желязны д говори на языке диаграмм пособие по визуальным коммуникациям для руководителей
Говори на языке диаграмм: пособие по визуальным коммуникациям
Как наилучшим образом представить Ваши идеи посредством диаграмм? Как удержать внимание аудитории?
На страницах этой книги Вы найдете все необходимое для этого: практические рекомендации по выбору типа диаграммы (круговая, линейчатая, точечная и т. д.), правила подготовки и использования каждого из них, а также советы по шрифтовому и цветовому оформлению. Кроме того, здесь Вы найдете практикум по исправлению неудачных диаграмм, который поможет Вам освоить это непростое дело. Этот очень действенный практикум отличает данное издание от выпущенного ранее Институтом комплексных стратегических исследований.
На протяжении многих лет книга «Говори на языке диаграмм» является настольным пособием для руководителей, консультантов, аналитиков – всех тех, кто хочет научиться четко и лаконично выражать свои мысли и доносить идеи с помощью диаграмм.
Эта книга написана директором по визуальным коммуникациям McKinsey & Company,[1] работающим в Фирме уже более 40 лет. Учитывая, сколько сил и времени McKinsey уделяет изучению способов донесения информации до клиентов, вы держите в руках неоценимое методическое пособие, позволяющее вам забраться на плечи гигантов.
Для клиентов особенность работы McKinsey (как, впрочем, и других стратегических консалтинговых компаний) заключается в том, что, заказав консалтинговый проект даже за несколько миллионов долларов, на выходе вы получите аккуратную презентацию, состоящую из одних слайдов с диаграммами[2]
Наивно. Супер. Рецензия на книгу Джина Желязны «Говори на языке диаграмм»
Книга «Say It With Chart» (дословно «Скажи это с помощью диаграммы») написана более 30-ти лет назад (в 1985 году!), однако и сегодня пользуется интересом. Она переведена на главные мировые языки, переиздается вновь и вновь, бизнесмены, маркетологи, аналитики считают её настольной книгой и в 2017-м.
Книгу интересно читать, в ней много полезного, но это было ожидаемо. Неожиданностью стал недостаток информации о её авторе в сети (которому принадлежит еще несколько мировых бестселлеров). О Джине Желязны нет статьи в Википедии (ни на английском, ни на русском), на запросы типа «биография Дж. Желязны» или «кто такой Дж. Желязны» выдаются бесчисленные сайты с одним и тем же текстом — аннотацией к книге «Говори на языке диаграмм». А это, согласитесь, только усиливает интерес, поэтому рецензия будет состоять из двух частей: «О книге» и «Кто такой Джин Желязны?».
О книге
В книге показано, как эффективно передать информацию в визуальной форме с помощью различных диаграмм, графиков и схем. Автор именно «показывает», а не просто рассказывает. Книга читается легко и на одном дыхании, потому что 80% информации в ней — это изображения — рисунки, диаграммы всех видов, примеры «хорошо и плохо», графики и таблицы. И всего около 20% объема книги — это текст — правила, примеры из практики, советы, выводы. То есть слово «пособие» в названии использовано абсолютно оправданно.
Главная идея сформулирована в самом начале:
«Работа над любой презентацией начинается с определения того, что вы хотите сказать. И лишь потом — выбор формы диаграммы и рисунка».
«Не всегда было так, как сейчас. Я пришел в сферу визуальных коммуникаций в 1961 году до нашей эры. То есть до эры компьютеров, вычислительных и копировальных машин».
В оригинале используется игра слов: «It wasn’t always like that. I entered the field of visual communications in the year 1961 B.C. That’s Before Computers, Before Calculators, Before Copiers». B.C. = Before Christ = до рождества Христова, то есть до н.э. Before Computers, Before Calculators, Before Copiers.
Поэтому идея о том, что в коммуникации необходимо отталкиваться от природных способностей, особенностей мышления и восприятия человека, не устаревает. «Широкое распространение компьютерных технологий привело к тому, что слайды пекутся как пирожки… Пресные и невкусные. Не сформулировав то, что вы хотите сказать, не беритесь за карандаш», — говорится в работе.
