журнал учета дефектуры в аптеке образец заполнения
Приложение N 2. Правила ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения
Правила
ведения и хранения специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения
С изменениями и дополнениями от:
Информация об изменениях:
3. Введение и хранение специальных журналов учета операций, связанных с обращением лекарственных средств, указанных в пункте 2 настоящих Правил, осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 4 ноября 2006 г. N 644*(4), и Правилами ведения и хранения специальных журналов регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2010 г. N 419*(5).
4. Журналы учета, заполняемые на бумажном носителе, сброшюровываются, пронумеровываются и скрепляются подписью руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) и печатью юридического лица (индивидуального предпринимателя) перед началом их ведения.
Журналы учета оформляются на календарный год.
5. Листы журналов учета, заполняемых в электронной форме, ежемесячно распечатываются, нумеруются, подписываются лицом, уполномоченным на ведение и хранение журналов учета, и брошюруются по наименованиям лекарственного средства, дозировке, лекарственной форме.
По истечении календарного года сброшюрованные листы оформляются в журнал, опечатываются с указанием количества листов и заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение и хранение журналов учета, руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя) и печатью юридического лица (индивидуального предпринимателя).
6. Записи в журналах учета производятся лицом, уполномоченным на ведение и хранение журнала учета, шариковой ручкой (чернилами) в конце рабочего дня на основании документов, подтверждающих совершение приходных и расходных операций с лекарственным средством.
7. Поступление лекарственного средства отражается в журнале учета по каждому приходному документу в отдельности с указанием номера и даты. Расход лекарственного средства записывается ежедневно. Аптечные организации и индивидуальные предприниматели, имеющие лицензии на фармацевтическую деятельность, записывают ежедневный расход лекарственного средства с указанием отдельно по рецептам, выписанным медицинским работникам, и по требованиям медицинских организаций.
8. Исправления в журналах учета заверяются подписью лица, уполномоченного на ведение и хранение журналов учета. Подчистки и незаверенные исправления в журналах учета не допускаются.
9. На последнее число каждого месяца лицо, уполномоченное на ведение и хранение журналов учета, проводит сверку фактического наличия лекарственных средств с их остатком по журналу учета и вносит соответствующие записи в журнал учета.
10. Журнал учета хранится в металлическом шкафу (сейфе), ключи от которого находятся у лица, уполномоченного на ведение и хранение журнала учета.
Приходные и расходные документы (их копии) подшиваются в порядке их поступления по датам и хранятся вместе с журналом учета.
11. Заполненные журналы учета хранятся в архиве юридического лица (индивидуального предпринимателя).
*(1) Статья 58.1 Федерального закона от 12 апреля 2010 г. N 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 16, ст. 1815, N 31, ст. 4161, N 42, ст. 5293, N 49, ст. 6409; 2011, N 50, ст. 7351; 2012, N 26, ст. 3446; N 53, ст. 7587).
*(2) Постановление Правительства Российской Федерации от 30 июня 1998 г. N 681 «Об утверждении перечня наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, подлежащих контролю в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 27, ст. 3198; 2004, N 8, ст. 663; N 47, ст. 4666; 2006, N 29, ст. 3253; 2007, N 28, ст. 3439; 2009, N 26, ст. 3183; N 52, ст. 6572; 2010, N 3, ст. 314; N 17, ст. 2100; N 24, ст. 3035; N 28, ст. 3703; N 31, ст. 4271; N 45, ст. 5864; N 50, ст. 6696, ст. 6720; 2011, N 10, ст. 1390; N 12, ст. 1635; N 29, ст. 4466, ст. 4473; N 42, ст. 5921; N 51, ст. 7534; 2012, N 10, ст. 1232; N 11, ст. 1295; N 19, ст. 2400; N 22, ст. 2864; N 37, ст. 5002; N 48, ст. 6686; N 49, ст. 6861; 2013, N 9, ст. 953; N 25, ст. 3159; N 29, ст. 3962; N 37, ст. 4706; N 46, ст. 5943; N 51, ст. 6869; 2014, N 14, ст. 1626; N 23, ст. 2987; N 27, ст. 3763; N 44, ст. 6068; N 51, ст. 7430; 2015, N 11, ст. 1593; N 16, ст. 2368; N 20, ст. 2914; N 28, ст. 4232; N 42, ст. 5805; 2016, N 15, ст. 2088; 2017, N 4, ст. 671, N 10, ст. 1481, N 23, ст. 3330; N 30, ст. 4664; N 33, ст. 5182).
