журнал 1 в бухгалтерском учете это
Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета
Журнально-ордерная форма бухучета (ЖОФ) – это форма, подразумевающая сбор данных. Регистры – это журналы, созданные по КТ счетов бухучета. Создаются и дополнительные ведомости, оформленные по ДТ счетов.
Основные принципы создания
При разработке ЖОФ используются эти законы:
Основополагающим принципом ЖОФ является принцип сбора данных первички в разрезах, нужных для целей общего и детализированного учета. Систематизация сведений происходит в учетных регистрах. Последние нужны для фиксации всех операций, предполагающих учет.
Все направления записей вносятся единовременно. В ЖОФ используется две формы регистров. Рассмотрим все их особенности.
Журналы-ордера
Журнал-ордер – таблица, выстроенная по шахматной схеме. Обеспечивает фиксацию операции одновременно на двух счетах: дебет и кредит. Для учета и на КТ, и на ДТ нужно вести всего одну запись. Записи заносятся на основе сведений из первички или отчетов. Все отчеты и первичная документация должны быть тщательно проверена. На бумагах, записанных в журналы, прописывается эта информация: дата записи, номер строки в журнале, где находится запись.
Журналы-ордера выстроены по значению КТ. Регистрация оборотов по КТ выполняется в корреспонденции со счетами ДТ. В бумагах фиксируются операции по КТ.
Сотрудники должны рассчитывать промежуточные результаты. Делать это нужно на протяжении всего месяца по декадам или рабочим неделям. Когда завершился этап внесения записей за месяц, нужно определить итоги за этот отчетный период. По некоторым счетам ведутся записи и в журнале-ордере, и в ведомости. Итоги из этих документов нужно сравнивать между собой.
После того как все подсчеты и проверки выполнены, журнал-ордер должен быть подписан. Подпись ставится сотрудником, который составлял документ. Свою подпись ставит главбух.
Ежемесячные результаты журнала вписываются в Главную книгу. Об этом нужно проставить отметку в журнале-ордере.
Если в регистрах были найдены ошибки, нужно их исправить. Делать это нужно в соответствии с такими правилами:
Правильное построение журналов-ордеров нужно для контроля над правильностью записей бухучета. Эти документы нужно переплетать, а также нумеровать. Хранить их требуется отдельно от первички. Если документов совсем мало, можно подшить их в одну папку.
Вспомогательная ведомость
Вспомогательные ведомости используются тогда, когда аналитические значения по счетам нельзя записать в сами журналы-ордера в связи со сложностью. В подобных ситуациях нужно выполнить группировку в ведомостях. Итоги из этих ведомостей вносятся в журналы-ордера. Иногда группировка может выполняться в таблицах.
К СВЕДЕНИЮ! Ведомость нужна для улучшения и упрощения бухучета. Она позволяет снизить количество учетных записей.
Структура
ЖОФ является наиболее популярной формой ведения бухучета. Даже принцип функционирования автоматизированных программ бухучета базируется именно на рассматриваемой форме. Она являет собой наилучшую совокупность этих видов учета:
Если все записи будут внесены правильно, итоги по всем формам записей должны совпадать.
Особенности применения
Журналы-ордера заводятся на месяц. Рекомендуется разделить регистры. Для этого требуется создать несколько книг для записей. На протяжении всего месяца записи нужно и заносить в регистр, и суммировать в ведомостях.
Ведомостями в рамках ЖОФ могут быть эти бумаги:
Перенос сведений из ведомостей выполняется в любой момент. Но делать это нужно с определенной регулярностью. К примеру, делать это можно раз в неделю, месяц, день. В завершение месяца итоги переносятся в последующий регистр ЖОФ – Главную книгу. Нужно понимать, что журналы-ордера ведутся именно для выведения итогов.
К СВЕДЕНИЮ! Ведение регистров нужно и для вывода сальдо.
Преимущества и недостатки
Но рассматриваемая форма не лишена недостатков:
Недостатки у системы есть, однако она все равно широко применяется как крупными предприятиями, так и небольшими компаниями.
Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета
Журнально-ордерная форма учета лежит в основе большинства бухгалтерских программ, а также особо рекомендована для субъектов малого бизнеса, ведущих упрощенный учет. Это связано с доступностью такой системы и одновременно структурированной и систематизированной формой регистров, которые в ней используются. Для того чтобы начать применять журналы-ордера компании, необходимо прописать ее применение в учетной политике и ориентироваться на рекомендации Минфина России, как это предписано Положением по ведению бухучета в РФ, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (ред. от 29.03.2017). Инструкции по формированию и заполнению журналов-ордеров даны министерством в письме от 24.07.1992 № 59. С тех пор принцип применения этих регистров практически не менялся. Рассмотрим их подробнее.
Характеристика журнально-ордерной формы учета
Регистрами, которые использует бухгалтер для проводок по счетам в этой системе, являются журналы-ордера, от которых и пошло название. Каждый такой журнал ведется по кредитовым операциям по счетам, а данные дебетовых операций отражаются в специальных дополнительных ведомостях. В основу строения журналов-ордеров положен признак совмещения синтетического и аналитического учета в одних регистрах. Это удобно тем, что даже человек, не очень знакомый с бухгалтерией, открыв документ, увидит не просто ряды цифр, но сможет понять, что именно они означают. Ведь, например, ведомость по сч. 10 «Материалы» будет отражать движение по каждому наименованию или группе. Соответственно, в самих журналах-ордерах содержится не только непосредственно сам счет, но и все его субсчета, а также аналитика по ним, записанная на основании данных первичных документов.
Принципы системы журналов-ордеров
Главными принципами этой широко распространенной учетной системы являются:
Практически это выглядит так: бухгалтер заводит на месяц специальные регистрирующие документы, которые имеют вид и форму, прописанные в учетной политике компании. Не существует единой утвержденной формы журналов-ордеров, поскольку от индивидуальных особенностей каждой организации зависит, что именно в них указывать. Затем в них заносят каждую операцию и тут же разносят ее по соответствующим субсчетам с указанием расшифровок, то есть аналитики. Если в месяц совершается всего одна операция, можно вести один журнал целый год. Обязательно соблюдать хронологический порядок разнесения данных.
После окончания месяца прямо в журнале-ордере выводятся обороты и сальдо по соответствующему счету, которые переносятся в главную книгу, а также в баланс. Бухгалтерские программы совершают такие разноски в автоматическом режиме на основании занесенных первичных данных.
Пример журнально-ордерной формы бухгалтерского учета
Мы уже знаем, что в основу построения журналов-ордеров положен признак кредита по счетам. Поэтому в качестве наглядного примера мы рассмотрим журнал-ордер № 2 по сч. 51 «Расчетные счета организации». На этом примере наглядно видно, что этот счет корреспондируется со многими другими, а значит, требует дополнительного оформления операций. Стандартная форма заполненного за месяц журнала-ордера будет выглядеть примерно так:
Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета позволяет распределить одну перечисленную сумму сразу по нескольким счетам, а также видеть обороты по каждому из них. На приведенном выше примере ООО «ВЕСНА» совершило такие безналичные перечисления:
Все операции, а также обороты за месяц сразу видны в журнале-ордере № 2. Обратите внимание, что все формы журналов-ордеров, в том числе № 2 по кредиту сч. 51, утверждает своим приказом руководитель организации как приложения к учетной политике.
Что такое журнал учета хозяйственных операций
Журнал учета хозяйственных операций является самым полным регистром бухгалтерского учета, он содержит записи по всем транзакциям, касающимся деятельности организации. По сути, этот документ содержит перечень всех проводок, отражаемых в бухучете в хронологическом порядке.
Поскольку объем информации, заносимой в журнал, может быть большим, то этот документ не удобен для анализа или сортировки данных. Однако при необходимости отследить все транзакции за какой-либо период либо найти проводку по дате журнал учета хозяйственных операций незаменим.
В настоящее время все большее количество организаций ведет учет с помощью программного обеспечения, поэтому составление журнал учета хозяйственных операций намного упростилось. Однако и по сей день есть организации, иногда даже достаточно крупные, с ручным учетом. В нашей статье разберем заполнение электронного и бумажного журнала.
