журнал кладовщика образец заполнения
Форма ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе
На складах ведение учета движения товаров является обязательным. Для этого материально ответственное лицо заполняет специальный журнал по каждой операции по приходу или расходу товара, отмечает остаток товара или получившееся количество после прихода. Рассказываем, как вносить информацию в журнал учета движения товаров на складе по форме ТОРГ-18.
О журнале
Журнал ведут по сортам, названию продукции, количеству и ее цене. Записывать информацию нужно только на основании первичных бумаг: в журнале нужно указывать их реквизиты. Записи делают после каждого поступления или выбытия товара. Остаток отмечают обязательно. Под ним понимается общее имеющееся количество товара, считают также контейнеры и/или упаковочные пленки.
Назначение журнала — быстрое информирование об остатках товара на складе, о скорости сбыта товара, спросе на него и т.д. Благодаря этим данным руководство сможет решить дополнительно закупать тот или иной товар или, наоборот, снизить закупаемое количество. Журнал не является обязательным к заполнению документом, однако рекомендуется все-таки его использовать для удобства отслеживания движения товара.
Документ можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заполнением занимается материально ответственное лицо: кладовщик, заведующий складом и т.п.
После окончания периода заполнения журнала его прошивают, вписывают количество страниц, заверяют подписью руководителя. Хранить журнал в организации нужно в течение 5 лет.
О форме ТОРГ-18
Данная форма для журнала учета движения товаров на складе была утверждена постановлением Госкомстата от 25 декабря от 1998 года № 132. Она была обязательной до конца 2012 года. С начала 2013 года форма носит рекомендательный характер. Теперь организации могут сами решать, какие формы первичных учетных документов им применять: унифицированные или самостоятельно разработанные. Можно изменять уже существующие унифицированные бланки.
При выборе использовать собственные формы компания должна учитывать, что первичный учетный документ должен содержать ряд обязательных реквизитов. Их перечень можно найти в п. 2 ст. 9 ФЗ от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ («Закон о бухгалтерском учете»). Также не нужно забывать об утверждении документов в учетной политике компании.
В принципе, форма ТОРГ-18 в настоящее время продолжает использоваться организациями. Она удобна в заполнении и привычна проверяющим органам.
Как заполнить журнал по форме ТОРГ-18
На титульном листе указывают такие данные:
В основной части журнала необходимо указать наименование товара и единицы измерения. Также нужно заполнять таблицу по мере движения товаров на складе. Что нужно вписать:
В графе «7» таблицы можно написать комментарий. К примеру, указать на какие-либо особенности, которые повлияли на массу товара. 
Если обнаружена ошибка
При обнаружении фактической ошибки (неправильно указано количество или наименование товара) необходимо воспользоваться стандартным алгоритмом:
Журнал складского учета
zhurnal_skladskogo_ucheta.jpg
Похожие публикации
За прием, хранение, учет товарно-материальных ценностей в организации должны отвечать определенные работники (например, это может быть заведующий складом или кладовщик), которые несут ответственность за правильное оформление операций по приему и отпуску. В штате компании может отсутствовать соответствующая должность, но обязанности могут быть возложены на другого работника. При этом с ним обязательно должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Наличие и движение того или иного товара работник должен отражать в соответствующих первичных документах, формы которых компания вправе разработать самостоятельно. В качестве образца для разработки документа могут использоваться и дорабатываться унифицированные формы документов.
Журнал складского учета (образец)
Если организация применяет сортовой метод учета, то ей необходимо учитывать отдельно поступление каждого вида товара. Так, поступление товаров может отражаться в карточке складского учета, которая содержит количество поступившего товара и дату его поступления отдельно по каждому виду товаров. В качестве альтернативы использования карточек на складе может заполняться журнал складского учета. Если учет на складе ведется с помощью журнала, то на каждый вид товара открывается свой отдельный раздел. В каждом разделе указывается фактически та же информация, что и в карточках складского учета.
Журнал складского учета обычно содержит следующую информацию:
Каждая запись в журнале заверяется подписью материально-ответственного лица с указанием даты заполнения. В журнале также может присутствовать раздел, отражающий факт проверки сведений, содержащихся в журнале. Обычно он включает в себя данные о дате проверки, замечаниях или иных комментарии по факту проверки, данные о проверяющем лице.
Все страницы журнала должны быть пронумерованы по порядку, а сам журнал складского учета прошит. На последней странице должно быть зафиксировано количество страниц, должна стоять заверяющая подпись главного бухгалтера и дата начала заполнения. Ниже представлен образец журнала.
