есть ли шанс проделать эту процедуру без документа, подтверждающего акт приобретения, и вернуть товар в магазин? Или же смириться с неудачным отовариванием? Ниже рассказывается о законодательной подоплёке вопроса.
Статьи закона
Согласно ст. 493 Гражданского кодекса Российской Федерации моментом заключения розничной сделки является выдача бумаги, свидетельствующей о покупке. Фактически потеря клочка кассовой ленты не позволяет аннулировать сделку. Подтвердить ее помогут свидетели.
На стороне потребителя оказывается также ст.18 Гражданского кодекса Российской Федерации, в которой говорится о неправомерности отказа в возврате денежных средств (или замене вещей) при условии отсутствия кассового (товарного) чека или прочих документов.
Выдача дубликатов продавцом
Выписывать повторно документ о приобретении товара никто не будет. Да и закон не велит. Но не всё так безнадёжно. Существует несколько способов подтверждения товарно-денежных отношений:
2. Копия товарного чека. Зачастую он выдаётся покупателю. Можно предъявить его. Если он потеряется, то полагается выдача второго экземпляра. Однако не стоит возлагать больших надежд и на этот вариант, поскольку магазин или иная компания вправе не выписывать товарный чек в двух экземплярах.
Интернет-торговля (e-Trading)
Самостоятельная «реанимация» товарно-кассового чека
Способ 2. Для проявления стертых чернил используют растворы соли или соды.
Способ 3. Чек, приложенный к листу белой бумаги, отпечатывается на нем. Проблема заключается в том, что такая «копия» не имеет юридической силы.
Как получить дубликат кассового чека
Кассовый чек подтверждает факт совершения расчета. Этот документ обязательно должен быть продавцом выпущен на бумаге или передан электронно покупателю/клиенту. Но кассовый чек может быть утрачен. Что же тогда делать покупателю: куда ему обратиться за восстановлением этого документа?
Выдача первичного кассового чека (оригинала)
Обязанность по выдаче первичного кассового чека при проведении расчетной операции через ККТ установлена за продавцом пунктом 2 статьи 1.2 закона 54-ФЗ ( ССЫЛКА ). Все юридические лица и ИП, обязанные использовать кассовый аппарат, должны (кроме исключений, прописанных в самом же законе):
Причем электронный чек независимо от формы его передачи в случае выведения его на бумагу равен документу, сразу отпечатанному на ККМ (п. 4 статьи 1.2). Но при условии, что самостоятельно отпечатанные аналоги идентичны по содержанию тем кассовым чекам, которые в электронном виде предоставил продавец.
Увы, законом 54-ФЗ регулируется поведение только продавца в момент совершения расчета, а не покупателя. Свою обязанность по выдаче кассового чека, если она установлена, продавец исполняет. А вот обязанность по хранению этого документа покупатель соблюдает редко. И что же ему делать, если первичный чек утерян? В этом смысле электронный формат чека выгоднее бумажного.
Как и где можно получить дубликат кассового чека
Прежде всего, у продавца. Согласно п. 1 статьи 4 закона 54-ФЗ кассовая техника должна уметь «искать» чеки, записанные в фискальном накопителе, по их номеру, а также выводить их на печать и (или) передавать их в электронной форме. Правда, данное требование к ККТ не касается аппаратов, которые участвуют в Интернет-расчетах с применением электронных средств платежа.
Кроме того, продавец может запросить восстановление чека у ОФД – у оператора фискальных данных, с которым у него заключено соглашение на обслуживание. У оператора ОФД на основании п. 2 статьи 4.5 закона о ККТ есть обязанность по обработке и записи поступающих к нему фискальных данных. Причем запись этих данных, включая сведения о фискальных документах, должна проходить без их коррекции. И хранить всю эту информацию операторы обязаны на протяжении 5 лет со дня ее записи. Таким образом, в течение 5 лет у оператора ОФД можно запросить кассовый чек, оформленный в какой-то определенный день. Но сделать запрос проще всего именно продавцу.
На эти две вышеуказанные возможности ссылается и налоговая служба в своем письме №АБ-4-20/9398@ от 08.06.2020 ( ССЫЛКА ).
Где можно хранить электронные копии кассовых чеков
У самого покупателя тоже есть возможность сохранять электронные копии своих кассовых чеков. В этом ему поможет ФНС РФ. Ведомство разработало для потребителей специальное мобильное приложение «Проверка чека ФНС РФ», которое можно установить на Android и на iOS.
Скачать приложение можно бесплатно с Google Play и с App Store. С его помощью легко проверяются имеющиеся на руках чеки. Кроме того, приложение позволяет получать и хранить электронные чеки, а также их находить.
Более подробно об этом мы уже рассказывали в ЭТОЙ СТАТЬЕ.
Кроме того, ФНС России анонсировала свой новый сервис Мои чеки онлайн, с помощью которого можно хранить свои кассовые чеки в облаке и в любой момент скачать их и распечатать.
Выводы
Кассовый чек, если он испорчен (выцвел, порвался, …) или утрачен, можно восстановить через продавца. Либо он сам его предоставит, распечатав дубликат после нахождения в памяти кассового аппарата (при этом чек может быть распечатан, а может быть переправлен в электронной форме). Либо продавец делает запрос по поиску кассового чека своему оператору ОФД, который обязан хранить сведения о чеках в течение 5 лет. Кроме того, можно скачать себе на смартфон бесплатное мобильное приложение от ФНС РФ по проверке чеков. Оно позволяет получать, хранить и находить электронные чеки без участия продавцов.
Где и как узнать что за товар по штрих-коду онлайн и какую дополнительную информацию можно там же узнать.
Обзор основных санитарных требований к предприятиям общественного питания.
Видео — получение копии кассового чека:
В какие сроки и как отправить электронный чек покупателю в обычном и интернет-магазине чтобы исполнить закон, какие при этом есть нюансы
Когда выдавать кассовый чек при оплате физлицом на расчетный счет. Новые правила фискализации при безналичной оплате с учетом требований ст.1.2 Закона № 54-ФЗ в редакции от 03.07.2018 года
Что-то не совсем понятно: 1. аппарат имеет возможность искать в памяти по номеру? номеру чего, чека? так а если номера нет, потому что он только на чеке указан и потерян? 2. данные из ОФД предоставляются только фискальные (только об объеме хозяйственной деятельности) или все-таки полное содержание кассового чека (ИНН, ККТ, фио кассира, купленные товары и их количество)?
Правила восстановления первичной документации
Потеря первичной документации – вечная головная боль любой организации. Как восстановить утраченные подлинники, Ирина Михеева, ведущий юрисконсульт ООО «КСК аудит» специально для журнала «Расчет» написала инструкцию о том, как правильно восстанавливать утраченные документы.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет. В силу пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организация должна хранить «первичку», регистры бухучета и бухотчетность не менее пяти лет. Поэтому за сохранностью подлинников нужно следить особенно внимательно. А если бумаги утрачены, придется предпринять определенные действия для их восстановления. Однако если такие действия не увенчаются успехом, документально зафиксированные попытки вернуть бумаги могут спасти компанию от штрафов и доначислений (Постановление ФАС Московского округа от 12 февраля 2014 г. № Ф05-2554/2013).
Давайте рассмотрим, какие меры можно принять для возврата документов.
Отмечу, что такие действия лучше предпринять до сдачи очередной отчетности, чтобы позже, в случае восстановления, не пришлось корректировать декларации и сдавать уточнения.
Первым шагом на пути восстановления бумаги станет внутреннее расследование, в том числе изучение электронной переписки c деловыми партнерами. После этого необходимо направить запросы на предоставление дубликатов (повторный экземпляр подлинника) и заверенных копий документов. Если связь с контрагентом прервана, то необходимо предпринять меры по его розыску.
Первичные документы
Если утерян внутренний первичный документ (например, ОС-1, ОС-6 и т. п.), то его можно распечатать из базы данных и переподписать его сотрудникам, которые подписывали оригиналы.
Если специалист, который ставил свой автограф на оригинале, больше не работает в компании, можно попытаться разыскать бывших коллег либо подписать документ со штампом «Дубликат» действующим работникам, ответственным за оформление аналогичных операций.
Поскольку законодательно не установлены механизм восстановления утраченных документов и требования к дубликатам таких документов, организация вправе сама их утвердить. Если утерян бухгалтерский документ, который был получен от делового партнера, то порядок будет такой же, как и по восстановлению договоров, об этом мы расскажем ниже.