Пример заполнения журнала учета хозяйственных операций по счету 99 «Прибыли и убытки» можно посмотреть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.
Заполняем журнал учета хозяйственных операций в «1С»
В основном бухгалтеры оформляют проводки в бухгалтерских программах только путем электронного заполнения первичных документов в разделах программы, относящихся к различным сферам хозяйственной деятельности, в этом случае проводки формируются самостоятельно и автоматически попадают в журнал хозяйственных операций. Однако существуют нетипичные операции, которые можно отразить только напрямую в журнале хозяйственных операций. Рассмотрим это на примере «1С:Предприятие».
Чтобы открыть журнал операций, заходим во вкладку «Бухгалтерия», выбираем вкладку «Журнал операций».
Этот журнал содержит перечень всех операций организации. Одной операции может соответствовать несколько проводок, которые можно увидеть во второй части журнала, если нажать на операцию. В этом регистре можно добавить новую операцию, которая будет оформлена бухгалтерской справкой. Для этого выбираем вкладку «Действия» и «Добавить», далее заполняем все поля для оформления транзакции. Также можно выгрузить журнал в виде списка для его печати — для этого выбираем «Действия», «Вывести список».
В «1С» также есть журнал проводок — в нем отсутствует разбивка на операции, проводки показываются списком в хронологическом порядке. В журналах можно отбирать и фильтровать нужные проводки. Параметры отбора и выбор временного интервала делается через вкладку «Действия».
Заполняем журнал учета хозяйственных операций в бумажном виде
Журнал учета хозяйственных операций составляется в виде таблицы. В этой таблице должна быть следующая информация: порядковый номер, дата, сама проводка (Дт и Кт), сумма операции, описание операции, документ, на основании которого сделана проводка. Скачать бланк журнала учета хозяйственных операций вы можете на нашем сайте.
Кроме того, на нашем сайте вы найдете заполненный образец журнала учета хозяйственных операций.
Журнал учета фактов хозяйственной деятельности для малых предприятий
Для субъектов малого предпринимательства разработаны подробные рекомендации по ведению бухгалтерского учета. Они утверждены приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Книгу (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее — Книга) рекомендуется использовать в качестве единственного регистра по учету всех операций малым предприятиям с небольшим количеством транзакций, вид деятельности которых не связан с материалоемким производством. Согласно приказу № 64н такой учет называется простой формой бухучета. Скачать бланк книги вы можете на нашем сайте.
Что такое субъект малого предпринимательства и каковы критерии отнесения предприятия к малому, узнайте из статьи «Особенности бухгалтерского учета на малых предприятиях».
На основании данных Книги можно составить бухгалтерскую отчетность и определить данные по активам и пассивам. В зависимости от вида деятельности организация самостоятельно определяет необходимый перечень используемых счетов бухгалтерского учета и в соответствии с этим оформляет названия столбцов Книги, предназначенных для указания счетов. Книгу можно оформлять отдельно для каждого месяца или сделать общую за год. Первая запись в Книге — это суммы остатков по счетам на начало периода. По завершении месяца вычисляются итоги по дебетовым и кредитовым оборотам всех счетов, их сумма должна равняться итогу по графе 4. Далее выводятся конечные сальдо по счетам. Образец заполнения Книги можно скачать на нашем сайте.
Кроме того, разработаны еще одни рекомендации по ведению учета субъектами малого предпринимательства, утвержденные решением Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» (протокол от 25.04.2013 № 4/13). Эти рекомендации одобрены Минфином и являются усовершенствованной и расширенной версией приказа № 64н с примерами оформления регистров. Этими рекомендациями определено три вида упрощенного бухучета для малых предприятий:
Аналогом простой формы бухучета по приказу № 64н является сокращенная форма по рекомендациям НП «ИПБ России». При сокращенной форме комбинированным регистром учета является Книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-1МП. Эта форма повторяет Книгу № К-1 и заполняется аналогично. Скачать бланк формы № К-1МП можно по ссылке https://www.ipbr.org/accounting/small-business-accounting-recommendations.
Отметим также то, что если организации недостаточно ведения одного регистра по форме № К-1 или № К-1МП, то она может применять и другие рекомендуемые регистры, например по учету оплаты труда, основных средств, расчетов с контрагентами и т. д.