*(3) Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 2, ст. 219; 2002, N 30, ст. 3033; 2003, N 2, ст. 167; N 27, ст. 2700; 2004, N 49, ст. 4845; 2005, N 19, ст. 1752; 2006, N 43, ст. 4412; N 44, ст. 4535; 2007, N 30, ст. 3748; N 31, ст. 4011; 2008, N 30, ст. 3592; N 48, ст. 5515; N 52, ст. 6233; 2009, N 29, ст. 3588, 3614; 2010, N 21, ст. 2525; N 31, ст. 4192; 2011, N 1, ст. 16, ст. 29; N 15, ст. 2039; N 25; ст. 3532; N 49, ст. 7019, ст. 7061; 2012, N 10, ст. 1166; N 53, ст. 7630; 2013, N 23, ст. 2878; N 30, ст. 4057; N 48, ст. 6161, ст. 6165; 2014, N 23, ст. 2930; 2015, N 1, ст. 54; N 6, ст. 885; N 29, ст. 4388; 2016, N 1, ст. 28; N 15, ст. 2052; N 27, ст. 4160; ст. 4238.
*(4) Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 46, ст. 4795; 2008, N 50, ст. 5946; 2010, N 25 ст. 3178; 2012, N 37, ст. 5002.
*(5) Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 25, ст. 3178; 2011, N 51, ст. 7534; 2012, N 1, ст. 130, N 41, ст. 5623, N 51, ст. 7235.
Образец журнала дефектуры в аптеке
Каждая аптечная организация должна вести журнал учета дефектуры и неудовлетворенного спроса.
Сведения, которые заносятся в этот журнал, помогают снизить риски неудовлетворенного спроса, а также способствуют активному пополнению аптечного ассортимента наиболее востребованными медикаментами.
В статье рассмотрим, по каким правилам должен быть оформлен данный документ, а также расскажем о том, для чего он нужен и какую форму журнала выбрать – электронную или бумажную, приведем образец.
Форма журнала
Журнал учета дефектуры
Дефектура в аптеке
Дефектура – это термин, означающий отсутствие в аптеке необходимых лекарственных средств, прописанных в прайсе, городской справке, или просто запрошенных посетителями. Это понятие используется только в области фармации, так как оно отражает разницу между торговлей в розницу и фармбизнесом.
Журнал учета дефектуры в аптеке необходим для контроля закрытия дефектуры. Если какой-то медикамент отсутствует в наличии, потому что его нет у поставщиков, журнал поможет понять причину этого и таким образом снять ответственность с работников за его отсутствие, если его нет у дистрибьютора.
В журнал дополнительно можно ввести графу, в которой бы указывались попытки заказать тот или иной товар, так как известно, что поставщики с большой неохотой предоставляют аптечным организациям письма, подтверждающие отсутствие у них лекарств из перечня минимального ассортимента.
Медико-фармацевтическое обеспечение населения – показатель качества жизни, так как отсутствие какого-либо необходимого препарата зачастую означает отсутствие возможности вылечить заболевание у человека.
По этой причине понятие дефектуры часто используется в более широком смысле, обозначая отсутствие лекарственного средства не только в конкретной аптеке или аптечной сети, но и в целом в регионе, в стране или даже в мире (последнее подразумевает, в том числе, и то, что препарат был снят с производства).
Важность учета дефектуры объясняется следующими группами причин:
Рыночное значение дефектуры заключается в том, что она является одним из показателей того, что на фармрынке имеется неудовлетворенный спрос. Сам этот факт является для аптеки основанием для обновления и пополнения списка аптечных товаров.
