Отправка исходящих документов через журнал электронных документов SAP¶
При отправке документа из журнала электронных документов SAP контрагенту будет передан xml-файл, сформированный стандартным функционалом системы SAP ERP.
Для отправки документов из журнала системы SAP необходимые виды выходных документов должны быть настроены в системе пользователя. Документы должны быть зарегистрированы в журнале.
Работа в журнале¶
Для отправки доступны следующие виды документов:
Универсальный передаточный документ (УПД) в формате, утвержденном ФНС, в следующих функциях:
Универсальный корректировочный документ (УКД) в формате, утвержденном ФНС, в следующих функциях:
Функционал генерации выходного документа типа УКД функции ДИС на данный момент не реализован компанией SAP.
Подписание и отправка документов¶
Для отправки документа из журнала электронных документов SAP необходимо выполнить следующие действия.
Для вновь созданных документов характерно следующее заполнение полей журнала, предназначенных для отражения процесса отправки электронного документа.
Таблица 83 Статусы документа, зарегистрированного в журнале SAP ¶
Описание статуса замены оператора
Описание статуса замены контрагента
Код статуса отправки
Наименование статуса отправки
Электронный документ создан
—
—
—
Выделить строчку с интересующим документом и нажать кнопку «Подписать». В случае если пользователь использует локальное подписание, после нажатия кнопки «Подписать» будет открыто окно со списком сертификатов, установленных на рабочей машине пользователя или записанных на USB-носителе. В данном окне будет необходимо отметить тот сертификат, которым будет подписан документ, и нажать «Выбрать».
Внизу экрана будет отображено сообщение «Все записи успешно обработаны».
Для подписанных документов характерно следующее заполнение полей журнала, предназначенных для отражения процесса отправки электронного документа.
Таблица 84 Статусы подписанного документа в журнале SAP ¶
Описание статуса замены оператора
Описание статуса замены контрагента
Код статуса отправки
Наименование статуса отправки
Электронный документ подписан
—
R1
Документ готов к отправке
Для дальнейшей отправки документа необходимо выделить строчку с документом и нажать кнопку «Отправить».
Внизу экрана будет отображено сообщение «Все записи успешно обработаны». Для отправленных документов характерна описанная ниже (см. таблицу и рисунок) смена значений в полях «Код статуса отправки» и «Наименование статуса отправки» по мере передачи документа контрагенту.
Таблица 85 Статусы отправленного документа в журнале SAP ¶
Описание статуса замены оператора
Описание статуса замены контрагента
Код статуса отправки
Наименование статуса отправки
Электронный документ отправлен
—
R
Документ поставлен в очередь отправки
W
Документ отправлен в интеграционный модуль
SO
Документ передан оператору ЭДО
S
Отправлен
Мониторинг обработки документа контрагентом¶
В случае если контрагент отклонит документ, поля журнала будут заполнены следующим образом.
Таблица 86 Статусы документа в журнале SAP. Документ отклонен ¶
Описание статуса замены оператора
Описание статуса замены контрагента
Код статуса отправки
Наименование статуса отправки
Электронный документ отправлен
Уточнение получено
X
Отклонен
Для просмотра комментария, переданного контрагентом при отклонении документа, необходимо выделить строчку с отклоненным документов и нажать кнопку «Просмотреть ответ». Будет отражено окно с текстом комментария.
Если контрагент согласует документ, статусы в журнале будут заполнены следующим образом.
Таблица 87 Статусы документа в журнале SAP. Документ согласован ¶
Описание статуса замены оператора
Описание статуса замены контрагента
Код статуса отправки
Наименование статуса отправки
Электронный документ отправлен
Документ приемки получен
V
Согласован
Аннулирование документов¶
Отправка запроса на аннулирование¶
Для того чтобы аннулировать исходящий документ (подписанный или неподписанный контрагентом), необходимо выплнить следующие действия.
Выделить строчку с интересующим документом и нажать кнопку «Аннулирование».
Нажать «Да» в появившемся окне.
Статус документа в поле «Описание статуса замены контрагента» будет изменен на «Аннулирование создано».
Нажать кнопку «Отправить».
В открывшемся окне ввести комментарий к аннулированию, который будет передан контрагенту. Нажать «Дальше».
В таблицах ниже отражена дальнейшая последовательность смены статусов в зависимости от типа документа.
