журнал поездок в организации образец

12.11.202225.11.2022 admin 0 Комментариев

Журнал учета поездок

Настройка блока страниц

Ламинировать обложку C двух сторон

Нумерация, скрепление, печать:

Отверстия для прошивки

Тиснение на обложке

Все настройки

Настройка обложки

Проклеить корешок бумвинилом

Цвет обложки:

Бумвинил

Кожзам

Бумага

Логотип на обложку

Образец журнала

Основные сведения о поездках заносят в специальный журнал, который хранится у работника структурного подразделения.
Журнал учета поездок имеет графы:
Дата
Время выезда в офис\ О.,Б.,Т.Р.
Остатки топлива в баке
Показание спидометра
Заправка
Время выезда
На маршруту, на реагирование
Показание спидометра
Контакное лицо
Время прибытия
Спидометр

Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

Добавить отзыв

Журнал учета измерения температуры сотрудников

от 35 руб.

Журнал по уборке и обработке помещений и поверхностей в целях предупреждения распространения коронавирусной инфекции (COVID-19)

от 35 руб.

Настройка журнала

Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.

Логотип будет размещен над названием журнала по центру.

Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.

Пример расположения логотипа на вертикальной обложке

Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке

Источник

Кому нужен и как вести журнал учета въезда и выезда транспорта

Журнал въезда и выезда автотранспорта на территорию предприятия — это документ, в котором отражается движение автомобилей в зоне нахождения организации с указанием времени, цели.

Для кого ведение обязательно

Обязательность ведения журнала въезда и выезда не установлена, он вводится локальными нормативными актами организации. Приказом Минтранса №296 от 08.08.2018 установлено, что все компании, владеющие транспортными средствами, должны вести журнал технического осмотра автомобиля перед выездом, но это другая форма. Эта отчетность обязательна для всех организаций, даже если автотранспорт используется исключительно для личных нужд и в незначительном количестве.

Бланк, отражающий прибытие ТС на территорию предприятия и его убытие, рекомендуется вести компаниям, эксплуатирующим опасные производственные объекты. На такие организации возложена обязанность по ст. 9 ФЗ-116 от 21.07.1997 предотвращать проникновение на опасный объект предприятия посторонних лиц. Учет въезжающих и выезжающих автомобилей с указанием цели посещения и времени убытия (журнал въезда и выезда машин на территорию) в совокупности с другими мероприятиями исключит бесконтрольное проникновение на территорию предприятия.

Отсутствие такого учетного документа не является поводом для наложения санкций со стороны контролирующих органов, так как к первичным документам учета он не отнесен.

Чтобы правильно вести учет автотранспорта в организации и платить налоги, бесплатно используйте инструкции от экспертов КонсультантПлюс.

Форма

Так как обязательность его ведения не установлена, унифицированная форма журнала при выезде автомобиля 2020 года не введена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк, наиболее удобный в использовании. Общепринятая форма не является обязательной, и ее корректировка допускается.

Бланк любого внутреннего документа, в том числе журнала выезда и заезда транспорта для охраны, рекомендуется утвердить внутренним локальным актом, включить в номенклатуру. Ответственные за его ведение сотрудники (охранники, диспетчеры) знакомятся с ЛНА под подпись, обязанность заполнения отмечается в их трудовых контрактах и должностных инструкциях.

Порядок заполнения

На титульном листе пишется название предприятия, сроки ведения. Стандартная форма включает следующие реквизиты:

Количество и содержание граф допускается менять.

На практике существует стандартная инструкция, как правильно вести журнал выезда водителей:

Так как этот бланк не является первичным документом учета, сроки его хранения не регламентированы, их указывают в ЛНА. Хранится документация в подразделении, сотрудники которого ее ведут, а затем в архиве до минования надобности или окончания срока, установленного в ЛНА.

Образец

Образец журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии.