Пренебрежительный подход ведет к недочетам в составлении ассортимента лекарств и появлении на рынке неудовлетворенного спроса, ведущего в конечном итоге к потере клиентов.
Неверный шаг – подходить к дефектуре исходя лишь из предположения, что к ней не могут относиться товары, которых нет и никогда не было в прайс-листе организации.
Любой неудовлетворенный спрос – это дефектура, а это, в свою очередь – рыночное окно, которое может сделать рыночную нишу более широкой или более узкой.
Формы журнала
Для учета дефектуры заводится особый документ – «Журнал учета дефектуры в аптеке» (образец можно найти по ссылке выше). Допустимо вести его как в бумажном, там и в электронном формате.
Многие эксперты придерживаются единодушного мнения, что бумажный журнал учета дефектур – это неудобный пережиток прошлого.
Внедрение системы автоматизации аптечного бизнеса привело в тому, что смысл бумажного документа был утрачен, однако на практике ведение именно такой формы журнала учета дефектур в аптеке может принести ей немалую пользу.
Действительно, автоматизация процессов существенно упрощает работу сотрудников, в том числе и в вопросах обнаружения дефектуры, тем более часто бывает так, что персонал забывает или не считает нужным фиксировать в документах сведения о неудовлетворенном покупательском спросе.
Однако никакая автоматизированная система не в состоянии заменить профессионального специалиста, способного полноценно опросить и проконсультировать клиента о необходимости покупки того или иного медикамента.
Такие действия позволят избежать брендовой и дженериковой дефектуры и предупредить возможное сокращение объема продаж.
Ведение журнала учета дефектур в аптеке не только позволяет получить актуальные сведения о «пробелах» в ассортименте, что в конечном итоге позволяет повысить конкурентоспособность аптеки на рынке, но и является одним из параметров оценки труда фармацевта и его серьезного отношения к работе.
Как вести учет лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности? Нужен ли журнал?
Аптеки и медицинские организации должны вести учетную документацию, касающуюся оборота лекарственных средств.
Иногда препараты могут не только помочь, но и навредить больному еще больше, если срок их годности истек, и в процесс вступили химические и физические реакции, изменяющие свойства лекарства.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Нужно ли учитывать ЛП?
Организации розничной торговли лекарственными средствами, сети аптек, медицинские организации (в том числе амбулаторные, стационарные, фельдшерские и фельдшерско-акушерские пункты), ИП или иные организации, имеющие лицензию на осуществление фармацевтической деятельности, обязуются вести следующую отчетную документацию:
Фармацевтической отчетности и порядку хранения лекарственных средств с ограниченным сроком годности посвящены следующие законодательные акты:
Пункт 11 Приказа № 706н утверждает обязанность организаций и ИП, имеющих лицензию на оборот лекарственных средств или занятие медицинской практикой, вести учет средств с ограниченным сроком годности:
Порядок ведения устанавливается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. В соответствии с положениями о купле-продаже, регулируемыми гражданским законодательством, и Законом РФ № 2300-1 «О защите прав потребителей», под сроком годности понимается конкретная дата, при наступлении которой товар становится непригодным для эксплуатации.
Для лекарственных препаратов данный срок устанавливается ОФС 1.1.0009.18, введенным в действие 01.12.2018 г. (утв. Приказом Минздрава РФ от 31.10.2018 г. № 749). Больше о сроках годности и хранения лекарственных препаратов читайте в отдельной статье.
В документации указываются:
Под препаратами с ограниченным сроком годности понимаются лекарственные средства, чей остаточный срок годности составляет от 1 года и менее или 50% и менее от общего срока годности.
Порядок
Руководитель организации (или ИП) и сотрудники ведут учет лекарственных средств, чей период использования ограничен. Руководство избирает наиболее удобный способ ведения документации: это может быть как заполнение от руки, так и ведение электронной версии журнала, а также издает соответствующие приказы. Работники обязуются их исполнять.
