журнал регистрации докладных записок образец рб
Как заполнить журнал регистрации служебных записок по образцу? Пошаговая инструкция и сроки хранения документа
Журнальная форма регистрации чаще практикуется в организациях с небольшим документооборотом.
Если показатель превышает 600-700 документов в год, целесообразно перейти на регистрационно-карточную систему.
Вопрос стоит менее остро в учреждениях, имеющих электронную базу. В отличие от бумажных вариантов такие журналы легко подвергаются механизированной обработке.
Что такое журнал регистрации служебных записок?
Он должен быть отдельным. В нём не отражается информация о других видах документации, только о конкретной группе.
Регистрация записок подобным образом не является обязательной процедурой.
Надзорные органы не имеют права требовать ведения книги учёта служебных записок, накладывать санкции в случае отсутствия единой базы данных о подобных документах.
Целесообразность решения определяется исключительно руководством организации.
Однако отказ от практики может иметь негативные последствия.
Советуем закрепить в локальном акте перечень нерегистрируемых документов.
Ведение журнала учёта служебных записок позволяет:
Журнал и записки имеют юридическую силу, могут быть использованы в суде в качестве доказательства.
Список возможностей напрямую зависит от способа ведения. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов даёт журналов.
Ответственные лица
Вопрос находится в компетенции кадровых работников. В некоторых случаях обязанность может быть переложена на секретаря или сотрудника делопроизводства. Решение выносит директор организации, исходя из рабочей нагрузки отдельных специалистов.
Количество непредусмотренных документов находится в прямой зависимости от контроля и проверки исполнения.
Оформление книги учета
Вопрос не рассмотрен на законодательном уровне.
Организация вправе самостоятельно разработать шаблон, закрепить его и использовать.
В перечень обязанностей руководства входит обеспечение специалистов свободным доступом к инструкции.
Местонахождение зависит от типа системы делопроизводства. Однако ответственному за процесс лицу надлежит иметь копию.
В случае возникновения трудностей при создании концепции шаблона, подбором граф, воспользуйтесь следующей памяткой:
Рекомендованные реквизиты шапки:
Даже если у записки имеется несколько адресов, регистрируется она только 1 раз.
Расширенный вариант может быть дополнен следующими графами:
Пример документа на фото ниже: 
Он обязан иметь твёрдую обложку. Правило обусловлено сроками хранения. Нельзя изымать документ по причине его ветхости.
Клеевой переплёт, сквозная нумерация страниц помогут избежать несанкционированного добавления листов, их вырывания. Концы ниток рекомендуем вывести на последнюю страницу и склеить их бумажным квадратом.
Печать, указание количества страниц, подпись секретаря обеспечат дополнительную защиту.
Лицевая сторона обложки в обязательном порядке должна содержать наименование учреждения, сведения о том, когда был начат журнал. Момент окончания заполнения также отображается. Приводится информация о сроках хранения.
Инструкция по заполнению
Рекомендуем ориентироваться на стандарты заполнения журналов внутренней переписки. В их основе лежит деление документа на чёткие структурные части.
Этот подход позволяет не только упорядочить сведения, сократить время на писки определенной записи, но и уменьшает физические размеры текста.
Общие рекомендации, постулаты, требования:
В конце приводится должность делопроизводителя, его подпись и её расшифровка.
Пример:
В журнале зарегистрировано 150 документов с вх. №1 по 152. Пропущены номера 6, 14.
На картинке пример записей: 
Срок хранения
Согласно приказу Минкультуры РФ №558 от 25 августа 2010 года журналы, книги учёта регистрации на коммерческих и некоммерческих предприятиях должны храниться 5 лет.
Целесообразность создания единой базы внутренней переписки отчётливо видна, хоть подобная мера и не является обязательной. Журнал регистрации служебных записок призван упорядочить документирование, снизить затраты на контроль. При правильной постановке вопроса, грамотном распределении обязанностей подобная книга учёта способна привести к упрощению системы.
Журнал регистрации записок, представлений
Основание для составления журнала регистрации служебных записок и представлений
Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации служебных документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений к поощрению.
По усмотрению кадровых специалистов данный регистр может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.
Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные.
В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.
Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ).
Журнал регистрации служебных записок и представлений не является обязательным документом и используется в организациях, в которых ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.
Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ:
Содержание журнала регистрации служебных документов
Журнал не имеет унифицированной формы, предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:
Журнал обычно ведется кадровым работником, но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.
Образец журнала регистрации служебных записок и представлений хранится 5 лет согласно ст. 182 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ
ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Основным нормативным документом, регламентирующим порядок оформления деловых документов, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2012 № 18).
Стр 4 2. Документы должны оформляться на бланках, разработанных в организации, и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы могут печататься не на бланках, но с обязательным соблюдением требований к воспроизведению и расположению реквизитов и порядку оформления. При оформлении писем, справок и других информационно-справочных документов допускается использовать угловой штамп организации.
левое поле – 30 мм (3 см);
правое поле – не менее 8 мм; в нашей гимназии принято – 10 мм (1 см);
5. Документы печатаются на стандартных листах формата А-4 (210 на 297 мм). Допускается использовать листы формата А-5, (148 на 210 мм), если текст документа занимает не более пяти-семи строк.
6. Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
9. При наборе текста применяется во всех частях документа (заглавии, тексте, подписи и т.п.) шрифт только гарнитуры «Times New Roman» черного цвета обычного начертания (не курсив, не полужирный). Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
10. Нельзя использовать маркированный список, тем более – изощряться в разнообразии значков для него. Если нужно сделать перечисление, перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится, первое слово пишется с маленькой буквы. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Приложение 1: Оформление перечисления
11. Размер шрифта используется не менее 13 пунктов (пт). В отдельных случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, например, для наградных документов, используется шрифт 15 пт.
В гимназии принят размер 15 пт для всех официальных документов: приказов, протоколов, актов, характеристик, справок, положений, планов, писем и т.д.
12. При подготовке таблиц размер самого шрифта в таблицах должен быть тоже не менее 13 пт, но допускается уменьшать межстрочный интервал до 11 пт (через «Формат» – «Абзац» – «междустрочный: точно» – «значение: 11 пт).
Приложение 2: Экономия места из-за разности интервалов
13. Отступ на новой строке (абзацный отступ) устанавливается автоматически, он стандартный – 0,5 дюйма, т.е. – 12,5 мм (1,25 см). Не нужно оформлять его пробелами или табулятором.
14. Интервал между строками устанавливается одинарный (через «Формат», «Абзац»). Полуторный интервал или интервал конкретного количества пунктов может применяться только в специальных целях (например, для отделения друг от друга реквизитов документа).
15. Через панель инструментов задается нужный параметр выравнивания строки. В основном текст нужно располагать «по ширине». Функции для расположения текста «по правому краю», «по левому краю» в официальных документах не применяются.
Для лучшего качества форматирования текста желательно включать функцию «Непечатаемые знаки», благодаря чему видны «ухищрения» по выравниваю строк по ширине за счет пробелов, переноса слов на новую строчку через нажатие клавиши «Еnter» и т.п.
Отражение непечатаемых символов помогает форматировать документ, особенно если вырезаются и вставляются части текста.
16. При печатании документов на компьютере нужно соблюдать требования к длине и началу расположения различных его реквизитов (в данном документе обращается внимание лишь на некоторые из них).
Приложение 3: Стандартные положения табулятора – отступы в миллиметрах от левого поля
17. Максимальная длина многострочных реквизитов – 73 мм. Дополнение: если заголовок к тексту превышает пять строк, его допускается продлевать до границы шестого положения табулятора (120 мм от границы левого поля).
В конце реквизитов точки не ставятся. Знаки препинания в середине строк реквизитов сохраняются.
18. Прописными буквами печатаются:
реквизит «Название вида документа»;
фамилии работников в текстах приказов по личному составу;
названия разделов и подразделов в организационных документах.
в кавычки эти слова не берутся.
19. Отнесение текста «в столбик» на другое расстояние от края документа выполняется стрелками на цифровой линейке (при выделении нужной части), а не пробелами или табулятором.
20. «По центру» располагаются в основном заглавия, в том числе и в таблицах. Это не названия видов деловых документов и заголовки к их текстам, которые печатаются от нулевого положения табулятора, т.е. сразу от границы левого поля. Имеются в виду номера и названия глав в сложных документах, заглавия неофициальных материалов: выступлений, докладов, информации и т.п.