Документы складского учета: полное руководство
Складские документы — это специализированные шаблоны и формуляры, в которых фиксируется информация о фактическом наличии и движении материальных ценностей на складах организации.
Что относят к складским документам
Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.
Вот что относится к складским документам:
Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.
Как организовать учет
Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.
Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.
Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.
Документооборот на складе
Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:
Этап учета ТМЦ на складах
Образцы складских документов
Рекомендации по заполнению
Заполняются при покупке материальных ценностей у поставщика. Представляют собой товарные накладные, в которых детализирована информация о поступающих ТМЦ.
Так как документы поступают от внешних источников, заполнением бланков занимается поставщик (продавец, передающая сторона).
Приходный ордер заполняется ответственным лицом по ведению складского учета. Допускается отказаться от заполнения М-4, заменив формуляр специальным штампом. Штамп о получении проставляется на накладных. В структуре штампа должны быть предусмотрены все обязательные реквизиты М-4.
Это акт о наличии расхождений. Его требуется составить, если фактический объем, характеристики или качество поставки отличается от заявленных позиций в накладной.
Товарный чек или накладная
Используется при закупке ТМЦ через подотчетных лиц.
С 01.07.2019 изменились правила ведения подотчета. Теперь принять материалы только по накладной или товарному чеку нельзя. Обязательно требуется фискальный чек.
Справки, акты, ведомости и иные бланки
Используются при иных способах поступления ТМЦ. Например, при безвозмездной передаче придется подготовить акт о приемке-передаче. Либо использовать иной документ, предусмотренный в учетной политике.
Например, складская справка об остатках в произвольной форме потребуется при сверке остатков с бухгалтерией.
Используется при условии, что организация осуществляет партионный способ учета ТМЦ. То есть каждая партия товара хранится отдельно. На каждую поставку заводится партионная карта.
Партия — это однородные товары, ценности, материалы, которые поступили в учреждение по одному первичному документу.
Бланк партионной карты разрабатывается фирмой самостоятельно.
Карточка учета материалов
Этот метод учета называется сортовым. Карточка заводится на каждую учетную единицу ТМЦ. Учет в таком случае ведется по видам материалов, сортам, наименованиям. Причем вне зависимости от даты и объема поставки.
Требование-накладная оформляется при необходимости передать ТМЦ от одного материально-ответственного лица другому. Например, при передаче материалов между складами или структурными подразделениями учреждения.
М-11 заполняет ответственный работник отправляющей стороны. Составляется 2 экземпляра. Первый хранится по месту выбытия актива, второй — по месту учета при поступлении.
Приказ о проведении инвентаризации
Локальный распорядительный акт — основание для проведения контрольных мероприятий. В приказе следует обозначить:
С готовым приказом должны быть ознакомлены все заинтересованные лица.
Это фактическое наличие активов и ТМЦ на складе предприятия. То есть уполномоченная комиссия фиксирует данные в опись в соответствии с фактическими показателями и объемами ТМЦ.
Инвентаризация может проводиться только в присутствии материально ответственных лиц (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
Одна из обозначенных ведомостей заполняется при наличии расхождений фактических и учетных данных. Если бухгалтерский учет, складской учет не совпали, то расхождение фиксируется в документе.
Какой именно документ будет использоваться в работе, закрепите в учетной политике.
Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией
При получении материалов на хранение ответственное лицо заполняет акт приема-передачи ТМЦ по форме МХ-1. В нем фиксируется информация об активах, передаваемых на ответственное хранение на склад.
По истечению срока хранения либо по требованию передавшей стороны МОЛ возвращает товары. Оформляется акт о возврате ТМЦ в форме МХ-2.
Используется при списании материалов в производство либо для передачи активов на сторону. Заводится только на одну номенклатуру и на один отчетный месяц. По истечению отчетного периода передается в бухгалтерию.
Накладная об отпуске материалов на сторону
Заполняется при отпуске товаров или материалов на сторону. Используется редко, в большинстве случаев применяется форма М-15.
Оформляется разово. То есть один отпуск ТМЦ — один документ. Подготовьте сразу два экземпляра для каждой стороны.
Используется при реализации товарных ценностей. Если отгрузка товаров покупателям производится через транспортные компании, то следует оформить и товарно-транспортную накладную.
Накладные в складском учете
Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.
Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.
Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.
Образец товарной накладной ТОРГ-12
Инвентаризационные ведомости
Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.
Оснований для проведения инвентаризации несколько:
При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.
Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19
Ценные бумаги в складском учете
Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.
Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:
Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Форма МХ-6. Журнал учета расхода продукции, ТМЦ в местах хранения
Журнал по форме МХ-6 применяется для учета расхода продукции и ТМЦ в местах хранения (складах). Его можно вести в виде журнала или ведомостей, в зависимости от того, какой способ выберет компания. Ответственным за заполнение этого документа назначают кладовщика, заведующего складом или другого работника с аналогичными трудовыми задачами. Разберемся, как правильно работать с журналом и заполнять его.
Общие сведения
Данная форма создана для помощи бухгалтерам в ведении учета движения продукции на складах и других местах хранения. С ее помощью проводится сверка данных по расходу продукции в бухучете со складским учетом.
Записи в журнале делают в хронологическом порядке. Их нужно производить на основании таких документов, как акты приема-передачи, накладные и т.д. Информацию надо переносить предельно внимательно.
Заполняет журнал материально ответственное лицо. С ним обязательно должен быть заключен соответствующий договор согласно трудовому законодательству страны.
Документ периодически должен проверяться бухгалтером на предмет достоверности сведений в нем. Сроки таких проверок утверждают в положении о документообороте организации.
К сведению! Журнал после заполнения необходимо хранить в организации в течение 5 лет.
Немного о форме МХ-6
Этот бланк унифицированный, он был утвержден Госкомстатом России — постановлением от 9 августа 1999 года №66 и до конца 2012 года был обязательным к применению для ведения складского учета ТМЦ. С 2013 года форма приобрела рекомендательный характер. Но многие компании по-прежнему отдают предпочтение этому бланку, как и другим унифицированным. Они включают все необходимые реквизиты, и проверяющие органы относятся к ним без подозрений.
К сведению! Если компания решает использовать самостоятельно разработанные формы, то все требуемые законодательством реквизиты обязательно должны присутствовать. О них можно прочитать в п. 2, ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухучете».
Свое решение о выборе форм первичных документов организация должна зафиксировать в учетной политике приказом руководителя.
Как заполнить журнал по форме МХ-6
Заполняют документ на компьютере или от руки. Журнал состоит из обложки и страниц (таблицы).
Титульный лист
На обложке нужно указать такие данные:
Страницы
Таблица содержит такие графы (номера списка соответствуют номерам граф таблицы):
Инструкция: заполняем журнал учета ТМЦ
Журнал учета выдачи товарно-материальных ценностей — это специализированная форма бухгалтерской документации, которая позволяет отражать движение ТМЦ в местах хранения. Какой бланк документа использовать и как его заполнять, рассказываем в статье.
Как организовать учет ТМЦ
Если в учреждении материальных ценностей не много, то достаточно отразить в бухучете их поступление и дальнейшее списание при износе. использовании, передаче. То есть не обязательно заполнять складской журнал; ведение учета материальных ценностей оправданно, если на предприятии числится большой запас материальных активов, и их использование подразумевает движение между структурными подразделениями. Такой подход позволяет обеспечить соответствующий контроль над сохранностью и целевым использованием имущества предприятия.
Руководитель организации должен назначить ответственного работника, который и будет регистрировать записи в журнале. Обычно данные обязанности возлагают на кладовщика либо на иное материально-ответственное лицо, например заведующего складом или заведующего хозяйством.
Бланк документа: какой использовать
Для учета движения ТМЦ используйте специальный журнал выдачи материальных ценностей, образец можно разработать самостоятельно. Такое право закрепляет закон № 402-ФЗ. Либо используйте унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 09.08.1999 № 66.
Например, для отражения поступлений ТМЦ, можно применять форму МХ-5 (ОКУД 0335005).
Для отражения расхода материальных ценностей применяется иной бланк — МХ-6 (ОКУД 0335006).
На основании данных унифицированных форм учреждение вправе самостоятельно разработать бланк, который будет отвечать всем специфическим особенностям деятельности. Такой бланк следует утвердить в учетной политике либо в отдельном локальном распоряжении.
Как вести журнал
Ведение учетного регистра имеет свои особенности:
Как заполнить
Журнал учета материальных ценностей (образец заполнения) по структуре не отличается от обычных учетных регистров. Он состоит из титульного листа и страниц, оформленных в виде таблицы.
Титульный лист заполняется один раз — при создании документа. Здесь указывается следующая информация:
Допустимо указать дополнительные сведения. Например, вид деятельности по ОКВЭД, ИНН, ОКПО, КПП и прочие регистрационные данные.
Табличная часть документа заполняется данными о передвижениях ТМЦ:
Вы можете заполненный журнал учета материальных ценностей скачать бесплатно.