журнал учета дизельного топлива

ГСМ: организация учета и списание

Автор: Магурина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются?

Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).

В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.

Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).

Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).

Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.

Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.

В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.

В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.

По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:

1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);

2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);

3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).

Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.

Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат.

По какой форме должен быть составлен путевой лист?

Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.

Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):

наименование и номер путевого листа;

сведения о сроке действия путевого листа;

сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

сведения о транспортном средстве;

сведения о водителе;

сведения о сроке действия путевого листа.

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?

При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:

журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);

акты списания тосола, масел;

Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.

Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.

Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.

Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.

Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.

Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.

При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:

на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;

на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;

на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;

на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.

Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.

В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.

Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.

Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.

Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:

внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);

Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.

При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.

Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.

Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:

при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;

при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);

при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);

при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.

Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.

Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.

Счетные ошибки при определении расхода топлива.

Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:

Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D), где:

Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.

В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.

Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.

Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.

Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.

Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.

В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:

искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;

регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;

ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;

отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

Источник

Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»

Практически в каждой организации, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), имеется автотранспорт (собственный, арендованный или полученный по договору лизинга), который используется в служебных целях. В связи с этим возникает необходимость учета расходов на содержание служебного транспорта, в том числе и расходов на топливо.

Учет расходов на топливо

Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). С целью внутреннего контроля организация может самостоятельно установить нормы расхода топлива, утвердив их приказом руководителя. При этом можно руководствоваться нормами расхода топлива, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля, или нормами, рекомендованными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (см., например, письмо Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).

В бухгалтерском учете фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Для целей налогообложения прибыли расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России 08.08.2019 № 03-03-06/1/59876). При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» стоимость топлива для автомобиля, используемого в деятельности, направленной на получение дохода, также учитывается в качестве расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Варианты учета ГСМ в «1С:Бухгалтерии 8»

Топливо можно приобретать за наличный расчет и в безналичной форме. Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Учет ГСМ по талонам

Для учета операций с применением топливных талонов имеет значение, какой вид талонов используется и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ. В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на получаемый бензин может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться в составе денежных документов на счете 50.03 «Денежные документы».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета на топливо в составе денежных документов используются документы:

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета ГСМ с переходом права собственности в момент получения талонов используются документы:

1С:ИТС

Учет ГСМ по топливной карте

Топливная карта представляет собой микропроцессорную небанковскую пластиковую карту с ПИН-кодом и чипом, являющимся носителем информации:

Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора топливная карта может передаваться организации и обслуживаться бесплатно или за определенную плату.

Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС отдельными водителями.

При получении топлива на АЗС водитель получает чек о произведенной заправке, который следует приложить к путевому листу. В оговоренный договором срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива представляет организации комплект документов за указанный период:

1С:ИТС

Как видим, «традиционные» методики учета топлива достаточно трудоемкие. При этом в прежних версиях программы отсутствовала печатная форма путевого листа.

Упрощение учета расходов на топливо в «1С:Бухгалтерии 8»

Рис. 1. Настройка функциональности программы

Возможности нового документа «Путевой лист»

С помощью документа Путевой лист (рис. 2) программы пользователь может:

Рис. 2. Документ «Путевой лист». Приобретение топлива по кассовому чеку

Обратите внимание, что документ Путевой лист имеет ограничения: его могут использовать только предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ. Если в деятельности организации используются не легковые автомобили, практикуются заправки «в канистру», используются талоны на ГСМ, а топливо хранится на разных складах, то учет ГСМ должен осуществляться по прежнему («традиционному») сценарию. Методика учета топлива по путевым листам потребовала внесения изменений в программу.

Изменения в «1С:Бухгалтерии 8» для автоматизации учета расходов по путевым листам

В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:

Рис. 3. Карточка транспортного средства

Примеры применения документа «Путевой лист»

Примечание
Цены в примерах условные.

Пример 1

Выдача наличных денежных средств сотруднику под отчет отражается документом Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу. При проведении документа Выдача наличных формируется запись регистра бухгалтерии:

Дебет 71.01 Кредит 50.01
— на сумму денежных средств, выданных под отчет (5 000 руб.).

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Отразим приобретение бензина по кассовому чеку и его расход документом Путевой лист (см. рис. 2). В шапке документа указывается:

Если топливо приобретается за наличный расчет, то его количество и цена определяются на момент заправки и указываются в кассовом чеке. При заполнении табличной части на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Кассовый чек, указать реквизиты кассового чека, количество, цену и сумму приобретенного топлива.