регистрации въезда и выезда автотранспорта на территорию ООО «Ppt.ru»

Начат «15» октября 2020 года

Окончен «15» октября 2020 года

Ответственный за ведение: заместитель начальника пункта охраны П. П. Петров

Марка, государственный номер автомобиля

Ф. И. О. водителя, наименование организации —собственника ТС

Документ, удостоверяющий личность (водительское удостоверение)

Подпись охранника, впустившего / выпустившего автомобиль

Источник

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Время оформления	Срок действия
Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня	До начала первого рейса	На один день
Рейс превышает продолжительность смены	До начала рейса	На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Общее понятие путевого листа

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Журнал состоит из двух частей:

Также при необходимости делается примечание.

В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.

Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)

Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.

Итоги

Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

Источник

Журнал командировок: образец, как вести учет и регистрацию работников, выбывающих из организации в служебных целях?

Основные изменения, которые произошли, заключаются в следующем:

Основным документом для направления сотрудника в командировку является приказ.

Кроме него, обязательными документами являются авансовый отчет и служебная записка, подтверждающая командировочные расходы (данные документы предоставляются по возвращении сотрудника из командировки).

Порядок оформления приказа

В каждой организации может быть разработана своя форма приказа.

В форму приказа должны быть включены следующие данные:

Данный перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен другой информацией при необходимости.

Приказ подписывается руководителем организации или лицом, которое его заменяет.

Во многих организациях ознакомление командированного сотрудника с приказом осуществляется под роспись. После этого документ хранится в организации. Срок его хранения по общепринятым правилам составляет 75 лет.

Оформление командировочных расходов

Компенсации подлежат следующие виды затрат:

Размер суточных расходов каждая организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

При этом существуют общепринятые нормы расходов, не облагаемые НДФЛ:

Если суммы суточных выплат превышают указанные цифры, они подлежат обложению НДФЛ.

Кроме того, на некоторые виды расходов предусмотрено начисление пенсионных и социальных страховых взносов. К примеру, заказ еды в номер гостиницы предполагает отчисление таких взносов.

Оплата командировочных расходов осуществляется в следующем порядке: на основании приказа руководителя о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в размере суточных за все дни отъезда и суммы предполагаемых дополнительных расходов.

После возвращения сотрудник составляет служебную записку с указанием фактического срока пребывания в командировке.

К данной записке прикладываются документы, подтверждающие фактически произведенные траты (проездные билеты, в том числе электронные посадочные талоны, квитанции о найме жилья и т. д.).

Если сотрудник потратил меньше средств, чем ему было выдано, он должен вернуть оставшуюся разницу. Если же лимит, наоборот, был превышен, организация компенсирует понесенные затраты из общих средств.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки: бланк, образец, заполнение

Порядок учета сотрудников, находящихся в командировке, был утвержден приказом Министерства социального развития № 739 и отменен в 2015 году приказом № 646м, вступившим в силу 19.10.2015. Ведение этой документации на предприятии продолжается, если обязанность и порядок закреплен в локальной нормативной документации.

О документе

Многие предприятия продолжают вести эти журналы, хотя налоговое законодательство и закон «О бухгалтерском учете» не относят их первичным учетным документам.

Форма была разработана для юридических лиц, что противоречит Трудовому кодексу, так как в командировки могут отправляться и сотрудники организаций со статусом ИП.

Журнал может быть полезен работодателю в любом статусе, поэтому необходимо тщательно взвесить, стоит ли от него отказываться.

Журналом работников, находящихся в командировке, называется документ, который ведет руководитель или назначенный его распоряжением работник кадровой службы. В нем фиксируются основные данные о командировках: информация о сотрудниках, дата отъезда и приезда, место назначения.

Цели разработки журнала:

Наличие этого документа упрощает ведение кадрового, управленческого и статистического учета. При налоговых спорах его можно использовать в качестве доказательства для признания в учете расходов на служебные поездки частью издержек, снижающих налогооблагаемую базу.

При разработке можно использовать типовую форму, утвержденную Министерством социального развития в приказе № 739.

На титульной странице указывается:

На последней странице чаще всего есть надпись-заверитель.

Заполнение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки

В этот документ вносится информация о поездках, которые длятся более одного дня, и связаны с перемещением в другой населенный пункт. Но это не обязательно, так как порядок и правила утверждает руководитель в локальной нормативной документации.

