журнал учета архивных документов в лаборатории
03-05 Порядок хранения аккредитованным лицом нормативной документации (на примере испытательной лаборатории (центра)
Приказом Минэкономразвития России от 30.05.2014 № 326 «Об утверждении критериев аккредитации, перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации, и перечня документов в области стандартизации, соблюдение требований которых заявителями, аккредитованными лицами обеспечивает их соответствие критериям аккредитации» (далее – приказ Минэкономразвития России № 326) утверждены критерии аккредитации, устанавливающие совокупность требований, которым должен удовлетворять заявитель и аккредитованное лицо, при осуществлении деятельности в определенной области аккредитации, в связи с проведением аккредитации в национальной системе аккредитации (далее – Критерии аккредитации).
Так, в соответствии с пунктами 18 и 23.7 Критериев аккредитации, лаборатория должна обеспечить:
Вышеуказанные требования в соответствии с пунктом 23 Критериев аккредитации должны содержаться в разработанном лабораторией руководстве по качеству, содержащем требования системы менеджмента качества, которое оформляется в виде единого документа или в виде совокупности документов, подписывается руководителем лаборатории, скрепляется печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя (при наличии).
Отмечаем, что Критерии аккредитации установлены на основании положений международных стандартов в области аккредитации.
Перечень документов в области стандартизации, соблюдение требований которых заявителями, аккредитованными лицами обеспечивает их соответствие критериям аккредитации, утвержден приказом Минэкономразвития России № 326.
Например, в соответствии с пунктом 4.3.1 ГОСТ ИСО/МЭК 17025-2009 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий» лаборатория должна разработать и поддерживать процедуры управления всеми документами, являющимися частью системы менеджмента (разработанными лабораторией или поступившими извне), такими как регламенты, стандарты, другие нормативные документы, методики испытаний и/или калибровки, а также чертежи, программное обеспечение, технические условия, инструкции и руководства.
В разделе Вопрос-ответ размещены разъяснения в отношении формата, в котором заявитель, аккредитованное лицо должен располагать нормативной документацией.
Так, в соответствии с указанными разъяснениями Критерии аккредитации не конкретизируют, каким образом заявитель, аккредитованное лицо могут подтвердить наличие у них нормативной документации, оставляя за заявителем, аккредитованным лицом право на самостоятельное решение по данному вопросу.
Таким образом, заявитель, аккредитованное лицо вправе располагать нормативной документацией как в бумажном, так и в электронном виде, в том числе с использованием электронных справочно-правовых систем.
При проведении выездной оценки соответствия заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации устанавливается соответствие Критериям аккредитации в части наличия актуальных версий нормативных правовых актов, документов в области стандартизации, правил и методов исследований (испытаний) и измерений, в том числе правил отбора образцов (проб), и иных документов, устанавливающих требования к подтверждению соответствия и объектам подтверждения соответствия, указанных в области аккредитации в заявлении об аккредитации или в реестре аккредитованных лиц, с учетом выбранного заявителем, аккредитованным лицом способа обеспечения соблюдения указанного критерия, в том числе имея в виду наличие необходимых документов в местах их применения работниками.
Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что Критерии аккредитации устанавливают требования, в том числе, в отношении испытательных лабораторий (центров), в случае, если система хранения и архивирования документов аккредитованного лица предусматривает хранение документов в форме электронных документов, такие документы должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью аккредитованного лица.
Архив лаборатории. Процедура. Архивное дело
Организация архивного дела. Процедура
1. Назначение и область применения
1.1. Процедура устанавливает единые требования к организации архивного дела в испытательной лаборатории.
1.2. Требования настоящей документированной процедуры распространяются на всех сотрудников лаборатории.
1.3. Процедура разработана с целью установления порядка комплектования, обеспечения учета и хранения, упорядочения и использования архивной документации для эффективной работы сотрудников в системе менеджмента качества.
2. Нормативные ссылки
2.1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2.2. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело»;
2.3. ГОСТ ISO/IEC 17025-2019 «Общие требования к компетентности испытательных и калибровочных лабораторий»;
2.4. ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»;
Архивное дело – деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
Дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.
Уничтожение документов – исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Электронное дело – совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации.
Электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.
4. Сокращения и обозначения
ИЛ – испытательная лаборатория
5.1. Общие положения
5.1.1. Система хранения и архивирования документов предусматривает хранение документов на бумажном носителе.
5.1.2. В лаборатории должен быть ответственный за организацию архивного дела, назначенный Распоряжением руководителя ИЛ.
5.1.3. В лаборатории определено место хранения архивных документов. Доступ к архивным документам ограничен. Архивные документы хранятся в шкафах с замком. Ключ от архива хранится у сотрудника ответственного за организацию архивного дела и у руководителя ИЛ.
5.1.4. В архиве лаборатории документы хранятся в папках, на которые наклеивается Этикетка с содержимым архивной папки. Архивные документы хранятся в лаборатории до истечения срока хранения дел в архиве.
5.1.5. Ведущие специалисты обеспечивают сбор, подготовку и передачу документов своих групп ответственному за организацию архивного дела. Порядок подготовки архивных документов определен разделом 5.4. настоящей процедуры.
5.1.6. Все документы архива должны быть учтены в Журнале учета архивных документов. Форма журнала установлена Альбомом форм записей.
5.1.8. Протоколы испытаний хранятся в архиве ИЛ 10 лет. Прочие документы хранятся в течение 5 лет, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами, регламентирующими деятельность.
5.1.9. Состав документов, подлежащих передаче в архив, и сроки их хранения определены Номенклатурой дел.
5.2. Порядок сдачи документов в архив
5.2.1. Все документы ИЛ должны быть переданы в архив по истечению срока их хранения на рабочем месте, определенному Номенклатурой дел.
5.2.2. Сбор документов для передачи в архив осуществляется в течение года. Передача документов лицу, ответственному за организацию архивного дела, происходит один раз в год, на основании Распоряжения руководителя ИЛ.
5.2.3. Подготовку документов к сдаче в архив осуществляют сотрудники ИЛ ответственные за ведение документов в соответствии с Номенклатурой дел ИЛ. В процессе подготовки документов к сдаче в архив они хранятся на рабочем месте (в соответствии с Номенклатурой дел).
5.2.4. Перед сдачей журналов ответственному за организацию архивного дела в ИЛ, сотрудник ответственный за их подготовку должен проверить: наличие наименования журнала, наличие всех страниц, шнуровки, ненарушенной этикетки скрепления листов и печати на ней, даты окончания журнала.
5.2.5. Ответственный за организацию архивного дела принимает документы. Документы должны быть сформированы в Дела в соответствии с процедурой «Ведение и оформление рабочих журналов и папок«.
5.2.6. Ответственный за организацию архивного дела составляет Акт сдачи документов в архив.
5.2.7. Архивные документы размещаются на месте хранятся, определенном Номенклатурой дел, в шкафах с ограниченным доступом.
5.2.8. Данные о движении архивных документов фиксируются в соответствующей графе Журнала учета архивных документов.
5.3. Порядок работы с документами по истечению их срока хранения в архиве ИЛ
5.3.1. По истечению срока хранения в архиве ИЛ документы передаются в архив Общества или подлежат уничтожению (в случае если данный документ не подлежит хранению) согласно Распоряжению руководителя ИЛ.
