журнал главная форма бухгалтерского учета это
Тема 11. Техника и формы бухгалтерского учета
Цель и задачи темы
Цель – рассмотреть строение регистров бухгалтерского учета, последовательность и способы отражения в них хозяйственных операций.
Задачи:
Оглавление
11.1. Регистры бухгалтерского учета и их виды
Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т. е. способ регистрации учетной информации, осуществляемый с применением учетных регистров. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Таким образом, все хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах.
Рис. 11.1. Классификация учетных регистров
По внешнему виду учетные регистры могут быть представлены в виде бухгалтерских книг, карточек и свободных листов.
Бухгалтерские книги – это сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) со специальной графовкой. Они применяются для учета в бухгалтерии по местам производства (цеха, бригады, склады и т. п.). Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце книги ставится подпись главного бухгалтера и указывается количество страниц. Наиболее распространенные книги Главная и складского учета.
Карточки – это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера. При открытии карточки регистрируются в особом реестре, где каждой из них присваивается свой порядковый номер, это позволяет в любой момент проверить наличие всех карточек.
Свободные листы представляют собой разновидность карточных учетных реестров; отличие состоит лишь в способе хранения. Если карточки хранятся в картотеке, то отдельные листы находятся в специальных регистраторах (папках). В любой момент каждый лист может быть вынут из регистратора для записей, подсчета, выборок и т. п.
По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные. Хронологические регистры применяются для регистрации всех документов в порядке их поступления, но без распределения по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель – обеспечить контроль сохранности документов, поступивших в бухгалтерию, и правильностью записи в них. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, опись инвентарных карточек по учету основных средств).
Систематические регистры ведутся для группировки бухгалтерских записей по синтетическим счетам и аналитическим счетам. Например, Главная книга ведется в бухгалтерии при мемориально-ордерной форме учета для группировки операций по синтетическим счетам.
Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером являются книга Журнал-Главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.
По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтетические и аналитические. Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетические счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, Реестр счетных документов. Главная книга и книга Журнал-Главная).
Регистры аналитического учета служат для отражения показателей аналитических счетов и контроля за наличием и движением каждого вида материальных ценностей.
По строению регистры подразделяются на односторонние, многографные, линейные и шахматные.
Односторонние регистры – это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете. Они имеют следующий вид:
Построение одностороннего регистра
Форма двухстороннего регистра
Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Так, учет движения материалов отражается в целом по организации; в разрезе отдельных материально-ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т. д.
Линейные регистры – разновидность многографных регистров; здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что позволяет разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов (это невозможно при вертикальном графлении). Например, в журнале-ордере №7 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по нему отражаются на отдельной строке.
Шахматные регистры используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и графы. Примером могут служить некоторые журналы-ордера: 10,10/1,11,13 и др. и Главная книга (она нашла широкое применение на малых предприятиях).
11.2. Исправление ошибок в бухгалтерских документах и в учетных регистрах
Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов. Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе – подписями лиц, подписавших документ; в регистрах – подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях исправления, даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.
Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета – до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляют справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой; эти справки хранятся обособленно при соответствующих учетных регистрах.
Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется, если:
Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в размере 5400 тыс.руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 тыс. руб. В качестве оправдательного документа составляется справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись по обычными правилами на сумму 400 тыс. руб. На счетах это выглядит так:
Особенности журнально-ордерной формы бухгалтерского учета
Журнально-ордерная форма бухучета (ЖОФ) – это форма, подразумевающая сбор данных. Регистры – это журналы, созданные по КТ счетов бухучета. Создаются и дополнительные ведомости, оформленные по ДТ счетов.
Основные принципы создания
При разработке ЖОФ используются эти законы:
Основополагающим принципом ЖОФ является принцип сбора данных первички в разрезах, нужных для целей общего и детализированного учета. Систематизация сведений происходит в учетных регистрах. Последние нужны для фиксации всех операций, предполагающих учет.