Заполнением занимается директор или назначенный его распоряжением сотрудник кадровой службы. На большом предприятии этот работник занимается исключительно этим видом учета. Сотрудники, отправляющиеся в служебные поездки, сразу обращаются к нему.

Работник, ведущий журнал, должен соблюдать требования, установленные законодательством и руководством для оформления документации. Руководитель обязан обеспечить хранение заполненной документации в соответствии с требованиями законодательства.

Графы типовой формы

На практике удобнее добавить дополнительную информацию:

До 2014 года исправления не разрешались даже в том случае, если поездка отменялась или руководство направляло в командировку другого работника. Сейчас при необходимости исправить запись она перечеркивается, заносится новая информация. Обязательна подпись сотрудника, заполняющего документ.

Пример правил заполнения журнала учета служебных поездок сотрудников:

Скачать бланк журнала можно здесь.

Срок хранения

Для каждого налогового периода (чаще всего это календарный год) заполняется отдельный журнал. Это удобно работнику, ведущему его, и руководству, так как старые данные не могут быть полезными, если учтены в бухгалтерии.

До 2015 года информацию о местных командировках обязательно нужно было хранить 5 лет, о заграничных – 10 лет. На данный момент срок хранения законодательно не определен. На практике порядок устанавливает руководитель, но срок хранения не должен быть менее 5-и лет.

Как использовать данные о командировках в налоговом учете

Общие сведения

Форму и порядок ведения документации, предназначенной для учета командировок работников, можно установить в отдельном внутреннем нормативном акте «Положение о командировках».

Служебная командировка и ее документальное оформление — тема видео ниже:

Аренда служебного жилья

Наличие журнала позволяет решить в свою пользу споры с налоговиками по поводу возмещения затрат на командировки и отнесению их к расходам, снижающим базу налогообложения. Например, предприятие часто отправляет сотрудников на предприятие партнера в другой город, поэтому снимает служебную квартиру для их проживания. По закону налогооблагаемая база снижается на сумму арендной платы за периоды, в которые на жилплощади находятся работники предприятия-арендатора.

Арендная плата и коммунальные платежи необходимо вносить регулярно, но арендованная квартира дешевле, чем гостиничные номера, если работники часто направляются в один населенный пункт. Суммы, внесенные в качестве арендной платы и коммунальных платежей, согласно п. 1 ст.

252 Налогового кодекса, списать в расходы в налоговом учете нельзя, если это не установлено локальными правилами налогового учета.

Если подобные правила разработаны, налогооблагаемую базу можно снизить на сумму, равную расходам на аренду и коммунальные услуги, внесенные за дни, в которые квартира не пустовала.

Подтверждением проживания в арендованной квартире сотрудников предприятия служат записи в журнале командированных сотрудников, содержащие данные о местопребывании, дате выезда и приезда.

Желательно иметь так же:

Хотя журнал учета работников, направляемых в командировки, с 2015 года не является обязательным первичным документом, он может быть полезен руководству предприятия при условии, что его наличие и правила заполнения закреплены в локальной нормативной документации. Основное предназначение – подтверждение законности отнесения расходов на командировки к снижающим налогооблагаемую базу издержкам предпринимательской деятельности.

Журнал регистрации командировок: правила ведения и образец

Журнал регистрации командировок – это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д. Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.

Назначение журнала регистрации служебных командировок

Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК, называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды. Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:

В журнале местных командировок указывается:

Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н. Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена. Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.

Правила ведения журнала учета командировок

Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.

Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.

Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.

Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии. В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:

Дополнительно могут указываться:

Вам может быть интересно: Как оформить приказ на командировку?

В части сведений о прибытии указывается следующая информация:

ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.

Образец журнала учета

Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях. В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:

При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.

С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены.

Журнал регистрации командировок 2019

Журнал учета выбывающих в командировки

С 2018 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Еще в прошлом году были отменены отдельные документы, оформляемые с учетом прибытия и выбытия работников по рабочим делам. Например, отменено командировочное удостоверение и командировочный журнал.

Что это за документ?

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки — это документ, который ведет работодатель или назначенный им сотрудник (по распоряжению руководителя) на предприятии для фиксирования информации о сотрудниках, отправляющихся в служебные командировки, а так же о командировочных удостоверениях, о времени прибытия и убытия.