5.3.2. Сдача документов из архива ИЛ в архив Общества осуществляется в соответствии с установленными правилами Общества.
5.4. Требования к подготовке документов, подлежащих передаче в архив
5.4.1. Требования к подготовке документов на бумажном носителе:
5.5. Выдача документов из архива
5.5.1. Из архива сотрудникам ИЛ по запросу выдаются копии документов. Выдачу документов осуществляет сотрудник ответственный за организацию архивного дела ИЛ.
5.5.2. Представителям сторонних организаций из архива выдаются по письменному обращению на имя руководителя Общества. Решение о выдаче или отказе в выдаче принимается директором совместно с руководителем ИЛ. Решение фиксируется на обращении формулировкой: «выдать в полном объеме», «отказать», «выдать в части…» ставится подпись и дата. Обращение передается ответственному за организацию архивного дела.
5.5.3. При необходимости на копии документа указывается «Копия верна», дата и подпись ответственного за ведение архива.
5.5.4. При выдаче копий документа ответственный за ведение архива регистрирует это в журнале «Учета архивных документов».
6.1. Ответственный за организацию архивного дела отвечает за:
6.2. Ведущие инженеры групп несут ответственность за сбор документов и своевременную сдачу документов в архив.
6.3. Сотрудники ответственные за ведение документации несут ответственность за подготовку документов к сдаче в архив.
6.4. Контроль за соблюдением требований данной процедуры несет менеджер по качеству.
Журнал учета архивных документов в лаборатории
ПРИНЦИПЫ НАДЛЕЖАЩЕЙ ЛАБОРАТОРНОЙ ПРАКТИКИ (GLP)
Организация и контроль архивов
Principles of Good Laboratory Practice (GLP). Establishment and Control of Archives
* По данным официального сайта Росстандарта ОКС 03.120.20,
Дата введения 2013-01-01
Предисловие
Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»
Сведения о стандарте
1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский центр стандартизации, информации и сертификации сырья, материалов и веществ» (ФГУП «ВНИЦСМВ»), Техническим комитетом по стандартизации ТК 339 «Безопасность сырья, материалов и веществ» Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии Российской Федерации, Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации ТК 339 «Безопасность сырья, материалов и веществ» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии документа, указанного в пункте 5
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 9 ноября 2012 г. N 53-П)
За принятие стандарта проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Код страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Минэкономики Республики Армения
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 27 декабря 2012 г. N 2151-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 31882-2012 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 января 2013 г.
Международный документ разработан Рабочей группой ОЭСР по GLP.
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного документа для приведения в соответствие с ГОСТ 1.5 (подраздел 3.6)
7 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Май 2020 г.
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.
В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»
Введение
На совместном заседании Комитета по химическим веществам и Рабочей группы по химическим веществам, пестицидам и биотехнологии, состоявшемся 25 мая 2007 г., документ был одобрен, рекомендован к снятию секретности и опубликованию в серии документов ОЭСР «Принципы GLP и мониторинг соответствия» в качестве рекомендательного документа Рабочей группы по GLP.
Архивирование записей и данных, произведенных в ходе неклинических исследований медицинской и экологической безопасности, является важным аспектом соответствия Принципам GLP. Сохранение первичных данных и проб, связанных с конкретным исследованием и полученных в ходе данного исследования, является единственным средством, которое может быть использовано для реконструкции исследования, тем самым позволяя верифицировать (проверить) информацию, включенную в заключительный отчет, и подтвердить соответствие конкретного исследования Принципам GLP.
Настоящее руководство не заменяет какие-либо требования, изложенные в национальных правилах и/или законодательстве, например относящиеся к временн м рамкам архивирования или периодам хранения.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает положения, относящиеся к организации и контролю архивов, эксплуатируемых в соответствии с Принципами GLP. Настоящий стандарт предназначен для использования испытательными центрами, которым необходимо проводить работы в соответствии с Принципами GLP, организациями, предоставляющими различные виды поддержки, например работающими по контракту, архивами, организациями по обеспечению качества или предоставляющими ИТ-услуги, а также спонсорами, органами мониторинга соответствия Принципам GLP и органами регистрации и приема информации.
Организации должны осуществить оценку соответствующих нормативных требований с точки зрения потребностей своего бизнеса. Некоторые аспекты устройства и эксплуатации архива могут повлечь обязательства по соблюдению строительных норм или законодательства, касающегося общественного здравоохранения и безопасности. Руководство относительно данных аспектов находится за рамками настоящего стандарта.
Испытательные центры и другие организации, вовлеченные в архивирование записей и данных (результатов) в соответствии с требованиями Принципов GLP, могут выиграть от использования признанных стандартов управления архивированием, включая стандарты, посвященные метаданным.
2 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
2.1 архив (archive): Установленная зона или помещение (например, кабинет, комната, здание или компьютеризированная система) для безопасного хранения записей и данных.
2.2 персонал архива (archive staff): Лица, работающие под руководством архивариуса и несущие ответственность за рутинные операции по архивированию.
2.3 архивариус (archivist): Лицо, назначенное администрацией испытательного центра или испытательной площадки и несущее ответственность за управление архивом, т.е. операциями и процедурами по архивированию.
2.4 электронные архивы (electronic archives): Помещения и системы, предназначенные для поддержания и сохранения электронных записей в соответствии с Принципами GLP.
2.5 электронная запись (electronic record): Все исходные лабораторные записи и документация, в том числе данные, напрямую введенные в компьютер через приборный интерфейс, которые являются результатами оригинальных наблюдений и деятельности, проведенных в ходе исследования, и которые необходимы для реконструкции и оценки отчета о данном исследовании.
2.6 метаданные (metadata): Данные, описывающие атрибуты других данных, чаще всего описывающих структуру, элементы данных, взаимосвязи и другие характеристики электронных записей.
2.7 миграция (migration): Передача (перенос) электронных документов из одного формата, носителя или компьютеризированной системы в другую.
2.8 владелец системы (system owner): Менеджер или назначенное должностное лицо отдела, которые в наибольшей степени взаимодействуют с системой или являются владельцем системы.
3 Роли и обязанности
3.1 Спонсор
3.1.1 Предполагается, что спонсор играет активную роль в подтверждении того, что все неклинические исследования медицинской и экологической безопасности проводятся в соответствии с Принципами GLP. В связи с этим спонсор должен обеспечивать, чтобы материалы и записи, подтверждающие проведение исследований согласно нормативным требованиям, сохранялись и поддерживались в условиях, обеспечивающих их целостность данных и постоянный доступ к ним.
3.1.2 Кроме того, если записи и материалы передаются во владение спонсора, то их следует хранить в архивах, отвечающих требованиям Принципов GLP. Спонсор должен также обеспечивать, чтобы эти материалы и записи сохранялись настолько долго, насколько того требуют соответствующие органы власти. Архивные и сохраняемые материалы и записи должны быть доступны для проведения инспекции в обычные рабочие часы. Если записи хранятся в электронном виде, то они должны быть представлены в удобочитаемой для пользователя форме.