Права, обязанности и ответственность руководителя и сотрудников в области оборота лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности регулируются главами III-IV Приказа Минздрава России № 647н.
Обязанности руководителя
Наибольшая ответственность возлагается на генерального директора (главврача или его зама) или на индивидуального предпринимателя в области учета поступивших и продаваемых лекарственных средств.
Обязанности сотрудников
Сотрудник, назначенный ответственным за работу с такими лекарственными средствами, обязуется вести журнал их учета (бумажный или электронный). В его задачи входит ежедневное информирование сотрудников, занимающихся продажей или использованием лекарств, об истекающем сроке годности, согласно записям в журнале. В задачу ответственного лица также входит перемещение лекарств, чей срок годности подходит к концу, в специальные условия хранения до процедуры утилизации.
Правила проверки
Контроль за проверкой внутри организации реализуется ее руководителем. Он устанавливает план, в который включается период проверки лекарственных средств по журналу учета. Дата назначается по выбору руководителя, но не реже 1 раза в квартал.
Лекарственные средства, срок годности которых подходит к концу, должны быть перемещены в специальную зону хранения, именуемую карантином (п. 12 Приказа № 706н и п. 24 Приказа № 647н). Всего таких зон должно быть несколько: для просроченных препаратов, для лекарственных средств, пригодных к применению, и для иных изделий медицинского назначения.
Зона карантина, предназначенная для хранения просроченных лекарств, должна иметь маркировку, которая устанавливается руководителем путем издания соответствующего приказа. Сама зона может быть в форме:
Лекарства с истекшим сроком годности, обнаруженные вне карантина во время проверки, вносятся в акт списания, в котором кроме сведений о препарате отражается следующая информация:
Данные о списанных средствах также вносятся в бухгалтерскую отчетность. Точный срок хранения препаратов в карантине установлен только для наркотических средств и психотропных веществ – до 30 (до 28 в феврале) числа месяца, в котором произведено списание (Приказ № 127). Срок хранения для остальных лекарств устанавливается руководителем. До его истечения просрочка должна быть передана организации, с которой подписан договор, для последующей утилизации.
Ведение журнала
Форма ведения журнала учета лекарственных препаратов с ограниченным сроком годности устанавливается Приказом руководителя по его выбору (электронный или бумажный носитель). Форма самого журнала законодательно не устанавливается, то есть, руководитель организации или ИП вправе самостоятельно сделать его или заказать в типографии.
Как правило, независимо от способа его ведения, в документе отражаются следующие сведения:
Оформление журнала различается от способа его ведения:
По окончании периода ведения учета, листы сшиваются в один журнал, опечатываются с указанием количества страниц, заверяются подписью ответственного лица и скрепляются печатью и подписью руководителя (ИП).
Сколько хранится?
Журналы учета по окончании срока его действия передаются в архив организации или ИП (п. 11 Приказа № 378н).
Точный период хранения не установлен актами Министерства Здравоохранения, но вместе с тем для его установления может быть использована норма ч. 2 ст. 9 ФЗ № 294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», которой установлен срок плановой проверки: 1 раз в 3 календарных года.
Руководитель организации или ИП вправе выбрать наиболее удобную для них форму ведения учета лекарственных средств, чей срок годности ограничен. Заполнение журнала необходимо для предотвращения оборота просроченных препаратов. По истечении срока годности лекарства помещаются в карантинную зону и впоследствии подлежат утилизации.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Журнал учета дефектуры
Образец и пример заполенения журнала учета дефектуры
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Дефектура — понятие, означающее отсутствие в аптечном учреждении необходимых товаров, в первую очередь лекарственных средств, которые были указаны в прайсе аптеки, в городской справке или просто востребованы покупателями.
Этот термин не случайно применяется только в отношении фармации, поскольку именно в нем проявляется разница между фармацевтическим бизнесом и обычной розничной торговлей.
Журнал учета дефектуры входит комплект обязательных журналов для аптек согласно Правил надлежащей аптечной практики лекарственных препаратов для медицинского применения
Графы журнала:
1. Дата
2. Наименование лекарственного препарата, медицинского изделия, биологически активной добавки
3. Производитель
4. Поставщик
5. Дата поступления ожидаемая
6. Дата поступления фактическая
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета температурного режима и относительной влажности в помещении
от 35 руб.
Журнал регистрации температурного режима холодильника
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Журнал учета средств дезинфекции
Журнал учета средств дезинфекции – один из документов, который требуется для прохождения проверки СЭС. В нем отражается информация относительно поступления, количества средств дезинфекции и прочие принципиально важные моменты. В журнале должны обязательно указываться номера накладных, по которым поступала та или иная бытовая химия.
Какие организации обязаны вести
Подобный журнал – неотъемлемая часть документов всех компаний, которые тем или иным образом связаны с людьми. В частности:
Очевидно, это объемная область для проверок СЭС. Но рано или поздно, если организация относится к одному из пунктов этого списка, к ней придут для проверки наличия журнала.
Составные части журнала
Устроен документ сравнительно сложно. Только в бланке формы журнала учета средств дезинфекции находится 4 страницы. И информация на каждом из них оформляется в виде таблицы, которая может иметь внушительную продолжительность, исходя из сроков ведения журнала и объемов используемых средств дезинфекции.
Часть 1
Первая часть документа представляет собой обложку журнала. На ней в правом верхнем углу располагается ссылка на Приказ Комитета по культуре и Центра госсанэпиднадзора в Москве от 10.09.2001, который имеет номер 167/465.
Именно им была утверждена данная форма для заполнения. Но использовать бланк и образец журнала можно в любых организациях в качестве свободно формируемого бланка.
После полного наименования документа (а официально он называется «Журнал учета получения, расхода дезинфицирующих средств и проведения дезинфекционных работ на объекте») следуют графы, в которых должна быть информация о:
В конце ставятся подписи руководителя объекта и проверяющего из госсанэпиднадзора, печать организации.
Последняя графа заполняется только при согласовании документа с СЭС. 
Часть 2
Для того чтобы сделать прогноз расхода дезинфицирующих средств, проводят испытания и составляют специальную таблицу расчета потребности в дезинфицирующих средствах. Ее помещают в самое начало, сразу после обложки. Она иллюстрирует, сколько и какого средства в среднем нужно для проведения дезинфекции конкретного помещения в организации. Вторая часть сообщает о:
Для каждого средства отводится в этой таблице отдельная строка. Недопустимо указывать в одной строке несколько средств, даже если они используются в одном растворе. 
Согласно этой таблице может быть проведена генеральная уборка (она обозначается буквой Г) и текущая (Т).
Часть 3
В третьей таблице отражается, когда, как и какое средство дезинфекции поступило в организацию. В таблице указывается:
Здесь будут нужны номера счетов-фактур, по которым поступила бытовая химия (или дезинфицирующие средства другого вида). 
Часть 4
В четвертой таблице должны содержаться данные о фактически проведенных в организации дезинфекционных работах, в частности:
В конце документа не будет никаких подписей, все необходимые располагаются либо в графах таблиц, либо в начале, на обложке. 
Нюансы проведения проверки
Важно знать, что СЭС имеет право проверять такие документы, как журнал учета средств дезинфекции только в присутствии официального руководителя организации. Некоторые не особо ответственные организации занимаются оформлением этого документа в последний момент, и это может служить отсрочкой при внезапном появлении инспектора на пороге.
Важно! Также Роспотребнадзор не страшен организациям, которым не исполнилось еще 3 лет. В реестр плановых проверок их не вносят.
Если при проведении проверки Роспотребнадзор обнаружил отсутствие или неверное заполнение этой бумаги, то он обычно на первый раз выносит предупреждение. Но если установленные и перечисленные в письменном виде замечания не будут устранены в указанные сроки, то компания рискует понести реальную административную ответственность в виде штрафа в несколько десятков тысяч рублей.