журнал учета электронных трудовых книжек образец
Журнал перехода на электронные трудовые книжки
zhurnal_perehoda_na_elektronnye_trudovye_knizhki.jpg
Похожие публикации
Журнал регистрации электронных трудовых книжек нужно вести всем организациям, которые нанимают персонал. Такая необходимость обусловлена тем, что трудовые книжки являются документами строгой отчетности и содержат сведения о трудовом опыте и стаже работы сотрудников. Напомним, что в 2020 году начался переход на электронные сведения о трудовой деятельности, в связи с чем работодателям придется оформлять не только бумажные трудовые книжки, но и электронные (ЭТК).
Краткая информация об электронных трудовых книжках
ЭТК, а точнее «Сведения о трудовой деятельности» содержат те же сведения, что и бумажные трудовые (ст. 66.1 ТК РФ). Ведет их ПФР, для чего работодатели в установленные сроки подают в ведомство сведения о кадровых событиях по каждому сотруднику (приеме, увольнении, переводе и т.д.). Для перехода на ЭТК работодателям не придется устанавливать специальное программное обеспечение, так как для хранения данных о трудовой деятельности будут использоваться информационные системы ПФР.
Сотрудникам нужно выбрать, хотят ли они сохранить бумажную трудовую книжку или предпочтут, чтобы сведения об их трудовой деятельности оформлялись в электронном формате, для чего нужно написать соответствующее заявление работодателю. В случае отказа от бумажного формата трудовая книжка выдается на руки гражданину и с этого момента вся ответственность за сохранность документа с работодателя снимается. Перед выдачей трудовой в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.
Для того, чтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошел без проблем, работодателям нужно предпринять такие действия:
Особенности процедуры уведомления работников
До 30 июня 2020 года руководство организаций должно поставить в известность весь персонал о предстоящих новшествах, для этого каждому сотруднику нужно вручить соответствующее уведомление. Уведомление составляется в свободной форме, строгие требования к его оформлению отсутствуют. Важно, чтобы в тексте документа было указано, что в связи с изменениями действующего законодательства у работников появилась возможность сменить бумажную трудовую книжку на электронную, но они также вправе продолжить ведение обычной трудовой на бумаге. Также нужно указать, что работники до 31.12.2020 г. должны подать заявление о сохранении бумажной трудовой либо об отказе от нее. В ряде случаев такое заявление может быть подано и позднее.
Информирование персонала о введении ЭТК – это обязанность всех без исключения работодателей. В связи с этим руководителю нужно назначить ответственного сотрудника, который будет выдавать работникам такие уведомления под роспись. Кроме того, необходимо вести специальный журнал электронных трудовых книжек и отмечать в нем тех, кто уже получил уведомления. Если в данное время нет возможности лично вручить уведомление, его можно отправить по почте заказным письмом или передать курьером. Также в журнал целесообразно вносить данные заявлений, поданных работниками о выборе ЭТК или обычной трудовой книжки.
Каким образом работники смогут получить сведения о своем трудовом стаже?
Если работник выбрал ведение электронной трудовой книжки и отказался от бумажной трудовой, он сможет получить необходимую информацию такими способами:
Журнал учета электронных трудовых книжек: что это за документ
Журнал перехода на электронные трудовые книжки предназначен для фиксации факта вручения уведомлений работникам. Также в него можно вносить записи о выдаче гражданам сведений о работе в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. Вести такой журнал не обязательно, но пользу от его оформления невозможно переоценить. Внося записи в журнал, сотрудники отдела кадров смогут проконтролировать, все ли работники получили уведомления о переходя на ЭТК, и определить, скольких людей еще нужно уведомить.
Журнал не имеет унифицированной формы, его можно вести на бумаге или в электронном виде. Ведение журнала осуществляют сотрудники кадровой службы или иного подразделения, на которое возложена функция по оформлению приема и увольнения сотрудников.