О том, как упрощено составление отчетности для малых предприятий, читайте в статье «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий».
ИП должны вести книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя. Как правильно заполнить документ, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Итоги
Регистр, содержащий полную информацию о деятельности организации, отраженную на счетах бухгалтерского учета, может быть назван «Журнал учета хозяйственных операций» (или проводок, или фактов хозяйственной деятельности — от этого не изменится его функция). Современное бухгалтерское программное обеспечение позволяет формировать такой регистр автоматически, что может помочь найти необходимые записи в большом объеме информации путем применения фильтров и сортировок.
Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)
Виды регистров бухгалтерского учета
Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.
Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.
Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:
Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:
По объему содержания разделение регистров бухгалтерского учета на виды производится следующим образом:
Как вести аналитический бухгалтерский учет, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
По внешнему виду регистры делятся на:
Регистры бухгалтерского учета: перечень
В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.
В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.
Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:
Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.
Также выделяют следующие виды бухгалтерского учета:
В настоящее время автоматизированная форма в перечне способов ведения бухгалтерского учета является наиболее прогрессивной. Ведь при данном типе бухгалтерского учета на основе введенных в систему данных первичных документов производится автоматическая систематизация информации и ее группировка с необходимой степенью детализации за любой промежуток времени. На основе введенных данных программа автоматически заполняет отчетность, а также снижает риск ошибок при ведении учета.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.
Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:
Формирование регистров бухучета
Ф.И.О. ответственного за ведение регистра лица
Как правильно заполнять журнал-ордер
Журнал-ордер — это особый учетный регистр для ведения бухучета. Рассказываем, для чего нужны журналы-ордера и в чем особенность заполнения каждой формы.
Для чего необходим журнал-ордер
ЖО отвечает в бухгалтерском учете за систематизацию первичной документации. При помощи журнально-ордерной системы ведения учета фиксируются хозяйственные операции, которые ежемесячно выполняет каждая организация.
ЖО заполняются на унифицированных формах (код по ОКУД № 0504071), утвержденных Минфином посредством Приказов № 123н от 23.09.2005 и № 25н от 10.02.2006. Однако при необходимости учреждение может воспользоваться самостоятельно разработанными бланками ЖО, предварительно утвердив их приказом и закрепив в учетной политике.
Каждая форма ЖО используется для отражения той или иной операции по кредиту, затем все произведенные операции объединяются в едином регистре синтетических счетов с выделением итогов по каждому отдельному счету.
Кредитовые ЖО состоят из двух разделов:
Оборот по ДТ вносится в специальные ЖО вместе с корреспондирующимися счетами по КТ, что обеспечивает выполнение принципа двойной записи в бухучете. Сальдо на начало и конец периода из ЖО по каждому счету переносятся в главную книгу организации.
Каждое учреждение вправе выбрать тот тип формы, при помощи которой будет вестись бухучет:
Однако применение журнально-ордерной формы ведет к упрощению работы бухгалтерии, так как ее основным принципом является систематизация бухгалтерских данных и автоматизация составления периодической и итоговой отчетности.
Журнал ордер 1 и ведомость 1
Журнал-ордер № 1 и ведомость к нему заполняются учреждением по счету 50 «Касса» в соответствии с приходными и расходными кассовыми ордерами. Сальдо по КТ счета отражает все произведенные выплаты из кассы, по ДТ — те средства, которые были получены. Итоговая строка показывает те суммы, на которые были выплачены денежные средства. ЖО 1 должен отражать остатки денег на конкретные даты. Эти остатки в обязательном порядке должны совпадать с итоговым сальдо на указанные день в отчете кассира. Итоговая строка ЖО должна быть аналогична обороту по КТ счета 50 в главной книге за выбранный период.
Ведомость к ЖО №1 заполняется в аналогичном порядке. Итоговые обороты должны обязательно совпадать с показателями ЖО «Касса». По окончании отчетного месяца бухгалтеру необходимо сделать сверку конечного сальдо по ЖО №1, ведомости №1, и показателям кассовой книги учреждения.