21. Инструкцией не оговорено разрешение или запрещение интервала между строками в заглавиях, но из республиканских нормативных правовых актов видно, что перед номером новой главы и после ее заглавием сделан пропуск строки (или применен двойной интервал). Пропуска нет между номером главы и ее заглавием.
22. Тексты сложных по содержанию документов (приказов, протоколов, инструкций и др.) делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы. В больших по объему документах (уставах, положениях и др.) пункты могут объединяться в главы.
Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится.
Главы должны иметь заголовки, которые пишутся на новой строке, точка в конце заголовка тоже не ставится (если заголовок состоит из двух предложений, то их точкой разделяют). В заголовках не разрешается перенос слов, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.
Номера глав и их заголовки пишутся прописными буквами.
23. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа (даже если они расположены в разных главах). Нумерация подпунктов – сквозная только для данного пункта. Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.
24. Между пунктами, подпунктами и абзацами не делается разрывов, сохраняется одинарный интервал.
25. Первое слово после номера пункта начинается с большой буквы, в конце после последнего слова ставится точка.
Если пункт разделяется на подпункты, то это показывается двоеточием. Первое слово после номера подпункта пишется с маленькой буквы, в конце после последнего слова ставится точка с запятой (кроме последнего подпункта, после которого ставится точка).
Приложение 4:Оформление текста сложного документа
26. Гриф утверждения документа имеет два варианта, обладающих одинаковой юридической силой. Документ может утверждаться лично должностным лицом (директором) или через издание распорядительного документа (приказа).
Реквизит «Гриф утверждения» располагается не с начала строки, а от пятого положения табулятора, т.е. после 100мм (10 см) от левого поля.
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» пишутся заглавными буквами.
При утверждении документа руководителем вышестоящей организации или размещении его не на бланке наименование должности утверждающего лица и организации указывается полностью.
При утверждении документа распорядительным актом (приказом) его название (в именительном падеже), дата и номер впечатываются сразу. Если документ утверждает лично руководитель, то печатается его должность, оставляется место для подписи, указываются инициалы и фамилия. Также допускается печатать месяц и год утверждения, а дату руководитель ставит от руки.
Приложение 5: Реквизит «Гриф утверждения»
27. Реквизит «Подпись» располагается после текста документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.
Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается только видовое название организации, а если нет – то всё полное её название.
Название должности печатается с нулевого положения табулятора, расшифровка подписи – от шестого положения, т.е. 120 мм (12 см) от левого края.
Приложение 6: Реквизит «Подпись»
28. Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
29. Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от нулевого положения табулятора. Он состоит из словам «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласуется документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты.
Приложение 7: Реквизит «Гриф согласования»
30. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от нулевого положения табулятора. Он включает в себя фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия и номер телефона печатаются без знаков препинания шрифтом размера 9 пт. Отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа и другими данными.
Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.
Приложение 8: Реквизит «Отметка об исполнителе»
31. Реквизит «Отметка о заверении копии» размещается ниже подписей в заверяемой копии от нулевого положения табулятора. Отметка включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи и дату заверения.
При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки физическому лицу заверительную подпись удостоверяют печатью организации.
Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника и содержащие факсимильную подпись подлинника, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь. Организация может заверять копии только с тех документов, которые созданы в ней самой, кроме случаев изготовления и заверения копий тех документов, которые необходимы при решении вопросов приема граждан на работу и учебу, подтверждения их возраста, образования, трудового стажа (копии дипломов, свидетельств, трудовых книжек и др.), а также документов, полученных организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.).
Приложение 9: Реквизит «Отметка о заверении копии»
32. В организациях могут создаваться различные виды официальных деловых документов. Наиболее распространенные из них – приказ, распоряжение, протокол, акт, письмо, справка. Должны быть выработаны единые требования к оформлению и образцы, соблюдаемые всеми работниками организации.
33. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Текст приказа (распоряжения), как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания документа. При издании приказа (распоряжения) на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка.
Констатирующая часть иногда может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. В приказах по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта, а если основание является единым для всех пунктов, то оно указывается в конце приказа.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его служебные обязанности). Данные слова печатаются от нулевого положения табулятора прописными буквами без кавычек и пробелов. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать, тогда в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель указывается в дательном падеже.