Как правильно оформить журнал
Журнал учета уведомлений ЭТК состоит из обложки и табличной части. На титульном листе нужно указать такие сведения:
В табличной части отображают следующую информацию:
Если гражданин выбрал ведение трудовой книжки в электронном формате, то в журнале целесообразно указать дату, с которой бумажный документ был передан ему на руки.
Общие правила оформления журнала перехода на электронные трудовые книжки:
Образец заполнения журнала учета электронных трудовых книжек приведен ниже.
Как работать с электронными трудовыми и заполнять СЗВ‑ТД в 2021 году
В России второй год действуют электронные трудовые книжки и бухгалтеры сдают в ПФР отчёт СЗВ-ТД. С 1 января 2021 года завершился переходный период — все сотрудники должны были определиться, какую форму трудовой оставить. Расскажем, как работать с электронными трудовыми книжками в 2021 году.
Что делать с бумажными трудовыми
До конца 2020 года все работники должны были решить, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если в это время кто-то был на больничном или в длительном отпуске, то сможет «выбрать» трудовую и в 2021 году.
Сотрудники, которые подали заявление о выборе бумажной трудовой или не подали никаких заявлений, останутся с бумажными книжками. По ним надо будет вести бумажную трудовую, но вместе с этим вести и сведения о трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР по форме СЗВ-ТД.
Можно ли поменять формат трудовой в 2021 году?
Даже если работник выбрал электронную трудовую, бумажную выбрасывать нельзя. Он должен хранить её и предъявлять при новом трудоустройстве для подтверждения стажа до 2020 года.
Выбравшие электронную трудовую, с 7 марта 2021 года могут обратиться в ПФР и попросить перенести записи о трудовой деятельности до 2020 года из бумажной книжки в электронную. Если будут найдены несоответствия между данными фонда и данными в бумажной трудовой, фонд уточнит сведения у работодателя (Федеральный закон от 24.02.2021 № 30-ФЗ). После того как ПФР занесет на лицевой счет сведения из бумажной книжки за периоды до 2020 года, можно будет пользоваться только формой СТД-ПФР и не переживать за хранение бумажной.
Когда в 2021 году к вам придёт устраиваться работник из другой компании, проверьте его бумажную трудовую. Если в ней нет записи о закрытии, то он решил сохранить именно бумажную версию, и вы должны продолжать её вести. Если есть запись о выборе электронной трудовой — ведите только электронно.
Как оформить переход на электронную трудовую в 2021 году
Работник в любой момент сможет написать заявление и перейти с бумажной трудовой на электронную. Тем, кто сделал такой выбор, бумажная книжка должна быть выдана на руки с внесением соответствующей записи. Срок выдачи трудовой в нормативных актах не прописан, но по аналогии с выдачей кадровых документов по заявлениям — допустимо 3 дня. Запись надо заверить подписью сотрудника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек, или работодателя.
Образец записи в трудовой книжке о выборе электронной формы
В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ».
С момента выдачи бумажной трудовой работодатель не отвечает за её заполнение и хранение.
Как работнику получить сведения о своем стаже
Работник, выбравший электронную трудовую книжку, сможет получить сведения о своем стаже следующими способами.
В ПФР, МФЦ или на «Госуслугах» по форме СТД-ПФР
СТД-ПФР утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. В форме отражается информация о всей трудовой деятельности, в том числе, за периоды до 31.12.2019 (наименование работодателя, период работы).
ПФР может выдать сведения о трудовой деятельности как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью. МФЦ будет выдавать СТД-ПФР только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде.
У работодателя по последнему месту работы в форме СТД-Р
Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда РФ от 20.01.2020 № 23Н. Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде.
Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после получения заявления от сотрудника или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением.
Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
Форма СЗВ-ТД: как заполнять
Чтобы ПФР регулярно получал новые сведения о трудовой деятельности работников, сдается отчётность по форме СЗВ-ТД. Форма и порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730П (ред. от 27.10.2020).