Все направления записей вносятся единовременно. В ЖОФ используется две формы регистров. Рассмотрим все их особенности.
Журналы-ордера
Журнал-ордер – таблица, выстроенная по шахматной схеме. Обеспечивает фиксацию операции одновременно на двух счетах: дебет и кредит. Для учета и на КТ, и на ДТ нужно вести всего одну запись. Записи заносятся на основе сведений из первички или отчетов. Все отчеты и первичная документация должны быть тщательно проверена. На бумагах, записанных в журналы, прописывается эта информация: дата записи, номер строки в журнале, где находится запись.
Журналы-ордера выстроены по значению КТ. Регистрация оборотов по КТ выполняется в корреспонденции со счетами ДТ. В бумагах фиксируются операции по КТ.
Сотрудники должны рассчитывать промежуточные результаты. Делать это нужно на протяжении всего месяца по декадам или рабочим неделям. Когда завершился этап внесения записей за месяц, нужно определить итоги за этот отчетный период. По некоторым счетам ведутся записи и в журнале-ордере, и в ведомости. Итоги из этих документов нужно сравнивать между собой.
После того как все подсчеты и проверки выполнены, журнал-ордер должен быть подписан. Подпись ставится сотрудником, который составлял документ. Свою подпись ставит главбух.
Ежемесячные результаты журнала вписываются в Главную книгу. Об этом нужно проставить отметку в журнале-ордере.
Если в регистрах были найдены ошибки, нужно их исправить. Делать это нужно в соответствии с такими правилами:
Правильное построение журналов-ордеров нужно для контроля над правильностью записей бухучета. Эти документы нужно переплетать, а также нумеровать. Хранить их требуется отдельно от первички. Если документов совсем мало, можно подшить их в одну папку.
Вспомогательная ведомость
Вспомогательные ведомости используются тогда, когда аналитические значения по счетам нельзя записать в сами журналы-ордера в связи со сложностью. В подобных ситуациях нужно выполнить группировку в ведомостях. Итоги из этих ведомостей вносятся в журналы-ордера. Иногда группировка может выполняться в таблицах.
К СВЕДЕНИЮ! Ведомость нужна для улучшения и упрощения бухучета. Она позволяет снизить количество учетных записей.
Структура
ЖОФ является наиболее популярной формой ведения бухучета. Даже принцип функционирования автоматизированных программ бухучета базируется именно на рассматриваемой форме. Она являет собой наилучшую совокупность этих видов учета:
Если все записи будут внесены правильно, итоги по всем формам записей должны совпадать.
Особенности применения
Журналы-ордера заводятся на месяц. Рекомендуется разделить регистры. Для этого требуется создать несколько книг для записей. На протяжении всего месяца записи нужно и заносить в регистр, и суммировать в ведомостях.
Ведомостями в рамках ЖОФ могут быть эти бумаги:
Перенос сведений из ведомостей выполняется в любой момент. Но делать это нужно с определенной регулярностью. К примеру, делать это можно раз в неделю, месяц, день. В завершение месяца итоги переносятся в последующий регистр ЖОФ – Главную книгу. Нужно понимать, что журналы-ордера ведутся именно для выведения итогов.
К СВЕДЕНИЮ! Ведение регистров нужно и для вывода сальдо.
Преимущества и недостатки
Но рассматриваемая форма не лишена недостатков:
Недостатки у системы есть, однако она все равно широко применяется как крупными предприятиями, так и небольшими компаниями.
Виды бухгалтерского учета
Определимся с понятиями
Формы бухгалтерского учета — это регламентированные на законодательном уровне способы внесения (отражения) записи о совершенном факте хозяйственной деятельности в первичные документы и способ дальнейшей регистрации в учетных журналах.