3.2 Администрация испытательного центра
3.2.1 Администрация испытательного центра несет ответственность за предоставление помещений для архивирования. Администрация испытательного центра также несет ответственность за назначение архивариуса и, при необходимости, дополнительного персонала для работы в архивах. В том случае, если архивариус по каким-то причинам недоступен или не в состоянии выполнять свои обязанности, следует назначить резервного архивариуса. Эти назначения должны быть документированы. При назначении архивариуса и резервного архивариуса администрация испытательного центра должна избегать конфликта интересов, указав различия в выполняемых ими функциях.
3.2.2 Администрация испытательного центра должна обеспечивать архивирование формируемых в испытательном центре записей и материалов, необходимых для реконструкции исследований, и документации, необходимой для демонстрации соответствия испытательного центра Принципам GLP.
3.2.3 Администрация испытательного центра должна также устанавливать соответствующие процедуры архивирования.
Администрация испытательного центра должна обеспечивать доступ к архиву(ам) исключительно выбранному уполномоченному (авторизованному) персоналу. Доступ должен контролироваться, а процедура доступа должна быть документирована. Персоналу службы обеспечения безопасности и техническому персоналу доступ должен предоставляться только в случае необходимости (например, в случае чрезвычайных ситуаций) и при этом должен также контролироваться и документироваться.
3.2.4 Администрация испытательного центра при необходимости может информировать спонсоров о требованиях и обязанностях, накладываемых в рамках GLP на спонсоров в отношении архивирования.
3.3 Архивное помещение, предоставляемое по контракту
Если спонсор или администрация испытательного центра используют предоставляемый по контракту архив для хранения записей и/или материалов исследования в соответствии с требованиями Принципов GLP, то договаривающиеся стороны должны обеспечивать соответствие Принципам GLP.
3.4 Администрация испытательной площадки
Администрация испытательной площадки имеет те же обязанности и несет ту же ответственность, что и администрация испытательного центра в отношении архивных помещений и процедур.
3.5 Руководитель исследования
Руководитель исследования несет ответственность за обеспечение того, что все относящиеся к исследованию записи и материалы будут перенесены в архив(ы) в ходе исследования или немедленно после его завершения (а также после прекращения исследования). Руководитель исследования несет ответственность за полноту записей и материалов исследования и обеспечение того, что все материалы будут архивированы до исследования или при завершении исследования.
3.6 Ответственный исследователь
3.7 Архивариус
3.7.1 Архивариус несет ответственность за управление, операции и процедуры архивирования в соответствии с установленными стандартными операционными процедурами (СОП) и Принципами GLP.
На основании этого архивариус, в частности, должен обеспечивать:
— контроль доступа в архив;
— организацию системы индексирования для упорядоченного хранения и поиска документов и материалов,
Журнал учета архивных документов в лаборатории
Обзор документа
Приказ Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 г. № 155 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях»
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), приказываю:
Утвердить прилагаемые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях.
| Руководитель | А.Н. Артизов |
Зарегистрировано в Минюсте РФ 12 марта 2021 г.
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного
агентства
от 9.12.2020 г. № 155
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях
I. Основные положения
3. Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных корпораций, государственных и муниципальных организаций, выступающих разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.
4. По решению негосударственных организаций, в деятельности которых образуется НТД, выступающих заказчиками, разработчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающимися производственной деятельностью, настоящие Правилам могут применяться при организации хранения, комплектования, учета и использования НТД.
5. Правила устанавливают единый порядок организации комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД, а также отнесения ее к составу Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы ценности 1 для органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.
6. Организация хранения, комплектования, учета и использования НТД, содержащей сведения, составляющие государственную тайну, другие виды тайн, персональные данные или иные сведения конфиденциального характера, осуществляется с соблюдением требований законодательства Российской Федерации.
II. Организации комплектования, учета, хранения, и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, выступающих заказчиками НТД
11. Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными или муниципальными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.
13. НТД поступает в архив органа на основании и в соответствии с договором (государственным, муниципальным контрактом), заключенным между государственным (муниципальным) заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.
14. Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного, муниципального контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.
15. В процессе приема документов на хранение архив проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями электронных документов, или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.
При приеме электронных документов дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.
16. Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.
18. Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов):
инвентарный (архивный) номер;
номер и дата договора (контракта);
автор (разработчик) документа;
число листов для документов на бумажном носителе;
количество файлов и объем в Мб для электронных документов;
основание поступления документов в архив;
количество изготовленных копий;
дата выбытия документа;
основание выбытия документа.
19. Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения.
III. Организация хранения комплектования, учета и использования научно-технической документации в государственных и муниципальных организациях
23. Хранение конструкторской, технологической, программной документации обеспечивается организацией-разработчиком, организацией-заказчиком (государственным заказчиком), организацией-изготовителем, эксплуатирующей организацией в соответствии с условиями договоров (государственных, муниципальных контрактов).
25. Хранение научно-исследовательской документации осуществляется организацией-исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии).
26. Организация осуществляет хранение НТД раздельно по видам документов (научно-исследовательская, проектная, конструкторская, технологическая, программная).
27. Подлинники, дубликаты и копии проектной документации должны храниться с соблюдением последовательности проектирования (проектная документация, рабочая документация) по номерам (шифрам) объектов проектирования. Хранение проектной документации, выполненной на стадии «проектная документация» должно осуществляться по томам в соответствии с составом проекта по разделами и подразделам. Хранение проектной документации, выполненной на стадии «рабочая документация» должно осуществляться по основным комплектам рабочих чертежей по условным обозначениям (маркам). При осуществлении хранения документов в несброшюрованном виде документы должны помещаться в папку.
28. Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.
Подлинники извещений об изменении и разрешений на внесение изменений формируются в дела в порядке поступления.
Копии извещений об изменении, разрешений на внесение изменений брошюруются в альбомы в соответствии с шифром проекта, объекта и составом проекта.
29. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, приведенных к формату А4 или A3.
30. Хранение подлинников конструкторской документации на бумажных носителях осуществляется в соответствии с классификационными характеристиками в порядке возрастания обозначения документов в пределах каждого формата и кода организации-разработчика, или поформатно.
В пределах изделия или составных частей изделия хранение осуществляется в следующей последовательности:
документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений);
чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).
31. Подлинники технологических документов хранятся по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений в пределах каждого вида технологического процесса по методу выполнения или комплектами по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.
32. Допускается хранить подлинники конструкторских документов вместе с подлинниками технологических документов по комплектам, по возрастанию обозначений, указанных в основной надписи технологических документов.
33. Подлинники аннулированных и замененных документов (листов документов) на бумажном носителе хранятся отдельно от действующих подлинников, сложенными на форматы А4 и A3.
34. Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа подлежат учету при поступлении и служат основанием для внесения изменений в документы.
Подлинники извещений об изменении или аннулировании документа формируются в дела в порядке поступления.
35. Копии конструкторских документов, созданных в организации на бумажном носителе, складываются на формат A3 или А4 и хранятся вложенными в папки, сброшюрованными в альбомы или полистно.
36. Копии укладываются в папки (альбомы) в порядке, определенном для подлинников.
37. Комплекты копий технологических документов, созданных в организации на бумажном носителе, укладываются в папки или брошюруются в альбомы.
