журнал учета больничных листов образец заполнения
Журнал учета листков нетрудоспособности
Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к. в конечном итоге его наличие всегда оправдано.
Зачем нужен документ
Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно больничные листы.
Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние. Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности.
Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.
На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда).
Журнал учета листков нетрудоспособности выполняет сразу несколько функций:
Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.
Особенности документа
Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется)
Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.
Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Образец журнала учета листков нетрудоспособности
Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.
На титульный лист надо написать:
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:
При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).
Сколько времени и как хранить документ
Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.
Образец заполнения журнала больничных листов
Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году
Для учета больничных листов целесообразно вести соответствующий журнал. Он пригодится специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:
Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.
Что представляет собой журнал регистрации больничных
Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.
Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.
Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:
Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.
Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).
Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?
Является ли больничный бланком строгой отчетности
Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:
1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).
2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.
Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.
Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.
Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».
Где можно скачать образец журнала регистрации больничных
Скачать образец журнала учета больничных листов вы можете на нашем портале. Данный документ содержит все те информационные блоки, что мы рассмотрели выше. Скачать журнал учета больничных листов вы можете по ссылке ниже.
Журнал можно распечатать — с нужным количеством разворотов и с таблицей, где отражаются сведения о листках нетрудоспособности, прошить и пронумеровать. Порядок применения журнала может быть прописан в учетной политике предприятия.
Итоги
Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.
Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.
Как вести журнал регистрации больничных листов в 2020 году
После передачи сотрудником в бухгалтерию листка нетрудоспособности у руководителя появляется ответственность за хранение документа. Решить задачу помогает ведение журнала регистрации (учета) больничных.
Для чего нужен журнал регистрации больничных листов
Систематизация внутренней документации позволяет оптимизировать ряд рабочих процессов. Ведение журнала учета больничных листков целесообразно по следующим причинам:
Перечисленные достоинства проявляются только при систематическом подходе. Если документ ведется в свободном порядке и используется только время от времени, это приводит к формированию неверной информационной базы и сопутствующим ошибкам.
Как заполнять журнал регистрации больничных листов
Не существует унифицированного образца, одинаково актуального для всех учреждений и организаций. За счет этого у руководителей имеется возможность самостоятельного выбора способа представления и упорядочивания больничных листков своих подчиненных. Имеет смысл детально рассмотреть вопрос работы с журналом и официальным путем закрепить основные положения в локальной документации компании, а также установить единый формат журнала. Сформированная таким образом инструкция позволит снизить вероятность ошибок и разночтений.
Моменты, на которые следует обратить внимание при подготовке журнала или рекомендаций по работе с ним:
Примечания необходимы для указания особых обстоятельств, влияющих на расчет оплаты больничного.
Заполнять журнал можно ручным способом, но лучше это делать в программе 1С. Для этого нужно будет разработать шаблон документа, утвердить его в локальной документации компании и внедрить его в программное обеспечение.
Сколько хранить журнал
Сроки хранения журнала строго регламентированы. Согласно Приказу Минкультуры от 25.08.10 г. №558 журнал учета больничных листков следует хранить 5 лет при условии, что организация работает с данным регистром.
Обязательно ли вести журнал
Журнал учета больничных листков не является обязательным. Это значит, что контролирующие и принимающие отчеты органы не имеют право требовать его с организаций.
Однако если во внутренней документации компании прописано, что журнал ведется или имеется инструкция по работе с ним, то организации придется его заполнять и делать это корректно. Хранить документ нужно будет либо в сейфе, либо в специальном помещении.
Ответственность, если журнал не ведется
На законодательном уровне не предусмотрено каких-либо санкций за отсутствие подобного документа, поскольку он не является обязательным. Вопрос о целесообразности его ведения решается администрацией компании. Проблемы у кадровика или бухгалтера могут возникнуть только в том случае, если внутри организации принято вести данный журнал, но он не заполнялся или с ним работали не по установленному образцу.
В целях экономии времени и исключения ошибок целесообразно закрепить форму журнала в 1С:ЗУП, а сам документ заполнять автоматически в программе.
Журнал учета больничных листов: образец заполнения
Журнал учета больничных листов облегчает работу кадровой службы в вопросах выплаты пособий по нетрудоспособности. Вести его организация не обязана. Но его наличие делает учет более простым и эффективным.