Пособие по визуальным коммуникациям состоит из 4-х частей: выбор диаграмм, использование диаграмм, концепции и метафоры в презентации (решения в поисках проблемы) и sayit.com (использование компьютерных технологий в представлении данных).
Часть I — описание процесса преобразования данных в диаграммы. Читателю предлагается пройти следующий путь:
«Тип диаграммы определяют вовсе не данные (доллары или проценты) и не те или иные параметры (прибыль, рентабельность или зарплата), а ваша идея — то, что вы хотите в диаграмму вложить».
Формулировка того, что вы хотите сказать, должна быть краткой и четкой. Главный посыл — заголовок презентации или диаграммы — сравним с заголовком статьи в газете или журнале. Ошибочны заголовки диаграмм типа «Количество контрактов, заключенных с января по август» (констатируют факт, вывод нужно делать зрителям самостоятельно). Хороший заголовок должен указывать на суть изображения, например, «Количество контрактов выросло» (констатируют вывод).
Любая идея может быть передана с помощью одного из 5-ти типов сравнения, удобным инструментом является выбор нужной диаграммы по ключевым словам (по формулировке того, что необходимо донести до аудитории, зрителей).
В п. 1.3. первой части «Выбор диаграмм» подробно рассмотрены все 5 основных видов диаграмм: круговая, линейчатая, гистограмма, график и точечная; их варианты и примеры использования. Некоторые рекомендации сегодня кажутся «прописными истинами», хотя, возможно, именно в этой книге они и были прописаны впервые:
«диаграммы — это наглядные пособия, вспомогательные материалы, а отнюдь не замена письменному и устному слову. Используйте их умело, и они сослужат вам хорошую службу».
Для проверки того, готов ли читатель «умело использовать» описанное (правильно ли понята и усвоена информация), предлагается практикум. Несколько реальных задач для самостоятельного решения — нужно выбрать тип диаграммы, иллюстрирующей ту или иную идею, нарисовать на специально оставленных страницах и сравнить с правильными ответами.
Часть II посвящена использованию 5 типов диаграмм для передачи соответствующих идей. На 44 страницах автор последовательно комментирует и подробно разбирает 80 примеров диаграмм разного вида. Материал помогает углубиться в перечисленные в первой части типы визуализации данных. Автор приводит иллюстрации (примеры диаграмм), комментирует их, сравнивает с другими.
Продуктивной показалась мысль о том, что визуализацию идеи нужно протестировать во всех возможных вариантах и только после этого выбрать лучший. Желязны пишет:
«Необязательно хвататься за первую понравившуюся вам идею. Продолжайте искать, играйте с диаграммами и, в конце концов, вы найдете идеально подходящее визуальное решение».
«Отсутствие шкал не должно мешать пониманию взаимосвязей. Убрав шкалы, вы можете с успехом проверить, наглядно ли составлены диаграммы, чётко ли они передают основную идею».
Среди описываемых во второй части диаграмм есть необычные, которые могут стать источником новых (или хорошо забытых старых) идей.
Часть III «Концепции и метафоры в презентации (Решения в поисках проблемы)» — 50 страниц рисунков, схем, моделей визуализации процессов, отношений, движения, взаимодействия с минимумом текста (заголовки и редкие, краткие пояснения). Все эти «визуальные решения проблем коммуникации» разделены на две группы: визуальные концепции (абстрактные фигуры) и визуальные метафоры (предметы окружающего мира). Это готовый набор изображений для использования в докладах, презентациях или статьях — достаточно наполнить нужную своим содержанием.
В части IV речь идет о том, «как разработать наглядные пособия для презентации на компьютере».
