журнал опечатывания помещений образец
Приложение N 27. Акт опечатывания помещений, складов, архивов и иных мест нахождения (хранения) документов и товаров, в отношении которых проводится выездная таможенная проверка
Приложение N 27
к приказу ФТС России
от 14 февраля 2019 г. N 258
1 Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1, ст. 1; 2016, N 26, ст. 3882; 2019, N 4, ст. 360.
Порядок заполнения формы акта опечатывания помещений, складов, архивов и иных мест нахождения (хранения) документов и товаров, в отношении которых проводится выездная таможенная проверка
2. В Акте указываются место составления документа и дата.
4. После слов «проверяемого лица либо его представителя:» указываются должность, фамилия, имя, отчество (отчество указывается при наличии), наименование и номер документа, удостоверяющего личность проверяемого лица либо его представителя. Для представителя дополнительно указываются наименование и иные реквизиты документа, подтверждающего его полномочия.
В случае если опечатывание помещений, складов, архивов и иных мест нахождения (хранения) документов и товаров, в отношении которых проводится выездная таможенная проверка, производилось без присутствия проверяемого лица (его представителя), в строке проставляется прочерк.
5. В случае если Акт составлялся без присутствия понятых, после слова «понятых:» проставляются прочерки.
6. В случае если Акт составлялся без присутствия иных лиц, после слов «иных лиц:» проставляется прочерк.
7. В строке, начинающейся со слов «произведено опечатывание:», указывается наименование помещений, складов, архивов и иных мест нахождения (хранения) документов и товаров, в отношении которых проводится выездная таможенная проверка.
8. В строке, начинающейся со слов «в котором находятся», указываются документы и (или) товары в отношении которых проводится выездная таможенная проверка.
9. В строке, начинающейся со слов «описание способа опечатывания», указываются оттиски печати, пломбы, содержание оттиска.
10. В строке, начинающейся со слов «Замечания, заявления, сделанные при опечатывании», указывается содержание замечаний лиц, сделанных при опечатывании, либо указание на отсутствие замечаний.
11. В строке, начинающейся со слов «Расписка проверяемого лица или его представителя о принятии под охрану опечатанного помещения, иного места», указываются фамилия, инициалы имени и отчества (инициал отчества указывается при наличии отчества) проверяемого лица или его представителя, проставляется подпись указанного лица либо делается отметка об отказе проверяемого лица (его представителя) проставить свою подпись.
В случае отсутствия проверяемого лица (его представителя) делается отметка об их отсутствии.
Акт опечатывания помещения
Акт опечатывания помещения составляется в свободной форме. Это значит, что каждая организация вправе разработать и принять собственный бланк документа, который будет служить для фиксации того факта, что помещение опечатано. Но это не значит, что документация может не соответствовать общепринятым требованиям, которые предъявляются к ней.
Когда нужен
Акт пригождается во многих случаях. Например, его составление является частью инструкции об охранном режиме на некоторых предприятиях. Эти учреждения могут хранить какие-либо данные, не подлежащие разглашению, а также материальные ценности. Он нужен, в частности, когда арендодатель, в соответствии со своими законными правами, перестает пускать арендатора в помещения, а последний может туда проникнуть.
В большинстве случаев акт составляется для безопасности и в качестве дополнительного аргумента в возможных судебных разбирательствах. Ценные вещи, документы и деньги, если находятся у ответственного лица, должны быть защищены от возможности взаимодействия с иными лицами.
В ходе проверок вышестоящих организаций тоже возникает необходимость такой временной меры в качестве страховки от вмешательства в расследование и пр.
Подготовка
Для того чтобы какой бы то ни было акт имел юридическую силу, его должны подписать не менее трех человек, которые составляют комиссию. И эти сотрудники должны быть назначены в эту комиссию распоряжением руководителя. В некоторых организациях, в связи с существующим внутренним распорядком, руководитель обязан также подписать распоряжение, которое содержит значимые нюансы процедуры опечатывания, а именно:
Но этот документ не является обязательным при наличии акта. Если же акта нет, то опечатка производится в соответствии с приказом. Иначе она будет незаконной.