Организация обязана самостоятельно определить форму ведения бухгалтерского учета, которая будет применяться в конкретном учетном периоде. При выборе следует учитывать следующие факторы:
Виды бухгалтерского учета
В настоящее время различают следующие виды бухучета:
Ранее этот перечень можно было дополнить простой формой бухучета. Данный вид характеризуется тем, что бухучет ведется в обход метода двойной записи. То есть хозяйственные операции отражаются только по одному счету. Но на территории нашей страны метод одной записи не используется.
Каждый из поименованных видов ведения БУ имеет ряд отличительных признаков, которые мы рассмотрим далее. Отметим, что характеристика форм бухучета зависит от:
Характеристики основных форм
Рассмотрим ключевые особенности способов ведения бухгалтерского учета в виде таблицы.
Вид бухучета (ВБУ), при котором каждая хозяйственная операция отражается в специальном первичном документе. То есть выписывается мемориальный ордер. Затем бухгалтер регистрирует мемориальные ордера в специальных регистрах БУ. На основании данных мемориальных журналов формируется оборотная ведомость или главная книга.
Данный ВБУ является самым трудоемким и затратным. К тому же мемориально-ордерный способ ведения БУ не позволяет объединить синтетический и аналитический бухучеты. Следовательно, количество ошибок может возрасти, что отрицательно сказывается на достоверности данных. Формирование отчетности при таком ВБУ также становится проблематичным.
Актуальный вид БУ, используемый повсеместно, при котором хронология и систематизация данных совпадают. Синтетический и аналитический учеты ведутся неразрывно, что позволяет сократить количество неточностей в бухгалтерских данных, а также сократить время на формирование промежуточной и годовой отчетностей.
Первичные документы регистрируются в специальных журналах-ордерах, причем одновременно с поступлением первичной документации. Итоговые обороты по журналам-ордерам переносятся в Главную книгу. Подробнее читайте в статье «Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета».
Используется преимущественно в небольших организациях, имеющих маленькие объемы производства. Также Журнал-главный применяют некоторые финансовые учреждения.
Отличительная особенность данного ВБУ заключается в том, что все хозяйственные операции вносятся в хронологическом порядке в одну книгу Журнал-главный.
Такой способ ведения бухучета могут вести только те экономические субъекты, которые поименованы в законе № 402-ФЗ.
Об этой форме БУ и особенностях составления отчетности мы рассказывали в статье «Упрощенная бухгалтерская финансовая отчетность за 2017 год».
Самый прогрессивный вид БУ. В связи с постоянной компьютеризацией и автоматизацией учета, введением новых специализированных бухгалтерских программ организация БУ намного упрощена.
Данный способ БУ позволяет одновременно регистрировать факты хозяйственной деятельности в первичной и учетной документации. Иными словами, бухгалтер вносит в программу приходный кассовый ордер (или другую первичку), а обороты по корреспондирующим счетам уже отражены в учетных регистрах и оборотных ведомостях.
Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)
Виды регистров бухгалтерского учета
Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.
Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.
Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:
Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:
По объему содержания разделение регистров бухгалтерского учета на виды производится следующим образом:
Как вести аналитический бухгалтерский учет, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
По внешнему виду регистры делятся на:
Регистры бухгалтерского учета: перечень
В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.
В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.
Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:
Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.
Также выделяют следующие виды бухгалтерского учета:
В настоящее время автоматизированная форма в перечне способов ведения бухгалтерского учета является наиболее прогрессивной. Ведь при данном типе бухгалтерского учета на основе введенных в систему данных первичных документов производится автоматическая систематизация информации и ее группировка с необходимой степенью детализации за любой промежуток времени. На основе введенных данных программа автоматически заполняет отчетность, а также снижает риск ошибок при ведении учета.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.
Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:
Формирование регистров бухучета
Ф.И.О. ответственного за ведение регистра лица
Журналы учёта
Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.
Журнал учета документации
Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:
Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.
Журнал учета документации наделяется этими функциями:
В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.
Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.
Журнал учета рабочего времени
Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.
Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:
Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.
Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.
Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.
Сколько времени хранится журнал?
Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.
Какие книги должен вести кадровый отдел?
Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:
Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.
Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.
Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:
ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.