Полезными в компьютерной презентации Джин Желязны считает эффекты анимации, движения элементов, цветные фото, звуки, видео и ссылки. Главные плюсы (по сравнению с «доинтернетовскими» печатными материалами) — скорость создания графической работы и возможность внести изменения в считанные минуты (прямо на месте, где будет проходить презентация или по дороге к нему). Минусы — это технические сложности (необходим проектор, экран и др.) и «ощущение того, что выступающий пускает пыль в глаза, и его заботит больше форма, а не содержание информации».
Перечислены правила хорошей презентации (например, «чем крупнее, тем лучше»). Отдельный параграф рассуждений о цвете в презентации: «используйте цвет по назначению, а не для красоты»; назначения цвета — выделить нужные элементы, обозначить лейтмотив (один параметр на разных слайдах одним и тем же цветом), изобразить символически (использовать символическое значение цвета).
Для проверки эффективности презентации автор рекомендует перевести ее в черно-белый формат. Изображения и текст должны быть четкими, хорошо читаться даже издалека.
К сожалению, книга заканчивается неожиданно — заключения, выводов или итогов нет. На последней странице есть человек в плаще и шляпе со шпагой в руках. Этот рисунок — графическая «печать» автора, его опознавательный знак — напомнил мне подпись в «живых» письмах (на тетрадном листе), которые мы писали раньше. До нашей эры. Эры цифровых технологий.
Кто такой Джин Желязны?
Недосказанность книги заставила меня пойти за этим человеком со шпагой и сделать еще несколько открытий.
На его персональном сайте говорится, что он работает директором по визуальным коммуникациям в McKinsey & Company (консалтинговая фирма существует с 1926 года!), выступает с лекциями и тренингами в ведущих бизнес-школах Америки и Европы. Его книги: «Говори на языке диаграмм» (Say It With Charts), «Говори на языке презентаций» (Say It With Presentations), сейчас идет работа над «Говори на языке воображения» (Say It With Imagination).
Интересно противопоставление взглядов Дж. Желязны и Эдварда Тафти. Желязны защищает PowerPoint и доказывает, что инструмент может быть очень полезным в визуальной коммуникации. Он пишет:
«Думаю, что все вы знаете о жарких спорах экспертов бизнес-коммуникации вокруг PowerPoint. Наверное, нет другого такого софта, вокруг которого было бы столько эмоций. Иногда даже кажется, что противники застрелят друг друга пунктами списков (bullet points — «пули пункты»). Громче всех, конечно, «выстрелы» критиков. Один из главных, профессор Университета Йеля Эдвард Тафти, утверждает, что PowerPoint провоцирует людей на создание пошлого, тривиального контента и сильно «засоряет» серьёзную коммуникацию. «Совещания должны фокусироваться на кратких письменных отчетах на бумаге, а не на тезисах или обрывочных пунктах списка, проецируемых на стену», — считает Тафти в своей работе «Когнитивный стиль PowerPoint».
Далее Желязны доказывает пользу самой популярной программы для создания презентаций, приводя свой вариант визуализации карты похода Наполеона на Москву (Charles Joseph Minard (1781–1840)) — той самой карты, которую Тафти называет одним из лучших примеров информационной графики, — сделанные в PowerPoint.
Желязны не настаивает на исключительной пользе PowerPoint, но говорит, что качественный, доказательный инфодизайн можно сделать с помощью даже самых простых инструментов.
У него есть книга мемуаров «В одно мгновение» (In The Moment), в которой он делится эпизодами своей жизни.
Вступление к книге:
«Если бы вы были восьмилетним ребёнком и видели, что ваших друзей куда-то забирают нацисты, то вы бы подумали, что Париж — это плохое место пребывания в 1942 году. Если бы вы носили Звезду Давида, то так оно и было. Переход от измученной Европы к энергичной, трепещущей Америке также не всегда воспринимался легко. Школа в Бронксе (на уличный манер «Da Bronx»), колледж, служба в ВВС и, наконец, корпоративная Америка — мир крупного бизнеса. Большие шаги и отсутствие матери, которая могла бы вести тебя. Для начала Жанно стал Джином, автором этих сверкающих, разоблачающих, дерзких, тонких, мудрых, острых, терпимых, любопытных, гениальных, грустных и веселых, хитрых и прямолинейных эссе без границ. Джин, мы готовы развлекаться и удивляться всему тому, что ты должен сказать, и неизменно восхищаться твоими идеями».