В табличной части на закладке Маршрут следует заполнить пункты отправления и назначения, дату, время и показания одометра на момент отправления и прибытия, расстояние между пунктами и расход топлива на каждом участке маршрута. Итоговое количество топлива в баке с учетом остатка на начало маршрута, поступления и расхода по путевому листу рассчитывается автоматически и выводится в наглядной форме в нижней части документа. Остаток топлива в баке автоматически переносится в следующий в хронологическом порядке Путевой лист.

При проведении документа сформируются проводки:

Дебет 10.03.2 Кредит 71.01
— на сумму приобретенного бензина (3 150,00 руб.) в количестве 70 л;

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество списанного бензина (60 л). Поскольку в течение месяца аналогичное топливо может приобретаться разными способами и по разным ценам, то окончательная стоимость топлива, учитываемого в расходах для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения прибыли, будет сформирована в конце месяца при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры, входящей в обработку Закрытие месяца.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации оформляется документом Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица. При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

Дебет 50.01 Кредит 71.01
— на сумму возвращенных денежных средств (1 850,00 руб.).

В последний день месяца 31.08.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость списанного бензина учитывается в расходах:

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (2 700,00 руб.). При этом количество бензина по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.

При приобретении топлива по кассовому чеку в документе Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:

Рис. 4. Упрощенная форма путевого листа

Если в результате служебной поездки помимо расходов на топливо возникают иные возмещаемые расходы сотрудника (например, расходы на приобретение товаров и материалов или командировочные расходы), то такая поездка отражается в учетной системе комбинацией документов:

Рассмотрим следующий пример, когда ГСМ приобретено по топливной карте АЗС.

Пример 2

Организация ООО «Швейная фабрика», имеющая на балансе собственный автомобиль марки BMW M3, заключила договор поставки топлива с поставщиком ГСМ на приобретение бензина марки АИ-98 на автозаправочных станциях этого поставщика с применением топливной карты. Автомобиль используется в управленческих целях. Поставка топлива осуществляется путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В соответствии с условиями договора:

01.09.2019 ООО «Швейная фабрика» перечислила с расчетного счета 100% предоплату поставщику за бензин в сумме 8 400 руб. (в т. ч. НДС 20% ) из расчета 200 л по цене 42 руб. за литр с учетом НДС 20%.

Согласно путевому листу за сентябрь 2019 года по топливной карте заправлено 100 л бензина марки АИ-98, а израсходовано 88 л.

30.09.2019 поставщик представил комплект документов за сентябрь 2019 года, согласно которым по топливной карте заправлено 100 л бензина на сумму 4 200 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Оплата в адрес поставщика регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 60.02 Кредит 51
— на сумму предоплаты поставщику топлива (8 400 руб.).

Если ГСМ приобретается по топливной карте, то фактическая стоимость топлива с учетом возможных скидок будет окончательно сформирована только в конце отчетного периода, когда поставщик представит организации финансовые документы по договору (товарную накладную, счет-фактуру и расшифровку по операциям, проведенным с использованием топливных карт). В этом случае при заполнении табличной части документа Путевой лист на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Топливная карта, указать реквизиты топливной карты и зафиксировать количество топлива, залитое в бак. Поля Цена и Сумма для топлива, приобретенного по топливной карте, для заполнения недоступны (рис. 5).

Рис. 5. Документ «Путевой лист». Приобретение ГСМ по топливной карте

Табличная часть на закладке Маршрут заполняется аналогично Примеру 1.

При проведении документа формируются проводки, которые отражают движения только в количественном учете топлива (без сумм):

Дебет 10.03.2 Кредит 76.15
— на количество приобретенного топлива (100 л);

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество израсходованного топлива (88 л).

В конце месяца согласно договору поставщик представляет расчетные (финансовые) документы. Отразим поступление топлива документом Поступление (акт, накладная) с видом операции Топливо. Особенность данного документа состоит в том, что приобретаемые ГСМ «привязываются» к конкретному транспортному средству (рис. 6).

Рис. 6. Поступление топлива

При проведении документа формируются записи регистра бухгалтерии:

Дебет 60.01 Кредит 60.02
— на сумму зачтенного аванса (4 200,00 руб.);

Дебет 10.03.2 Кредит 60.01
— на стоимость бензина, купленного по топливной карте и залитого в бак транспортного средства (3 500,00 руб.);

Дебет 76.15 Кредит 60.01
— на количество топлива, залитого в бак транспортного средства (100 л);

Дебет 19.03 Кредит 60.01
— на сумму НДС (700,00 руб.).

При приобретении топлива по топливной карте печатная форма авансового отчета (Авансовый отчет (АО-1)) в документе Путевой лист недоступна.

30.09.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость израсходованного бензина учитывается в расходах:

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (3 080,00 руб.). При этом количество топлива по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.

Источник