Заполнять форму нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников (в том числе совместителей), а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении и выбранном формате трудовой.
Требования к заполнению формы
Бланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного.
Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, который не является юрлицом, заверяет документы личной подписью.
Сведения о работнике, о страхователе, а также сведения о трудовой деятельности работника заполнять обязательно. Если в течение месяца по работнику не было никаких кадровых событий, «Нулевая» форма не представляется.
В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера мероприятий должны указываться в порядке возрастания и не повторяться.
Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода.
Реквизиты работодателя
«Регистрационный номер в ПФР». Укажите номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX.
«Наименование организации / индивидуального предпринимателя». Укажите то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны полностью указать фамилию, имя и отчество (при наличии) — как в паспорте.
«ИНН». Указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов).
«КПП». Должно состоять из 9 цифр или отсутствовать для ИП.
Аналогичные сведения указываются в разделе «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь». Только тут должны быть данные бывшего работодателя, которого сняли с учета.
Сведения о работнике
Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника нужно заполнить русскими буквами в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Кроме того, обязательно введите дату рождения и номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ.
Сведения о поданном заявлении
Здесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления.
Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД.
Если нужно скорректировать дату заявления, поданного зарегистрированным, представляется форма СЗВ-ТД, в которой в соответствующей строке указана новая дата подачи заявления.
Если нужно отменить ранее поданные сведения о заявлениях, впишите ранее указанную дату подачи заявления и в поле «Признак отмены» проставьте знак «X».
Сведения о трудовой деятельности работника
В графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В следующей графе следует указать вид кадрового мероприятия:
| Код | Как кадровое мероприятие обозначается в форме | Что стоит за этим обозначением |
|---|---|---|
| 1 | ПРИЕМ | Приём на работу (службу) |
| 2 | ПЕРЕВОД | Перевод на другую работу |
| 3 | ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ | Изменение наименования страхователя |
| 4 | УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) | Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т.п.) |
| 5 | УВОЛЬНЕНИЕ | Увольнение с работы |
| 6 | ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДОЛЖНОСТИ) | Лишение права по приговору суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью |
Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера, поставьте в графе 4 код «РКС». Если же он трудится в приравненных к районам Крайнего Севера местностях, то укажите код «МКС».
Подраздел «Наименование»
Графа «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение». Заполняйте по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. Структурное подразделение указывается в случае, если информация о нем отражена в трудовом договоре.
В этой же графе указывается информация о совместительстве, если работник является совместителем. Также в этой графе можно разместить другие сведения (комментарий) о мероприятии.
Графа «Код выполняемой функции». С 1 июля 2021 года указывается код из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х, где:
Эта графа обязательна для заполнения. Подробнее о том, что в ней писать, читайте в статье «Какой код выполняемой функции указать в СЗВ-ТД».
Графа «Причина увольнения». Укажите причину прекращения трудового договора по ТК РФ или иному федеральному закону. А также наименование документа, в соответствии с которым проведено расторжение трудового договора и пункт, часть статьи, статью нормативного документа. Пишите без сокращений, как в трудовой книжке.
Подраздел «Основание»
Графа «Наименование документа». Укажите вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дату и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.).
Графа «Дата». Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Графа «Номер документа». Укажите номер документа — без знака «№».
Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненную в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется знак «X».
Как сдавать СЗВ-ТД в 2021 году
На бумаге отчёт СЗВ-ТД могут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Важная новость
Правительство внесло в Госдуму проект с поправками к закону о персонифицированном учёте (Проект Федерального закона № 1115653-7).
Сведения по форме СЗВ-ТД надо будет представлять только в электронном виде, уже если у страхователя работает больше 10 человек. Планируют также закрепить, что форму имеет право подать не только лично страхователь, но и его представитель по электронной доверенности, подписанной УКЭП. Форму доверенности позже утвердит ПФР.
