заявление согласие на замещение на время отпуска образец
Как оформить замещение сотрудника?
В каждой организации любой сотрудник может заболеть, уйти в отпуск по уходу за ребенком, в учебный отпуск, одним словом, создать ситуацию, когда его потребуется кем-то заменить. Есть три способа оформить замещение временно отсутствующего работника: совмещение (расширение зоны обслуживания), временный перевод, временный прием. На первый взгляд кажется, что это явления одного порядка. Рассмотрим, в чем между ними разница.
Совмещение — это выполнение сотрудником в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности) за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ). Если дополнительная работа выполняется по такой же должности (профессии), то имеет место расширение зоны обслуживания (увеличение объема работ). Обратите внимание, что при этом сотрудник не освобождается от выполнения своей основной работы.
Дополнительная работа может быть поручена сотруднику только с его письменного согласия. И в таких случаях необходимо заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указать:
Программа «Контур-Персонал» помогает оформить приказ о совмещении (расширении зоны обслуживания) и дополнительное соглашение с сотрудником.
Для замещения временно отсутствующего сотрудника также можно оформить временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае замещающий работник освобождается от своей текущей трудовой функции (должности, профессии) на время замещения. Чтобы оформить временный перевод, необходимо также заключить с сотрудником письменное дополнительное соглашение, в котором указать:
Зачастую дата окончания временного перевода заранее неизвестна, а отсутствующий работник может вернуться в любое время. Поэтому при оформлении временного перевода для замещения отсутствующего работника рекомендуется указывать не точную дату окончания перевода, а формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», указав его фамилию, имя и отчество.
На основании дополнительного соглашения необходимо оформить приказ о временном переводе, например, по форме Т-5 или Т-5а. Также обратите внимание, что запись о временном переводе в трудовую книжку вносить не нужно!
Внимание! По окончании срока перевода не забудьте оформить обратный перевод сотрудника на его предыдущую работу, иначе перевод будет признан постоянным (ст. 72.2 ТК РФ)! Программа «Контур-Персонал» не только позволяет оформить приказ о временном переводе для замещения сотрудника и распечатать дополнительное соглашение, но и напоминает, когда подходит срок окончания временного перевода!
Наконец, на время отсутствия сотрудника можно оформить временный прием на работу другого работника — как на основную работу, так и по совместительству.
Совместительство — это выполнение в свободное от основной работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 ТК РФ.
При приеме на работу сотрудника следует заключить с ним срочный трудовой договор, указав в числе прочего срок действия договора и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения, в соответствии со статьей 59 ТК РФ. Если срок с точностью до даты определить невозможно, укажите «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника», уточнив его фамилию, имя и отчество.
На основании трудового договора необходимо издать приказ о приеме, например, по форме Т-1 или Т-1а, а также внести запись в трудовую книжку работника, если он принят на основную работу. Запись о совместительстве вносить в трудовую книжку не обязательно, если сотрудник этого не требует.
Внимание! Не забудьте расторгнуть трудовой договор с замещающим работником по возвращении основного сотрудника, иначе договор будет признан бессрочным (ст. 58 ТК РФ). Программа «Контур-Персонал» напоминает об увольнении сотрудника, когда подходит срок окончания трудового договора или возвращается замещаемый работник!
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как происходит доплата за замещение на время отпуска?
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника
Существует несколько способов замены отпускников:
Расширение обязанностей или совмещение
Если один работник уходит в отпуск, то другому могут поручить выполнять его обязанности, не освобождая его от основной работы. Эта работа может соответствовать его должности или нет (ст. 60.2 ТК РФ).
Если дополнительная работа схожа с работой работника — это расширение обязанностей, если нет — совмещение.
