журнал регистрации архива лнк образец
Архив лаборатории. Процедура. Архивное дело
Организация архивного дела. Процедура
1. Назначение и область применения
1.1. Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.
1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории.
1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.
2. Нормативные ссылки
2.1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2.2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»;
2.3. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;
2.4. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»;
Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.
Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.
4. Сокращения и обозначения
ИЛ – испытательная лаборатория
5.1. Общие положения
5.1.1. Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.
5.1.2. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ.
5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен. Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.
5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается Этикетка с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.
5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.
5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.
5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.
5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены Номенклатурой дел.
5.2. Порядок сдачи документов в архив
5.2.1. Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем месте, определенному Номенклатурой дел.
5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании Распоряжения руководителя ИЛ.
5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).
5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц, шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.
5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть сформированы в Дела в соответствии с процедурой «Ведение и оформление рабочих журналов и папок«.
5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет Акт сдачи документов в архив.
5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в шкафах с ограниченным доступом.
5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала учета архивных документов.
5.3. Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ
5.3.1. По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ.
5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с установленными правилами Общества.
5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив
5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:
5.5. Выдача документов из архива
5.5.1. Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов. Выдачу документов осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.
5.5.2. Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором совместно с руководителем ИЛ. Решение фиксируется на обращении формулировкой: «выдать в полном объеме», «отказать», «выдать в части…» ставится подпись и дата. Обращение передается ответственному за организацию архивного дела.
5.5.3. При необходимости на копии документа указывается «Копия верна», дата и подпись ответственного за ведение архива.
5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале «Учета архивных документов».
6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:
6.2. Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.
6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.
6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.
Журнал регистрации архива
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Журнал регистрации архива применяется для учета и регистрации архивных дел.
Графы для заполнения журнала:
1. № п/п
2. Наименование документа
3. Шифр документа
4. Дата сдачи документа в архив
5. Срок хранения
6. Подпись ответственного за ведение архива
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них
от 35 руб.
Журнал учета выдачи архивных (дел) документов во временное пользование
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Ведение архива лаборатории неразрушающего контроля
4,49 (Проголосовало: 42)
Лаборатория, выполняющая работы в области проведение неразрушающего контроля, должна осуществлять свою деятельность в соответствии с приказом Ростехнадзора от 21 ноября 2016 года N 490. В соответствии с п.20 данного нормативного документа в течение всего срока эксплуатации объекта, на котором проводились исследования, лаборатория обязана хранить документацию по нему. Это требование является обязательным для исполнения всеми категориями лабораторных организаций, предоставляющих услуги в данной сфере. Оно предполагает организацию архива лаборатории неразрушающего контроля.
Ведение архива лаборатории неразрушающего контроля
Строгий порядок ведения архива лаборатории неразрушающего контроля действующим законодательством не определен. Это означает, что каждая лабораторная организация вправе самостоятельно определять этот порядок в рамках условий, установленных действующим законодательством. Для этой цели учреждению целесообразно сформировать собственное положение или инструкцию по ведению архива лаборатории неразрушающего контроля. Ее разработка позволит унифицировать процедуру организации хранения необходимых документов, упростит поиск нужных бумаг и обеспечит соблюдение требований закона.
Для качественного и эффективного ведения архива в организации стоит назначить сотрудника, который будет персонально отвечать за выполнение данной задачи. В случае значительного объема архивных документов это может быть должностная позиция, которая полностью отведена для указанной цели. Ответственному лицу вменяется в обязанность поддержание порядка ведения архива, а также своевременная актуализация содержащейся в нем информации.
Организация хранения в архиве
Помимо процедурных вопросов организации хранения необходимых бумаг, компании следует позаботиться о создании оптимальных условий для обеспечения их сохранности. Для этого необходимо, чтобы помещение архива соответствовало следующим параметрам:
Инструкция по ведению архива результатов контроля «Лаборатории неразрушающего контроля»
Общество с ограниченной ответственность «Международная горно-промышленная компания»
«_____» ___________ 2012г.
по ведению архива результатов контроля
«Лаборатории неразрушающего контроля»
Настоящая инструкция определяет порядок ведения архива в лаборатории неразрушающего контроля
Инструкция разработана на основе ГОСТ Р ИСО 154891 «Делопроизводство и архивное дело», СТО СМК 28-2004 «Управление документацией и записями». Выполнение инструкции обязательно для всех сотрудников лаборатории.