Подавать сведения нужно не на всех сотрудников, а только на тех, кто уволился, трудоустроился, перевёлся на другую постоянную работу или подал заявление о выборе бумажной или электронной трудовой (полный список кадровых событий см. в таблице выше). Нулевые отчёты сдавать не нужно.
Сроки сдачи зависят от причины представления отчёта:
Ответственность за непредставление СЗВ-ТД
Если страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам грозит административная ответственность: предупреждение или наложение административного штрафа в размере от трехсот до пятисот рублей (ст. 15.33.2 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекцией.
Читайте также:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Журнал учета электронных трудовых книжек: образец 2021 года, как вести журнал
При приеме человека на вакантную должность работодатель заполняет его трудовую книжку. После внесения кадровых сведений этот формуляр остается на хранении у нанимателя.
В свою очередь, в книге учета движения трудовых книжек запись делают по каждому факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. Правовая регламентация процесса регистрации в учетных книгах кадровых бланков отнесена к сфере влияния постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Учет должно вести как по книжкам, полученным от работников, так и по чистым формам, которые закуплены компанией для заведения на имя новопринятых сотрудников без рабочего стажа.
Суть в том, что книга учета трудовых книжек позволяет зафиксировать поступление на хранение каждой единицы документов, сделать их учет более детальным и прозрачным. Факты приема-передачи трудовых книжек отображают в специальном журнале, что дает возможность осуществлять функции оперативного мониторинга документов особого назначения.
Как заполнять журнал
Страницы типового образца журнала регистрации трудовых книжек содержат 13 граф:
| Реквизит | Как заполнять |
| Колонка № 1 | Предназначена для проставления порядковой нумерации. Здесь фиксируют номера в хронологическом порядке. |
Как вести журнал
Обязательства по организации достоверного учета трудовых книжек на предприятии возложены на работодателя нормами правительственного постановления от 16.04.2003 г. № 225.
Согласно действующим правилам заполнения книги движения трудовых книжек, чистый экземпляр учетного журнала может быть куплен в магазине канцтоваров, заказан в типографии или распечатан самостоятельно.
Подготовленный образец книги регистрации трудовых книжек должен быть подписан – указывают его наименование и приводят данные, идентифицирующие работодателя.
При открытии нового образца журнала выдачи трудовых книжек на его титульном листе необходимо проставить дату открытия учетной книги. А при исчерпании запаса чистых листов журнал закрывают. При этом соответствующую дату этой операции фиксируют на обложке – титульном листе книга учета движения трудовых книжек.
Ваш образец заполнения книги учета движения трудовых книжек должен соответствовать следующим требованиям по оформлению данного учетного регистра:
Внесение информации в рассматриваемый учетный регистр производят при каждом случае приема штатных работников и при расторжении договоров с сотрудниками.
Дату увольнения в реестре трудовых книжек обозначают как последний рабочий день владельца формуляра или как день пересылки трудовой по почте. В последнем случае обязательно должны быть приложены квитанции об отправке письма и согласие работника на такой способ получения бумаг.
Поле для подписи работника может содержать:
Книга лежит на хранении у должностного лица, которое назначено ответственным за ее заполнение. При неправильном оформлении регистра наказание назначают по нормам ст. 5.27 КоАП РФ.
Книга учета трудовых книжек
Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.
Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.
Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.
Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.
Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.
Для чего нужна
Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).
Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых
Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:
Срок хранения и уничтожение
Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).
Где можно купить
Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.
Штрафы за отсутствие или нарушения учета
Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении (выдача, оформление).
Еще одна причина стандартизированного ведения документации – чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника.
Порядок ведения книги учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.
При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека, к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой.
Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых. Эта обязанность работодателя закреплена законом — в сороковом пункте инструкции по оформлению, ведению и хранению документов (Постановление правительства РФ от 2003 года, за номером 225), а так же типовой инструкцией по делопроизводству № 536 от 8 ноября 2005 года.
