журнал передачи печатей и штампов образец
Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, порядок ведения
Небольшие организации могут обходиться только одной печатью. Она хранится у руководителя или главного бухгалтера. Необходимости в документальном контроле клише нет. Но чаще всего печатей несколько, поэтому их местонахождение должно быть официально зарегистрировано.
Печати и штампы организации
Обычно предприятия владеют единственной основной печатью и несколькими вспомогательными. Вспомогательные печати имеют тот же оттиск, что и основная, но добавляются надписи, указывающие на отдел:
Печать автомат: правила хранения
С помощью штампов в документах отражают реквизиты, адрес организации, регистрационный номер или другие служебные отметки, которые делать вручную долго и неудобно. Ограничений по числу штампов для организаций нет.В некоторых фирмах набор для оттисков оказывается очень объемным.
Юридическая значимость печатей высока, поэтому требуется контроль их местонахождения. Печати хранятся в сейфе, штампы можно оставлять в выдвижных ящиках. Обеспечить надзор за движением штемпелей во время работы помогает журнал учета печатей и штампов (далее Журнал).
Особенности учетного документа
Журнал помогает быстро определить, в каком подразделении можно найти ту или иную печать, когда и кому она выдавалась, была ли утеряна, уничтожена и т.д.
Жесткого законодательного регламента в отношении формы документа нет. Организация может сама разработать макет Журнала и включить в него необходимые графы. По стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003) применяются обязательные требования:
В Журнале прописываются наименование предприятия или его подразделения, период начала и завершения ведения. Учет осуществляется в таблице, включающей обычно четыре колонки:
Форма готового журнала
Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:
Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.
Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.
Кто и когда ведет Журнал
Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:
Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.
Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.
Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.
Как правильно вести учет
За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.
Передавать печать сотруднику, которому предстоит с ней работать, можно только после соответствующей отметки в Журнале и его подписи. Требуется отследить и отметить в документе факт последующего возврата печати. Возврат подтверждают две подписи – сотрудника и ответственного за Журнал.
Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.
Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».
Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.
Если печать пропала
Когда выясняется, что одно или несколько клише потеряно (украдено), необходимо письменное обращение в полицию. На основании выданной отделением справки заказывают новую печать. Сообщить об инциденте нужно в регистрирующий орган, банк и СМИ.
В организации назначается комиссия, которая документально оформляет происшествие и выносит решение о степени вины ответственного лица. Если вина очевидна, сотруднику грозит дисциплинарное взыскание. В Журнале создается отметка: «Печать утеряна» и указывается номер акта.
Готовые печатные версии Журнала, предлагаемые магазинами канцтоваров, имеют от двадцати до шестисот страниц. После того, как последняя страница документа будет заполнена, он направляется в архив. Журналы оттисков передаются туда на вечное хранение.
Таким образом, все печати предприятия учитываются в специальном журнале. Это облегчает контроль и дает организации юридическую и экономическую защиту.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов
Вспомогательные и основные печати, а так же штампы — имеют большую юридическую ценность, поэтому выдаются исключительно под подпись и только доверенным работникам. Для учета штампов и печатей на предприятии ведется «Журнал учета печатей и штампов».
Для чего необходим журнал учета печатей и штампов?
Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и основные реквизиты можно посмотреть в нашей новой статье по ссылке.
При его наличии не составит труда в кратчайшие сроки выяснить, у кого, в каком подразделении находятся предметы и когда они были выданы, а в случае их утери или уничтожения — дату события и решение комиссии, подтвержденное составленным актом.
Форма и порядок ведения журнала учета
Форма документа не регламентирована законодательно — каждая организация вправе разработать ее самостоятельно и внести в документ соответствующие графы.
Несмотря на это, ведется Журнал в соответствии с требованиями к документам строгой отчетности (ГОСТ Р 6.30-2003):
Что такое журнал регистрации несчастных случаев на производстве и как его заполнить, вы можете узнать в статье по ссылке.
Образец заполнения журнала учета.
Как правильно оформить журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда? Образец и пошаговая инструкция содержатся по ссылке.
После выдачи печати или штампа структурному подразделению, ответственность за предмет возлагается на работников, их получивших (это утверждается распоряжением руководства).
Осуществляется выдача исключительно под подпись, которую работник оставляет в Журнале.
Журнал учета печатей и штампов: реквизиты и образец заполнения
В Журнале учета печатей и штампов обязательно указываются:
Если печать или оттиск подлежит уничтожению, то заполняются и такие данные:
Что такое журнал учета огнетушителей и как его правильно вести на предприятии – узнайте в этой статье.
В данном случае происшествие отражается в акте и в Журнале, в графе с примечаниями — здесь вместо «Печать уничтожена (штамп уничтожен) в связи с износом» будет указано, — «Утеряна (утерян)» и номер акта.
Тут вы можете узнать о том, для чего нужна печать индивидуальному предпринимателю и какие требуются документы для ее изготовления.
Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 1. 
Страницы журнала учета печатей и штампов – Фото 2.
Где можно скачать бесплатно образец документа?
Журнал учета печатей и штампов – образец заполнения находится по этой ссылке. А бланк документа можно скачать бесплатно здесь.
Образец заполнения учетного журнала.
О процессе изготовления печатей в экспонирующей камере, вы можете больше узнать в следующей видео-инструкции:
Скачать образец бесплатно. Журнал учета печатей штампов и факсимиле
Приказ ФМС России от 08.11.2010 N 400 (ред. от 13.07.2015) «По делопроизводству в системе ФМС России» (вместе с «Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России»)
Последние публикации
Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета «полный расчет». Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.
Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.
При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).
В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.
Акт приема-передачи печати — правильный образец в 2021 году
Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Файлы для скачивания:
Значение акта приема-передачи печати
Передавать по такому акту можно любые вещи, которые можно индивидуализировать. Так, например, при передаче печати юридического лица так же используют данный акт. Ведь печать является важным атрибутом деятельности компании, который необходимо охранять.
Зачастую, печати на фирмах хранятся под замком, так как именно ею происходит удостоверение юридического лица при совершении им сделок. Поэтому следить необходимо за тем, где именно она храниться. И если она переходит от одного лица другому, то составляется акт приема-передачи, удостоверяющий передачу печати. С подписанием такого акта вся ответственность с бывшего хранителя ложится на плечи нового держателя печати, что очень важно зафиксировать документально.
Предназначение формы
Печать представлена охраняемым предметом, поэтому руководитель предприятия самостоятельно назначает должностное лицо, которое несет ответственность за хранение и передачу печати. Обычно для этих целей выбирается либо сам директор, либо секретарь.
Для хранения покупается специальный сейф, доступ к которому строго ограничен. Печать предназначена для визирования документов, причем не только значимых договоров или контрактов, но и другой рутинной документацией, используемой на предприятии.
Если фирма пользуется печатью, то без нее разные документы не будут обладать юридической ценностью. По этой причине руководство организаций стремится ограничить доступ к штампам. Соблюдение ограничительных мер позволяет предотвратить ситуацию, когда предмет попадает к мошенникам или недобросовестным сотрудникам, которые воспользуются им для достижения корыстных целей.
Для передачи печати другому работнику предприятия обязательно составляется акт. Он включает сведения об участниках процесса, а также указывается способ передачи и срок, в течение которого предмет будет находиться у специалиста.
Благодаря данному документу можно будет легко установить виновника какого-либо происшествия, при котором использовались оттиски.
Как составить акта приема-передачи печати
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:
Завершающим этапом оформления данного документа является проставление автографов. Здесь расписывается бывшее ответственное лицо, и сотрудник, который принимает печать. Своими подписями они подтверждают, что документ составлен по обоюдному желанию, и вся указанная в нем информация является достоверной.
По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую. И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами.
Образец акта приёма-передачи печати
В этом же абзаце нужно вписать,
Кто составляет
Формированием акта приема-передачи штампов занимается ответственный специалист, назначенный приказом руководителя. В текст включаются сведения о двух участниках. Одним выступает специалист, который отвечает за хранение и использование печати, а второй представлен получателем предмета.
Документ приобретает юридическую значимость только после того, как граждане поставят на нем свои подписи.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Какие функции выполняет акт
При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.
Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении.
Как правильно вести журнал учета печатей и штампов?
Основная деятельность юридических лиц требует наличия печатей и штампов. Их оттиски придают легитимность информации, изложенной на бумаге.
Поэтому выдавать эти предметы, имеющие большую юридическую ценность, для использования их по назначению необходимо строго под роспись и только доверенным сотрудникам. Для этого на предприятиях заводят специальный журнал учета.
Что это за документ?
Для подтверждения юридической силы документов производится постановка оттиска печати с реквизитами предприятия на подпись руководителя. Если для этих целей используются предметы с клише по одному экземпляру, то они обычно хранятся у руководства или главного бухгалтера.
В большой организации, где часто требуется использовать несколько моделей разного рода клише для штампования документов, нужно вести строгий учет, кому и когда они выданы на хранение. Таким образом можно достаточно быстро отследить, в каком подразделении находятся штампы или печати, и кто отвечает за их сохранность.
Поэтому его оформляют по такому принципу: сшивают, нумеруют страницы, скрепляют печатью и визируют у руководителя организации. Обо всех имеющихся и поступающих клише для штампования и заверения документов вносится информация в книгу учета отдельными регистрационными записями.
Кто и когда его ведет?
В отношении вмененной обязанности или назначения конкретного должностного лица, ответственного за ведение документа, в правовой базе РФ нет четких указаний. Этот вопрос вынесен на рассмотрение внутри самих организаций. Например, в государственных учреждениях за эти действия несут повинность сотрудники службы делопроизводства.
Для назначения работника, которому будет поручено обеспечивать надлежащий контроль выдачи и хранения печатей, издается приказ. Под роспись об этом оповещается назначенный сотрудник. Обычно выбирают доверенное лицо из штата учреждения. Например, это может быть начальник организационного отдела, главный бухгалтер, служащий из секретариата, канцелярии и других служб.
Наиболее часто обязанность закрепляют за сотрудниками делопроизводства. Правила ведения учетных записей и этапы передачи штампов в подразделения излагаются в инструкции.
Как самому заполнить журнал хозяйственных операций – смотрите здесь.
Порядок заполнения
Если предметы были похищены, то назначается комиссия по расследованию данного факта. На ответственное за хранение лицо налагается дисциплинарное взыскание за утрату. По данному факту составляют акт, в котором описывают результаты расследования и решение руководства предприятия.
Что касается гербовых печатей и штампов, то эти предметы нужно хранить в надежном сейфовом оборудовании. Их использование должно быть организовано только для ограниченного круга лиц и строго в границах помещения, выделенного для хранения.
Аналогичным образом утратившие назначение при смене деятельности или других изменениях печати нужно также уничтожить. Специальной комиссией назначается метод ликвидации этих предметов. После проведения данной процедуры члены комиссии составляют акт.
Акты передаются лицу, ответственному за внесение данных в журнал учета. На основании этих документов производятся пометки об уничтожении или утрате данных предметов.