В приказах (распоряжениях) по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемые действия («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу. Пункт в них располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д.
Распорядительная часть заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль будет осуществлять сам руководитель. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».
Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, то в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (или его пункты) с указанием даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ……….от……….№………».
В приказ (распоряжение) не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения…….». Перечень лиц, подлежащих ознакомлению, оформляется на оборотной стороне последнего листа. При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.
Дата в приказе (распоряжении) проставляется от руки лицом, его подписавшим. Дата подписания является датой издания документа.
Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания, если в нем не указан другой срок.
Приложение 10: Образцы приказов
34. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях коллегиальных органов: педагогического совета, совета учреждения, попечительского совета, совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних, совета по питанию, аттестационной комиссии и др. По полноте хода обсуждения они делятся на протоколы полной, краткой и сокращенной формы.
Заголовком к тексту протокола является название вида заседания, наименование коллегиального органа. Датой протокола является дата проведения заседания. Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора, соблюдается требование к максимальной длине реквизита – не более 73 мм.
Текст протокола делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, а также, если такое есть, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. К протоколу с проставлением соответствующей пометки могут прилагаться списки (отдельные): присутствовавших (более 15 человек) и приглашенных (более 10 человек). В протоколе может дополнительно указываться количество присутствовавших, необходимое для правомочности принятия решения.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы для рассмотрения и указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименование должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. При вынесении на заседание двух или более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов определяется степенью их важности.
В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая пометка.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично. В этот раздел также записываются вопросы к докладчику и ответы на них.
Решение после каждого вопроса заседания принимается голосованием, результаты которого указываются в протоколе.
Протокол подписывается председателем и секретарем коллегиального органа. Нужно помнить, что решения некоторых коллегиальных органов утверждаются приказом руководителя организации (например, приказом директора утверждаются решения педсовета и совета по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних).
Приложение 11: Образец протокола полной формы
Приложение 12: Образец протокола краткой формы
35. Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»).
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования этих организаций. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты, а также могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и распоряжения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.
Если в акте отражается ряд фактов, текст делится на пункты.
В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта (число определяется нормативными правовыми актами или практической необходимостью).
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.
Акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.
Акты проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку (ревизию) работником контролирующего органа (руководителем проверки) и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.
Приложение 13: Образец акта
36. Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера, содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.
Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера, выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о размере заработной платы и др.).
В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние. Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах формата А4 или А5. Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах формата А4 или А5 с использованием углового штампа.
Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок либо помещается перед текстом.
В личных справках заголовок допускается не указывать. Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает».
При необходимости служебная справка может заверяться печатью, личные справки заверяются печатью организации в обязательном порядке.
Приложение 14: Образец справки
37. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. сама разновидность не пишется где это написано
Отправляемые и получаемые письма официального характера регистрируются в журналах исходящей и входящей корреспонденции. Регистрационный индекс состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел и другим условным обозначениям. Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату документа» располагается на бланке для писем и Датой письма является дата его подписания.
Адресатами писем могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица. Гриф «Адресат» располагается в правом верхнем углу с четвертого положения табулятора (80 мм от границы левого поля).
При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже. При адресовании письма структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.
При направлении письма конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.
Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. На документах, направляемых организациям своей системы и постоянным корреспондентам, адрес не проставляется. В состав реквизита «Адресат» он входит при направлении письма разовому корреспонденту (оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи). При адресовании документа частному лицу вначале в дательном падеже указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем – почтовый адрес.
Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется. При направлении документа в вышестоящие организации не допускается одновременное его адресование другим адресатам.
Письма подписываются руководителем организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации.
Приложение 15: Образец письма
38. Докладная записка
Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.п.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах формата А4 или А5. Внешние адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на бланке.
Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.
Приложение 16: Образец докладной записки
39. Информация
Приложение 17: Образец информации по результатам проверки
Приложение 1
Оформление перечисления
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
оперативность прохождения документов;
исключение не обусловленных необходимостью инстанций;
соблюдение максимального единообразия порядка обработки документов.
Приложение 2
Экономия места из-за разности интервалов