В случае смены ответственного лица составляют акт приема-передачи журнала и фактического контроля наличия всех имеющихся на предприятии бланков книжек. После этого издается приказ, освобождающий от ответственности предыдущего сотрудника и налагающего ее на нового.
Образец ведения журнала трудовых книжек
Журнал ведения трудовых образец
Для учета используется типовой бланк, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек. Вести записи в вольной форме не допускается.
Берите книги регистрации в плотном переплете – использоваться и храниться они будут долго: до полного заполнения страниц, на протяжении нескольких лет, а не в течение отчетного периода, равного году.
Страницы книги нумеруют и сшивают определенным образом: концы шнура оклеиваются бумагой к внутренней части обложки. На полосе, фиксирующей концы нитки, указывают числом и словами количество листов и заверяют подписью руководителя. Полную нумерацию производят сразу в момент заведения.
С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы тесьмы, устанавливается пломба или сургучовая печать. Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.
Учет трудовых на предприятии — инструкция
Журнал имеет тринадцать граф. Рассмотрим информацию в них.
Здесь есть нюанс: бланки до 1938 года, выдававшиеся вплоть до 1970-х, не имели этих цифр. При регистрации такого документа ставится прочерк. Книжки, пришедшие на смену старым образцам в 1974 году, имели серию и номер – римскими, две буквы и семь цифр.
Книга учета движения трудовых книжек образец
Журнал регистрации трудовых — исправление ошибок
Образец как исправить ошибки
Ведут журнал внимательно и аккуратно. Однако люди не машины – случаются описки. В таких случаях действуют общие правила, принятые в делопроизводстве.
Корректор, полностью закрывающий ошибочный текст, использовать нельзя. Есть два способа:
Электронные трудовые книжки в 2021 году
С 2021 года электронный формат ведения трудовой книжки становится единственно возможным для тех, кто устраивается на работу впервые. Бумажная же трудовая книжка, несмотря на отмену обязательности ее применения, продолжает играть важную роль для работника вне зависимости от того, бумажный или электронный вариант ее ведения им выбран.
Наш материал — об особенностях применения документа, свидетельствующего о трудовой деятельности, в 2021 году.
Трудовые книжки к началу 2021 года
К началу 2021 года большинство работающих лиц должно было определиться с тем, в каком из вариантов (бумажном или электронном) будет продолжено ведение его трудовой книжки, подав работодателю заявление о сделанном выборе (п. 2, п. 7 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…»).
Отказ от бумажного варианта влечет за собой (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ):
После завершения этой процедуры для обеих сторон трудового договора теряет свою актуальность ст. 66 ТК РФ и в полном объеме начинает применяться ст. 66.1 ТК РФ, посвященная сведениям о трудовой деятельности, ведущимся в электронном виде.
Для работника, выбравшего продолжение оформления бумажной трудовой книжки, ничего в ведении этого документа принципиально не меняется. При этом он получает право (п. 4, п. 5 ст. 2 Закона № 439-ФЗ):
Обратный переход (с ЭТК на бумажный вариант) законодательством не предусматривается.
Для человека, не имевшего возможности (в связи с длительным отсутствием на работе или отсутствием самой работы при наличии трудового стажа) сделать выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой к концу 2020 года, ведение этого документа продолжится на бумаге (п. 6 ст.
2 Закона № 439-ФЗ) до момента подачи заявления о переходе на ЭТК вне зависимости от того, у какого из работодателей (прежнего или нового) работник на этот момент работает (Письмо Минтруда РФ от 11.02.2020 № 14-2/В-141). Подачу такого заявления можно осуществить и в момент трудоустройства.
Об отсутствии факта перехода на ЭТК свидетельствует отсутствие записи об этом в бумажной трудовой книжке.