1. Общие положения об архиве.
1.1. Архив лаборатории находится по адресу оф.21»
1.2. Основной задачей архива является обеспечение сбора, учета, сохранности и использования архивных документов, образующихся в результате деятельности лаборатории.
1.3. Ведение архива возлагается на сотрудника лаборатории, назначаемого распоряжением начальника лаборатории.
1.4. При ведении архива необходимо руководствоваться ГОСТ, нормативными документами и распоряжениями начальника лаборатории.
2.1. Составление сводной номенклатуры хранимых документов с расчетом использования ее в течении длительного периода времени.
2.2. Контроль за соблюдением правил составления документов, подлежащих хранению, сохранностью документов и соблюдением сроков сдачи их в архив.
2.3. Прием, систематизация, учет и хранение в установленном порядке всех документов, сдаваемых в архив. Контроль за соблюдением условий для нормального хранения документов (температура и влажность воздуха, вентиляция, охрана и противопожарная безопасность).
2.4. Организация и проведение экспертизы документальных материалов, отбор документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче в другие архивы (архив организации).
2.5. Подготовка и выдача для работы документальных материалов сотрудникам лаборатории.
2.6. Рассмотрение запросов, подготовка и отправка справок, копий, выписок из личных документов другим организациям, предприятиям и отдельным лицам в установленном порядке. Оформление актов на передачу документов другим предприятиям.
2.7. Осуществление мероприятий по устранению недостатков в ведении архива.
3. Права ответственного за ведение архива.
3.1. Ответственному за ведение архива предоставляется право:
Ø Требовать от сотрудников лаборатории соблюдения правил и инструкций на составление, работу и хранение документов, передаваемых в архив.
Ø Требовать от сотрудников лаборатории передачи в архив документов в установленные сроки.
Ø Подавать вышестоящему руководству предложения по наведению должного порядка в делопроизводстве и сохранности документов.
4.1. Ответственный за ведение архива несет ответственность за:
Ø Выполнение функций и прав, предусмотренных настоящей инструкцией.
Ø Соблюдение в проводимой работе установленных требований, указаний и поручений руководства лаборатории, поддержании в надлежащем порядке помещения архива и архивных документов.
Ø Соблюдение и выполнение правил техники безопасности, пожарной безопасности, а также трудовой и производственной дисциплины.
Приложение И (рекомендуемое). Формы журналов испытательной лаборатории
Формы журналов испытательной лаборатории
1) Журнал учета и регистрации контрольных проб нефти (таблица И.1)
2) Журнал учета и регистрации проб нефти, представленных сторонними организациями (оформляется при необходимости) (таблица И.2).
3) Журнал регистрации результатов приемо-сдаточных испытаний (таблица И.3).
4) Журнал регистрации результатов периодических испытаний и при поставке нефти на экспорт (таблица И.4).
5) Журнал учета химических реактивов (таблица И.5).
6) Журнал учета стандартных образцов (таблица И.6).
7) Журнал регистрации приготовления растворов химических реактивов (таблица И.7).
8) Журнал контроля качества дистиллированной воды (таблица И.8).
9) Журнал регистрации условий проведения испытаний (внешних условий) (таблица И.9).
10) Журнал регистрации результатов проверки качества химических реактивов после истечения срока годности (по данным контроля стабильности результатов измерений) (таблица И.10).
11) Журнал регистрации претензий (таблица И.11).
12) Журнал регистрации несоответствующей работы и корректирующих мероприятий (таблица И.12).
13) Журнал приема-сдачи смен (таблица И.13).
14) Журнал регистрации протоколов испытаний (или Паспортов качества нефти) (таблица И.14).
15) Журнал регистрации проведения анализов (произвольной формы).
16) Журнал о повышении квалификации персонала (произвольной формы).
17) Журнал внутрилабораторного контроля качества проводимых испытаний (произвольной формы).
18) Журнал о проведении межлабораторных сравнительных испытаний.
19) Журнал учета персонала.
20) Журнал учета работ (регистрации заявок, договоров на проведение работ).
21) Журнал учета НД.