Зачем нужен журнал учета больничных
Законодательной обязанности заводить его нет. Но необходимость хранить документы никто не отменял. Это касается и листков трудоспособности. А хранение следует организовать должным образом.
Обращаясь к такому регистру, бухгалтер или кадровик оперативно получит необходимые сведения:
С его помощью ответственный сотрудник гораздо быстрее посчитает количество дней, которые сотрудник проболел, и сможет отследить, сколько из них еще предстоит оплатить.
Оформление и содержание
Унифицированной формы не существует. Каждая администрация разрабатывает собственную или использует один из стандартных вариантов. Тем, кто впервые заводит журнал учета больничных листов, образец заполнения предлагаем взять такой:
Как правило, в него обязательно заносят следующие данные:
По желанию добавляют подразделения, должности, медицинские учреждения, выдающие БЛ, и другие сведения.
Правила ведения
Существовать этот регистр может как в бумажном, так и в электронном виде. Последний вариант можно представить не только в текстовом формате.
Для крупных организаций удобнее использовать файл Excel с возможностями фильтрации, сортировки и суммирования данных. В специальных программных продуктах, например «1С:Зарплата и управление персоналом», такая форма присутствует.
Если все же выбран бумажный формат, то следует соблюдать такие правила:
Хранить его необходимо пять лет, в соответствии с пунктом 897 Перечня типовых архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Правила заполнения журнала учета больничных листов
Для того, чтобы сотруднику получить денежную компенсацию на месте работы, он должен предоставить лист нетрудоспособности, т.е. больничный лист. Работодатель обязан оплачивать те дни, когда его сотрудник является нетрудоспособным.
При отсутствии больничного листа работник не имеет права получать оплачиваемые отпуска или больничные. После предоставления сотрудником данных документов начальство несет большую ответственность за их сохранность. Вести учет больничных листов поможет специальный журнал.
Что это такое?
Хранение тех или иных ценных бумаг невозможно без систематизации и контроля.
Журнал учета больничных листов не является обязательным компонентом в бухгалтерии предприятия, но может помочь при многих ситуациях.
Чтобы отслеживать количество оплачиваемых начальством дней нетрудоспособности, т.е. больничного, вести учёт всех листов, заблаговременно предоставить их при необходимости сотрудникам из Фонда социального страхования, контролировать сроки предоставления этих бумаг работником, необходима определённая документация.
На сегодняшний день журнал учета больничных листов часто применяется на различных предприятиях.
Инструкция заполнения
Хотя данный документ не является обязательным, он должен быть заполнен соответствующим образом.
Существует стандартная установленная схема заполнения данного документа по каждому больничному листу.
Заполните таблицу, содержащую следующие данные:
В нижней части больничного листа должна стоять подпись бухгалтера предприятия или ответственного лица с указанием фамилии, имени, отчества и занимаемой должности.
Существует установленный образец заполнения журнала учета больничных листов. Его можно скачать совершенно бесплатно на любых сайтах, он везде одинаков. Ниже представлен универсальный образец заполнения журнала учета больничных листов.
Правила заполнения
Существуют некоторые правила заполнения и ведения журнала учёта больничных листов, без соблюдения которых данный документ теряет свою юридическую силу.
Кто заполняет журнал?
Так как в законодательстве не установлено обязательное наличие журнала учета больничных листов на предприятии, то заполнение данного документа может осуществляться любым лицом по установке работодателя.
Зачастую заполнение журнала является прямой обязанностью сотрудников отдела кадров. Именно туда поступают больничные листы.
Ответственное за заполнение журнала учета больничных листов лицо должно быть указано в документе (фамилия, имя, отчество, подпись, занимаемая на предприятии должность).
Cрок выплаты декретных вы можете узнать в нашей подробной статье.
Как узнать, входит ли оплата больничного в расчет по отпускным? По ссылке есть нужная вам информация.
Лучше разобраться в то, что такое удержания из зарплаты, вы можете, прочитав наш материал!
Срок и место хранения
Как и любые типовые документы, по законодательству все журналы учета должны храниться на предприятии 5 лет.
Документы, подтверждающие выплату страховых взносов по болезни или беременности, обязаны быть под ответственностью работодателя в течение 6 лет. То есть журнал учета больничных листов хранится всё это время на предприятии, чаще всего, в отделе кадров.