Джин Желязны — визуал во всех сферах жизни и проявлениях. Кроме его знаменитых книг, подтверждением тому является его хобби — коллекционирование необычных наборов шахматных фигур. У него десятки шахматных наборов неожиданной формы.
В этом увлечении очевидна его любовь к геометрическим формам, восхищение линиями, наблюдательность и юмор — все то, что свойственно истинному художнику и творцу.
Желязны д говори на языке диаграмм пособие по визуальным коммуникациям для руководителей
Джин Желязны Говори на языке диаграмм: пособие по визуальным коммуникациям
Эта книга написана директором по визуальным коммуникациям McKinsey & Company,[1] работающим в Фирме уже более 40 лет. Учитывая, сколько сил и времени McKinsey уделяет изучению способов донесения информации до клиентов, вы держите в руках неоценимое методическое пособие, позволяющее вам забраться на плечи гигантов.
Для клиентов особенность работы McKinsey (как, впрочем, и других стратегических консалтинговых компаний) заключается в том, что, заказав консалтинговый проект даже за несколько миллионов долларов, на выходе вы получите аккуратную презентацию, состоящую из одних слайдов с диаграммами[2] с выводами в заголовках. Цель всей презентации (суть работы консультанта) – сделать выводы, основанные на беспристрастном анализе фактов. Как подтверждает опыт, для решения этих задач лучше всего подходит графическая форма представления информации (все мы в детстве любили книжки с картинками!). Наилучшим образом это срабатывает с руководителями, с трудом читающими длинные наукообразные тексты начинающих консультантов (кто из нас не писал отчетов-«кирпичей»!).
Множество шаблонов диаграмм, любезно представленных в книге, облегчат вашу жизнь и стимулируют воображение (здесь автору помогала команда отличных дизайнеров).
Не ленитесь сделать упражнения, приведенные почти в каждом разделе. Это окупится сторицей. Даже если вы уже опытный «рисователь» слайдов, вы все равно найдете для себя что-то новое. И обязательно пройдите приведенный в части IV мастер-класс, чтобы отточить свои навыки.
Автор через всю книгу проводит мысль о том, что работа над любым слайдом начинается с определения того, что вы хотите сказать, и лишь потом стоит выбирать форму диаграммы и рисовать слайд. Эта, казалось бы, простая формула не всегда работает даже в среде консалтинговых компаний. Широкое распространение компьютерных технологий привело к тому, что сейчас за минуты можно сделать то, на что раньше требовались часы кропотливой работы, – и слайды пекутся как пирожки… пресные и невкусные. Помните, любой слайд начинается с заголовка. Не сформулировав то, что вы хотите сказать, не беритесь за карандаш.
Во многих консалтинговых компаниях эта книга входит в список обязательного чтения для всех сотрудников, – даже несмотря на то, что над окончательным оформлением презентаций работает специальный отдел: ведь умение графически представлять информацию является одним из ключевых навыков консультантов.
Презентация должна быть выполнена так, чтобы, обратившись к ней через какое-то время, заказчик или его сотрудники, не принимавшие участие в презентации, могли легко понять, что имелось в виду. Принцип прост: «Слайды должны быть понятны даже без присутствия консультанта». И в этом вам поможет опыт McKinsey и Джина Желязны.
Спасибо, Джин! Хорошая работа!
Говори на языке диаграмм
Посвящается Кену Хэмеру
Если оригинальность – это нераскрытый случай плагиата, эту книгу можно назвать оригинальной. Большинством идей, представленных в этой книге, я обязан покойному Кеннету Хэмеру, который занимал должность руководителя отдела исследований в области презентаций компании AT&T. Долгие годы Кен был мне наставником и другом. Большое спасибо, Кен. Мне тебя не хватает.