Банковские выписки
Для получения утерянной документации из банка необходимо составить соответствующий запрос с указанием реквизитов документов, после этого его нужно будет направить в филиал кредитной организации, в котором обслуживается компания.
Кассовые чеки
Порядок восстановления зависит от способа оплаты. Если оплата осуществлялась по карте через терминал и вы обнаружили утрату документа в тот же день, то можно распечатать копию чека через этот же терминал.
Обратите внимание: на следующий день такая опция будет уже недоступна, так как открывается новый операционный день и платежи за предшествующий день суммируются и отправляются в отчет для передачи в налоговый орган.
Если прошло больше суток, то для восстановления чека придется написать заявление о выдаче копии и обратиться в торговую точку, где приобретался товар. Копия должна быть заверена по общепринятым правилам – на ней ставится печать, указываются Ф. И. О. полномочного лица, дата и подпись.
В случае если получить копию чека в магазине по техническим причинам нет возможности, можно обратиться с запросом в банк продавца за выдачей дубликата. В обращении необходимо указать сумму, дату оплаты и имя владельца карты, желательно – время, когда была сделана покупка.
Вся процедура занимает до семи рабочих дней.
Далее рассмотрим случай восстановления чека, если оплата была наличными. Тогда необходимо обратиться в магазин с заявлением о выдаче дубликата чека, в свою очередь продавец должен «поднять» сшив документов за определенную дату и снять копию нужного чека, которую также нужно заверить.
И наконец, третий случай – повторное получение электронной квитанции. Выдача дубликата возможна, если у продавца есть специальное приложение. Как правило, распечатать дубликат чека можно в течение 30 дней с даты покупки. Зачастую такая услуга предоставляется возмездно. Это наиболее удобный и быстрый вариант, так как он позволяет выдать дубликат чека, который не надо заверять в течение 10 минут. Вы можете попросить выслать чек на электронную почту.
Счет-фактура
При утере или уничтожении счета-фактуры у покупателя есть два способа восстановления документа. Можно запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат. Высший арбитражный суд еще в 2010 году разъяснил, что вычет НДС может подтверждаться копиями счетов-фактур (Постановление Президиума ВАС от 9 ноября 2010 г. № 6961/10). Правомерность вычета по дубликату счета-фактуры придется отстаивать, потому как официальная позиция Минфина России, изложенная в письме от 14 февраля 2019 года № 03-07-09/9057, отрицает такую возможность.
Суды считают, что у налогоплательщика такое право есть при сохранении идентичности данных. Спорным моментом является несовпадение подписи. Но арбитры признают право на вычет НДС, когда это вызвано объективными причинами (например, увольнение сотрудников), смена автографа не влияет (Постановление АС Центрального округа от 1 июня 2016 г. № Ф10-1645/2016). Но обратите внимание, при возникновении сомнений в подлинности подписи на счетах-фактурах может быть назначена почерковедческая экспертиза.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 1-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Договоры
Самым эффективным способом восстановления этого типа документов, конечно же, является общение с контрагентами, которым направляются соответствующие запросы с просьбой предоставить дубликат документов. Лучше самим организовать получение дубликата, если вы находитесь в одном регионе. Либо предложите возместить расходы на отправку документа. Один из вариантов «воскрешения» бумаги – нотариально заверить копию договора, имеющуюся у второй стороны.
Если контрагент не выходит на связь, а офиса и след простыл, загляните в ЕГРЮЛ, возможно, партнер реорганизовался или находится в стадии ликвидации. Тогда можно обратится к правопреемнику или ликвидатору. Правда, после ликвидации делового партнера шанс переподписать договор минимален, так как печать компании подлежит уничтожению.
Если есть запись о том, что компания числится как действующая, возможно, компания просто сменила адрес и нужно приложить усилия по ее поиску. Позвоните по всем имеющимся у вас телефонам, включая мобильные номера сотрудников. Можно обратиться к специалистам, которые за вас выполнят эту работу.
Одним из вариантов выхода из ситуации будет изучить электронную переписку с партнером. Суды признают в отношении договоров на основании пункта 2 статьи 434 ГК РФ, для заключения которых достаточно письменной формы (например, оказание услуг), переписку по почте. Единственное требование, которое предъявляется к вышеуказанному способу, – возможность достоверно установить, что электронный документ исходит от стороны по договору (например, Постановление АС Московского округа от 6 июня 2014 г. № А40-131282/13).
Существуют договоры, которые необходимо зарегистрировать, например, контракты с недвижимостью или сделки с интеллектуальной собственностью. Экземпляры таких договоров хранятся в регистрирующих органах: Росреестре или Роспатенте. В случае утери возможно запросить копию в этих органах.
После того как все документы будут восстановлены, нужно создать систему, при которой бумаги не будут теряться. Одним из инструментов является переход на электронный документооборот (ЭДО). Обратите внимание: возможно, нецелесообразно использование ЭДО компаниям с небольшим документооборотом. Но если оборот документов в месяц перешел за отметку в 1 000 штук, это повод для размышления.
Дополнительно, как в случае с ЭДО, так и при бумажном документообороте, имеет смысл разработать специальный регламент по контролю за подписанием первичных документов: определите ответственных лиц, регулярность проверок, ответственность. Ознакомьте сотрудников с этими правилами и придерживайтесь их.
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.
В каких случаях составляется акт об утере БСО
Основные виды операций, осуществляемых в рамках оборота бланков строгой отчетности в организации (до 01.07.2019), можно представить в следующем перечне:
1. Приемка бланков из типографии, оприходование их в книге учета.
2. Выдача бланков сотрудникам, которые осуществляют денежные расчеты с клиентами.
3. Выдача бланков клиентам при расчетах с ними.
Таким образом, утеря БСО должна подтверждаться сведениями инвентаризации, которая может быть как плановой, так и внеплановой. Второй тип инвентаризации может быть инициирован, если материально ответственное лицо (МОЛ) сообщит работодателю об утере бланков строгой отчетности.
В случае утери БСО инвентаризация будет дополняться еще одной процедурой — заседанием комиссии по выяснению причин отсутствия документов. В ее рамках и составляется акт об утере — на основе имеющихся официальных сведений о недостаче бланков по факту проведения их инвентаризации.
Таким образом, акт об утере БСО — документ, который составляется:
Рассмотрим более подробно процедуру применения акта об утере БСО.
Каким образом применяется акт об утере БСО
Прежде всего руководство фирмы должно учредить комиссию по инвентаризации. Специалисты, которых назначили в ее состав, формируют акт инвентаризации, в котором фиксируется недостача по БСО — соотносительно с данными книги учета.
Кроме того, должно быть осуществлено выяснение причин отсутствия недостающих документов. Материально ответственное лицо представляет работодателю докладную записку или отчет об утере документов. В них отражаются обстоятельства утери БСО. Далее на основании этих объяснительных документов оформляется акт об утрате БСО.
По итогам работы инвентаризационной комиссии, а также ее взаимодействия с материально ответственным лицом формируются:
На основании данных документов бухгалтерией осуществляется списание стоимости утерянных БСО. При этом бухгалтеру необходимо знать, кто виновен в утере бланков. Если это материально ответственное лицо, то недостача будет отнесена на его счет (подп. «б» п. 28 приказа № 34н). В случае если виновные сотрудники не установлены, недостача списывается на финансовые результаты.
Кроме того, указанные документы передаются руководству фирмы, которое на их основании издает приказ о взыскании с ответственного лица компенсации за утерянные БСО — в соответствии с соглашением о матответственности.
Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен акт об утере БСО.
Акт об утере БСО: структура документа
Форма данного акта не утверждена законодательно. В зависимости от его практического применения документ может включать:
1. Общие сведения о работодателе и составляемом документе:
2. Сведения о документах, на основании которых составляется акт:
3. Сведения о комиссии, которая осуществила выявление причин отсутствия бланков. Указываются Ф. И. О. и должность председателя, а также рядовых членов комиссии.
4. Сведения о конкретных действиях комиссии, а также об утерянных актах. Здесь могут присутствовать формулировки о том, что:
Акт подписывается всеми членами комиссии. Факт ознакомления с документом заверяет своей подписью и сотрудник, потерявший бланки строгой отчетности.
Загрузить образец акта об утере БСО вы можете на нашем сайте.
Итоги
Акт об утере БСО составляется:
Данный акт оформляется комиссией, которая изучает обстоятельства утери БСО, на основании акта об инвентаризации, в котором официально отражена недостача утерянных БСО.
Узнать больше о практическом применении БСО вы можете в статьях: