журнал регистрации командировочных удостоверений образец
Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров
Журналы учета командированных работников
Н ачнем с ранее обязательных журналов, вызывавших массу недовольства у специалистов, но с течением времени ставших привычными и в какой-то мере даже удобными. Речь пойдет о журналах учета работников:
Их типовые формы были утверждены ныне уже не действующим приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».
С 19 октября 2015 года данные журналы не являются обязательными к ведению. Но никто не запрещает продолжать их вести, в том числе используя ранее утвержденные формы. Кому они могут быть полезны до сих пор? Работодателям, сотрудники которых часто выбывают в командировки и / или принимают у себя значительное число работников из других организаций.
См. статью «Какие условия в ПВТР вам навредят, а какие помогут в спорах» журнала № 11′ 2018
Кроме того, на практике с помощью такого журнала можно достаточно быстро найти сведения о командировках работников для целей бухгалтерского учета и налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные для налоговых проверок. Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.
Если компания примет решение вести подобный журнал, то соответствующий порядок оформления и учета командировок следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или специальном Положении о командировках).
Итак, давайте разберемся, как вести подобные журналы.
В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, сплошным способом, хронологически указываются:
Для удобства можно снабдить журнал дополнительными графами, например:
Это позволит оперативно вести учет работников, за которыми, пока они находятся в командировке, сохраняется рабочее место.
Журнал учета работников, прибывших в командировку, актуален тем, что помогает систематизировать информацию о прибывших в командировку работниках, отследить своевременность убытия данных работников, выдачи им пропусков, получить необходимую минимальную информацию, которая может понадобиться, если с работником, направленным к вам в командировку, произойдет несчастный случай на производстве (когда необходимо оперативно проинформировать работодателя пострадавшего). Информация о датах прибытия и выбытия таких работников также будет нужна работодателю при расследовании несчастного случая на производстве и установлении сроков пребывания командированного работника в принимающей организации.
Образец заполнения журнала см. в Примере 2. Обратите внимание: в «шапку» третьего столбца внесены изменения, где вместо организации, выдавшей командировочные удостоверения, указана формулировка про организацию, направившую работников в командировку.
Добавим, что в утвержденных ранее формах ни в одном, ни в другом журнале не предусмотрены реквизиты подписи работников. Но при их отсутствии данные журналы с легкостью можно заполнять и «задним числом», что явно снижает их доказательственную силу в случае споров или несчастных случаев. Поэтому вы можете предусмотреть соответствующий столбец, куда проставлять подпись командированного работника.
Оформление командировки по Республике Беларусь
Иногда наниматели сталкиваются с необходимостью направить своих работников в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (далее — командировка). Рассмотрим пошаговое документальное оформление такой командировки.
ШАГ 1. Подтверждаем необходимость командировки
Необходимость в командировке может возникнуть по разным причинам: заключение договора, подписание соглашения, представление интересов в суде, участие в семинаре или конференции, обмен опытом и т.д. Законодательство не устанавливает перечень оснований для командировок. Вместе с тем, поскольку работник направляется в командировку для выполнения служебного задания, причина такого направления должна быть связана с интересами организации, а не личными интересами работника.
ШАГ 2 Получаем согласие работника
В некоторых случаях наниматель, чтобы направить работника в командировку по Беларуси, должен получить от него согласие. Это касается командировок :
— на срок более 30 календарных дней;
— женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);
— работающих отцов, воспитывающих детей без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одиноких родителей, а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);
Таким образом, если командировка планируется на срок свыше 30 календарных дней, то получать на нее согласие нужно у любой категории работников. А если срок командировки будет меньше, в том числе если это однодневная командировка, потребуется получить согласие только от отдельных категорий работников (инвалида, матери ребенка в возрасте до 14 лет и т.п.).
Для некоторых случаев письменная форма согласия обязательна (в частности, при направлении в командировку матери ребенка в возрасте до 14 лет). Однако, на наш взгляд, получить согласие работника целесообразно в письменной форме в любом случае.
Согласие может быть выражено различными способами. Например:
— путем проставления записи о согласии в докладной записке;
— путем проставления записи о согласии в предложении. В таком случае нанимателем оформляется предложение о направлении в командировку, которое он вручает работнику. В предложении предусматривается место для проставления отметки работника о согласии (несогласии) на предложение нанимателя;
Пример оформления строки в предложении для проставления отметки работника
Отношение работника к предложению о направлении в служебную командировку (проставляется собственноручно работником):
— путем написания работником отдельного заявления, в котором он выразит свое согласие на командировку.
Пример формулировки заявления работника
Я, Ковалевич Инна Викторовна, юрисконсульт I квалификационной категории юридического отдела ООО «Полоса», согласна поехать в служебную командировку 14.12.2020 в г. Витебск в экономический суд Витебской области для участия в судебном заседании по делу N 109-20/2020.
ШАГ 3. Готовим задание на командировку
Задание составляется в произвольной форме с соблюдением требований правил делопроизводства. В качестве примера можно воспользоваться формой задания, предназначенной для командировки за границу, или формой задания, установленной для работников Мининформа и подчиненных ему организаций.
Необходимость оформления задания, а также форму задания можно закрепить в организации на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.
При формулировании задач, целей в задании важно помнить, что они должны соответствовать интересам самой организации, не противоречить должностной (рабочей) инструкции работника, содержать четкие и конкретные формулировки.
Как правило, задание составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.
ШАГ 4. Издаем приказ о командировании
В распорядительную часть приказа (после слова «ПРИКАЗЫВАЮ»), в частности, включается следующая информация:
— Ф.И.О. командируемого работника;
— его должность служащего (профессия рабочего);
— структурное подразделение, в котором трудится работник;
— место, куда направляется работник.
Приказ о командировании — это приказ по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера будут разными. Так, если срок командировки :
— 1 месяц и менее, то регистрационный номер дополняется литерой «л». Срок хранения приказа — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства или 10 лет, если такая проверка не проводилась;
— более 1 месяца, то регистрационный номер дополняется литерой «к». Срок хранения приказа — 75 лет.
После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.
Внимание!
Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированному работнику. Напомним, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы :
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
ШАГ 5. Оформляем командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение может быть выдано одному лицу из командируемой группы либо каждому работнику отдельно, даже если работники едут в составе группы.
Решение об оформлении и выдаче командировочного удостоверения, а также его форму и правила заполнения следует закрепить на локальном уровне организации (к примеру, в положении о служебных командировках).
В организации могут применяться ранее установленные формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35.
В локальном правовом акте целесообразно уточнить правила проставления отметок о выбытии и прибытии работника из служебной командировки. В первую очередь установить лицо, ответственное за оформление командировочных документов (заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы и т.п.). Также стоит определить, как именно проставляются отметки: например, заверяются подписью ответственного лица и ее расшифровкой.
Ситуация из практики
В командировочном удостоверении допущена ошибка: указана неверная дата выбытия. Что делать в такой ситуации?
Вместе с тем можно оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (т.е. до выдачи работнику).
ШАГ 6. Оформляем журналы регистрации и учета
В настоящее время не обязательно оформлять журнал регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации) и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета). Другими словами, наниматель самостоятельно решает, вести данные журналы (либо один из них) или нет. Такое решение следует отразить в локальном правовом акте организации. При этом следует назначить лицо, ответственное за ведение журнала. Это может быть заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки.
ШАГ 7. Заполняем табель использования рабочего времени
ШАГ 8. Проставляем отметку в командировочном удостоверении
Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку о прибытии работника. Такая отметка указывается по аналогии с отметкой о выбытии по правилам, установленным локальным правовым актом организации. Как правило, отметка заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой.
ШАГ 9. Получаем отчет о командировке
Свое решение о необходимости составления отчета следует определить в локальном правовом акте организации (например, в положении о служебных командировках). В том числе следует установить:
— срок представления отчета о выполнении задания;
— порядок оформления и саму форму отчета о выполнении задания. Отметим, что законодательство не предусматривает примерную или типовую форму подобного отчета.
Отчет о выполнении задания не нужно путать с авансовым отчетом. Авансовый отчет содержит сведения о расходах командированного работника. А отчет о выполнении задания содержит результаты проделанной работы. То есть, как правило, основой данного отчета служит задание на командировку, если оно выдавалось работнику.
В отчете о выполнении задания могут указываться, в частности:
— Ф.И.О. командированного работника;
— его должность служащего (профессия рабочего);
— место пребывания в командировке;
— основание (причина) командировки;
— информация о проделанной работе (результаты командировки).
ШАГ 10. Принимаем авансовый отчет
Законодательство допускает различные способы представления авансового отчета. А именно :
— на бумажном носителе работником лично;
— посредством регистрируемого почтового отправления;
— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
— посредством электронной почты.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10
Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.
Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.
Кто оформляет командировочное удостоверение
Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Порядок оформления Т-10
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Часть 1
Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.
Часть 2
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Часть 3
Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.
В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.
Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).
Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Журнал регистрации командировочных удостоверений в 2021 году
Грамотно организованный документооборот на предприятии предполагаем регистрацию всех документов в специальных книгах и журналах. В частности, командировочные удостоверения регистрируются в журнале регистрации командировочных удостоверений. В статье вы можете скачать образец оформления данного журнала.
Напомню, что командировочное удостоверение – это документ, с помощью которых работник отчитывается о своей служебной поездке и местах, в которых он побывал. Образец его заполнения можно скачать в этой статье.
Образец заполнения журнала
Бланк журнала заполняет кадровый работник, который назначен ответственным за его ведение. Другие должностные лица могут иметь доступ к журналу только в присутствии ответственного лица.
Как и все подобные документы, журнал имеет обложку и табличную часть.
На обложке пишется название организации, день, месяц и год начала ведения журнала регистрации.
Кроме того, имеется графа для указания даты окончания ведения журнала, которая будет заполнена тогда, когда бланк будет полностью использован.
Табличную часть можно оформить так, как это удобно организации, предназначен этот документ исключительно для внутреннего использования.
Записи в таблицу вносятся на основании сданного работник командировочного удостоверения, для каждого отдельного документа заполняется отдельная строка.
Как правило, табличная часть включает в себя информацию следующего характера:
Последняя подпись необходима для того, чтобы подтвердить, что работник со сделанной записью ознакомлен и согласен.
Срок хранения журнала регистрации командировочных удостоверений составляет 5 лет.
Скачать образец
Скачать журнал регистрации командировочных удостоверений – ссылка.
Правила ведения и заполнения журнала учета и регистрации командировочных удостоверений — образец
В каждой организации должен вестись учет и регистрация оформляемой документации.
Четкое ведение этого процесса позволяет снизить риск возникновения проблем с отчетностью, утерей бумаг и других подобных недоразумений.
Информация об оформляемых документах в большинстве случаев вносится в соответствующий журнал, разработанный специально для этой цели.
Учету подлежит документация, касающаяся командировок. В частности, на предприятии должна вестись регистрация командировочных удостоверений.
Назначение документа
Командировочное удостоверение представляет собой документ, в котором фиксируется информация о командировке. В частности, о месте, в которое был отправлен сотрудник, а также о других подробностях данного мероприятия.
Удостоверение указанного типа выдается специалисту перед его отправкой в командировку.
По возвращению на рабочее место работник сдает документ руководителю в течение 3-х дней.
Он принимается и регистрируется в специальном журнале ответственным лицом. В основном в качестве такового выступает кадровик, назначенный для выполнения данного действия работодателем.
Главное предназначение журнала – регистрация и учет командировочных удостоверений. В случае возникновения необходимости руководитель может найти в нем нужную информацию, касающуюся этого вопроса.
Обязательно ли вести учет и регистрацию?
Важно отметить, что в настоящее время командировочное удостоверение не является документом, обязательным для заполнения.
Данную бумагу можно заменить билетом, на котором сотруднику ответственными специалистами делается отметка о прибытии работника на место командировки и выбытии из такового.
Из этого можно сделать вывод, что и журнал, созданный для учета и регистрации подобных документов, перестал иметь статус обязательного.
Несмотря на отмену обязательной необходимости ведения, многие работодатели продолжают их заполнять. Если на предприятии командировочные удостоверения не оформляются, то, следовательно, осуществлять их учет и регистрацию не нужно.
В такой ситуации учету подлежат документы, используемые вместо них. К примеру, билет, на котором ставится отметка о прибытии и выбытии из командировки.
Важно учитывать, что у командировочных удостоверений есть определенный срок сдачи руководителю. По возвращению из командировки сотрудник должен сдать документ в течение нескольких дней.
Технология, необходимость и правила заполнения документации должны быть установлены руководителем предприятия. Информация такого характера отражается в локальных нормативных документах фирмы.
Как оформить?
Журнал, в котором регистрируется командировочные удостоверения, как было указано ранее, не является обязательным документом. Именно поэтому унифицированной формы для его оформления не предусмотрено.
Работодатель вправе разработать собственный образец, или заполнять документ аналогично тому, как заполняются другие книги подобного назначения.
В стандартном виде журнал регистрации заполняется по следующей схеме:
Подпись сотрудника выступает в качестве его согласия с информацией, указанной в журнале. Перед тем как ее оставить, работнику необходимо тщательно проверить подлинность данных.
Скачать образец
Выводы
Журнал в настоящее время, как и сами командировочные удостоверения, является документом, необязательным для ведения. Унифицированной формы для его заполнения нет.
Компания вправе как вести, так и не вести такой журнал. В случае его оформления необходимо придерживаться стандартных правил.
В форме отражается информация об удостоверении, специалисте, его предоставившем, подробностях командировки.