В этом акте отражается следующая информация:

Итак, ключевое значение журнала учета командировок – ведение на предприятии статистического, управленческого и кадрового учета.

Нормативная база

Порядок заполнения специальной формы журнала учета командировок был определён в Приказе Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

С 2009 года работодатели при оформлении приказа о служебных командировках должны были осуществлять учет своих работников. Также они отмечали в данном документе тех, кто прибывал к ним по рабочим делам. Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия.

Как оплачивается время в пути в командировке? Ответ — тут.

Журнал учета командированных работников ведет ответственное лицо, которое было назначено руководителем предприятия либо он сам лично выполняет данные функции.

В период действия Приказов, утверждавших форму журнала учета, возникало противоречие между правилами действующего законодательства.

Так, в соответствии с ТК РФ в качестве работодателей могут рассматриваться как физические лица – ИП, так и организации. И в том, и в другом случае работники могут быть направлены в командировки. Тем не менее, форма журналов подразумевает внесение сведений только по организациям- работодателям.

Таким образом, действовало противоречие между положениями трудового законодательства и рассматриваемым нами Приказом Минздравсоцразвития РФ.

Представители данной службы в ответ на вопрос о коллизии отметили, что действительно ИП могут не вести соответствующий журнал. Якобы в законе не было ошибки и это сделано намеренно.

На самом же деле, с данной точкой зрения нельзя согласиться, так как она не согласуется с ТК РФ.

Сроки хранения

Как ведется журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки?

Журнал учета командировок заполняется в соответствии с правилами, принятыми приказом Минздравсоцразвития России № 739н.

Требования к документу

В журнал учета командировок вносятся сведения по командировкам длительностью более 1 дня в другие населенные пункты.

Информация заносится в специальные документы. В организации должны быть заведены 2 журнала – выбытия и прибытия. Каких-либо специфических требований законодатель не предъявлял.

Заполняет журнал руководитель или уполномоченное им лицо. Документ должен храниться не менее 5 лет.

В продаже имеются готовые прошиты журналы. Также можно самостоятельно сделать его, если скачать и распечатать готовые формы.

В целом, требования к заполнению такие же, как и других документов, например, он должен быть пронумерован, любые исправления должны быть заверены лицом, которое их допустило.

Форма и графы

Журнал выбытия состоит из следующих разделов:

Это основная информация. Она должна быть в обязательном порядке внесена в журнал.

Кроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя):

Журнал командировок: образец, как вести учет и регистрацию работников, выбывающих из организации в служебных целях? 2019 год

С 2019 года упростились процедура ведения документации, связанной со служебными командировками.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В этом акте отражается следующая информация:

Приказ о введении журнала местных командировок образец

В 2017 году данный процесс вносится в журнал учета местных командировок. На один день При оформлении оплаты и выезда в командировку на один день нет отличий от долговременных поездок. В бухгалтерской документации и в кадровых справках представленные дни учитываются и оплачиваются аналогично:

Существенным отличием является то, что суточные в этом случае не выплачиваются. Если специалист уезжает в служебную командировку на срок до одного дня за границу, то ему выплачивается половина от среднего заработка. При поездке на несколько дней, действующее законодательство предусматривает обязательную компенсацию, которая не облагается налогом на добавочную стоимость:

Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке.

Журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников В крупных организациях и государственных учреждениях делопроизводством занимаются канцелярии.

Для командировок большей длительностью и рассчитанных на более далекие расстояния существует форма журнала об учете работников, выбывающих в служебные командировки.

Приказ о введении журнала учета местных командировок образец

О введении журналов учета местных командировок РАСПОРЯЖЕНИЕ от 5 ноября 2002 года N ИС-993-р О введении журналов учета местных командировок В целях рационального использования рабочего времени работниками центрального аппарата Государственной службы дорожного хозяйства Министерства транспорта Российской Федерации и в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка Росавтодора: 1. Ввести в структурных подразделениях Росавтодора журналы учета местных командировок (приложение 1). 2.

Руководителям структурных подразделений Росавтодора: 2.1.

