Какие журналы учета обязательно ведутся субъектами, работающими с персональными данными, образцы заполнения
Поскольку на работодателя возложена обязанность соблюдения конфиденциальности при обработке и использовании персональных данных, то возникает необходимость вести определенные акты, регламентирующие и закрепляющие все нюансы, касающиеся личных данных работников.
В статье мы расскажем, какие журналы, связанные с ПДн необходимо вести в организации, и какой формы могут быть эти документы.
Какие книги необходимо вести организации?
Поэтому единой формы для того или иного журнала законодателем не предусмотрено.
На различных предприятиях ведутся следующие журналы, связанные с персональными данными:
Также на предприятиях могут вестись журналы:
Кто должен вести подобную документацию?
Порядок хранения, использования и учета личной информации работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового Кодекса.
Регламентация передачи ПД
Если руководитель принимает решение о необходимости регламентации движения персональных данных, то образец заполнения журнала учета передачи ПДн вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации. Его форма в этом случае должна утверждаться приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение такого акта.
Оформление: общие требования
Титульная страница
Общепринято (для всех журналов) в правом верхнем углу указывать руководителя (генерального директора), утверждающего документ. Форма ведения может быть такой:
Генеральный директор название предприятия ФИО___ « »____20__г.»
Далее посередине заглавными буквами указывается название. После обозначается поле для даты, с которой было начато ведение документа, напр.
«Журнал начат «__» __ 20__ г.», рядом указывается поле для даты окончания, напр. «Журнал завершен «__» ___ 20__ г.».
В правом нижнем углу указывается сотрудник, ответственный за ведение документа, также проставляются даты, например:
«ОТВЕТСТВЕННЫЙ за ведение журнала ФИО и должность сотрудника «___» ___20__г.».
Содержание
Сам документ содержит следующие графы:
Содержание отдельных книг
Обращения субъектов
Образец заполнения журнала обращений субъектов персональных данных содержит:
Документ также может содержать раздел «Порядок заполнения». В данном разделе указываются правила заполнения граф, исправления ошибок и т.д.
Ознакомления с положением о защите
В самом акте может быть продублировано Положение о защите ПДн сотрудников. Разделы:
Электронных и машинных носителей, содержащих ПД
Образец заполнения журнала учета электронных и машинных носителей информации, содержащих персональные данные включает:
Подробнее об уничтожении персональных данных читайте тут.
Мероприятий по контролю обеспечения сохранности
В графы вносится:
Регистрации нарушения и восстановления
Регистрации согласий на обработку
Образец журнала регистрации согласий на обработку персональных данных включает в себя следующую информацию:
Фиксирования средств защиты информации
Документ содержит разделы:
Стоит помнить, что журналы не имеют законодательной регламентации. Окончательная форма утверждается предприятием или организацией, которые производят учет. Поэтому следует уточнять необходимость ведения того или иного журнала у работодателя, а также осведомляться о формах ведения журналов учета, связанных с персональными данными.