Положена ли доплата штатному заместителю руководителя, если в отпуск уходит руководитель и его обязанности возлагаются на штатного заместителя? Ответ на вопрос дискуссионный, ведь по должностным обязанностям зам. должен «подхватить» дела руководителя во время его отсутствия. Узнайте авторитетное мнение эксперта КонсультантПлюс, бесплатно получив пробный доступ к системе.
Обязать работника выполнять дополнительную работу принудительно нельзя. Работник должен дать на это письменное согласие.
Доплата за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оговаривается в дополнительном соглашении и может производиться за фактическую выполненную работу или рассчитываться пропорционально отработанному времени (ст. 151 ТК РФ). В приказе о совмещении необходимо указать, как оплачивается замещение на время отпуска и срок, на который оно оформляется.
Каждая из сторон трудовых отношений может их досрочно прекратить. Для этого инициатор расторжения должен за 3 рабочих дня предупредить об этом противоположную сторону в письменной форме.
Но может случиться так, что доплату за отсутствующего работника никто не получает. Это происходит, когда работник замещает коллегу со схожими трудовыми функциями и в его должностной инструкции четко оговорены замещения такого рода. В этом случае письменное согласие работника также не требуется.
ООО «Кукушка». В январе кассир уходит в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска его обязанности согласился выполнять второй бухгалтер.
Издается приказ о совмещении должностей. В нем указывается, что доплата за совмещение будет рассчитываться пропорционально отработанному времени.
Оклад бухгалтера равен 20 000 руб.
Оклад кассира равен 17 000 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 17 000 руб. / 17 дн. (количество рабочих дней в январе) = 1000 руб.
Размер доплаты за 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 1000 руб. = 10 000 руб.
Итого, в январе бухгалтер получит зарплату: 20 000 руб. + 10 000 руб. = 30 000 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить взносы.
Выполнение и оплата временного перевода
Случается, что совмещение выполнить невозможно. В этой ситуации работодатель имеет право освободить работника от его текущих обязанностей и перевести его на рабочее место отпускника. Срок перевода соответствует сроку отпуска отсутствующего работника (ст. 72.2 ТК РФ).
Перевод возможен только с письменного согласия работника. В дополнительном соглашении к трудовому договору указывают условия перевода. После этого издается приказ о переводе.
На что обратить внимание при его составлении, вы узнаете из статьи «Приказ о переводе работника на другую должность – образец».
После оформления перевода для работника это рабочее место становится основным, и, следовательно, он должен пройти весь инструктаж, как и остальные работники.
В трудовой книжке перевод и возврат на основное место работы никак не отражают.
Доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника происходит в размере, указанном в дополнительном соглашении.
По возвращении на работу основного работника необходимо направить замещающему работнику уведомление об окончании срока перевода и составить приказ о прекращении исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.
В случае если срок перевода истек, а работнику не предоставлена возможность вернуться на основную работу и он не потребовал своего восстановления на ней, то соглашение о временном переходе теряет силу. Временная работа становится основной.
Как оформляется и оплачивается совместительство
Если расширение трудовых обязанностей невозможно, работодатель может оформить совместительство (ст. 60.1 ТК РФ).
Совместительство — это выполнение дополнительных обязанностей в свободное от основной работы время. Но это время нормировано и не должно превышать половины месячной нормы рабочего времени. Следить за тем, чтобы эта норма не была превышена, — обязанность работодателя. Все остальные функции остаются неизменными (ст. 282, 284 ТК РФ). Внутреннее совместительство оформляют заключением отдельного трудового договора.
Подробнее о внешнем совместительстве читайте в статье «Как правильно оформить внешнее совместительство?».
Оплата труда совместителей может производиться пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объем работ. Это должно быть отражено в трудовом договоре.
В магазине «Лукошко» в феврале кассир ушел в отпуск на 14 календарных дней (10 рабочих дней). На время его отпуска на его место оформили совместителя.
Оклад по совмещаемой должности равен 15 120 руб.
Рассчитываем размер оплаты одного рабочего дня: 15 120 руб. × 50% / 18 дн. (количество рабочих дней в феврале) = 420 руб.
