журнал дсп для служебного пользования образец ворд
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Журнал дсп для служебного пользования образец ворд
Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 ноября 1994 г. № 1233
г. Москва
Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
(В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740, от 20.02.2016 № 123, от 18.03.2016 № 214, от 06.08.2020 № 1186)
Правительство Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)
2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Председатель ПравительстваРоссийской Федерации В.Черномырдин
УТВЕРЖДЕНОпостановлением ПравительстваРоссийской Федерацииот 3 ноября 1994 г. № 1233
ПОЛОЖЕНИЕо порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
(В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740, от 20.02.2016 № 123, от 18.03.2016 № 214, от 06.08.2020 № 1186)
1. Общие положения
Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами. (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 20.02.2016 № 123)
1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан; (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 06.08.2020 № 1186)
1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет: (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)
категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.
1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия. (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 20.07.2012 № 740; от 18.03.2016 № 214)
2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.4. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
2.5. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.7. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
2.11. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.)
Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
Об утверждении
Инструкции о порядке обращения
со служебной информацией ограниченного
распространения в Правительстве Ростовской области
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области:
1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Заместителям Губернатора Ростовской области (в том числе первым), членам Правительства Ростовской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области, руководителям органов исполнительной власти Ростовской области довести настоящее распоряжение до сведения работников, обеспечить его исполнение и контроль за соблюдением.
3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Ростовской области В.Ю. Голубев
к распоряжению
Правительства
о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области
1.1. Настоящая Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудио пл е нки, машинные носители информации и др.) (далее – документ), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.
Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Правительства Ростовской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также документы иных организаций, имеющие ограничительные пометки в соответствии с федеральными законами.
Перечень служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Перечень) приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.
Перечень не ограничивает право отнесения не вошедших в него сведений к служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, если это не противоречит требованиям действующего законодательства и не нарушает права граждан на доступ к информации.
1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;
информация о состоянии окружающей среды;
информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);
информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;
иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.
1.5. Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить информацию к разряду ограниченного распространения, являются:
лица, замещающие государственные должности Ростовской области в Правительстве Ростовской области;
руководители органов исполнительной власти Ростовской области и их заместители;
государственные гражданские служащие Ростовской области, замещающие в Правительстве Ростовской области должности категории « руководители » высшей и главной групп;
руководители структурных подразделений по защите государственной тайны Правительства Ростовской области.
1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения с учетом требований, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.
1.8. Руководители органов исполнительной власти Ростовской области, руководители структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области (далее – структурное подразделение) несут персональную ответственность за организацию делопроизводства со служебной информацией ограниченного распространения, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сохранность этих документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, правомочность использования средств автоматизации при подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
1.9. Работники Правительства Ростовской области, отвечающие за учет (регистрацию), исполнение и хранение документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или ознакомившиеся с такими документами и (или) получившими их во временное пользование несут персональную ответственность за их сохранность, неразглашение информации ограниченного распространения и за соблюдение требований настоящей Инструкции.
1.10. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, ее распространение без санкции должностного лица, имеющего данные полномочия, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник, имеющий доступ к этой информации, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Если действиями (бездействиями) работника, нарушившего правила обращения с информацией ограниченного распространения, причинен материальный ущерб, возмещение ущерба производится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
1.11. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Правительстве Ростовской области осуществляют управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения) и отдел безопасности Правительства Ростовской области (далее – отдел безопасности).
2. Обязанности должностных лиц
по защите информации ограниченного распространения
2.1. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работники Правительства Ростовской области обязаны:
не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя структурного подразделения, управление документационного обеспечения и отдел безопасности о фактах нарушения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;
2.2. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работникам Правительства Ростовской области запрещается:
разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на персональных компьютерах, не аттестованных для обработки служебной информации ограниченного распространения;
использовать служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по городской телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;
передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;
передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта и т.п.) в порядке, определенном Правительством Российской Федерации;
использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с работниками Правительства Ростовской области и иных органов исполнительной власти, не имеющими отношения к этим сведениям;
2.3. Лица, командированные в Правительство Ростовской области, допускаются к служебной информации ограниченного распространения руководителем структурного подразделения с разрешения Губернатора Ростовской области и (или) заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящей Инструкции.
3. Порядок обращения с документами и другими
материальными носителями информации, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
Прием, учет (регистрацию), хранение, группирование исполненных документов с пометкой « Для служебного пользования » в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области и передачу их в архив Правительства Ростовской области в каждом структурном подразделении осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.
3.3. Документы с пометкой « Для служебного пользования » учитываются отдельно от несекретной документации.
Формы журналов учета входящих и исходящих документов « Для служебного пользования » приведены в приложениях № 2, № 3 к настоящей Инструкции.
3.4. При регистрации входящего документа с пометкой « Для служебного пользования » в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера Правительства Ростовской области.