Согласно логике, разработанной компанией SAP, неподписанный получателем УПД СЧФДОП (УКД КСЧФДИС) аннулируется в одностороннем порядке. Вследствие этого сразу выставляется статус «Аннулирование подтверждено». Однако согласно логике операторов ЭДО, данный документ аннулируется через запрос. Поэтому необходимо дождаться обработки запроса стороной контрагента.
Согласно логике SAP, подписанный получателем УПД ДОП аннулируется сразу. Однако согласно логике операторов, данный документ аннулируется через запрос. Таким образом, необходимо дождаться обработки запроса контрагентом.
Обработка входящего запроса на аннулирование¶
При получении входящего запроса на аннулирование документа в поле «Описание статуса замены контрагента» будет установлено значение «Аннулирование получено». Для обработки входящего запроса на аннулирование необходимо сделать следующее:
Для согласования запроса на аннулирование необходимо выделить строчку с документом и нажать кнопку «Подтверждение аннулирования».
Для отклонения запроса на аннулирование необходимо выделить строчку с документом и нажать на кнопку «Отклонение аннулирования».
В таблице ниже представлена последовательность смены статусов документа при обработке входящего запроса на аннулирование. Данная последовательность характерна для всех типов документов, аннулирование которых может запросить контрагент.
Таблица 93 Обработка входящего запроса на аннулирование ¶
Модуль предназначен для создания, отправки и получения электронных счетов-фактур, актов, накладных и универсальных передаточных документов в формате xml ФНС. Модуль является составной частью пакета локализации для России.
Использование SBIS SAPPER для работы в электронном журнале
SBIS SAPPER [1] реализует стандартное BADI электронного журнала для отправки документов через систему СБИС.
Этапы настройки
Этапы проверки
Журнал счетов-фактур
Общие сведения
Журнал электронных счетов-фактур – транзакция, которая отображает список входящих и исходящих счетов-фактур и их электронную версию в системе SAP.
Журнал использует таблицы:
Программа J_3RF_REGINV состоит из частей:
При запуске программы на экране выбора необходимо выбрать режим:
Список доступных команд на экране вывода (USER-COMMAND):
Настройки журнала
Журнал счетов в SPRO
Корректировочные счета-фактуры в SPRO
Электронное выставление счета в SPRO
Электронное выставление счета в S000
Настройки BADI
Настройки расположены в меню:
Содержат следующие пункты:
Исходящие счета-фактуры
Ручной ввод исходящих счетов
Экран ввода документа закроется, в списке вывода появится новая строка.
Автоматический ввод исходящих счетов из Финансов
Исходящие счета-фактуры закачиваются автоматически из модуля Финансы (FI) при помощи программы печати документа.
Автоматический ввод исходящих счетов из Сбыта
Команда Просмотреть запись
Для выделенного документа в журнале отображает на отдельном модальном экране данные с-ф в режиме просмотра. Это данные БЕ, исходный номер с-ф, год, дата, внешний номер исх. с-ф, номер, год, дата, внешн номер корректировочного с-ф, вид операции, формат обмена, регистрация в журнале, статус эл. документа, код и наименование контрагента, инн, кпп контрагента, валюта, сумма, сумма ндс.
Команда Изменить запись
Для выделенного документа в журнале отображает на отдельном модальном экране данные с-ф в режиме изменения. Это данные БЕ, исходный номер с-ф, год, дата, внешний номер исх. с-ф, номер, год, дата, внешн номер корректировочного с-ф, вид операции, формат обмена, регистрация в журнале, статус эл. документа, код и наименование контрагента, инн, кпп контрагента, валюта, сумма, сумма ндс. Для новых незарегистрированных документов необходимо поставить галочку Зарегистрировано. При нажатии на кнопку Сохранить обновляет эти данные в таблице J_3RF_REGINV_OUT.
Команда Удалить запись
Удаляет выделенный документ в журнале. Удаляются с-ф со статусами «пусто», «Эл. счет создан» и «Эл. счет отправлен». Удаляются также записи в архиве электронных документов, если для этого номера с-ф созданы электронные версии документа в xml формате.
Команда Create Создать с-ф xml
Описание
Создает xml для выделенных на экране исходящих счетов-фактур, используя номера документов. Возвращает список счетов-фактур с новыми статусами «Электронный счет создан», или сообщение об ошибке. Добавляет в таблицу J_3RFDI_ARC данные: заголовок, данные в формате string, xml-данные в формате hex, эл.подпись в формате hex. Изменяет статус документа в таблицах J_3RF_REGINV_OUT, J_3RF_REGINV_LOG.