Размер оплаты 10 рабочих дней составил: 10 дн. × 420 руб. = 4200 руб.
С этой суммы необходимо удержать НДФЛ (13%) и заплатить налоги в фонды (30%).
Отдельные разъяснения по вопросам совмещения дают эксперты КонсультантПлюс.
Получите пробный доступ к системе и бесплатно узнайте ответы.
Прием временного сотрудника
Еще один из способов заменить работника, ушедшего в отпуск, — это нанять на его место нового работника, заключив с ним срочный договор (ст. 59 ТК РФ).
Этот способ замены будет предпочтителен для предприятий, на которых есть технически сложные должности. И если их пытаться совместить, может пострадать весь трудовой процесс. Например, это может быть крупное производственное предприятие. Наладчик технически сложного оборудования уходит в отпуск. Преимущества способа найма временного сотрудника очевидны: руководитель получает полноценного сотрудника, и трудовой процесс не останавливается.
Оплата, условия и срок работы оговариваются и указываются при заключении срочного трудового договора.
Итоги
Если на предприятии работник уходит в отпуск, то на его место, скорее всего, нужно будет подобрать замену. Вариантов такой замены несколько. Выбирайте тот, что удобен именно вам. Но какой бы из них вы ни выбрали, помните, что обязанностью доплаты за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника пренебрегать нельзя.
Пишем заявление о возложении обязанностей на время отпуска: правила оформления и образцы
Согласно действующему законодательству РФ, каждый работник имеет право на отпуск. На время отдыха выполнение его трудовых обязанностей возлагается на другого сотрудника. Для этого работнику, по нормативно-правовым требованиям, нужно написать заявление на замещение должности на время отпуска. Чтобы оформить бумагу, рекомендуется ознакомиться с правилами составления документа и образцом.
Форма заявления на замещение сотрудника
Этот вопрос рекомендуется уточнить у непосредственного руководителя или в отделе кадров. Заявление можно писать на простой бумаге, формата А4 или А5, на двойном тетрадном листе или фирменном бланке. В этом случае все также зависит от требований компании.
Можно не писать заявление вручную, а набрать его на компьютере. Главное – поставить подпись под документом, чтобы его подлинность не вызывала сомнений. Заявление составляется в двух экземплярах.
Один сотрудник отдает работодателю, другой – оставляет у себя, предварительно заверив его подписью руководителя и печатью организации. Это следует сделать для того, чтобы в случае претензий со стороны руководителя было доказательство, что имел место согласование замещения.
Как правильно написать?
Заявление на замещение должности на время отпуска, согласно нормам делопроизводства, должно содержать такие сведения:
Внизу документа ставится подпись и дата составления.
О возложении обязанностей на другого работника
Если руководитель подразделения хочет возложить обязанности работника, который ушел в отпуск или оформил больничный лист, можно составить служебную записку. Это удобный документ, который применяется внутри компании.
Записка составляется в свободной форме или же по образцу, установленному на предприятии. Пример:
Служебная записка
Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на кассира Петрову Е.А. без освобождения от основной работы с доплатой в размере 50% от оклада отсутствующего работника на время замещения.
Главный бухгалтер Николаева В.О.
О согласии замещающего лица
Возложить обязанности сотрудника на время отпуска на другого работника можно только с его согласия. Оно оформляется письменно.
Документ должен содержать следующую информацию:
Заявление
Прошу на период отпуска с 20.08.2019 по 17.09.2019 бухгалтера Сидоровой Л.В. возложить выполнение ее должностных обязанностей на меня в порядке совмещения должностей.
Примеры написания
Образец заявления на исполнение обязанностей на время отпуска выглядит так:
Директору ООО «Стандарт»
Заявление
В связи с очередным ежегодным отпуском главного бухгалтера Ивановой И.А. с 19.07.2019 по 16.08.2019 прошу возложить на меня обязанности по должности главного бухгалтера с 19.07.2019 по 16.08.2019.
