заявление завести трудовую книжку в связи с утерей образец
Заявление об утере трудовой книжки
Утрата трудовых книжек – не такое уж и редкое явление. Для того, чтобы получить новый документ, необходимо написать заявление об утере прежнего.
Правила содержания и хранения трудовой
В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка входит в перечень бланков строгого учета. Значит это то, что относиться к ней нужно крайне бережно и внимательно, не допуская ее попадания в посторонние руки. Связано это с тем, что на основе записей, внесенных в трудовую, в дальнейшем вычисляется общий трудовой стаж работника, начисляется пенсия.
В период, когда человек официально работает, трудовая хранится у его работодателя под присмотром специалиста по кадрам или у секретаря.
В это время данный сотрудник несет за документ полную ответственность, в том числе материальную, т.е. если трудовая внезапно исчезнет, восстанавливать ее представитель компании будет за свой счет.
Однако, иногда трудовая оказывается на руках гражданина. Это бывает, в первую очередь тогда, когда он находится без работы или же по каким-то причинам вынужден взять трудовую у работодателя. Надо отметить, что в большинстве случаев для предоставления информации из трудовой по месту требования достаточно взять с места работы заверенную выписку или копию книжки, но вот что касается некоторых государственных структур, например, Пенсионного фонда или же банковских кредитных учреждений, там зачастую просят только оригинал документа.
И вот в этот период никто не застрахован от утери трудовой или ее утраты (последнее может быть связано с каким-либо чрезвычайным обстоятельством – пожаром, затоплением, аварией и т.д.).
Никакого наказания за потерю или утрату документа по закону нет, но вот его восстановление – это в первую очередь забота и обязанность его владельца.
При этом даже частичное повреждение трудовой книжки – обгорание, нехватка листов, несмываемая грязь и т.п. служит основанием для ее замены и получения нового бланка.
Кому подавать заявление
Заявление об утере трудовой пишется всегда на имя руководителя компании или (если такое предусмотрено в локальной политике организации) – иного ответственного сотрудника, например начальника отдела кадров.
При этом само заявление передается либо кадровику, либо секретарю, либо бухгалтеру – на крупных предприятиях высшее руководство обычно недоступно для решения таких малозначительных дел. Если фирма небольшая, то заявление можно отдать напрямую директору.
Куда обращаться, если утрата трудовой произошла в период отсутствия работы
Если потеря трудовой книжки случилась в то время, когда человек нигде не работал, то обращаться нужно к бывшему работодателю или же к новому. В любом случае, после получения заявления работнику обязаны выдать дубликат документа.
В течение какого срока работодатель должен оформить новую книжку
После того, как заявление уйдет по месту назначения, новая трудовая книжка должна быть выдана в двухнедельный срок. А вот заниматься сбором предыдущих записей должен тот, по чьей вине произошла утрата прежнего документа. Если это сам владелец – то надо пройтись по бывшим местам работы и попросить, чтобы там поставили в трудовую нужные штампы. Если же утеря произошла по вине сотрудника компании – в тот период, когда книжка находилась на ответственном хранении у работодателя – заботиться о ее восстановлении должен уже он.
Можно ли купить трудовую и самому внести сведения о предыдущих местах работы
Такой вариант некоторым кажется самым простым и быстрым. Однако важно знать, что делать это не просто неразумно, но и небезопасно с точки зрения уголовного права. Оформление трудовой книжки лицами, не имеющими на то права, будет нелегальным и тому же может попасть под статью о подделке документов.
Как сформулировать заявление, особенности документа
Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.
Образец заявления об утере трудовой книжки
Теперь мы подошли к главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ не представляет особой сложности в составлении – на основе представленного ниже образца вам без особых проблем удастся написать свое заявление.
Итак, по порядку. В начале документа обозначьте, кому вы его адресуете: здесь надо указать должность, ФИО руководителя компании, в которой вы работаете (или работали), а также название самой организации. Далее внесите свои данные – также должность и ФИО. Затем, посередине строки, напишите слово «заявление» и поставьте точку.
С новой строки информируйте работодателя о собственно утере трудовой книжки. Причины утраты писать не обязательно – в законодательстве такое требование отсутствует. Далее сославшись на ст. 65 ч.5 ТК РФ попросите оформить новую трудовую. Напоследок поставьте под документом свою подпись и вручите его ответственному сотруднику.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).
Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).
Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
Как восстановить трудовую книжку работника
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна:
Альтернативой является переход на ЭТК в установленном порядке.
Последствия утраты трудовой книжки
Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.
Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале. Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК). С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.
Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже
Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.
Почему требуется восстанавливать ТК
Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
Что случается с этим документом? Его может:
Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае. В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.
Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.
Трудовая книжка утеряна работником
Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность. Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:
Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:
от машиниста 2-го разряда
Антропова Владислава Константиновича
Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей в установленные сроки.
15 сентября 2021 года
Подпись /В.К. Антропов/
Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:
Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).
Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.
Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.
Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.
Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.
Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:
После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.
Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.
Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных. Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере
Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.
Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.
1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.
2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.
3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.
4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.
5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.
Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
Образец заявления на выдачу дубликата
Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения
В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.
Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:
1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.
Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы
Как заполняется документ
Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).
Какова последовательность действий для оформления дубликата
Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:
По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.
Какие сведения заносятся в бланк
Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:
На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.
Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).
Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.
Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:
Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.
После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.
Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.
Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.
Какая плата взимается за выдачу документа
С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.
Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.
Оплата не взимается, если:
Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.
Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.
Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.