22) Журнал ознакомления сотрудников с НД.
23) Журнал сдачи документов в архив.
24) Журнал учета отказов СИ и ИО.
25) Журнал учета технического обслуживания СИ и ИО.
Место отбора (N резервуара, узла учета и т.д.)
Кем поставлена на хранение
Дата снятия с хранения
Кем снята с хранения
Номер (шифр), наименование пробы
Акт отбора пробы (N, Ф.И.О. отобравшего пробу)
Количество отобранной пробы
N протокола испытаний (Паспорта качества нефти)
Ф.И.О. ответственного за выдачу, подпись
Ф.И.О. получившего документ
Температура нефти в трубопроводе, °С
Плотность нефти при температуре 15 или 20°С,
Плотность нефти при температуре t, °С,
Массовая доля серы, %
Массовая доля воды, %
Концентрация хлористых солей,
Ф.И.О.
Подпись исполнителя (лаборанта)
Массовая доля механических примесей, %
Давление насыщенных паров, кПа
Массовая доля сероводорода, ррm
Массовая доля метил- и этилмеркаптанов в сумме, ррm
Массовая доля органических хлоридов, ррm
Выход фракций, %, при температурах, 200°С, 300°С, 350°С
Массовая доля парафина, %
Подпись исполнителя (лаборанта)
Чистота по документу
Расход/остаток (дата, количество)
Срок годности экземпляра
Расход (дата, количество)
Сведения о качестве используемых химических реактивов
Пропись приготовления (проверка титра)
Заключение о результатах контроля
водородный показатель, ед. рН
удельная электропроводность, См/м
Дата окончания срока годности
Дата проведения контроля стабильности
Дата поступления, Исх. N
Краткое содержание претензии
Краткие сведения (содержание несоответствующих работ)
Ответственный за смену (должность, Ф.И.О.)
Замечания за смену
Подпись ответственного за смену
Номер контрольной пробы нефти
Форма 2
(применительно к продукции)
Область испытаний
____________________________________
наименование лаборатории
Обозначение НД, устанавливающего требования к объекту испытаний
Обозначение НД на метод испытаний
Перечень
нормативных и рабочих документов, применяемых в лаборатории
Обозначение нормативного документа
Номера изменений, даты введения
Объекты и методы испытаний
Обозначение НД, устанавливающего номенклатуру и характеристики показателей качеств объекта испытаний
Норматив качества согласно спецификации
Документ на метод испытаний
Показатели качества методики
Обозначение НД на методику
Диапазон определяемых значений показателя
Предел воспроизводимости R
Предел повторяемости r
3 В графах 11, 12, 13 приводят ссылки на соответствующие позиции форм 5, 6, 9 соответственно.
Сведения
о средствах измерений
Наименование СИ, тип (модель), изготовитель (страна, предприятие, фирма)
Заводской (инвентарный) номер
Место установки или хранения
Поверяющая (калибрующая) организация
Периодичность поверки (калибровки)
Дата последней поверки (калибровки)
Сведения
об испытательном оборудовании
Наименование ИО, тип (модель), изготовитель
Назначение НД на метод испытаний
Организация, проводившая аттестацию, номер аттестата, дата выдачи, периодичность аттестации
СИ для аттестации ИО, имеющиеся в лаборатории
Сведения
о вспомогательном оборудовании
Наименование ВО, тип (модель), изготовитель
Место установки или хранения
Ответственный за техническое обслуживание
Сведения
об оборудовании для отбора и хранения проб объектов испытаний
НД, регламентирующие применение
Сведения
о стандартных образцах
Наименование СО, категория и номер по реестру
Аттестованное значение СО
Погрешность аттестованного значения СО
Дата выпуска экземпляра СО
Срок годности экземпляра СО
Степень обеспеченности СО
Состав и квалификация
персонала лаборатории
Образование, учебное заведение, специальность по диплому, ученая степень
Стаж работы в области аналитических работ
Дата и номер протокола, аттестации, периодичность
Сведения о повышении квалификации
Дата утверждения должностной инструкции
Состояние производственных помещений
Назначение помещения (в т.ч. виды производимых аналитических работ)
Наличие специального оборудования для обеспечения требуемых условий проведения аналитических работ
Наличие средств контроля за условиями выполнения измерений
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.