Действия по переходу на ЭТК, обязательные для 2021 года
Особыми для 2021 года в связи с переходом к ЭТК для работодателя становятся следующие действия:
Работники, не использовавшие право перехода на ЭТК в 2020 году, могут воспользоваться таким правом в 2021 году и более поздних годах.
Документы при увольнении и трудоустройстве по ЭТК
При увольнении в 2021 году лица, выбравшего электронный вариант ведения трудовой книжки, в качестве документа, отражающего факт работы, он получит от работодателя документ, составленный по форме СТД-Р и содержащий сведения о трудовой деятельности за период работы у этого работодателя (ст. 66.1 ТК РФ).
Сформирован этот документ может быть как на бумаге, так и в электронном виде. Выбор вида документа остается за работником.
При дальнейшем трудоустройстве форма СТД-Р предъявляется новому работодателю вместе с трудовой книжкой, отражающей места работы, предшествующие последнему месту труда (ст. 65 ТК РФ). Предъявление трудовой книжки для лиц, начавших свою трудовую деятельность до 2020 года, будет обязательным, так как только из нее работодатель сможет узнать:
Заменить трудовую книжку могут сведения о трудовой деятельности, выданные ПФР, поскольку в формируемый фондом документ (он составляется по форме СТД-ПФР) должны войти данные о работодателях и периодах труда у них, собранные на индивидуальном лицевом счете будущего пенсионера за весь период ведения им трудовой деятельности (Приказ Минтруда России от 17.09.2020 № 618н). Сведения, составленные по форме СТД-ПФР, можно получить не только в самом Пенсионном фонде, но также в МФЦ и через единый портал госуслуг (ст.
66.1 ТК РФ) и сделать это, находясь на удалении от региона последнего места работы. Документ, оформленный по данным ПФР, останется у работодателя.
Не потребуется предъявление трудовой книжки лицам, впервые начавшим свою трудовую деятельность в 2020 или 2021 году, поскольку информация об этой деятельности вся полностью войдет в ЭТК таких лиц и будет сформирована каждым из работодателей при увольнении по форме СТД-Р. Также ее можно получить в виде единого документа из базы, формируемой в ПФР.
Ведение ЭТК при сохранении бумажного варианта
Выбор работником бумажного варианта ведения трудовой книжки не избавляет работодателя от необходимости подавать сведения о его трудовой деятельности в ПФР. Поэтому данные в базе, за формирование которой отвечает ПФР, в любом случае будут накапливаться, и это облегчит переход к ЭТК, если работник решит прекратить использование бумажного варианта трудовой книжки.
Лица, не отказавшиеся от ведения трудовой книжки на бумаге, обязаны предоставлять этот документ работодателю при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ), а работодатель обязан хранить его у себя, оформлять в нем записи, отражающие кадровые события и возвращать работнику при увольнении (ст.
66 ТК РФ). При ведении бумажной трудовой книжки у работодателя не возникает необходимости создавать при увольнении документ по форме СТД-Р.
Подводим итоги
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:
Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек
Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий.
Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.
Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.
Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
Кто и как заполняет
В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.
Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.
Инструкция по заполнению при приеме на работу
Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:
Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.
Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.
Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.
Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.
Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».
Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).
Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).
Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.
На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.
Инструкция по заполнению при увольнении
Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.
Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку.
Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату.
Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.
Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.
Где приобрести
Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность.
Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована.
Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.
Сколько хранить
Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.
Журнал учета трудовых книжек – образец заполнения в 2021 году
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши. Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.
Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке делается соответствующая запись.
Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.
В книге делаются записи о следующих событиях:
Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.
Требования к регистрационным журналам
Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:
Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.
В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа.
При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.
Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.
Правила заполнения книги
Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:
Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:
| № граф | Содержание |
| 1 графа | вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. |
| 2,3,4 графы | содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. |
Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
Указание инициалов исключено.
Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения
Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет.
После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.
Ошибки в книге: их исправление
Так как журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.
Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:
За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.
Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек
В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.
Размер штрафа в этом случае составит: