журнал регистрации личного имущества сотрудников образец
Форма 423-АПК. Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Для учета купленного имущества в составе основных средств организации используют карточку учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Это средства труда, которые сохраняют во время применения свою натуральную форму, но постепенно теряют рабочие качества. Документ применяется чаще всего в организациях, занимающихся сельским хозяйством. Разберемся, как с ним работать.
Общая информация
Карточка по форме 423-АПК применяется для слесарного оборудования, земледельческого. Срок полезного использования таких объектов должен быть больше 12 месяцев, а стоимость может быть любой — ее прописывают в учетной политике. Ранее максимальный такой показатель был равен 2000 руб.
Назначение карточки — фиксировать поступление и движение инвентаря, оперативно предоставлять сведения о количестве имеющегося инвентаря в структурном подразделении.
Документ заводят на однотипные объекты, которые имеют одинаковую хозяйственную функцию и стоимость. Поэтому их целесообразно объединять по однородным разновидностям. Например:
На лицевой стороне вносят данные об объектах в момент передачи в эксплуатацию, а также данные о выбытии. На оборотной стороне нужно указать сведения о списании инвентаря и перечислить ценности, полученные от ликвидации по счетам бухучета.
К сведению! Решает, пригоден для работы инвентарь или нет, специальная комиссия, собранная приказом руководства. Ее задача — осмотреть объекты, сверить сроки использования по документации, принять решение и заполнить свои графы.
Заполняют карточку в единственном экземпляре. Процедура осуществляется на основании первичных бумаг на поступление, перемещение или выбытие объектов.
При обнаружении фактической ошибки (неверная дата или сумма) можно воспользоваться традиционным порядком действий для исправления. Сначала нужно одной линией зачеркнуть фрагмент с ошибкой, далее сверху или рядом указать правильный вариант, после этого на полях документа написать: «Исправленному верить», поставить дату и подпись.
Несколько слов о форме 423-АПК
Унифицированная форма 423-АПК была утверждена приказом Минсельхоза России от 16 мая 2003 года №750 и согласована Госкомстатом. После 2013 года все разработанные государством бланки перестали быть обязательными к применению. Компании могут выбирать, какой вариант форм использовать: унифицированные или разработанные самостоятельно под свои нужны. Не запрещается вносить в унифицированные формы какие-либо дополнения.
Решение организации о работе с теми или иными бланками необходимо закрепить в учетной политике приказом руководства.
К сведению! Первичный учетный документ, чтобы считаться действительным, должен включать ряд обязательных реквизитов. При составлении собственных бланков это нужно учитывать. Список таких реквизитов дан в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете».
Как заполнить карточку учета инвентаря и хозпринадлежностей
В шапке указывают такую информацию:
В основной части располагается таблица. В ней необходимо указать следующую информацию:
Под таблицей расписывается работник, заполнивший ее. Также он должен поставить дату.
На оборотной стороне вносят сведения о выбытии инвентаря из эксплуатации. Необходимо отметить:
Далее нужно подытожить, сколько объектов было списано и на какую сумму. 
Если после списания объекты можно разобрать на составные части или материалы, которые можно использовать в будущем, то сведения о них нужно также отобразить в специальной таблице.
После заполнения таблицы нужно подвести итоги по сумме и указать ее прописью.
В конце документа расписываются члены комиссии в подтверждение указанных данных. Также ставит свою подпись заведующий складом или кладовщик, принявший полученные материалы на хранение.
Важно! Расписаться должны все члены комиссии. Если чья-то подпись будет отсутствовать, то документ будет считаться недействительным.
Учет личных вещей в бюджетных учреждениях
Довольно часто в учреждениях государственного сектора бывает, что сотрудники приносят на работу личные вещи: электрические чайники, микроволновые печи, компьютерную технику, стулья, кресла и прочее. Такое имущество постоянно находится на территории учреждения, поэтому возникает резонный вопрос: учитывать ли его в бухгалтерском учете? И если учитывать, то как? Сформулированного на законодательном уровне порядка бухгалтерского учета личного имущества сотрудников в настоящее время нет. Поэтому его необходимо разработать учреждению самостоятельно, а мы подскажем возможные варианты учета такого имущества.
Нужно ли вообще вести бухгалтерский учет личных вещей сотрудников?
Сразу оговоримся, что в статье будет идти речь о том личном имуществе сотрудников, которое постоянно находится на территории учреждения: мебели, бытовой технике и прочем. А, например, личный автомобиль, используемый сотрудником учреждения для служебных поездок, который в неиспользуемое в рабочих целях время не находится в учреждении, к такой категории не относится.
Итак, учитывать или нет? Чтобы ответить на данный вопрос, приведем Решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В нем описана ситуация, в которой орган финансового контроля наложил штраф на руководителя учреждения в части нецелевого использования средств субсидии на выполнение задания учредителя. За счет данных средств была установлена бухгалтерская программа на личный ноутбук главного бухгалтера. Суд в описанной ситуации встал на сторону контролирующего органа.
Принимая во внимание изложенное, можно сделать вывод, что учитывать личное имущество, постоянно находящееся на территории учреждения, все же нужно, чтобы избежать разногласий с проверяющими. Особенно это касается личного имущества, в отношении которого учреждением осуществляются денежные затраты, например, бытовые приборы, потребляющие электричество.
Как выбрать вариант учета?
Особенно остро вопрос учета личного имущества встал у бухгалтеров после введения в действие Федерального стандарта «Аренда»*(1). Хотя решение об учете подобного имущества должно было быть урегулировано с руководителем учреждения и должным образом документально оформлено еще со времени начала его использования на территории учреждения.
С введением Федерального стандарта «Аренда» появились вопросы у тех бухгалтеров, которые учитывали личное имущество сотрудников на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование»: нужно ли его классифицировать как объект аренды и поднимать на баланс? Чтобы выбрать вариант учета личного имущества сотрудников, постоянно находящегося на территории учреждения, и в том числе, нужно ли применять к нему положения Федерального стандарта «Аренда», необходимо определить, на каком праве пользования находится данное имущество в учреждении.
Практика показывает, что фактически личное имущество может:
Исходя из порядка использования имущества в учреждении, необходимо принять решение о соответствующем праве, должным образом документально оформить хозяйственную ситуацию и учитывать.
Варианты учета личного имущества
Итак, вариант 1: имущество используется в уставных целях. В таком случае целесообразно оформить пользование имуществом (безвозмездное или возмездное) согласно главам 34, 36 ГК РФ. Соответственно, к таким отношениям может быть применен Федеральный стандарт «Аренда» (п. 2 Федерального стандарта «Аренда»).
То есть на основании заключенных договоров аренды или безвозмездного пользования в бухгалтерском учете отражается объект операционной или финансовой (неоперационной) аренды. Учитываются такие объекты на соответствующих аналитических счетах счетов 111 40 «Права пользования активами» (при операционной аренде) или 101 00 «Основные средства» (при финансовой аренде) (п. п. 18.1, 20 Федерального стандарта «Аренда», п. 151.2 Инструкции № 157н*(2)).
Вариант 2: личное имущество используется при выполнении служебных обязанностей лично самим сотрудником. Как правило, такие отношения квалифицируют в рамках ст. 188 ТК РФ. То есть с сотрудником заключается соглашение об использовании личного имущества в служебных целях и ему выплачивается соответствующая компенсация.
В бухгалтерском учете такое имущество не подлежит отражению на балансовых счетах, так как оно не в полной мере отвечает понятию актива (абзац 3 п. 8 Федерального стандарта «Основные средства»*(3)). Однако из данного определения не следует, что такое имущество может учитываться на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» согласно п. 335 Инструкции № 157н. Учитывая, что оно все же используется в деятельности учреждения, предлагаем забалансовый счет 01 «Имущество, полученное в пользование» или дополнительно введенный забалансовый счет (п. п. 332, 333 Инструкции № 157н).
И последний вариант: имущество используется для личных целей сотрудников, не связанных с уставной деятельностью учреждения. Сразу отметим, что такого варианта в учреждениях государственного сектора быть не должно. В то же время, если такая ситуация сложилась, целесообразно заключить с сотрудником договор хранения (глава 47 ГК РФ). Почему? Потому что в деятельности учреждения такое имущество не используется и права распоряжаться им у учреждения не возникает. Соответственно, оно может учитываться на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» по прямой норме п. 335 Инструкции № 157н.
__________________________
*(1) Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Аренда», утв. Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 258н.
*(2) Инструкция, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н.
*(3) Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н.
Отвечаем на Ваши вопросы
>Вопрос: Здравствуйте, могу ли я пользоваться на рабочем месте личным имуществом, а именно диванчик для отдыха в перерыве, телевизор, электрочайник?
Ответ: Вопрос пользования личным имуществом на рабочем месте должен быть решен с руководителем учреждения. Ведь такое имущество не является объектами нефинансовых активов учреждения. Соответственно, такое имущество не будет принято к учету в целях контроля за его сохранностью. Однако если работник учреждения безвозмездно передает в собственность учреждения указанное имущество, оно должно быть оприходовано и отражено в бухгалтерском учете в соответствии с настоящим бухгалтерским законодательством.
Статья подготовлена
Журнал регистрации личного имущества сотрудников образец
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Прежде всего бюджетному учреждению необходимо определить, на каком праве будет использоваться имущество работника.
1. Если сотрудник использует свое имущество лично при выполнении служебных обязанностей и такое использование с работодателем согласовано, с ним оформляется соглашение в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом объект личного имущества может быть учтен на дополнительно введенном забалансовом счете, предусмотренном учетной политикой учреждения, путем его увеличения (уменьшения при выбытии имущества).
2. Если же работник передает имущество в пользование учреждения, то в такой ситуации может быть оформлен договор безвозмездного пользования или аренды. В случае классификации заключенного договора как объекта операционной аренды поступившее имущество подлежит учету на балансовом счете 0 111 40 000 «Права пользования нефинансовыми активами».
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Смотрите, например, решение Советского районного суда г. Челябинска Челябинской области от 31.05.2017 по делу N 12-490/2017. В ситуации, которая стала предметом разбирательства в суде, за счет субсидии на выполнение задания (КФО 4) была приобретена программа для ведения бухгалтерского учета. Орган финансового контроля в ходе проверки выяснил, что она установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя бюджетного учреждения оштрафовали на 20 000 рублей за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.
*(2) Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
*(3) Смотрите также материалы:
— Энциклопедия решений. Учет у арендатора по стандарту «Аренда» (для госсектора);
— Энциклопедия решений. Учет при безвозмездном пользовании по стандарту «Аренда» у ссудополучателя (для госсектора).
Журналы учёта
Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.
Журнал учета документации
Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:
Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.
Журнал учета документации наделяется этими функциями:
В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.
Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.
Журнал учета рабочего времени
Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.
Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:
Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.
Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.
Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.
Сколько времени хранится журнал?
Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.
Какие книги должен вести кадровый отдел?
Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:
Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.
Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.
Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:
ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.