Закрепить за конкретным работником подразделения обязанности по ведению журнала местных командировок и ежедневного Представления в Управление труда, заработной платы и персонала в дорожном хозяйстве (Буянов Э.С.) до 10.00 списков отсутствующих работников подразделения с указанием причины отсутствия по прилагаемой форме (приложение 2).

Журнал регистрации служебных поездок и местных командировок сотрудников

Гражданина вправе отправить в командировку на несколько дней на территории проживания, но не на территорию постоянного места работы. То есть у предприятия могут быть другие объекты, на которых необходима помощь сотрудника.

В этом случае оформляется местная командировка, которая отмечается в табеле и в специализированном журнале учета таких поездок. Общие сведения В соответствии со статьей 166 ТК РФ – командировка не является обязанностью каждого работника.

Тем более что существуют определенные категории граждан, которые не могут отправляться в служебные поездки или только с письменного заявления. Все расходные операции, которые связаны с поездкой, несет либо принимающая сторона, либо отправляющая.

Если работник несет на себе расходы, то организация должна компенсировать ему денежные средства.

Порядок оформления местной командировки

Он может быть приобретен, изготовленный в типографии или напечатанный самостоятельно с определением своего шаблона для заполнения. Обязательно лишь, чтобы он был прошит, пронумерован и содержал печать организации.

По общему правилу, он содержит таблицу из нижеуказанных столбцов:

При этом документы, как правило, не должны содержать каких-либо ошибок и исправлений. Для этого он должен быть грамотно заполнен и иметь опрятный вид.

Хранится в компании он может у секретаря или в другом отделе у уполномоченного на его ведение лица.

Журнал местных командировок образец бланк

Представить в Управление труда, заработной платы и персонала в дорожном хозяйстве фамилию вышеуказанного работника в срок до 12.00 1 ноября 2002 года. 3. Установить, что журнал местных командировок хранится у работника структурного подразделения, ответственного за ежедневное представление сведений.

Установить персональную ответственность руководителей структурных подразделений за своевременное и полное представление указанных в п.2.1. сведений, а также за правильное и своевременное ведение журнала. 5. Административно-хозяйственному управлению (Ахмедов Р.А.) обеспечить структурные подразделения Росавтодора журналами учета местных командировок.

Отменить действие распоряжения N АВ-20-р от 24.11.2000. 7. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на Управление труда, заработной платы и персонала в дорожном хозяйстве (Буянов Э.С.).

Журнал регистрации командировок образец бланк

В нынешних условиях рыночной экономики большинство работников организаций вынуждены отправляться в командировки для выполнения своих трудовых обязанностей.

Каждая организация обязана вести учет командировочных удостоверений, как выбывших сотрудников, так и прибывших к ним в командировку.

Законодательно ведение такого журнала закреплено Приказом Минздравсоцразвития России № 739н от 11.09.2009 г.

Основные моменты ведения журнала учета командировок

В соответствии с законодательством РФ руководитель организации назначает приказом ответственное лицо за ведение журнала командировок, а также внесение отметок в командировочные удостоверения работников.

Журналы регистрации командировок должны храниться в организациях не менее пяти лет с того дня, когда они были заведены. Чаще всего, вести журнал регистрации командировок назначают работников кадровой службы или бухгалтера. Приказ о закреплении обязанностей по ведению журнала имеет произвольную форму, письменный вид и обязательно должен быть подписан руководством предприятия.

Если в организации отсутствует журнал регистрации командировок, то руководитель организации, либо сама организация, либо индивидуальный предприниматель могут привлекаться к административной ответственности.

Административная ответственность в данной ситуации предполагает наложение штрафа в различной сумме. Работодатель, в свою очередь, может привлечь к дисциплинарной ответственности того сотрудника, кто обязан был вести данный журнал, за неисполнение своих обязанностей. Данная ответственность предусмотрена статьями 192,193 Трудового Кодекса РФ.

Ниже расположен типовой бланк и образец журнала регистрации командировок вариант которого можно скачать бесплатно.