Алгоритм
Команда SGNI Подписать с-ф xml (—)
Команда Send Отправить с-ф xml
Описание
Выгружает файлы xml для выделенных на экране исходящих счетов-фактур в локальную папку c:\temp\outgoing. Имя файла ON_SFAKT_xxxxx.xml. Возвращает список счетов-фактур с новыми статусами «Счет отправлен» или сообщение об ошибке. Изменяет статус документа в таблицах J_3RF_REGINV_OUT, J_3RF_REGINV_LOG.
Алгоритм
Команда Просмотреть xml с-ф
Для выделенной записи в журнале открывает экран просмотра xml данных. Имя просматриваемого файла ON_SFAKT_xxxxx.xml. Данные читаются из таблицы J_3RFDI_ARC.
Корректировочные счета-фактуры, счета-исправления
Входящие счета
Загрузка электронных документов из файла
См. также пункт «Программа загрузки входящих эл. документов».
Программа загрузки входящих эл. документов загружает в систему SAP файлы из локальной папки с входящими электронными документами. Возможна загрузка подписи, если существует файл подписи с таким же именем в этой же папке.
Ручной ввод входящих счетов
Автоматический ввод входящих счетов из Финансов
Входящие счета-фактуры могут закачиваться автоматически из модуля Финансы (FI). Те счета, которые уже есть в журнале, не добавляются.
Сопоставление входящих эл. счетов-фактур в журнале с документами FI
После ввода входящих с-ф в журнал из файла можно связать их с уже существующими в финансах документами.
Команда Просмотреть запись
Для выделенного документа в журнале отображает на отдельном модальном экране данные с-ф в режиме просмотра. Это данные БЕ, исходный номер с-ф, год, дата, внешний номер исх. с-ф, номер, год, дата, внешн номер корректировочного с-ф, вид операции, формат обмена, регистрация в журнале, статус эл. документа, код и наименование контрагента, инн, кпп контрагента, валюта, сумма, сумма ндс.
Команда Изменить запись
Для выделенного документа в журнале отображает на отдельном модальном экране данные с-ф в режиме изменения. Это данные БЕ, исходный номер с-ф, год, дата, внешний номер исх. с-ф, номер, год, дата, внешн номер корректировочного с-ф, вид операции, формат обмена, регистрация в журнале, статус эл. документа, код и наименование контрагента, инн, кпп контрагента, валюта, сумма, сумма ндс. Для новых незарегистрированных документов необходимо поставить галочку Зарегистрировано. При нажатии на кнопку Сохранить обновляет эти данные в таблице J_3RF_REGINV_OUT.
Команда Удалить запись
Удаляет выделенный документ в журнале. Удаляются с-ф со статусами «пусто», «Эл. счет получен, без регистрации» и «Извещение о получении отправлено», «Запрос на уточнение отправлен», «Запрос на уточнение обработан». Удаляются также записи в архиве электронных документов, если для этого номера с-ф созданы электронные версии документа в xml формате. Это c-ф ON_SFAKT_xxx, извещение о получении DP_IZVPOL_xxx, запрос на уточнение DP_UVUTOCH_xxx.
Команда EREQ Создать запрос на уточнение
Описание
Создает эл. документ Уведомление об уточнении со ссылкой на с-ф. В журнале счетов-фактур при этом изменяется статус уточнения на «Создано». В архиве эл. документов формируется новый документ «Уведомление об уточнении» в статусе Создано, имя файла DP_UVUTOCH. Появляются записи в таблице J_3RFDI_ARC.
Алгоритм (—)
Команда SGNR Подписать запрос на уточнение (—)
Команда SNDR Отправить запрос на уточнение
Описание
Осуществляет выгрузку файла xml с данными запроса на уточнение (DP_UVUTOCH.xml) в случае отклонения с-ф. Выгрузка производится на локальный диск в папку c:/temp/outgoing. В журнале счетов-фактур и в архиве эл.документов изменяется статус запроса на уточнение на Отправлено.
Алгоритм (—)
Команда DREQ Просмотреть запрос на уточнение
Открывает запрос на уточнение на просмотр на отдельном экране. Выводит автора, дату создания и текст запроса на уточнение.
Команда Установить статус «запрос на уточнение обработан» (—)
Извещение о получении
При автоматическом вводе входящих с-ф из файла в журнале формируется документ с-ф. В архиве электронных счетов для номера с-ф формируется два документа: электронный счет(EI) с именем файла ON_SFAKT.xml и извещение о получении с именем файла DP_IZVPOL.xml. Сохраняются xml-данные в таблице J_3RFDI_ARC. Смотри также пункт «Программа загрузки входящих эл. документов».
Журнал передаточных документов
Общие сведения
Журнал электронных передаточных документов – транзакция, которая отображает список входящих и исходящих накладных ТОРГ12 и актов и их электронную версию в системе SAP.
Журнал использует таблицы:
Программа J_3RF_REGTORG состоит из частей:
При запуске программы на экране выбора необходимо выбрать режим:
Список доступных команд на экране вывода:
Настройки журнала передаточных документов
Электронное выставление счета в SPRO
Передаточные документы в SPRO
Журнал передаточных документов в S000
Исходящие передаточные документы
Автоматический ввод исходящих накладных из Сбыта
Автоматический ввод исходящих актов из Сбыта
Команда ETORG Создать xml (—)
Команда SGNI Подписать (—)
Команда SNDI Отправить
Описание
Выгружает файлы xml для выделенных на экране исходящих накладных в локальную папку c:\temp\outgoing. Имя файла DP_OTORG12_xxxxx.xml. Возвращает список накладных с новыми статусами «Отправлен» или сообщение об ошибке. Изменяет статус документа в таблицах БД J_3RF_RGTORG_OUT, J_3RF_RGTORG_IFS, J_3RF_RGTORG_FS1.
Алгоритм (—)
Команда DXML Просмотреть xml-данные
Открывает файл xml накладной на просмотр. Порядок действий:
Извещение о получении
Электронный документ, получаемый от покупателя. Отправляется покупателем при получении накладной (титула продавца). Имя файла DP_IZVPOL_xxx.xml. Для ввода его в систему необходимо запустить программу загрузки эл. документов. См. пункт «Программа загрузки эл. документов». При загрузке изменяется статус эл. документа в журнале передаточных документов с «Документ отправлен» на «Уведомление о получении получено». В архиве эл. документов для номера накладной добавляется запись с именем DP_IZVPOL_xxx.xml. Сохраняются xml-данные в таблице J_3RF_RGTORG_FS1, J_3RF_RGTORG_IFS.
Примечание: есть ошибка в программе загрузки эл. документов для входящих извещений о получении. Контрагент не заполняется, хотя внутри программы он есть, ид. заполнен.
Титул покупателя
Электронный документ, получаемый от покупателя. Отправляется покупателем при приемке накладной (титула продавца). Имя файла DP_PTORG12_xxx.xml. Для ввода его в систему необходимо запустить программу загрузки эл. документов. См. пункт «Программа загрузки эл. документов». При загрузке изменяется статус эл. документа в журнале передаточных документов с «Уведомление о получении получено» на «Документ приемки получен». В архиве эл. документов для номера накладной добавляется запись с именем DP_PTORG12_xxx.xml.
Примечание: есть ошибка в программе загрузки эл. документов для входящих титулов покупателя. Контрагент не заполняется, хотя внутри программы он есть, ид. заполнен.
Входящие передаточные документы
Загрузка электронных документов из файла
Программа загрузки входящих эл. документов загружает в систему SAP файлы из локальной папки с входящими электронными документами. Возможна загрузка подписи, если существует файл подписи с таким же именем в этой же папке.
Создание поступления материала на основании вх. накладной
На основании данных накладной (заказ, дата заказа, номенклатура) в системе можно выполнить поступление материала к заказу. На основании данных акта поступление создать невозможно, закачивается только заказ.
Если во входящей накладной и заказе не совпадает номенклатура (неверный код товара, неверное наименование, количество позиций разное), то загрузка накладной в систему производится, поле Заказ заполняется. В дальнейшем при проводке поступления материала выдается сообщение «Есть несоответствующие позиции XML для ЗП 450000ххх». Система позволяет провести поступление материала.
Создание входящего счета-фактуры на основании вх. накладной
На основании данных накладной (заказ, дата заказа, номенклатура) в системе можно выполнить проводку счета-фактуры. На основании данных акта создать счет-фактуру невозможно.