С условиями работы ознакомлена и согласна.
Бухгалтер Смирнова Е.Н.
После составления заявления работник отдает документ руководителю, на основании которого издается приказ.
Пошаговый алгоритм замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ + образцы документов
Неотъемлемой частью рабочего процесса является отпуск сотрудника. Но деятельность компании не должна прекращаться из-за отсутствия специалиста.
В такие моменты работодатель требует организации замены на период отпуска работника в соответствии с правилами Трудового кодекса.
Как возложить функции временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Действующее законодательство предлагает несколько вариантов выполнения функций временно отсутствующего специалиста в связи с отпуском:
При совмещении или расширении круга обязанностей сотрудника используются внутренние ресурсы компании.
Статья 60.2 ТК РФ позволяет выполнять указанную в трудовом договоре работу в течение дня на другой или аналогичной должности за дополнительное материальное вознаграждение.
Срок выполнения дополнительных функций, их содержание определяется работодателем с письменного согласия работника.
В случае отрицательного ответа сотрудника руководитель вправе в одностороннем порядке перевести подчиненного на другую должность на срок не более 30 дней.
Эту возможность необходимо указать в трудовом договоре. Кроме того, без согласия депутата замена допускается в некоторых ситуациях: стихийные бедствия или техногенные катастрофы, промышленные аварии, стихийные бедствия, эпидемии.
На момент заключения договора размер вознаграждения устанавливается в фиксированном размере или в процентах от заработной платы (ст. 151 ТК РФ), а также содержание и объем работ, срок выполнения дополнительных работ.
Если срок замены определить невозможно, то конкретная дата в договоре не прописана, достаточно исправить фразу: «до тех пор, пока отсутствующий специалист не уйдет из отпуска по работе».
Информация о временной замене на период ежегодного отпуска в трудовую книжку не включается.
Подписанный документ является основанием для выдачи приказа о временном исполнении функций. Единой формы документа нет, он оформляется в произвольной форме.
Иногда пакет документов на замену дополняется договором полной ответственности.
Как рассчитать доплату за совмещение должностей?
Нет ограничений по начислению минимальной или максимальной доплаты по совокупности Трудового кодекса.
На каждый индивидуальный случай подписывается договор с учетом пожеланий работодателя и подчиненного. Если планируется установить фиксированную доплату, руководитель предприятия может руководствоваться положениями своих локальных актов.
Работник, оформленный на неполный рабочий день на период отпуска, может настоять на неполной смене или одном рабочем дне (ст. 93 ТК РФ).
В этом случае надбавка рассчитывается исходя из фактически отработанных часов.
Как правило, за выполнение дополнительных функций временно отсутствующему сотруднику заработная плата указывается в виде процента от должностного оклада замещаемой должности.
Также взимается плата за производство: количество произведенной продукции, товар. При определении размера заработной платы работодатель руководствуется экономической выгодой.
Не стоит рассчитывать на 100% от основной или дополнительной заработной платы, в этой ситуации желательно нанять нового специалиста.
Для расчета надбавки за комбинации установленный процент умножается на заработную плату, следовательно, на количество отработанных дней (смен).
Письмо Минздравсоцразвития от 12 марта н. 22-2-897, поясняет, что в некоторые моменты выполнение рабочих обязанностей отсутствующего специалиста может быть бесплатным.
Это допустимо, если должностными инструкциями сотрудников определенных категорий предусмотрены случаи выполнения функций отсутствующего сотрудника с аналогичной должностной функцией.
В этом случае совмещение является частью трудовых функций, которые дополнительно не оплачиваются.
Как оформить служебную записку о возложении обязанностей?
Документ оформляется в произвольной форме на имя руководителя предприятия. Составителем записки является руководитель структурного подразделения.
Чтобы придать форме официальный тон, необходимо руководствоваться положениями стандартов ГОСТ Р 6.30-2003.
В записке необходимо указать название учреждения, получателя и автора письма, дату и подробное описание ситуации, в которой необходимо заменить, перераспределить обязанности между коллегами за отсутствие на праздники, подпись кандидат.
Свое решение глава компании ставит на заметку.
Количество мест, подлежащих заполнению, законом не ограничено. Есть только ограничения, запрещающие замену определенных категорий должностей: главного бухгалтера банка и руководителя предприятия.
Скачать образец
Скачать напоминание о домашнем задании — образец.
Вот как выглядит образец:
Оформление заявления о согласии на совмещение должностей
Согласие — это заявление в свободной форме, если у компании нет утвержденного образца такого документа.
В форме указываются получатель (название компании и ее руководителя) и заявитель (сотрудник).
После слова «кандидатура» указывается, когда и кем была предложена возможность агрегирования, знание программы работы и дополнительное вознаграждение.
требуется согласие соискателя с изменением условий работы, проставляется его личная подпись и дата.
Пример
Скачать декларацию о согласии на выполнение дополнительных заданий во время отпуска — образец.
Вот как выглядит образец:
Полезное видео
Особенности записи временной замены отсутствующего сотрудника — вы можете узнать из этого видео:
Выводы
Специалист вправе заранее отказаться от временного занятия должности лица, отсутствующего в связи с отпуском, так же как работодатель может отменить его назначение для выполнения своих функций.
Обо всех изменениях другая сторона сделки должна быть уведомлена в письменной форме не позднее, чем за 3 рабочих дня. Такой порядок определен ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ.
При смене профессий устное соглашение не запрещено, что позволяет избежать многих формальностей. Руководителю компании не нужно тратить время на бумажную работу.
Но для сотрудника такая схема действий менее безопасна. При этом меняется должностная инструкция, увеличивается нагрузка на сотрудника, одновременно закрываются две кадровые единицы, доплата не выплачивается.
Пошаговый алгоритм замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ + образцы документов
Неотъемлемой частью трудового процесса является отпуск сотрудника. Но деятельность компании не должна останавливаться в отсутствии какого-либо специалиста.
В такие моменты работодатель задается вопросом об организации замещения на время отпуска трудящегося в соответствии с нормами Трудового кодекса.
Как возложить функции временно отсутствующего работника по ТК РФ?
Действующее законодательство предполагает несколько вариантов выполнения функций временно отсутствующего специалиста в связи с отпуском:
При совмещении или расширении круга обязанностей сотрудника используются внутренние ресурсы компании.
Статья 60.2 ТК РФ позволяет осуществлять выполнение работ, обозначенных в трудовом договоре, в течение дня по другой или аналогичной должности за дополнительное материально вознаграждение.
Срок исполнения дополнительных функций, их содержание определяется работодателем с письменного согласия работника.
Если положительный ответ от сотрудника не получен, руководитель вправе в одностороннем порядке перевести подчиненного на другую должность на срок не более 30 дней.
Данная возможность должна быть обязательно прописана в трудовом договоре. Кроме этого, без согласия заместителя замещение допускается в некоторых ситуациях: природные катастрофы или техногенные катаклизмы, аварии на производстве, стихийные бедствия, эпидемии.
При оформлении соглашения устанавливается размер вознаграждения в фиксированной сумме или процентах от оклада (ст. 151 ТК РФ), а также содержание и объем работ, срок исполнения дополнительной работы.
Если период замещения определить невозможно, то конкретная дата в соглашении не прописывается, достаточно зафиксировать фразу: «до выхода отсутствующего специалиста из отпуска на работу».
Информация о временном замещении на период ежегодного отпуска в трудовую книжку не вносится.
Подписанный документ является основанием для издания приказа о временном исполнении обязанностей. Унифицированной формы документа нет, он составляется в произвольном виде.