Нужно ли вести журнал учета работников командированных из сторонних организаций

Главная —
Статьи —
Нужно ли вести журнал учета работников командированных из сторонних организаций

Вопрос Сообщите, пожалуйста, нужно ли вести журнал регистрации работников, выбывающих в командировку? Ответ Ответ на вопрос: Не обязательно. Рассмотрев ваш вопрос можно сказать, что журналы учета командированных сотрудников с 8 августа 2015 года вести не обязательно (п. 3 постановления Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771, приказ Минтруда России от 17 сентября 2015 г. № 646н).

Вместе с тем, работодатели при желании могут продолжить вести данные журналы, в том числе используя ранее утвержденные типовые формы, прописав и утвердив их в своих локальных документах. Подробнее о Командировке в табеле учета рабочего времени мы написали в материале по ссылке.

Так, журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки, помогает зафиксировать факт выбытия сотрудника в командировку.

В случае отсутствия журнала Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) предусмотрено наказание:

При повторном аналогичном нарушении должностное лицо (например, руководитель организации) может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Нужно ли вести журнал регистрации работников, выбывающих в командировку?

Так, журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки, помогает зафиксировать факт выбытия сотрудника в командировку. Ранее его форма была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.

№ 739н. Журнал учета сотрудников, прибывших в командировку из другой организации, помогает зафиксировать факт прибытия сотрудника из сторонних организаций. Для оформления можно использовать форму, которая была утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н. При необходимости обе формы можно доработать, удалив из них лишние графы и добавив новые. Как вариант, разработать свои собственные формы.

Почтовые расходы по доставке в указанные выше цены не включены и составляют: Кол-во книг Стоимость доставки 1 книга 95 руб. 2-3 книги 115 руб. 4-5 книг 200 руб. 6-7 книг 270 руб. 8-9 книг 350 руб. 10-15 книг 400 руб. более 15 книг и журналов учета необходимо узнавать по тел.

Отменены журналы учета командировок

Журналы могут служить косвенным доказательством самого факта служебной командировки; источниками данных о географии служебных командировок, количестве поездок и командированных работников (в отношении своего персонала) или продолжительности командировок, количестве приезжавших специалистов, частоте деловых контактов (в отношении прибывших в организацию специалистов). Таким образом, эти документы могут использоваться, прежде всего, для статистического, управленческого и кадрового учета в организации. Приложение N 1 к приказу Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 11 сентября 2009 г.

Для осуществления учета у работодателя должны быть в наличии две книги – журнал выбытия и журнал прибытия. Такое положение действовало вплоть до 2017 года. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н В настоящее время на законном уровне упразднена обязанность вести журнал учета командировок.

Журнал регистрации командировочных удостоверений образец

Поездки сотрудников предприятия в другую местность на определенный срок с целью выполнения служебных поручений, данных руководителем, признаются командировками (ст. 166 ТК РФ).

Законодатель гарантирует сохранение работникам во время отсутствия (ст. 167 ТК РФ):

Помимо того, работодатель обязан взять на себя все денежные расходы, связанные с поездкой и компенсировать направляемому в командировку сотруднику:

Следует заметить, что согласно Положению № 749 бумажное оформление всех требуемых документов для учета командировок занимало значительную часть рабочего времени, причем неоправданную, поскольку данные всей этой документации практически просто дублировались из одного в другой бланк.

Для того чтобы направить работника в командировку, было необходимо:

По приезду к месту, куда был командирован человек, нужно было снова зарегистрировать его командировочное удостоверение, отметив дату прибытия, а по окончанию выполнения работ – дату убытия из организации, в какую его командировали.

Своим Постановлением № 1595, вынесенным «29» декабря 2014 года, Правительство России упразднило обязательство оформлять письменно служебное задание и удостоверение при направлении работников в служебные поездки, признанные командировками, упростив и предоставление документов, требуемых для авансового отчета.

Образец журнала для ведения регистрации выезжающих в командировку работников

На что следует обратить внимание при ведении журналов, регистрирующих отбывающих или прибывающих в командировку сотрудников?

Подписи скрепляются печатью;

Что должно быть отражено в содержание журнала регистрации командировок?

Как в любом регистрационном журнале, при ведении учета командированных сотрудников (убывших с предприятия или прибывших с другой организации), необходимо указать:

Источник