Если во входящей накладной и заказе не совпадает номенклатура, то загрузка накладной в систему производится, поле Заказ заполняется. В дальнейшем при проводке счета-фактуры система не найдет позиций для проводок.
Команда PTORG Принять (создание титула покупателя)
Описание
Алгоритм
Команда NOCXMLTXT Отклонить с претензией
Описание
Создает эл. документ Уведомление об уточнении со ссылкой на накладную. В журнале передаточных документов при этом изменяется статус накладной на «Документ отклонения создан». В архиве эл. документов формируется новый документ «Уведомление об уточнении», имя файла DP_UVUTOCH. Появляются записи в таблицах J_3RF_RGTORG_IFS, J_3RF_RGTORG_FS1.
Алгоритм
Команда SNDI Отправить
Описание
Осуществляет выгрузку файла xml с данными титула покупателя (DP_PTORG12.xml) в случае приемки накладной. Осуществляет выгрузку файла xml с данными уведомления об уточнении (DP_UVUTOCH.xml) в случае отклонения накладной с претензией. Выгрузка производится на локальный диск в папку c:/temp/outgoing. В случае приемки изменится статус накладной в журнале передаточных документов на «Документ приемки отправлен». В случае отклонения изменится статус накладной в журнале передаточных документов на «Документ отклонения отправлен». Изменяет статус документа в таблицах БД J_3RF_RGTORG_IN, J_3RF_RGTORG_IFS, J_3RF_RGTORG_FS1.
Открывает файл xml накладной на просмотр. Порядок действий:
Извещение о получении
При автоматическом вводе входящих накладных из файла в журнале формируется документ эл. накладная. В архиве электронных документов для номера накладной формируется два документа: электронная накладная с именем файла DP_OTORG12.xml и извещение о получении с именем файла DP_IZVPOL.xml. Сохраняются xml-данные в таблице J_3RF_RGTORG_FS1, J_3RF_RGTORG_IFS.
Архив электронных документов
Описание
Архив электронных документов позволяет работать с электронными документами из таблиц J_3RFDI_ARC, J_3RF_RGTORG_IFS, J_3RF_RGTORG_FS1. Фактически это список xml-документов. Отображает список документов с данными : номер записи, номер исходного с-ф, внешний номер исх. с-ф, версия, статус эл.документа, контрагент, метка времени, дата подписи, имя подписавшего, имя файла xml. Техническое имя программы J_3RF_DI_ARCLOG.
Виды электронных документов:
Команда Показать XML
Для выделенной позиции в нижней части отчета выводятся данные xml.
Команда Показать XML BADI
Команда Показать подпись
Отображает данные файла эл. подписи, если подпись к документу существует в системе.
Команда Скрыть XML
Скрывается нижняя часть отчета, где выводились данные xml.
Команда Отправить (—)
Создает файл xml в папке c:\temp\outgoing на основе xml-данных, хранящихся в таблицах J_3RFDI_ARC, J_3RF_RGTORG_FS1, J_3RF_RGTORG_IFS для различных видов эл. документов. Необходимо выделить документ в списке и нажать кнопку Отправить.
Исх. счет-фактура (—)
Исх. накладная (—)
Извещение о получении (—)
Запрос на уточнение (—)
Команда Экспорт
Создает файл xml по указанному пути на основе xml-данных, хранящихся в таблицах J_3RFDIARC, J_3RF_RGTORG_FS1, J_3RF_RGTORG_IFS для различных видов эл. документов. Необходимо выделить документ в списке и нажать кнопку Экспорт. Система запросит путь выгрузки. Указать папку и нажать ок.
Программа загрузки входящих эл. документов
Описание
Загружает в систему SAP файлы из локальной папки с входящими электронными документами. Техническое имя программы J_3RF_DI_PROC_IN. Возможна загрузка подписи, если существует файл подписи с таким же именем в этой же папке.
Если во входящей накладной в тэге и в заказе не совпадает дата заказа, то загрузка накладной в систему производится, поле Заказ заполняется.
Если во входящей накладной и заказе не совпадает номенклатура (неверный код товара, неверное наименование, количество позиций разное), то загрузка накладной в систему производится, поле Заказ заполняется. В дальнейшем при проводке поступления материала выдается сообщение «Есть несоответствующие позиции XML для ЗП 450000ххх». Система позволяет провести поступление материала.
