журнал регистрации заявок на аукцион по аренде образец
Как правильно оформить журнал регистрации заявок на торги по 44-ФЗ и 223-ФЗ
Журнал регистрации заявок на торги — это внутренний документ госзаказчика, в котором он фиксирует поступающие к нему предложения на участие в процедурах по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Он не является обязательным, но при возникновении спорных ситуаций поможет защитить интересы заказчика.
Когда нужна книга регистрации
Книга регистрации представляет собой реестр бумаг, поданных заказчику в рамках процедуры. Она необходима, когда документы поступают заказчику напрямую, то есть при проведении бумажной процедуры. Начиная с 01.01.2019 абсолютное большинство закупок проводится в электронной форме. Проведение электронных процедур реализуется с помощью электронных площадок, операторы которых организуют все движение бумаг между участниками и заказчиком.
Заказчики проводят бумажные процедуры только в случаях, которые прописаны в п. 44 ст. 112 44-ФЗ:
В остальных случаях закупка проводится с помощью функционала электронной площадки.
В тех немногих случаях, когда тендер проводится на бумаге, книга регистрации необходима:
Как заполнить
Журнал не имеет законодательно установленной формы, каждый заказчик сам разрабатывает удобный образец журнала приема заявок на участие в аукционе и других процедурах.
Книгу регистрации удобно вести в табличной форме, где одна строка — информация об одном поданном пакете документов. Строки должны иметь нумерацию — сквозную через весь журнал.
Следует предусмотреть следующие графы:
Образец журнала приема заявок
Журнал регистрации заявок на участие в закрытом аукционе
Дата начала ведения журнала «15» октября 2020 года
Время поступления (местное время)
Наименование объекта закупки
Форма (бумажный носитель, электронный документ)
Подпись участника (представителя участника) о факте получения расписки (в случае ее выдачи)
Оказание услуг по уборке служебных помещений
На бумажном носителе в запечатанном конверте
Оказание услуг по уборке служебных помещений
На бумажном носителе в запечатанном конверте
Расписка получена Петровский
Оказание услуг по уборке служебных помещений
На бумажном носителе в запечатанном конверте
Расписка получена Васильев
Оказание услуг по уборке служебных помещений
На бумажном носителе в запечатанном конверте
Оказание услуг по уборке служебных помещений
На бумажном носителе в запечатанном конверте
Об авторе этой статьи
Полина Гольцова Юрист Моя первоначальная специальность — юрист, юрисконсульт. Первые два года практической деятельности работала в общем юридическом отделе организации, где занималась всесторонним правовым сопровождением деятельности работодателя.
Однако с 2013 года основным направлением моей практической деятельности стали госзакупки. Я работала в контрактных службах нескольких крупных бюджетных учреждений федерального и регионального уровня и коммерческой организации, деятельность которой связана с госзакупками.
Занималась юридическим сопровождением госзакупок, договорной и претензионной работой, представляла интересы работодателей в арбитражных судах и УФАС.
Последние три года занимаюсь созданием юридического контента, пишу популярные статьи по актуальным вопросам правоприменения для нескольких информационных порталов.
Как вести журнал регистрации заявок
Журнал регистрации заявок поможет госзаказчику избежать множества проблем и доказать свою правоту, если у поставщика на этапе приема предложений возникнут необоснованные претензии. Разберемся, как составить и заполнить такой документ.
Когда необходим журнал регистрации заявок
Этот вспомогательный документ обусловлен потребностью конкретного заказчика. Обязательной или строго установленной формы нет. Однако вести и пополнять его актуальной информацией не только удобно, но, как правило, необходимо.
Предложение на ряд процедур может быть подано в письменной форме в запечатанном конверте. У заказчика в связи с этим возникает обязанность зарегистрировать ее и выдать расписку о получении. В ряде госорганов установлен порядок приема корреспонденции. Тогда обязанность вести регистрационную книгу подкрепляется внутренним регламентом.
Другим примером необходимости вести такую книгу является регистрация с указанием хронологии подачи предложений в запросе котировок. Согласно правилу 44-ФЗ, при их рассмотрении заказчик ориентируется на критерий наиболее низкой цены. Но когда возникает ситуация с подачей нескольких предложений с одинаковой низкой ценой, закон установил, что победит та, которая поступила ранее других (ч. 6 ст. 78 44-ФЗ).
Заполненный заказчиком журнал регистрации котировочных заявок придет на помощь. Дата и время поступления каждого конверта будут подтверждены соответствующей регистрационной записью. Еще такой документ предотвратит прием двух и более заявок на котировочную процедуру (запрет по ч. 4 ст. 78) и поможет при нарушении участником сроков подачи.
В целом документ находит применение в любой закупочной процедуре. Так, и в конкурсе, и в запросе предложений, на которые предусмотрена бумажная форма подачи заявок, зафиксированные в книге регистраций данные окажут поддержку заказчику. Более того, даже в электронных процедурах от функции ведения журнала не отказались, а делегировали ее оператору электронной площадки. Он присваивает номер корректно направленному предложению и отклоняет те, которые поступили с нарушениями.
Как заполнить журнал регистрации
Рекомендуем вести сквозную нумерацию, четко фиксировать даты и время события. Если данные в журнал заносятся со слов третьих лиц, то упоминать их Ф.И.О. и их должности. Также следует заносить сведения о способе поступления предложений.
Также имеет смысл указывать данные по каждой процедуре (номер и дата извещения) и включить в содержание в отношении поступивших заявок следующую информацию:
Заявка на участие в аукционе
Правильно оформленная заявка на участие в аукционе гарантирует ее принятие, тем самым давая шанс на победу. Универсального бланка для такого документа не существует, потому что в каждом конкретном случае будут свои показатели. Разберемся, какую информацию должна содержать такая заявка и на что нужно обращать внимание при ее составлении.
Общая информация
Субъекту, желающему принять участие в электронном аукционе, необходимо тщательно изучить документацию к закупке. Особое внимание нужно уделить характеристикам товаров и требованиям к его качеству, то есть техническому заданию закупки.
Одновременно с техническим заданием организатор закупки по 44-ФЗ должен составить к нему инструкцию. В ней он отмечает нормативно-технические документы на товары (ГОСТы, СНиПы и т.д.), значения диапазонов (диаметров, объемов, высоты изделий) и т.д.
Компания или ИП, заметившие нарушения со стороны заказчиков, могут пожаловаться в региональное отделение ФАС.
К сведению! Все тонкости работы с госзакупками прописаны в Федеральном законе от 5 апреля 2013 № 44-ФЗ. Закупки для юридических лиц регулирует Федеральный закон от 18 июля 2011 года № 223. При желании участвовать нужно ознакомиться с законодательством.
Составлением заявки в организации может заниматься специально обученный сотрудник, он может исполнять эти обязанности параллельно со своими основными. Как правило, это бухгалтера, юристы и т.д. Для подачи заявки нужна ЭЦП.
Нюансы составления заявки на электронный аукцион
Заявка на участие в аукционе состоит из двух частей. Каждая из них — это отдельный электронный документ, подавать их нужно одновременно. Унифицированной формы не существует, поскольку документ включает много непостоянных сведений, которые связаны со спецификой работ, услуг или товаров.
Первая часть
Первую часть нужно сформировать на основе особенностей предмета аукциона. В нее нужно включить такую информацию:
Чтобы составить корректную заявку, необходимо изучить нормы законодательства и документацию к аукциону. Первая часть заявки вызывает наибольшие затруднения.
Нужно помнить о таких моментах:
ФЗ № 44-ФЗ четко указывает, какие данные нужно включать в заявки. Организатор аукциона не имеет права требовать какие-либо иные сведения.
Отклонить первую часть заявки могут по таким причинам: не была указана страна-изготовитель, не было дано согласие, не были прописаны точные характеристики продукции.
Вторая часть
В этом разделе необходимо указать такие данные, как информацию о компании-претенденте: наименование или ФИО ИП, юридический и фактический адрес, паспортные данные, ИНН, ИНН учредителей юрлица, ФИО директора юрлица, контактные данные и т.д. Этот пункт лучше оформить в виде таблицы.
К анкете участника нужно приложить:
Вторую часть заявки заказчик может отклонить, если участник предоставил неактуальные данные; не подтвердил свой статус (например, аукцион только для МСП, а участник не подтвердил это) или значится в реестре недобросовестных поставщиков ФАС.
При составлении заявки можно рассмотреть наш образец, он оформлен по всем требованиям закона 44-ФЗ.
Заполнение извещения процедуры «Аукцион по аренде»
Разделы, которые необходимо заполнить в форме извещения «Аукцион по аренде»:
Основные сведения:
Укажите наименование процедуры.
В поле «Продавец/Арендодатель (Собственник)» из выпадающего списка выберите нужного Продавца (список Продавцов формируется из «Реестра собственников имущества»).
Сведения об организаторе:
Укажите организатора процедуры: сам продавец или отдельный орган, выполняющий организационно-технические функции.
Контактное лицо:
Можно заполнить самостоятельно сведениями о пользователе, который не зарегистрирован на ЭП (включить чек-бокс «Контактное лицо не зарегистрировано как пользователь площадки»).
Документы и сведения:
В поле «Документация об аукционе» прикрепите документацию по процедуре (поле обязательно для заполнения).
В поле «Проект договора» Вы можете прикрепить файл договора (поле не обязательно для заполнения).
В поле «Форма заявки» укажите вид формы заявки на участие, которую потребуется заполнить Участнику:
В поле «Участниками аукциона могут являться только субъекты малого и среднего предпринимательства» укажите значение «Да»/«Нет».
В поле «Иные документы» Вы можете прикрепить иные дополнительные документы (поле не обязательно для заполнения).
Порядок оформления заявок на участие:
Вы можете указать «Требования, предъявляемые участнику» и «Ограничения участия отдельных категорий участников» (поля не обязательны для заполнения).
Сроки и пояснения:
• Дата и время начала подачи заявок ;
• Дата и время начала рассмотрения заявок;
• Дата и время окончания рассмотрения заявок;
• Дата и время начала торгов;
• Срок, в течение которого организатор аукциона вправе отказаться от проведения аукциона.
Лоты:
Указывается список добавленных лотов.
Новый лот:
• Регион (по умолчанию отображается регион Организатора);
• Сроки и порядок внесения итоговой цены;
• Тип первой ставки аукциона:
• Тип задатка (фиксированная сумма или процент от НЦ) и его размер;
• Описание и технические характеристики государственного или муниципального имущества, права на которое передаются по договору, в том числе площадь помещения, здания, строения или сооружения в случае передачи прав на соответствующее недвижимое имущество;
• Целевое назначение государственного или муниципального имущества, права на которое передаются по договору;
• Дата, время, график проведения осмотра имущества, права на которое передаются по договору;
• Размер обеспечения договора;
• Срок действия договора;
• Срок подписания договора по итогам торгов, дней.
После заполнения разделов «Новый лот» нажмите кнопку «Сохранить лот». После сохранения отобразятся дополнительные кнопки для добавления и удаления новых лотов:
• Для добавления новых лотов нажмите на кнопку «Добавить новый лот»;
• Для удаления лота нажмите на кнопку «Удалить лот»;
• Для того, чтобы скопировать лот, нажмите на кнопку «Копировать лот».
Заполнение извещения процедуры «Аукцион на право заключения договора аренды земельного участка»
Разделы, которые необходимо заполнить в форме извещения «Аукцион на право заключения договора аренды земельного участка»:
Основные сведения:
Укажите наименование процедуры.
В поле «Время ожидания нового ценового предложения (минут)» из выпадающего списка выберите нужное значение: 10 или 30 минут.
В поле «Арендодатель» из выпадающего списка выберите нужного Арендодателя (список формируется из « Реестра собственников имущества»).
Заполните поле «Форма собственности».
Сведения об организаторе:
Укажите организатора процедуры: сам продавец или отдельный орган, выполняющий организационно-технические функции.
Контактное лицо:
Можно заполнить самостоятельно сведениями о пользователе, который не зарегистрирован на ЭП (включить чек-бокс «Контактное лицо не зарегистрировано как пользователь площадки»).
Документы и сведения :
В поле «Информационное сообщение» прикрепите документацию по процедуре (поле обязательно для заполнения).
В поле «Проект договора» Вы можете прикрепить файл договора (поле не обязательно для заполнения).
Если включен чек-бокс «По данному имуществу проводились торги», то откроется дополнительное поле для прикрепления документов.
В поле «Участниками аукциона могут являться только субъекты малого и среднего предпринимательства» укажите значение «Да»/«Нет».
В поле «Форма заявки» укажите вид формы заявки на участие, которую потребуется заполнить Участнику:
Порядок оформления заявок на участие:
Вы можете указать «Требования, предъявляемые участнику» и «Требования к содержанию и форме заявок» (поля не обязательны для заполнения).
Сроки и пояснения:
• Дата и время начала подачи заявок;
• Дата и время окончания подачи заявок;
• Место приема заявок и документации;
• Дата и время рассмотрения заявок;
• Дата и время начала торгов;
Лоты:
Указывается список добавленных лотов.
Новый лот:
• Регион (по умолчанию отображается регион Организатора);
• Тип первой ставки аукциона:
• Шаг аукциона (шаг может быть только фиксированной суммой; указанной в % или числом):
• Если выбран тип шага – фиксированная сумма, то появится возможность указания параметров: Возможность делать ставки кратные шагу, Возможность делать ставки после себя.
• Если процент от НЦ, то только Возможность делать ставки после себя;
• Тип задатка (фиксированная сумма или процент от НЦ) и его размер;
• Реквизиты решения о проведения аукциона;
• Кадастровый номер ЗУ;
• Вид разрешенного использования ЗУ;
• Параметры разрешенного строительства объекта;
• Технические условия подключения объекта к сетям инженерно-технического обеспечения;
• Условия и сроки заключения договора аренды ЗУ.
После заполнения разделов «Новый лот» нажмите кнопку «Сохранить лот». После сохранения отобразятся дополнительные кнопки для добавления и удаления новых лотов:
• Для добавления новых лотов нажмите на кнопку «Добавить новый лот»;
• Для удаления лота нажмите на кнопку «Удалить лот»;
• Для того, чтобы скопировать лот, нажмите на кнопку «Копировать лот».