В папку (альбом) помещаются все технологические документы, разработанные на одно изделие при единичном технологическом процессе, или на несколько изделий при типовом или групповом технологическом процессе, или на часть изделия.
38. Подлинники научно-исследовательской документации хранятся организацией-исполнителем научно-исследовательской работы, организацией-заказчиком (при наличии) если иное не определено условиями договора на создание научно-исследовательской работы.
39. Подлинникам научных (научно-исследовательских) документов на бумажном носителе присваивается учетный инвентарный (архивный) номер. Хранение осуществляется в порядке возрастания инвентарных (архивных) номеров.
40. Микрофильмы-подлинники хранятся в горизонтальном положении в металлических коробках, которые размещаются в металлических шкафах или на стеллажах.
41. Микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, которые наматываются в рулон на сердечники фотослоем наружу.
Микрофильмы на плоских пленочных носителях помещаются в конверты и кассеты и хранятся в коробках или папках.
соответствие итоговой записи в инвентарной книге (описи) и (или) информационной системе фактическому наличию НТД, внесенной в инвентарную книгу (опись) и (или) информационную систему;
соответствие имеющейся в наличии НТД сведениям, указанным в спецификациях или во внутренней описи тома, папки;
б) проводится контроль физического и технического состояния электронных документов:
определяются воспроизводимость документов;
потребность в миграции и конвертировании;
наличие вредоносного программного обеспечения;
состояние упаковки и наличие (отсутствие) внешних повреждений.
43. Проверка наличия документов проводится комиссией в порядке, установленном локальным нормативным актом организации. Результаты проверки наличия НТД оформляется актом проверки наличия. Акт проверки наличия НТД утверждается руководителем организации.
44. При утрате документов или невозможности их восстановления должен составляться акт о списании пришедших в негодность или утерянных подлинников.
45. Проверка наличия и состояния НТД считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы.
46. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. Для восстановления подлинников используются копии и дубликаты документов с внесением в них соответствующих изменений (по разрешениям на внесение изменений), выпущенных до момента его восстановления. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении подлинника делается отметка в инвентарной книге.
Восстановленные подлинники должны быть подписаны работником, выполняющим процедуру восстановления.
При восстановлении подлинника электронной НТД создается его новая версия, в метаданные (реквизитную часть) вносятся сведения о восстановлении.
Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной подписью ответственного лица.
47. Учету в организации подлежат:
все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
движение документов (изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на хранение);
все виды извещений об изменении документов.
48. Учетные документы ведутся на бумажном носителе и (или) в электронном виде с использованием информационной системы.
49. Основными (обязательными) учетными документами являются:
инвентарные книги учета;
карточки учета документов;
книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации;
описи единиц хранения НТД постоянного хранения.
50. НТД учитывается по учетным единицами# и (или) единицам хранения.
51. Учетными единицами НТД в организации являются:
Учетной единицей электронной НТД является электронный документ.
Учетной единицей НТД на микроформе является физически обособленная репрографическая копия подлинника (микрофиша, микрофильм рулонный, микрофильм в отрезке и другие), вне зависимости от количества имеющихся на ней документов.
52. Каждой учетной единице НТД присваивается инвентарный номер по инвентарной книге учета.
53. Учет НТД, подлежащей передаче в государственный (муниципальный) архив, осуществляется в описях единиц хранения НТД постоянного хранения.
В единице хранения НТД не допускается нахождение документов, относящихся к разным стадиям проектирования. В единицу хранения могут быть внесены документы разных частей проектирования (разных узлов), близких по своему названию или по назначению.
55. Инвентарные книги ведутся раздельно по видам НТД: научная (научно-исследовательская), конструкторская, технологическая, проектная, программная. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий.
Регистрация документов на изделия основного и вспомогательного производства производится отдельно.
56. Книги (журналы) регистрации извещений об изменении и разрешений на внесение изменений ведутся раздельно для каждого вида документации. Отдельные книги (журналы) заводятся для учета извещений об изменении и разрешений на внесение изменений сторонних организаций.
57. Каждому подлиннику документа присваивается инвентарный номер. Инвентарные номера не должны повторяться.
Подлинник и копии одного документа имеют одинаковый инвентарный номер.
Сброшюрованным документам проставляется единый инвентарный номер на титульном листе.
Допускается присвоение инвентарных номеров до приема подлинников на архивное хранение при ведении учета.
Инвентарный номер, присвоенный документу на бумажном носителе или электронному документу, должен сохраняться при преобразовании НТД в другую форму (миграция, конвертация, распечатка, сканирование).
При регистрации электронной НТД инвентарный номер включается в реквизитную часть (метаданные) электронного документа (регистрационно-учетная форма (РУФ) электронного документа в информационной системе). При воспроизведении (визуализации) электронного документа инвентарный номер должен отображаться на титульном листе документа или в левом поле документа (в соответствующей графе поля для подшивки).
Электронному документу присваивается один инвентарный номер вне зависимости от количества файлов, из которых он состоит.
При создании новых версий электронной НТД сохраняются ее инвентарный номер и наименование. В реквизитной части электронной НТД присваиваются новый статус и номер новой версии.
Физически обособленному носителю электронной НТД присваивается инвентарный номер по книге учета носителей электронной НТД, который указывается на вкладыше, помещаемом в футляр носителя.
Микрофильму (микрофише) присваивается инвентарный номер, который проставляется на начальном и конечном ракордах рулона или на специально установленном поле микрофиши.
Если заменяется или добавляется один или несколько листов подлинника, то на них проставляется инвентарный номер, присвоенный подлиннику. При замене всех листов подлиннику документа присваивается новый инвентарный номер.
Восстановленному подлиннику конструкторского или технологического документа присваивается инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа делается отметка в инвентарной книге.
58. Инвентарная книга учета подлинников научной документации содержит следующие графы:
этап научно-исследовательской работы;
наименование темы и ее номер;
номер государственной регистрации;
название отдела (лаборатории)-разработчика;
руководитель (ответственный исполнитель) темы;
количество листов и номера экземпляров, примечание.
59. Инвентарные книги учета подлинников и дубликатов конструкторских, технологических и проектных документов содержат следующие графы:
инвентарный номер документа;
количество листов в документе;
кем выпущен документ;
подпись о приеме документа на хранение, примечание.
60. При регистрации документов на бумажном или пленочном носителе в графе «Примечание» инвентарной книги указываются сведения о внесенных изменениях, аннулировании или восстановлении подлинника. При регистрации электронной НТД в графе «Примечание» инвентарной книги указываются формат файла и используемое программное обеспечение.
61. На каждый зарегистрированный документ составляется карточка учета.
По карточкам учета осуществляется учет движения документов: изготовление и учет копий, внесение изменений, применяемость, использование, уничтожение, передача на архивное хранение.
62. Учет дубликатов документов в организации-держателе подлинников осуществляется отдельно от учета подлинников.
Дубликаты нумеруются по каждому документу отдельно, для чего на каждом листе в левом верхнем углу на поле для подшивки проставляется штамп или надпись «Дубликат» или шифр «Д».
Учет дубликатов документов в организации-держателе дубликатов осуществляется по правилам, установленным для подлинников. При постановке на учет дубликатов в организации-держателе дубликатов инвентарные номера, присвоенные в организации-держателе подлинников, зачеркиваются. Дубликатам электронной НТД, переданным посредством информационно-телекоммуникационной сети, в организации-держателе дубликатов, в информационной системе присваиваются новые инвентарные номера.