Журнал ордер 1: скачать бланк в Word
Журнал-ордер 1: образец заполнения
Журнал ордер 2: бланк
ЖО 2 отражает все операции, зафиксированные по КТ счета 51. Вся информация указывается на основании выписок и приложений к выпискам из банка, в том числе и платежных поручений. Оборотная сторона ЖО № 2 служит для отражения сведений о поступлениях по ДТ счета 51. Алгоритм заполнения ЖО-2 аналогичен ЖО № 1.
Журнал ордер 2: скачать бланк
Журнал-ордер 2: образец заполнения
ЖО № 3-5
Операции по КТ счетов 54-56, фиксирующие капитальные затраты и спецсчета в банках (аккредитивы, чековые книжки, денежные документы), формируются в ЖО № 3.
Журнал-ордер 3: бланк
Журнал-ордер 3: образец заполнения
Журнал-ордер 4: бланк
Движения по краткосрочным и долгосрочным кредитам, займам (счета 66 и 67) записываются в журнал-ордер 4.
Журнал ордер 4: образец заполнения
Зачеты взаимных требований между дебиторами и кредиторами формирует журнал ордер 5.
Журнал ордер 6: бланк
Все операции по расчетам за поставленные товары и услуги фиксируются в ЖО № 6. В нем также отражается непосредственное поступление товаров и оказание услуг. Расчеты по поставке товаров и услуг учитываются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». ЖО № 6 заполняется по каждому контрагенту и договору.
Журнал-ордер 6: образец заполнения
Журнал-ордер 7: скачать бланк
Журнал-ордер 7 отвечает за систематизацию учетных данных по расчетам с подотчетными лицами на основании операций по счету 71. В ЖО № 7 указана информация в разрезе всех авансовых отчетов сотрудников, все суммы денежных средств, выданных подотчет, а также переходящие остатки денег за выбранный период. Строки в ЖО № 7 не подлежат группировке и объединению.
Журнал № 7: образец заполнения
Журнал ордер 8: бланк
ЖО № 8 — это регистр учета расчетов с дебиторами и кредиторами в соответствии с аналитическими данными по следующим спецсчетам:
В ЖО № 8 вносятся обобщенные данные по взаиморасчетам с вышеуказанными контрагентами, указываются средства, поступившие от таких контрагентов, в том числе и авансовые платежи.
Журнал-ордер 8: образец заполнения
Журнал-ордер 10: скачать бланк
ЖО № 10 используется для бухучета издержек на собственное производство. В ЖО № 10 отражаются сводные данные с множества счетов по каждой финансово-хозяйственной операции организации. Информация вносится в ЖО № 10 на основании целого ряда бухгалтерских отчетных регистров и ведомостей.
Журнал-ордер 10: образец заполнения
Журнал ордер 11: бланк
ЖО № 11 предназначен для регистрации бухгалтерских данных об отгрузке и продаже готовой продукции. Регистры, служащие основой для формирования ЖО 11 — ведомости № 15,16. В этих бухгалтерских отчетах указаны фактические либо учетные цены на материально-производственные запасы, закрепленные в учетной политике организации.
Учетная информация, вносимая в ЖО № 11, может быть объединена и сгруппирована по выбранным параметрам. Формальный вид ЖО 11 может быть разработан и утвержден предприятием самостоятельно.
Журнал ордер 11: образец заполнения
Журнал-ордер № 13: бланк
В ЖО № 13 формируются учетные данные по операциям с основными средствами и нематериальными активами на основании различных справок об ОС и НМА, актов о списании, расчетов износа и прочих регистров.
Журнал ордер 13: образец заполнения
Журнал ордер 16
ЖО № 16 служит для отражения операций по счетам 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во необоротные активы», 11 «Животные на выращивании и откорме». Все кредитовые обороты вносятся итогом за соответствующий период — месяц — на основании информации, указанной в ведомостях аналитического учета по каждому конкретному объекту. В ЖО № 16 также могут учитываться дебетовые обороты по сч. 07 и 08.
Каждая организация, исходя из специфики своей сферы деятельности, разрабатывает бланк ЖО № 16 самостоятельно, утверждая его приказом и прописывая в учетной политике.