Журнал регистрации и учета обращений субъектов персональных данных
Прием обращений граждан (автоответчик) (843) 528-04-39
«Горячая линия» для редакций СМИ и журналистов (843) 528-04-33
Образец формы уведомления и рекомендации по заполнению
Рекомендации по заполнению формы уведомления об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных (PDF, 2,5МБ )
Приказ Роскомнадзора от 30.10.2018 № 159 «О внесении изменений в Методические рекомендации по уведомлению уполномоченного органа о начале обработки персональных данных и о внесении изменений в ранее представленные сведения, утверждённые приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 30 мая 2017 года № 94» (PDF, 800КБ)
Пример заполнения уведомления об обработке персональных данных
Пример формы уведомления для юридического лица (DOCX, 30 КБ)
Пример формы уведомления для индивидуального предпринимателя (DOCX, 20КБ)
Пример формы уведомления для юридического лица с использованием 2-х информационных систем и Интернет-сайта (DOCX, 30КБ)
Пример формы уведомления об обработке персональных данных для индивидуального предпринимателя с использованием 2-х информационных систем и Интернет-сайта (DOCX, 30КБ)
Пример формы уведомления для нотариуса с использованием 2-х информационных систем (DOCX, 30КБ)
Пример формы уведомления для учреждения здравоохранения с использованием 5-ти информационных систем (DOCX, 30КБ)
Пример заполнения информационного письма о внесении изменений в сведения об операторе в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных
Пример формы информационного письма для юридического лица, ПАО (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для юридического лица, ООО (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для юридического лица, Совет СП (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для юридического лица, Исполком СП (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для юридического лица, Школа (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для юридического лица, Детсад (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для юридического лица с использованием 2-х информационных систем (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для индивидуального предпринимателя с использованием 2-х информационных систем и Интернет-сайта (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для нотариуса с использованием 2-х информационных систем (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для учреждения здравоохранения с использованием 5-ти информационных систем (DOCX, 30КБ)
Пример формы информационного письма для юридического лица (Образовательное учреждение) с использованием 2-х информационных систем (DOCX, 30КБ)
Пример короткой формы информационного письма о внесении изменений в сведения об операторе в реестр ОПД (DOCX, 30КБ)
Образец информационного письма для операторов персональных данных (ст. 25 и п. 10.1) (DOCX, 30КБ)
О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации
Федеральный закон Российской Федерации от 21 июля 2014 г. N 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части уточнения порядка обработки персональных данных в информационно-телекоммуникационных сетях»
Информационное сообщение для юридических и физических лиц (индивидуальных предпринимателей)
С 1 июля 2017 года применяются новые высокие административные санкции за нарушения законодательства о персональных данных. Так как, с указанной даты вступил в силу Федеральный закон от 07.02.2017 №13-ФЗ, согласно которому статья 13.11 Кодекса об административных правонарушениях изложена в новой редакции. Так, за несоблюдение требований законодательства о персональных данных установлена административная ответственность в виде штрафа до 70 000 рублей.
Комплект документов необходимых для обработки персональных данных клиентов, работников и пользователей Интернет-сайта включает в себя:
А. Основные документы по персональным данным:
Б. Документы по обработке персональных данных без использования средств автоматизации:
В. Документы по персональным данным работников:
Г. Документы по персональным данным клиентов:
Д. Документы для оформления процедур обработки персональных данных:
Е. Документы для оформления уничтожения и обезличивания информации, содержащей персональные данные:
Ж. Документы по обучению сотрудников:
З. Документы по осуществлению внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных:
И. Документы по обработке поступающих обращений субъектов персональных данных:
К. Документы для размещения на Интернет-сайте:
Обращаем Ваше внимание, что вышеперечисленный комплект документов представляет собой формы документов, которые Вам нужно будет заполнить самостоятельно. Например, в приказе об утверждении перечня помещений, в которых осуществляется обработка и хранение персональных данных перечислить указанные помещения с указанием их адреса.
Помощь наших специалистов в составлении указанных документов с учетом Вашей организационной структуры, используемых компьютерных программ, информационных систем, съемных носителей оплачивается отдельно. Стоимость определяется на основании анкетирования Заказчика и устного опроса.
Политика обработки персональных данных
В соответствии с ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» организация обязана опубликовать или иным образом обеспечить неограниченный доступ к документу, определяющему его политику в отношении обработки персональных данных, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных (Положению об обработке и защите персональных данных).
Если организация, осуществляет сбор персональных данных с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, то в этом случае организация обязана опубликовать в соответствующей информационно-телекоммуникационной сети документ, определяющий его политику в отношении обработки персональных данных, и сведения о реализуемых требованиях к защите персональных данных, а также обеспечить возможность доступа к указанному документу с использованием средств соответствующей информационно-телекоммуникационной сети.
Во всех кабинетах, в которых обрабатываются персональные данные на бумаге должны быть определены места хранения (сейф, шкаф, стеллаж) и ответственные за сохранность конфиденциальности персональных данных в этом кабинете.
Необходимо определить перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных работников и клиентов в организации. При этом, каждый сотрудник, допущенный к обработке персональных данных должен подписать соглашение о неразглашении персональных данных.
Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных
В соответствии с ч. 1 ст. 22 Закона №152-ФЗ оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить Роскомнадзор о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ч. 2 ст. 22 Закона №152-ФЗ. При этом, в соответствии с пунктами 1 и 2 части 2 ст. 22 Закона №152-ФЗ определено, что оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных:
1. Обрабатываемых в соответствии с трудовым законодательством. То есть, оператор вправе осуществлять без уведомления Роскомнадзора обработку персональных данных, относящихся к субъектам персональных данных, которых связывают с оператором трудовые отношения. Таким образом, если организация обрабатывает только персональные данные своих сотрудников, уведомлять Роскомнадзор организация не обязана. При этом, чтобы не направлять уведомление, требуется выполнить ряд дополнительных условий. Персональные данные не должны распространяться и предоставляться третьим лицам без согласия субъекта персональных данных. Выполнение первого условия означает, что оператор не будет предпринимать действия, направленные на передачу данных определенному кругу лиц или на ознакомление с ними неограниченного круга лиц, в том числе размещение в средствах массовой информации, в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к данным иным возможным способом. Другое условие обязывает использовать персональные данные исключительно для исполнения перечисленных условий предоставляет право оператору не уведомлять Роскомнадзор о том, что она занимается обработкой персональных данных.
2. Полученные оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных, если персональные данные не распространяются, а также не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта персональных данных и используются оператором исключительно для исполнения указанного договора и заключения договоров с субъектом персональных данных. То есть, оператор вправе не уведомлять Роскомнадзор, если он обрабатывает персональные данные, полученные в связи с заключением договора, стороной которого является субъект персональных данных. Но здесь существует ряд ограничений. Воспользоваться этой нормой оператор может лишь при выполнении ряда условий:
Например, если организация заключает с рядом работников договоры гражданско-правового характера и выполняет вышеперечисленные условия, уведомлять уполномоченный орган также не требуется.
Согласие работника на обработку персональны данных
В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона №152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника.
Между тем, согласие на обработку персональных данных не требуется в следующих случаях:
Обязательство о неразглашении персональных данных
В соответствии с п. 7 ст. 86 ТК РФ на работодателя возложена обязанность по защите персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты. Следовательно, работники, которые имеют доступ к персональным данным других работников, обязаны не разглашать эти данные, которые стали им известны в связи с выполнением ими трудовых обязанностей. При этом привлечь к ответственности работников, которые разгласили такую информацию, можно, только если она стала известна им в связи с исполнением трудовых обязанностей, и они обязались не разглашать такие сведения (п. 43 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2). Следовательно, работодатель должен оформить с работниками, которые в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным других работников, обязательство об их неразглашении.
Так как, в соответствии со ст. 23 Конституции РФ каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.
Каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Ограничение этого права допускается только на основании судебного решения (ст. 23 Конституции РФ).
Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются (ч. 1 ст. 24 Конституции РФ).
Кроме этого, в соответствии со ст. 152.1 Гражданского кодекса РФ обнародование и дальнейшее использование изображения гражданина (в том числе его фотографии, а также видеозаписи или произведения изобразительного искусства, в которых он изображен) допускаются только с согласия этого гражданина.
В случае ведения видеонаблюдения, у организации должны быть разработаны и утверждены локальные нормативные акты, предусматривающие видеонаблюдение в организации. С указанными актами должен быть ознакомлен каждый работник. Кроме того, должны быть размещены таблички (объявления), предупреждающие о ведении видеонаблюдения.
Если физическое лицо предоставило свои персональные данные организации в целях исполнения гражаднско-правового договора, стороной которого она является, то оператор персональных данных впоследствии не вправе использовать персональные данные физического лица (например, номер телефона, электронный адрес) для рассылки в целях продвижения своих товаров, работ, услуг без получения его согласия, поскольку использование персональных данных в маркетинговых целях не связано с исполнением договора, стороной или выгодоприобретателем которого является физическое лицо. При несоблюдении данного условия оператор персональных данных может быть привлечен к административной ответственности.
В соответствии с ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ обработка персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только при условии предварительного согласия субъекта персональных данных. Указанная обработка персональных данных признается осуществляемой без предварительного согласия субъекта персональных данных, если оператор не докажет, что такое согласие было получено.
Согласно п. 5 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ обработка персональных данных без согласия субъекта допускается в целях исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем.
Исходя из положений статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ получение согласия субъекта на обработку персональных данных не требуется, если это непосредственно связано с исполнением и (или) заключением договора. Последующее использование персональных данных в маркетинговых целях никак не связано с исполнением договора, стороной или выгодоприобретателем которого является физическое лицо. Таким образом, оператору персональных данных требуется получение согласия на использование данных в целях продвижения своих товаров. При нарушении указанного требования оператор персональных данных подлежит привлечению к ответственности на основании статьи 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Вместе с тем необходимо иметь в виду, что запрет на распространение рекламы по сетям электросвязи, в том числе посредством использования телефонной, факсимильной, подвижной радиотелефонной связи, без согласия абонента или адресата на получение рекламы установлен также статьей 18 Федерального закона от 13.03.2006 №38-ФЗ «О рекламе», в связи с чем нарушение указанного запрета в рассматриваемом случае, по нашему мнению, может повлечь применение административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 14.3 КоАП РФ за нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем законодательства о рекламе.
За несоблюдение требований законодательства о персональных данных установлена административная ответственность статьей 13.11 Кодекса об административных правонарушениях в виде штрафа до 70000 рублей. Заказав у нас документы Вы экономите на штрафах десятки тысяч рублей.
Журнал учета обращений субъектов персональных данных о выполнении их законных прав при обработке персональных данных
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных, обязано организовывать прием и обработку обращений и запросов субъектов. Прием обращений – это, прежде всего, их регистрация. Такие запросы связаны с получением работниками документов, связанных с работой. Регистрация обращений позволяет отвечать на них более оперативно, чем когда такие заявления регистрируются в общей массе входящих документов. Журнал имеет графы (столбцы): 1. № п/п 2. Ф.И.О. субъекта 3. Дата обращения 4. Краткое содержание обращения 5. Отметка об исполнении 6. Ф.И.О. исполнителя 7. Роспись 8. Примечание
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас! Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России. Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета рабочего времени
от 35 руб.
Журнал учета прохождения медицинских осмотров (предварительных и периодических) работников
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Крупные организации часто ведут журнал учета персональных данных. Такой документ действительно позволяет осуществлять обработку персональных данных работника систематизировано и обеспечивает контроль. Обязателен ли такой журнал с точки зрения законодательства РФ? И, что немаловажно, Государственной инспекции труда?
Пример журнала
Обязателен ли журнал учета персональных данных
В рубрике, посвященной персональным данным, мы опубликовали информацию об обязанностях работодателя и иного оператора в указанной сфере. Вы можете найти и образец приказа об утверждении положения о персональных данных, требования к обработке персональных данных и их защите в организации.
И если большинство инспекторов трудовой инспекции склоняются к тому, что положение о персональных данных — обязательный локальный акт организации, то требование вести журнал по сути незаконно. Только работодатель решает, нужен ему журнал учета персональных данных. Возможно, чтобы проще было осуществлять контроль. Даже с учетом назначения ответственного за обработку персональных данных лица. Или такой документ (журнал) ему не нужен. Так как его ведение требует и времени, и минимальных финансовых затрат.
Журналов может быть даже 2. Один — для перемещений персональных данных внутри организации. Например, выдача личных дел, с какой целью и т.п. Согласитесь, при наличии такого журнала можно выявить виновное лицо в случае привлечения организации к ответственности за разглашение персональных данных. Второй — для случаев передачи персональных данных работника третьему лицу.
Оформление и ведение журнала
В журнал учета внутреннего доступа к персональным данным логично включить следующие сведения (графы):
Можно указать и срок пользования, основание доступа к персональным данным. И любые другие сведения, которые пожелает работодатель. Ведь форма журнала законодательно не установлено.
Журнал для внешнего взаимодействия по своей структуре может повторять внутренний. Обязательна фиксация сведений о лице (органе), откуда поступил запрос, дату передачи информации либо отказа в ее предоставлении.
Допустимо оформить и единый журнал учета персональных данных, как внутри организации, так и по запросам, обращениям третьих лиц. Форму журнала желательно утвердить приказом руководителя организации. Либо закрепить ее в качестве приложения к положению о персональных данных.
Ведет журнал учета персональных данных, как правило, ответственное за обработку данных лицо в организации (можно назначить отдельно приказом).