63. Копии конструкторских и технологических документов (отдельные листы, папки, альбомы), изготовленные организацией-разработчиком, допускается регистрировать только в карточках учета по обозначениям или инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам.
Копии конструкторских и технологических документов, полученные из других организаций, регистрируются в отдельной инвентарной книге и в карточках учета.
64. Наличие архивных копий отражается в карточках учета подлинников.
65. Учет копий проектных документов других организаций осуществляется в соответствии с требованиями, предъявленными к регистрации подлинников.
66. На каждой регистрируемой копии на бумажном носителе на листе внутренней описи папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа проставляется штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
На копиях документов, хранящихся полистно в несброшюрованном виде, штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа.
67. Учет изменений в объеме и составе НТД, обнаруженной при проведении проверки наличия документов, восстановлении подлинников и не учтенной ранее, осуществляется в инвентарной книге. Обнаруженные изменения в составе и количестве документов фиксируются во всех учетных документах.
68. В листе регистрации изменений восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям.
Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть указано: «(Подпись)» и «(Дата)».
69. На каждую учетную единицу электронной НТД в информационной системе заводится РУФ. Состав полей регистрационно-учетных форм должен соответствовать реквизитам учетных документов.
Реквизитная часть (метаданные) электронной НТД в информационной системе должна быть связана с ее основной частью (файлом).
Реквизиты (метаданные) электронной НТД в информационной системе вносятся в РУФ на основании реквизитов учетных документов, перечисленных в пункте 3.5 Правил.
В РУФ электронной НТД в информационной системе в обязательном порядке включаются следующие сведения:
инвентарный номер документа;
общее количество листов документа (объем в Мб);
сведения о подписании документа;
сведения об изменениях документа;
сведения о приеме подлинника на хранение в СТД.
В информационную систему включаются иные сведения, в зависимости от вида НТД, в соответствии с государственными (межгосударственными) стандартами, стандартами организации.
Реквизиты (метаданные), вводимые в РУФ электронной НТД, и все файлы основной части электронной НТД, составляющей учетную единицу, должны храниться в течение срока хранения электронной НТД.
70. Описи единиц хранения НТД постоянного хранения составляются раздельно на каждый вид НТД, подлежащей постоянному хранению, отдельно на электронную НТД, подлежащую постоянному хранению.
71. Опись единиц хранения НТД постоянного хранения должна включать:
перечень переименований организации (при наличии);
список сокращений (при наличии);
72. Титульный лист описи содержит следующие элементы:
полное, в скобках сокращенное название государственного (муниципального) архива;
название фонда, которое состоит из полного и официально принятого сокращенного названия организации, ее подчиненности (наименование вышестоящей организации), местонахождения, крайних дат существования; название фонда дается по последней дате документов, внесенных в опись;
номер фонда, который присваивается по списку фондов в государственном (муниципальном) архиве;
номер описи, который присваивается по листу фонда в государственном (муниципальном) архиве;
название описи единиц хранения (указание вида документации и срока его хранения). Если состав описи ограничен документами одного проекта, названием описи может быть название этого проекта;
крайние даты документов, внесенных в опись (если в опись включены документы за несколько лет с перерывами, то указываются только те годы, за которые имеются документы).
73. В перечне переименований в хронологической последовательности указываются все переименования организации с указанием перед каждым из них начальной и конечной дат существования организации под данным названием и изменения её подчиненности с указанием начальной и конечной дат подчиненности.
74. В содержании (оглавлении) перечисляются составные части описи:
подразделов, отражающих схему систематизации проектов в описи. Внутри разделов создаются подразделы, которым присваиваются названия проблем (тем), комплексов, проектов, стадий. В содержании (оглавлении) обязательно приводятся названия проектов.
75. В список сокращений в алфавитном порядке вносятся сокращения, характерные для деятельности организации или ведомства, к которому она относится, имеющиеся в предисловии и описательных статьях описи, с расшифровкой через тире их полного написания.
76. В предисловии к описи излагаются:
история организации с указанием всех переименований и подчиненности;
основные направления (этапы) деятельности организации;
состав и содержание документов, внесенных в опись, история проектирования описываемых объектов, изделий;
особенности и обоснование выбранной схемы систематизации.
Предисловие подписывается составителем.
77. Описательная статья описи включает:
порядковый номер единицы хранения;
производственный индекс, шифр, условное название документа (документов), внесенных в единицу хранения;
заголовок единицы хранения;
сокращенное название организации на год окончания разработки документов, для научной документации добавляются фамилии и инициалы авторов (руководителей, ответственных исполнителей);
год (годы) разработки документов;
общее количество листов и количество листов внутренней описи (при наличии), указанных через знак плюс.
В графу «Примечание» вносятся служебные отметки, в том числе о выбытии документов, ограничении доступа, создании страхового фонда, наличии фонда пользования.
78. В описи электронной НТД постоянного хранения для каждой единицы хранения НТД указывается объем в мегабайтах, состав текстовой сопроводительной документации. К описи электронной НТД постоянного хранения должны прилагаться реестры документов электронного дела.
79. После составления описей в РУФ электронной НТД вносятся архивные шифры единиц хранения НТД.
IV. Передача научно-технической документации в архив (технический архив) 19 организации
80. В архив (технический архив) организации подлежит передаче НТД, выполненная самой организацией, а также филиалами и представительствами организации:
контрольные, рабочие (в том числе электронные) копии документов;
извещения об изменении подлинников (разрешения на внесение изменений).
81. В архив (технический архив) передаются подлинники, дубликаты и копии НТД, выполненной организациями-разработчиками, соразработчиками, субподрядчиками в соответствии с договором (государственным контрактом) в порядке, утверждаемом руководителем головной организации.
Подлинники НТД передаются вместе с подлинниками извещений об изменении (разрешений на внесение изменений), по которым в НТД были внесены изменения. При передаче конструкторской НТД передаются сведения об учтенных абонентах.
83. НТД передается в архив (технический архив) как после завершения проектов, разработки изделий, проведения научно-исследовательской работы, так и в процессе их разработки (поэтапно).
84. Перед передачей НТД в архив (технический архив) осуществляется ее нормоконтроль (проверка правильности оформления в соответствии с нормативными требованиями). Процедуры проверки правильности оформления осуществляются нормоконтролером или иным работником, на которого возложены такие полномочия, в соответствии с локальными нормативными актами организации. Вносить изменения в НТД, поступившую в архив (технический архив), разрешается только по извещениям об изменении (разрешениям на изменение).
85. При проведении конвертирования и миграции электронной НТД архив (технический архив) организует процедуру подписания электронной НТД электронной подписью, в соответствии с порядком, установленным локальным нормативным актом организации.
При преобразовании НТД не должны изменяться наименование документа и его вид в зависимости от способа выполнения и характера использования (подлинник, дубликат, копия). Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга.
86. При передаче комплектов подлинников и дубликатов НТД, в том числе электронной НТД, из других организаций составляется акт приема-передачи НТД на хранение в архив (технический архив) с перечислением наименований, обозначений, стадий (этапов) и количества листов и (или) иных характеристик передаваемых документов.
Акт приема-передачи допускается не составлять при передаче копий электронной НТД из других организаций в процессе совместной разработки проектов, изделий, проведения научно-исследовательской работы.
87. Электронная НТД передается в составе пакета электронных документов, содержащего:
комплект электронной НТД, состоящий из одного или нескольких контейнеров электронных документов, включающих основную часть и реквизитную часть (метаданные) документа(ов), файлы электронных подписей и визуализированные копии документов;
электронную структуру изделия, проекта (если предусмотрено государственными (межгосударственными) стандартами, применяемыми в организации);
справочники, наборы данных, подлежащих включению в НТД; электронные библиотеки, справочники и классификаторы (или их фрагменты), позволяющие представить в визуально воспринимаемом виде все кодированные элементы пакета электронных данных.
Пакет электронных данных заверяется электронной подписью работника, обеспечивающего передачу электронной НТД, в соответствии с локальными нормативными актами организации, договорами (соглашениями) об электронном взаимодействии.
88. При приеме НТД на бумажных и пленочных носителях осуществляется проверка:
комплектности документов, на основании ведомостей технических предложений, ведомостей эскизных проектов, ведомостей технических проектов, спецификаций, номенклатуры эксплуатационных документов и иных документов, свидетельствующих об НТД, составляющей один комплект документов; общих данных по рабочим чертежам;
наличия установленных подписей и дат;
наличия всех листов подлинника;
пригодности документов для хранения, многократного снятия с них копий и микрофильмирования.
89. При приеме в архив (технический архив) электронной НТД производится:
проверка пакета электронных данных;
проверка комплектности электронной НТД по ведомостям (реестрам, перечня) электронных документов;
проверка действительности электронных подписей;
сверка основной (файл) и реквизитной (метаданные) частей электронной НТД;
проверка на воспроизводимость;
проверка на отсутствие вредоносного программного обеспечения (вирусов).
При приеме электронной НТД формируется квитанция (подтверждение) о приеме. В случае если при проверке выявлены неполнота пакета электронных данных, различия в основной и реквизитной частях электронной НТД, невоспроизводимость электронных документов, наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), формируется квитанция (уведомление) об ошибке. Квитанция (уведомление) об ошибке пересылается отправителю для внесения исправлений в электронную НТД.
90. Подлинники листов для замены передаются вместе с извещениями об изменении (разрешениями на внесение изменений). Заменяемые листы НТД аннулируются, вместо них подкладываются новые.
Аннулированные и замененные листы НТД должны храниться отдельно не менее срока хранения самого документа. При формировании единицы хранения НТД аннулированные и замененные листы добавляются (подкладываются, подшиваются, переплетаются) к документу.
91. НТД возвращается разработчику, если при приеме в архив (технический архив) выявлены некомплектность документов, отсутствие подписей и дат, ошибки в оформлении, отсутствие листов, неудовлетворительное физическое состояние документов.
92. Для электронных копий бумажных документов проверяется соответствие документа, представленного в электронном виде, документу, выполненному на бумаге.
V. Организация использования научно-технической документации
Ответственным за сохранность НТД является специально назначенный работник (работники).
Должностные лица и сотрудники организации получают доступ к документам в соответствии со своими должностными обязанностями.
94. Подлинники электронной НТД на физически обособленных носителях из хранилища не выдаются, выдаются ее дубликаты или копии фонда пользования.
95. Подлинники НТД на бумажном носителе выдаются из хранилища только для изготовления с них дубликатов и копий и внесения изменений в подлинник.
В остальных случаях выдаются дубликаты и копии НТД.
96. Сроки и порядок выдачи НТД из хранилища, организация доступа к электронной НТД с использованием информационной системы и порядок обеспечения информационной безопасности регулируются локальными нормативными актами организации.
97. Выдача НТД осуществляется работником, на которого возложены обязанности по обеспечению сохранности НТД.
98. Учет выдачи и возврата подлинников и копий НТД внутренним и внешним пользователям (абонентам) осуществляется в карточках учета документов и (или) в информационной системе.
Учет выдачи и возврата копий НТД внутренним пользователям (абонентам) может производиться по абонентским карточкам учета и (или) в информационной системе.
99. Перед выдачей НТД из хранилища и при возвращении ее в хранилище проверяется соответствие записям в учетных документах.
При выдаче и возврате НТД осуществляется полистная проверка наличия и физического состояния документов.
100. Страховой фонд НТД создается путем микрофильмирования подлинников. Страховыми копиями являются негативы на рулонной пленке или микрофишах, изготовленные методом оптического фотографирования документов на бумажном и пленочном носителе или путем применения СОМ-систем для электронных документов.
101. Фонд пользования НТД формируется в виде копий на бумажном носителе и (или) в виде электронных копий.
102. Для обеспечения поиска и использования НТД в архиве (техническом архиве) применяются справочно-поисковые средства.
103. В архиве (техническом архиве) оборудуется читальный зал, рабочая комната или специальные рабочие места (рабочее место) для организации доступа пользователей (абонентов) к НТД и справочно-поисковым средствам. При необходимости пользователям (абонентам) предоставляются специальные технические и программные средства для воспроизведения электронной НТД.
104. Выдача НТД во временное пользование осуществляется в соответствии с порядком, установленным организацией.
105. Все пользователи (абоненты) подлежат учету.
Раздельно осуществляется учет:
абонентов внешних и внутренних, принятых на абонентское обслуживание и извещаемых о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
абонентов разовой выдачи (передачи) документов.
На каждого пользователя (абонента) НТД заводится абонентская карточка, располагаемая в картотеке или ведущаяся в электронном виде в информационной системе.
106. Проверка наличия НТД, выданной работникам организации и в читальный зал, проводится по книгам выдачи, записям в информационной системе.
VI. Экспертиза ценности научно-технической документации
107. Экспертиза ценности НТД осуществляется в целях отбора НТД на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации, уточнение сроков хранения НТД временного хранения и отбора НТД, подлежащей уничтожению.
108. Экспертиза ценности НТД проводится не ранее, чем через 5 лет после завершения разработки проекта, темы, снятия изделия с производства, вывода из эксплуатации.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.
110. Экспертиза ценности НТД проводится в два этапа:
разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
разработка описи дел НТД постоянного хранения.
При проведении первого этапа проводится отбор наиболее значимой (имеющей историческое значение) проблематики/тематики исследований, наиболее значимых проектов изделий промышленного производства, технологических процессов, градостроительных, землеустроительных и лесоустроительных проектов, проектов капитального строительства, программных комплексов, документация по которым подлежит включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Документация, не включенная в перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, утратившая практическое значение и не имеющая исторического значения, подлежит уничтожению.
112. При проведении второго этапа включению в опись дел постоянного хранения подлежат следующие стадии НТД:
заключительные и этапные отчеты по научно-исследовательским работам;
стадия «Проект» (для проектной документации);
стадия «Рабочая документация» (для конструкторской и технологической документации);
стадия «Технический проект» (для программной документации).
113. Описи составляются раздельно на каждый вид НТД, согласовываются ЭК (ЦЭК) организации, ЭПК архивного учреждения, после чего утверждаются руководителем организации.
114. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, осуществляется после утверждения руководителем организации актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
VII. Передача научно-технической документации на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив
116. Обязательной передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив подлежат результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, учтенные в единой государственной информационной системе учета научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ.
117. НТД, относящаяся к составу Архивного фонда Российской Федерации, хранится в организации временно до передачи документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация, в течение установленных сроков:
118. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования государственного (муниципального) архива допускается по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.
120. Организации-источники комплектования государственных (муниципальных) архивов составляют и согласовывают с соответствующим государственным (муниципальным) архивом план-график отбора, подготовки и передачи документов на постоянное хранение.
121. НТД, подлежащая передаче в государственный (муниципальный) архив, формируется в единицы хранения в соответствии с пунктами 19-21, 53 Правил и учитывается в описи единиц хранения НТД постоянного хранения.
122. В единице хранения, сформированной из документов на бумажных носителях, не должно быть более 50 листов чертежей, приведенных к формату А4, или 200 листов текстовой документации, толщина дела не должна превышать 4 см.
123. Техническое оформление дел НТД на бумажном носителе предусматривает:
переплет (подшивку) документов текстовой документации;
нумерацию листов единицы хранения;
составление внутренней описи;
124. Единицы хранения НТД, состоящие из документов на бумажном носителе (кроме рабочей документации), помещаются в обложку из твердого картона или переплетаются. Крупноформатные листы подшиваются за один край с учетом сохранения возможности свободного разворачивания листов.
Применение металлических или пластмассовых сшивателей и липкой ленты не допускается.
125. Все листы в единицах хранения НТД, кроме чистых листов, подлежат учету. Количество листов единицы хранения фиксируется в заверительном листе, количество документов, включенных в единицу хранения учитывается по внутренней описи.
126. Листы нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны, а сфальцованные чертежи в правом нижнем углу за пределами углового штампа (под угловым штампом или над ним). Крупноформатные листы, не имеющие углового штампа, нумеруются в правом нижнем углу. Фальцовка чертежей и крупноформатных листов производится таким образом, чтобы был виден номер листа. Если в единице хранения НТД встречаются фотографии, графики, схемы, рисунки, наклеенные на лист, нумеруется сам лист.
127. Для единиц хранения НТД, сформированных из неподшитых документов, составляется внутренняя опись, в которой указываются:
порядковый номер документа;
обозначение (индекс) документа;
номер листа (листов).
128. Лист-заверитель помещается в конце единицы хранения и не подлежит нумерации.
129. На обложку единиц хранения выносятся следующие реквизиты:
наименование организации-разработчика по последней дате документов, включенных в единицу хранения;
название вышестоящей организации по последней дате документов, находящихся в единице хранения (при наличии);
шифр и название проекта (объекта), проблемы, темы;
название единицы хранения;
год окончания разработки документов;
количество листов в единице хранения и количество листов внутренней описи.
При оформлении обложки единицы хранения НТД, содержащей документы организации-соразработчика, наименование организации-соразработчика пишется в скобках вслед за названием организации разработчика.
Обложки или заменяющие их заглавные листы сброшюрованных единиц хранения НТД не оформляются, если имеются все необходимые элементы.
130. Организации обеспечивают сохранность единиц хранения НТД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации.
131. Прием-передача НТД на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив осуществляется по утвержденным описям единиц хранения НТД постоянного хранения на основании акта приема-передачи документов на постоянное хранение.
132. При передаче документов ограниченного доступа, а также объектов интеллектуальной собственности организация определяет условия доступа к ним и их использования.
При передаче документов, сроки ограничения доступа к которым истекли, организация осуществляет снятие соответствующих грифов (отметок) или устанавливает срок, на который продлеваются ограничения доступа.
133. Электронная НТД передается на постоянное хранение в упорядоченном состоянии в соответствии с описями электронной НТД постоянного хранения. К описям составляются реестры файлов. Передача осуществляется на физически обособленных носителях в двух экземплярах и (или) по информационно-телекоммуникационным сетям. Способ передачи, вид и количество экземпляров физически обособленных носителей, согласовывается государственным (муниципальным) архивом.
Форматы файлов, формат передачи данных и состав сопроводительной документации, необходимой для дальнейшего воспроизведения и обеспечения сохранности электронной НТД, согласовываются с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
На физически обособленных носителях и их футлярах указывается архивный шифр электронной НТД, находящейся на носителях. Архивный шифр указывается способами, не повреждающими носитель при нанесении, хранении и использовании.
VIII. Передача научно-технической документации при смене руководителя, реорганизации, ликвидации, изменении формы собственности организации
134. При смене руководителя организации, руководителя архива (при наличии) прием-передача НТД, учетных документов и справочно-поисковых средств, а также помещений, инвентаря и оборудования архива (при наличии) производится по акту приема-передачи архивных документов и материальных ценностей.
Для приема-передачи НТД от руководителя архива (при наличии) приказом организации назначается комиссия в составе не менее трех человек. Комиссия проверяет наличие и состояние всех видов НТД, находящейся на учете в организации, учетных документов и справочно-поисковых средств, оборудования хранилищ, противопожарного оборудования, технических средств охраны, компьютерной и множительной техники, других материальных средств инвентарного учета.
135. При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование и документов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
136. При реорганизации негосударственной организации условия и место дальнейшего хранения НТД определяются учредителями этой организации или органами, уполномоченными на то учредительными документами.
137. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации НТД передается организации-правопреемнику.
138. При ликвидации государственной (муниципальной) организации, НТД, включенная в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
139. Упорядочение НТД ликвидируемой организации организует ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий).
140. При смене формы собственности организации проводится инвентаризация НТД, учет и классификация НТД по формам собственности.
IX. Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы 25
141. Электронная НТД, включая все ее версии, хранится на физически обособленных носителях и (или) с использованием информационной системы, специально предназначенной для хранения электронных архивных документов (Система хранения электронных научно-технических документов) в порядке, установленной организацией.
142. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях и с использованием информационных систем должны соблюдаться следующие требования:
наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять хранение, воспроизведение, миграцию и конвертирование НТД, а также контроль физического и технического состояние НТД;
проведение миграции и конвертирования, контроль соответствия полученных электронных документов исходным;
обеспечение аутентичности, достоверности, целостности, пригодности для использования электронных документов.
143. При хранении электронной НТД на физически обособленных носителях должны соблюдаться следующие требования:
применение носителей, технические характеристики которых позволяют обеспечить долговременное хранение информации (при хранении на физически обособленных носителях);
физически обособленные носители электронной НТД хранятся в упаковках, рекомендованных производителями носителей;
лицевая сторона обложки (футляра) физически обособленного носителя электронной НТД снабжается ярлыком, на котором указывается инвентарный номер НТД и идентификационный номер носителя, при наличии.
144. Учету подлежат физически обособленные носители информации, а также документы, записанные на указанные носители.
145. При использовании информационной системы для организации хранения электронной НТД (СХЭНТД) обеспечивается:
прием, учет, хранение и использование электронных научно-технических документов (ЭНТД), копий электронных документов, подлежащих хранению в течение установленных сроков;
включение регистрационно-учетных сведений и других метаданных ЭНТД, зафиксированных на физически обособленных носителях;
взаимодействие с внешними и внутренними абонентами по информационно-телекоммуникационным сетям;
получение электронных документов из системы автоматизированного проектирования (САПР) и из других информационных систем организации, в которых создаются ЭНТД.