Составные части акта опечатывания помещения
Оптимальным решением будет использование бланка организации. В самом верху бумаги всегда расположены ее наименование, а также место и дата составления. В конце – подписи ответственных лиц. Эти пункты нельзя изменить.
Все остальное остается на усмотрение той организации, которая будет использовать акт. Некоторые графы можно дополнить или поменять. Главное, чтобы окончательный бланк был утвержден учетной политикой компании. В прикрепленных образце и бланке акта имеются следующие графы:
Завершается все несколькими подписями с расшифровкой. Их должно быть не менее трех.
Возможные ошибки
При заполнении следует избегать ошибок и опечаток в тексте акта, иначе есть вероятность его аннулирования. Обычно неточности связаны с:
Если акт заполняется в электронном виде, то легче будет заново распечатать его и проставить подписи.
Если же все заполняется вручную, то при описке стоит зачеркнуть ее одной чертой, рядом написать верные данные.
Подписать «Исправленному верить» и добиться, чтобы рядом с исправлением расписались все те лица, которые оставили свои подписи в конце акта. Если не быть щепетильным при заполнении акта опечатывания помещения, то есть вероятность не доказать впоследствии факт проникновения.
Способы опечатывания
Руководитель организации обычно выбирает наиболее удобный способ для опечатывания в конкретной ситуации. Их несколько:
На практике очень удобным оказывается специализированный пломбировочный скотч. Типографии продают специальные пломбы-наклейки различных цветов. Можно заказать индивидуальные надписи на них. В любом случае главное – сам факт недоступности к внутреннему содержимому посторонних лиц. Также удобно с помощью фиксации факта сорванных пломб доказывать факт проникновения в помещения.
Что и кем может опечатываться
Опечатываться могут склады, архивы, кассы, разнообразные служебные помещения Счетной палатой, Роскомсанэпиднадзором и другими контролирующими органами (для каждого из них бланк будет разный). И акт опечатывания помещения с успехом поможет документально оформить этот процесс.
Журнал учета и установки пломб
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
В журнал заносят основные сведения о дате опломбирования/вскрытия пломб.
О любом нарушении пломбы следует поставить в известность соответствующих должностных лиц, отдел безопасности, а также зарегистрировать эти нарушения в журнале.
Журнал опечатывания содержит графы (столбцы):
№ п/п
Ф.И.О.
Опломбирование
— Дата
— № пломбы
Подпись
Вскрытие
— Дата
— № пломбы
Подпись
Примечание
Для четкой процедуры контроля доступа к объектам и эффективного использования пломбирующих устройств необходимо вести журнал установки (снятия) пломб.
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал регистрации въезда и выезда автотранспорта
от 35 руб.
Журнал учета обхода территории
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Журнал опечатывания помещений образец
10.4. Обеспечение безопасности организации
Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации
Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
Приказы начальника гражданской обороны объекта
Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно- вычислительной техники, используемой в этих помещениях
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения
Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции
Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации
Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности
Переписка о выявлении причин пожаров
Переписка о предупредительных мерах от стихийных бедствий
Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей
Документы (планы, отчеты, справки, сводки) постоянно действующих пожарно-технических комиссий
Журналы учета, списки формирований гражданской обороны
(1) После замены новыми
Книги учета имущества подразделений гражданской обороны
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
Списки противопожарного оборудования и инвентаря
(1) После замены новыми
Списки, графики дежурных по организациям
Списки эвакуируемых работников и членов их семей
(1) После замены новыми
Документы (планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) об улучшении технической и антитеррористической укрепленности организации
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них
Договоры об охранной деятельности
(1) После истечения срока действия договора
Схемы дислокации постов охраны
(1) После замены новыми
Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия
Документы (акты, справки, докладные, служебные записки, заключения, переписка) по вопросам пропускного режима организации
Образцы подписей служебных удостоверений
До минования надобности (1)
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей
Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации
Журналы учёта
Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.
Журнал учета документации
Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:
Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.
Журнал учета документации наделяется этими функциями:
В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.
Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.
Журнал учета рабочего времени
Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.
Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:
Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.
Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.
Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.
Сколько времени хранится журнал?
Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.
Какие книги должен вести кадровый отдел?
Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:
Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.
Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.
Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:
ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.