На первом листе каждого приложения к документу с пометкой « Для служебного пользования » в правом нижнем углу ставится штамп
« К вх. № _____ » с указанием даты регистрации.
На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе.
На документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.
3.5. Движение документов с пометкой « Для служебного пользования » с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учета.
Для служебного пользования
Перечень сведений, подлежащих засекречиванию,
уч. № 6дсп, экз. № 2, на 5 л, для служебного пользования.
Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, инв. № 27дсп, экз. № 311, брошюра для служебного пользования.
2. Отчет по форме № 6, CD-R, инв. № 5дсп, экз. № 1, для служебного пользования, только в адрес.
Исп. Иванов Иван Иванович
Отп. Сидоров Андрей Андреевич
Исп. и отп. Иванов Иван Иванович
Исп. и отп. Иванов Иван Иванович
Документы с пометкой « Для служебного пользования » на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в соответствующих журналах учета.
Передача документов с пометкой « Для служебного пользования » от одного работника другому осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.
3.10. Документы, передача, отправка и (или) рассылка которых предполагается в другие структурные подразделения или сторонние организации передаются в отдел делопроизводства для учета (регистрации) и отправки.
Документы для отправки адресатам передаются оформленными с учетом требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкции.
Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителю.
3.11. Работник отдела делопроизводства при приеме документов с пометкой « Для служебного пользования » на отправку и (или) рассылку обязан в присутствии работника структурного подразделения, подготовившего документ, проверить правильность оформления реквизитов документов, наличие в соответствии с указателем рассылки всех экземпляров документа и приложений к нему.
Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Документы с пометками о срочности доставки « Вручить немедленно » или « Срочно » подлежат направлению адресатам незамедлительно.
3.12. Документы с пометкой « Для служебного пользования » структурным подразделениям передаются через отдел делопроизводства работникам структурного подразделения под расписку, сторонним организациям пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с пометкой « Для служебного пользования » приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем проставляется отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
Для служебного пользования
Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой « Для служебного пользования » вносится в журналы учета.
Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с пометкой « Для служебного пользования » проставляется пометка « Выписка » и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые работником, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты.
Выданные для работы документы и дела с пометкой « Для служебного пользования » находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
По окончании рабочего дня все документы с пометкой « Для служебного пользования » убираются в шкафы (сейфы), а сами шкафы (сейфы) и входные двери от этих помещений закрываются на замок.
3.16. Исполненные документы с пометкой « Для служебного пользования » группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.
3.17. Допускается помещать в дело « Документы с пометкой « Для служебного пользования » отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела.
Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов – 10 лет.
3.22. В случае ликвидации органа исполнительной власти Ростовской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
3.23. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой « Для служебного пользования » проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой соответствующим руководителем. В состав такой комиссии обязательно включается работник структурного подразделения, ответственный за учет и хранение этих документов.
В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель структурного подразделения информирует об этом заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
4. Порядок снятия пометки « Для служебного пользования »
с носителей информации ограниченного распространения
4.1. Снятие пометки « Для служебного пользования » с носителей информации ограниченного распространения осуществляется:
4.2. Снятие с документов ограниченного распространения пометки « Для служебного пользования » осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с указанием даты и номера акта о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.
4.3. О снятии пометки « Для служебного пользования » с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных журналах делаются соответствующие записи, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.
5. Требования, предъявляемые к автоматизированной
обработке служебной информации ограниченного распространения
5.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области допускается только на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
5.2. Все работы, связанные с автоматизированной обработкой служебной информации ограниченного распространения, производятся с использованием учтенных машинных носителей информации.
К машинным носителям информации относятся:
несъемные жесткие магнитные диски;
съемные жесткие магнитные диски;
гибкие магнитные диски;
оптические и магнитооптические диски;
5.4. Учет машинных носителей информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области осуществляет отдел защиты информации министерства информационных технологий и связи Ростовской области.
5.5. Машинные носители информации ограниченного распространения, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются комиссионно по акту путем их физического разрушения (разрушение рабочей поверхности носителя любым возможным способом) с отражением факта уничтожения в журнале учета машинных носителей информации (приложение № 5 к Инструкции). Перед уничтожением с машинных носителей информации ограниченного распространения должна быть стерта (уничтожена) информация, если это позволяют физические принципы работы носителя.
6. Требования к служебным помещениям,
в которых ведется работа и хранятся документы
и другие материальные носители, содержащие
служебную информацию ограниченного распространения
6.1. Содержание помещений, в которых ведется работа и хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность документов.
6.2. Входные двери служебных помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время.
6.3. Для хранения документов с пометкой « ДСП » помещения снабжаются необходимым количеством сейфов, металлических и иных запирающихся шкафов.
Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко
о порядке обращения
со служебной информацией
в Правительстве Ростовской области
служебной информации ограниченного
распространения в Правительстве Ростовской области