146. При включении документа в СХЭНТД должна обеспечиваться:
фиксация факта поступления в СХЭНТД электронных документов;
проверка ЭНТД на наличие вредоносного программного кода;
проверка электронных подписей или других аналогов собственноручной подписи ЭНТД;
проверка воспроизводимости ЭНТД;
заверение принятых на хранение ЭНТД электронной подписью уполномоченного лица;
147. Наименование полей РУФ каждого уровня должны соответствовать основным реквизитам научно-технического документа.
149. СХЭНТД должна обеспечивать:
создание связей между РУФ, электронными делами и электронными документами;
автоматизированное заполнение полей РУФ за счет импорта данных основной надписи или титульного листа научно-технического документа;
учет поступления электронных дел, в соответствии с принятой схемой систематизации.
150. Электронному делу (документу) при включении в СХЭНТД присваивается идентификационный учетный номер.
151. Для внесения дополнительной неструктурированной информации при включении документа в СХЭНТД в РУФ предусматривается поле «комментарий» («примечание»).
152. Для управления документами в СХЭНТД в РУФ должны включаться следующие метаданные:
сведения об использовании документов (дата, форма использования, пользователь);
сведения о проверке наличия и физического состояния (воспроизводимости) документов;
сведения о конвертировании в другие форматы записи (дата, совершенное действие, сведения об исходном и новом формате, об исходном и новом объеме файла);
сведения о пользователе, выполнившим конвертирование, или автоматической настройке с возможностью прикрепления к РУФ файлов с решениями уполномоченных должностных лиц о проведении конвертирования с указанием конкретных форматов;
сведения об экспертизе ценности документов (отметки о решениях экспертной и экспертно-поверочной комиссий) с возможностью прикрепления к РУФ файлов протоколов;
сведения о передаче электронных дел, документов на хранение в государственный архив.
153. При включении в СХЭНТД электронных дел, документов на физически обособленных носителях в РУФ должны предусматриваться дополнительные поля:
154. СХЭНТД должна обеспечивать:
хранение электронных документов и электронных копий документов вместе с их метаданными (до уничтожения или передачи на последующее хранение в государственный архив);
периодическое резервное копирование электронных документов;
уведомление ответственного должностного лица о необходимости проведения проверки в соответствии с установленными сроками (периодичностью) проверки наличия и состояния электронных дел, документов;
автоматическую проверку наличия электронных документов;
просмотр состава электронных документов в электронном деле;
создание (копирование) и включение в СХЭНТД экземпляров электронных дел, документов из их резервных экземпляров взамен поврежденных;
применение программы проверки технического состояния электронных документов и сохранения результатов проверки в течение установленного времени;
формирование актов установленной формы по результатам проверки наличия и технического состояния электронных дел;
внесение изменений в РУФ по результатам проверки.
155. СХЭНТД должна обеспечивать процессы конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в целях обеспечения сохранности и возможности использования электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.
156. СХЭНТД должна реализовывать проведение конвертирования без удаления из СХЭНТД файлов устаревших форматов и включением в СХЭНТД файлов документов в новом формате записи с их прикреплением к РУФ, с автоматическим протоколированием выполненных действий и отражением в составе метаданных РУФ.
157. СХЭНТД должна реализовывать отбор конкретных форматов записи электронных архивных документов.
159. СХЭНТД должна обеспечить создание фонда пользования электронных дел, документов и функционирование на его основе электронного читального зала.
160. При выполнении информационных запросов пользователей СХЭНТД обеспечивает многокритериальный поиск и отбор электронных дел, документов в соответствии со схемой систематизации документов в СХЭНТД и значениями полей РУФ.
СХЭНТД должна обеспечивать протоколирование в журнале регистрации событий просмотра пользователями РУФ, электронных дел, электронных документов, а также их копирование.
161. СХЭНТД должна обеспечивать подписание копии электронного архивного документа, электронной подписью уполномоченного должностного лица, ответственного за создание документа.
162. СХЭНТД должна обеспечивать направление документов или комплектов НТД, по информационно-коммуникационной каналам связи внешним пользователям, абонентам.
163. СХЭНТД должна обеспечивать учет:
использования электронных дел, документов;
созданных копий НТД;
формирование отчетов о результатах использования.
165. СХЭНТД должна обеспечивать формирование акта приема-передачи электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, государственная, муниципальная организация в электронном виде с возможностью вывода на печать.
СХЭНТД должна хранить информацию о передаче электронных дел, документов в государственный архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления, государственная, муниципальная организация.
1 Часть 1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.
2 Часть 1 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ.
3 Часть 1 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ.
4 Часть 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ.
6 Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221 (зарегистрирован Минюстом России 15.11.2011, регистрационный № 22304).
7 Требования по обеспечению безопасности значимых объектов критической информационной инфраструктуры Российской Федерации, утвержденные приказом ФСТЭК России от 25 декабря 2017 г. № 239 (зарегистрирован Минюстом России 26.03.2018, регистрационный № 50524).
9 Пункт 4 Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 42 (зарегистрирован Минюстом России 15 августа 2018 г., регистрационный № 51895).
10 Пункты 2.3, 2.6 Правил, утвержденных приказом № 526.
11 Часть 1 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ.
12 Пункты 3.5 и 3.6 Правил, утвержденных приказом № 526.
13 Пункт 3.4 Правил, утвержденных приказом № 526.
14 Пункт 2.9 Правил, утвержденных приказом № 526.
15 Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.
16 Статья 52 Градостроительного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 1, ст. 16; 2020, № 31, ст. 5013).
17 Пункт 2.14, 2.43 Правил, утвержденных приказом № 526.
18 Приказ Росархива от 11 марта 1997 г. № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный № 1344).
20 Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4532; 2018, № 49, ст. 7523); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 52, ст. 4921; 2019, № 52, ст. 7817); часть 1 статьи 26.10 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 1; 2020, № 9, ст. 1136); часть 1 статьи 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 10, ст. 1391); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 47, ст. 4472; 2014, № 30, ст. 4234).
21 Части 1, 2 статьи 21 Федерального закона № 125-ФЗ.
22 Часть 4 статьи 22 Федерального закона № 125-ФЗ.
23 Часть 2 статьи 18 Федерального закона №125-ФЗ.
24 Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденное приказом Росархива от 6 ноября 1996 г. № 54 и распоряжением Госкомимущества России от 22 октября 1996 г. № 1131-р (зарегистрирован Минюстом России 13 ноября 1996 г., регистрационный № 1193).
25 Глава IV Типовых требований.
26 Пункты 8.4 и 9.5 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы (утвержден приказом Росстандарта от 26 марта 2019 г. № 101-ст).
27 Глава IV Правил, утвержденных приказом № 526.
Обзор документа
Установлены правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации (НТД).
Их должны применять органы власти, госкорпорации, государственные и муниципальные организации, выступающие разработчиками, заказчиками, застройщиками, эксплуатирующими организациями, а также занимающиеся производством научно-технической продукции, в процессе деятельности которых образуется НТД.
Негосударственные организации могут использовать правила по своей инициативе.