Иногда пакет документов при замещении дополняется договором о полной материальной ответственности.
Как рассчитать доплату за совмещение должностей?
Ограничений по начислению минимальных или максимальных доплат за совмещение Трудовым кодексом не обозначено.
Для каждого отдельного случая подписывается договоренность с учетом пожеланий работодателя и подчиненного. Если планируется установить фиксированную доплату, руководитель предприятия может ориентироваться на положения собственных локальных актов.
Трудящийся, оформленный в качестве совместителя на период отпуска, может настоять на неполной смене или рабочем дне (ст 93ТК РФ).
Доплата в этом случае рассчитывается в соответствии с фактически отработанными часами.
Как правило, за выполнение дополнительных функций за временно отсутствующего работника обозначается вознаграждение в виде процентов от должностного оклада замещаемой должности.
Также применяется оплата за выработку — количество изготовленного продукта, товара. При установлении размера вознаграждения работодатель ориентируется на экономическую выгоду.
Не следует надеяться на 100% размер от основного или дополнительного оклада, в данной ситуации целесообразно принять в штат нового специалиста.
Для расчета доплаты за совмещения установленный процент умножается на оклад, а затем на отработанные дни (смены).
Письмо Минздравсоцразвития от 12 марта № 22-2-897 разъясняет, что в некоторых моментах исполнение трудовых обязанностей отсутствующего специалиста может быть на безвозмездной основе.
Это допустимо, если должностные инструкции работников отдельных категорий предусматривают случаи исполнения обязанностей отсутствующего работника со схожей трудовой функцией.
В данном случае совмещение — часть трудовых функции, которые дополнительно не оплачиваются.
Как оформить служебную записку о возложении обязанностей?
Документ составляется в произвольной форме на имя главы предприятия. Составителем записки является руководитель структурного подразделения.
Для придания бланку официального тона необходимо руководствоваться положениями норм ГОСТ Р 6.30-2003.
В записке необходимо указать название организации, адресата и автора письма, дату и подробное описание ситуации, при которой необходимо замещение, перераспределение обязанностей между коллегами в связи с отсутствием по причине отпуска, подпись обратившегося.
На записку руководитель компании накладывает свою резолюцию.
Количество замещаемых должностей в законе не ограничено. Существуют лишь ограничения, запрещающие замещать некоторые категории должностей: главного бухгалтера банка и руководителя предприятия.
Скачать образец
Скачать служебную записку о возложении обязанностей – образец.
Так выглядит образец:
Оформление заявления о согласии на совмещение должностей
Согласие — заявление, которое пишется в свободной форме, если в компании нет утвержденного образца подобного документа.
В бланке указывается адресат (наименование фирмы и его руководитель) и заявитель (сотрудник).
После слова «заявление» указывается, когда и кем была предложена возможность совмещения, осведомленность о режиме труда и дополнительной оплате.
Прописывается, что заявитель согласен с меняющимися условиями работы, проставляется его личная подпись и дата.
Пример
Скачать заявление о согласии на выполнение дополнительных обязанностей на время отпуска – образец.
Так выглядит образец:
Полезное видео
Особенности оформления временного замещения отсутствующего работника — можно узнать из данного видео:
Выводы
Специалист вправе досрочно отказаться от временного замещения должности отсутствующего по причине отпуска, так же как и работодатель может отменить свое поручение об исполнении обязанностей.
Обо всех изменениях другой стороне сделки сообщается в письменном виде не позднее чем за 3 рабочих дня. Данный порядок определяется ч.4 ст. 60.2 ТК РФ.
При замещении профессий не запрещается устная договоренность, позволяющая избежать множества формальностей. Главе компании не придется тратить время на оформление документации.
Но для работника подобная схема действий является менее защищенной. Должностная инструкция при этом меняется, нагрузка на работника возрастает, смыкаются сразу две штатные единицы, дополнительное вознаграждение на выплачивается.