Кен был для меня источником идей, а компанияMcKinsey предоставила мне возможность пробовать и совершенствовать идеи на практике. Огромное спасибо сотням професс иональных консультантов, с которыми я работаю вMcKinsey. Для меня это большая честь и одновременно удовольствие.
Также сердечно благодарю всех тех, кто работал вместе со мной над этой книгой.
«Вам непонятно, что это значит?»
Девять часов утра предпоследнего вторника месяца – время традиционной встречи совета директоров. Чтобы решить, что делать дальше, председатель совета оров попросил перспективного менеджера – назовем его Фрэнком – подготовить краткую презентацию о состоянии дел в отрасли, в которой работает наша компания, а также об основных результатах работы компании. Доклад должен стать основой для определения возможностей для новых инвестиций.
Чтобы выполнить задание как следует, Фрэнк тщательно изучил проблему, составил план презентации и для наглядности подготовил несколько графиков и диаграмм. Как и большинство из нас, Фрэнк понимает, что диаграммы являются важной формой донесения идей. Хорошо продуманная и правильно подготовленная диаграмма поможет быстрее и точнее, чем обычные таблицы, донести материал до слушателей.
Желязны д говори на языке диаграмм пособие по визуальным коммуникациям для руководителей
При покомпонентном сравнении мы прежде всего показываем размер каждого компонента в процентах от некоего целого. Например:
► В мае продажи продукции А составили наибольшую долю в общем объеме продаж компании.
► Доля рынка клиента в 2001 г. составляет менее 10 % рынка отрасли.
► Почти половина корпоративных ресурсов привлечены из двух источников.
Увидев слова «доля», «проценты от целого», «составило Х%», вы можете быть уверены, что имеете дело с покомпонентным сравнением.
2. Позиционное сравнение
При позиционном сравнении мы выявляем, как объекты соотносятся друг с другом: одинаковы ли они, больше или меньше других. Например:
► В мае продажи продукции А превысили продажи продукции Б и В.
► Выручка клиента от продаж находится на четвертом месте.
► Текучесть кадров в шести подразделениях примерно одинакова.
Ключевыми словами для позиционного сравнения являются следующие: «больше чем», «меньше чем», «равно».
3. Временное сравнение
Этот вид сравнения – один из наиболее распространенных. В данном случае нас интересует не размер каждой доли в сравнении с целым, не соотношение долей, а то, как они изменяются во времени — что происходит с определенными показателями на протяжении недель, месяцев, кварталов, лет: возрастают ли они, снижаются, колеблются или остаются неизменными. Например:
► Продажи в январе неуклонно росли.
► Рентабельность инвестиций за последние пять лет резко сократилась.
► Ставки процента в течение последних семи кварталов колебались.
Ключевые слова в данном случае: «изменяться», «расти», «убывать», «возрастать», «снижаться», «колебаться» и т. д.
4. Частотное сравнение
Данный вид сравнения помогает определить, сколько объектов попадает в определенные последовательные области числовых значений. Например, частотное сравнение используется для того, чтобы показать, сколько работников зарабатывает менее чем 30 тыс. долл., сколько – 30–60 тыс. долл. и т. д.; сколько жителей относится к возрастной группе до 10 лет, сколько – от 10 до 20, от 20 до 30 и т. д. Примеры типичных формулировок такого вида:
► В мае сделки в основном заключались в диапазоне от одной до двух тысяч долларов.
► Большая часть грузов была получена за 2–5 дней.
► Возрастная структура штата нашей компании сильно отличается от структуры штата нашего конкурента.
Термины, характерные для этого вида сравнения, – «в диапазоне от х до у», «концентрация», «частотность» и «распределение».
5. Корреляционное сравнение
Корреляционное сравнение показывает наличие (или отсутствие) зависимости между двумя переменными. Например, обычно ожидается, что при увеличении объемов продаж возрастает прибыль или что при увеличении скидок возрастают объемы продаж.
Если формулировка вашей идеи содержит такие слова, как «относится к», «возрастает при (в случае)», «снижается при (в случае)», «меняется при (в случае)» или, наоборот, «не возрастает при (в случае)» и т. д., это указывает на применение корреляционного сравнения. Например:
► Результаты продаж в мае демонстрируют отсутствие взаимосвязи между объемом продаж и опытом продавцов.
► Зарплата исполнительных директоров не зависит от размера компании.
► Страховая сумма возрастает при росте доходов индивидов.
Итак, мы рассмотрели пять типов сравнения, с помощью которых можно выразить любую идею, сформулированную на основе табличных данных. Подытожим кратко:
Покомпонентное: процент от целого.
Позиционное: соотношение объектов.
Временное: изменения во времени.
Частотное: число объектов в интервалах.
Корреляционное: зависимость между переменными.
С карандашом в руке прочитайте следующие 12 примеров типичных идей, сформулированных на основе табличных данных, и определите тип сравнения, содержащийся в каждом из них. Ищите ключевые слова и при необходимости обращайтесь к определениям и примерам, которые мы только что привели. Сравните свои ответы с теми, что приведены внизу страницы.
Типичные идеи и типы сравнения
1. В течение следующих десяти лет прогнозируется увеличение объема продаж ______________
2. Большинство сотрудников получает от 30 до 35 тыс. долл. ______________
3. Рост цен на отдельные марки бензина не означает повышения качества ______________
4. В сентябре уровень текучести кадров в шести подразделениях был примерно одинаков ______________
5. Менеджер по продажам проводит с клиентами лишь 15 % своего времени ______________
6. Размер прибавки по результатам работы не зависит от выслуги лет ______________
7. В прошлом году наибольшая текучесть кадров наблюдалась в возрастной группе от 30 до 35 лет ______________
8. Центральный регион занимает последнее место по производительности ______________
9. Доходность акций нашей компании сокращается ______________
10. Наибольшая доля фондов задействована в производстве ______________
11. Наблюдается связь между рентабельностью и зарплатой ______________
12. В августе два завода обогнали по производительности шесть других ______________
Джин Желязны
Говори на языке диаграмм: пособие по визуальным коммуникациям
Эта книга написана директором по визуальным коммуникациям McKinsey & Company, [1] работающим в Фирме уже более 40 лет. Учитывая, сколько сил и времени McKinsey уделяет изучению способов донесения информации до клиентов, вы держите в руках неоценимое методическое пособие, позволяющее вам забраться на плечи гигантов.
Для клиентов особенность работы McKinsey (как, впрочем, и других стратегических консалтинговых компаний) заключается в том, что, заказав консалтинговый проект даже за несколько миллионов долларов, на выходе вы получите аккуратную презентацию, состоящую из одних слайдов с диаграммами [2] с выводами в заголовках. Цель всей презентации (суть работы консультанта) – сделать выводы, основанные на беспристрастном анализе фактов. Как подтверждает опыт, для решения этих задач лучше всего подходит графическая форма представления информации (все мы в детстве любили книжки с картинками!). Наилучшим образом это срабатывает с руководителями, с трудом читающими длинные наукообразные тексты начинающих консультантов (кто из нас не писал отчетов-«кирпичей»!).
Множество шаблонов диаграмм, любезно представленных в книге, облегчат вашу жизнь и стимулируют воображение (здесь автору помогала команда отличных дизайнеров).
Не ленитесь сделать упражнения, приведенные почти в каждом разделе. Это окупится сторицей. Даже если вы уже опытный «рисователь» слайдов, вы все равно найдете для себя что-то новое. И обязательно пройдите приведенный в части IV мастер-класс, чтобы отточить свои навыки.
Автор через всю книгу проводит мысль о том, что работа над любым слайдом начинается с определения того, что вы хотите сказать, и лишь потом стоит выбирать форму диаграммы и рисовать слайд. Эта, казалось бы, простая формула не всегда работает даже в среде консалтинговых компаний. Широкое распространение компьютерных технологий привело к тому, что сейчас за минуты можно сделать то, на что раньше требовались часы кропотливой работы, – и слайды пекутся как пирожки… пресные и невкусные. Помните, любой слайд начинается с заголовка. Не сформулировав то, что вы хотите сказать, не беритесь за карандаш.
Во многих консалтинговых компаниях эта книга входит в список обязательного чтения для всех сотрудников, – даже несмотря на то, что над окончательным оформлением презентаций работает специальный отдел: ведь умение графически представлять информацию является одним из ключевых навыков консультантов.
Презентация должна быть выполнена так, чтобы, обратившись к ней через какое-то время, заказчик или его сотрудники, не принимавшие участие в презентации, могли легко понять, что имелось в виду. Принцип прост: «Слайды должны быть понятны даже без присутствия консультанта». И в этом вам поможет опыт McKinsey и Джина Желязны.
Спасибо, Джин! Хорошая работа!
Посвящается Кену Хэмеру
Если оригинальность – это нераскрытый случай плагиата, эту книгу можно назвать оригинальной. Большинством идей, представленных в этой книге, я обязан покойному Кеннету Хэмеру, который занимал должность руководителя отдела исследований в области презентаций компании AT&T. Долгие годы Кен был мне наставником и другом. Большое спасибо, Кен. Мне тебя не хватает.
Кен был для меня источником идей, а компанияMcKinsey предоставила мне возможность пробовать и совершенствовать идеи на практике. Огромное спасибо сотням професс иональных консультантов, с которыми я работаю вMcKinsey. Для меня это большая честь и одновременно удовольствие.
Также сердечно благодарю всех тех, кто работал вместе со мной над этой книгой.
«Вам непонятно, что это значит?»
Девять часов утра предпоследнего вторника месяца – время традиционной встречи совета директоров. Чтобы решить, что делать дальше, председатель совета оров попросил перспективного менеджера – назовем его Фрэнком – подготовить краткую презентацию о состоянии дел в отрасли, в которой работает наша компания, а также об основных результатах работы компании. Доклад должен стать основой для определения возможностей для новых инвестиций.
Чтобы выполнить задание как следует, Фрэнк тщательно изучил проблему, составил план презентации и для наглядности подготовил несколько графиков и диаграмм. Как и большинство из нас, Фрэнк понимает, что диаграммы являются важной формой донесения идей. Хорошо продуманная и правильно подготовленная диаграмма поможет быстрее и точнее, чем обычные таблицы, донести материал до слушателей.
Плохо продуманные или выполненные диаграммы, как в случае с Фрэнком, не только не помогают слушателю, но и еще сильнее его запутывают. Давайте присядем и послушаем вместе со всеми презентацию Фрэнка. Время от времени мы будем комментировать эффективность используемых им визуальных материалов.
Фрэнк начинает: «Доброе утро, дамы и господа! Цель моей презентации – представить вам краткий обзор отрасли и основные результаты работы нашей компании и заручиться вашей поддержкой в вопросе выхода компании на рынки развивающихся стран. Я подготовил несколько графиков и диаграмм для того, чтобы более наглядно представить имеющиеся данные.
Прежде всего я хотел бы отметить, что мы работаем в отрасли, отличающейся хорошими финансовыми показателями. Как четко видно на этой таблице, все 11 показателей, отмеченные наверху по горизонтали, для трех типов компаний отрасли, перечисленных по вертикали, просто отличные».
Тем временем вы сидите среди других слушателей и, тщетно пытаясь разглядеть цифры в таблице, думаете, что вам пора наведаться к окулисту.
«Ой, я что-то пропустил? Могу поклясться – я слышал, как Фрэнк говорил, что продажи значительно выросли, но вижу лишь несколько круговых диаграмм, показывающих увеличение доли нашей основной продукции. А, понял! Он имеет в виду цифры под каждой из диаграмм…»
«Что занимает первое место? Кто занимает первое место? – думаете вы. – Диаграмма, по-моему, просто показывает, что показатель рентабельности инвестиций колебался».
Вы тяжело вздыхаете: «Может, мне что-то подлили в апельсиновый сок? Иначе почему мои глаза видят нечто совершенно отличное от того, что слышат мои уши? Возможно, причина в том, что диаграммы не соотносятся с высказываниями докладчика?»
Вы уже не можете удержаться, толкаете меня в бок и шепчете: «Невероятно – таблицы и графики, которые должны помогать докладчику, на деле требуют от него дополнительных объяснений! Я всегда думал, что рисунок заменяет тысячи слов, а не требует тысячи пояснений».
К этому моменту вы уже сами готовы устроить социальные волнения, а вид круговой диаграммы почему-то напоминает обеденный десерт.
Намерение Фрэнка было правильным: с помощью диаграмм он хотел сделать презентацию более эффективной. Но достичь этой цели ему не удалось – диаграммы оказались трудны либо для чтения, либо для понимания. Давайте посмотрим на них еще раз и попробуем разобраться, почему они не произвели должного эффекта.
Таблицу № 1 невозможно прочесть. Как и во многих наглядных пособиях, в которых невозможно что-либо разобрать, в ней отразился синдром нестерпимого желания продемонстрировать свои знания. Это обычно случается, когда докладчик стремится включить в таблицу всю доступную информацию, не заботясь о том, что из этого смогут извлечь слушатели.
Фрэнк не понял одной простой истины: диаграмма для презентации должна быть по крайней мере в два раза проще и в четыре раза четче той, которая применяется в письменном докладе. Они различны так же, как реклама на щите, которую нужно успеть прочесть и понять, проезжая мимо на автомобиле, и реклама в журнале, которую можно детально изучить в свободное время.
В диаграмме № 6 Фрэнк впал в другую крайность: она настолько проста, что и вовсе не нужна. Эту мысль можно было с легкостью выразить в словесной форме. Есть еще несколько случаев, когда лучше обойтись без диаграмм:
1) если вы имеете дело с прогнозными данными, так как диаграммы обычно ассоциируются с точными значениями;
2) если данные обычно представляются в виде таблиц, как, например, отчет о прибылях и убытках;
3) когда аудитория скептически относится к восприятию информации через диаграммы.
Главное правило при подготовке презентаций – чем меньше диаграмм, тем лучше. Во-первых, подготовка диаграмм занимает довольно много времени. Во-вторых, чем больше диаграмм используется в презентации, тем хуже их запоминают слушатели. Если в презентации или отчете используется одна диаграмма, то она получит 100 % внимания аудитории; если сто – не запомнится ни одна.
Диаграмма № 5, описывающая мировой рынок, является чем-то средним между таблицей и диаграммой. Докладчик не может решить, что лучше, и решает объединить и то и другое. Он надеется, что если диаграмма не произведет эффекта, то слушатели по крайней мере обратят внимание на табличные данные. Обычно такая уловка не срабатывает. Эта диаграмма, несомненно, помогла Фрэнку разобраться со связями между показателями прогнозируемых темпов роста в разных странах. Однако Фрэнк не позаботился о наглядности.
Оставшиеся три диаграммы (№ 2, 3 и 4) представляют собой примеры наиболее распространенной ошибки – неправильного выбора типа диаграммы. В первом случае (диаграмма № 2) круговые диаграммы использованы в том случае, когда намного удобнее был бы простой график. Во втором случае (диаграмма № 3) был использован график, хотя лучше было бы применить линейчатую диаграмму. В третьем случае (диаграмма № 4) точечную диаграмму следовало бы заменить гистограммой.
Вот так должны выглядеть эти три диаграммы, чтобы быстро и понятно выразить нужные мысли: