журнал учета флеш накопителей
Как учитывать флеш-карты?
Флеш-карта — это съемное устройство, выполняющее множество функций. Наиболее распространенным и востребованным является ее применение в качестве носителя информации. Флеш-карты повсеместно используются в учреждениях госсектора. Более того, ими в обязательном порядке обеспечиваются работники, занимающие те или иные должности (смотрите, например, Приказ Министерства экономического развития РФ от 11.12.2017 г. № 660 «Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций Министерства экономического развития Российской Федерации», Приказ Федеральной антимонопольной службы от 06.03.2017 г. № 259/17 «Об утверждении нормативных затрат на обеспечение функций Федеральной антимонопольной службы»).
Извечная дилемма бухгалтеров учреждений государственного сектора — как учитывать флеш-карты. К какой группе нефинансовых активов их отнести? Это основные средства или материальные запасы? Ответ на данный вопрос во многом субъективен. В данной статье мы рассмотрим всю имеющуюся в настоящее время информацию, которая поможет принять правильное решение по вопросу отнесения флеш-карт к основным средствам или материальным запасам.
«Сухие» нормы законодательства
Как известно, с законом не поспоришь. Поэтому на первом этапе принятия решения об отнесении флеш-карт к основным средствам или материальным запасам следует проанализировать положения нормативных-правовых актов по бухгалтерскому (бюджетному) учету.
В части определения возможности отнесения имущества к основным средствам необходимо руководствоваться следующими документами:
В отношении имущества, приобретенного до 1 января 2018 года, критерии отнесения к основным средствам устанавливались п. п. 38, 39, 41, 45 Инструкции № 157н. С 1 января 2018 года такие критерии закреплены п. п. 7, 8 СГС «Основные средства» вкупе с п. 36 СГС «Концептуальные основы». Кроме того, следует учитывать Методические указания, доведенные Письмом Минфина России от 30.11.2017 г. № 02-07-07/79257.
Основными средствами признаются материальные ценности:
Указанные материальные ценности могут находиться:
К основным средствам не относятся:
Вместе с этим, в отношении материальных ценностей, признаваемых в соответствии с п. 99 Инструкции № 157н материальными запасами вне зависимости от стоимости объектов и сроков их эксплуатации, положения СГС «Основные средства» не применяются (Письмо Минфина России от 30.11.2017 г. № 02-07-07/79257).
Анализируя названные нормы, можно прийти к выводу, что ключевым моментом при определении возможности отнесения флеш-карты к основным средствам является срок ее полезного использования. То есть, если данный носитель информации может использоваться более 12 месяцев, то он относится к основным средствам. Иначе — к материальным запасам.
Сколько «проживет» флешка?
Срок полезного использования — это период, в течение которого предусматривается использование актива в деятельности учреждения в тех целях, ради которых он был приобретен, создан и (или) получен, то есть в запланированных целях (п. 7 СГС «Основные средства»).
Срок полезного использования определяется согласно п. 35 СГС «Основные средства», исходя из:
При этом в первом случае следует руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.2002 г. № 1 «О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы» (далее — Классификация № 1) и выбирать наибольший срок полезного использования, установленный для конкретной амортизационной группы (в части имущества, включаемого в 1-9 амортизационные группы).
Таким образом, для определения срока полезного использования флешки первоначально следует посмотреть, содержит ли Общероссийский классификатор ОК 013-2014 (СНС 2008), принятый и введенный в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 г. № 2018-ст (далее — ОКОФ), ее наименование в явном виде и соотнести код с конкретной амортизационной группой по Классификации №1. Согласно ОКОФ флешка — носитель информации может быть отнесена к коду 330.26.80.13 «Носители данных прочие…». Однако Классификация №1 не содержит амортизационной группы для кода ОКОФ 330.26.80.13. Следовательно, срок полезного использования следует определять вторым способом: исходя из рекомендаций производителя и (или) на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов.
Таким образом, ответ на вопрос: как учитывать флеш-карту, сводится к субъективному суждению должностных лиц конкретного учреждения относительно срока ее полезного использования. Именно они обладают информацией о входящей в комплект поставки документации, о «добросовестности» производителя. Они в компетенции определить характер и интенсивность использования флеш-носителя. Также отметим, что на флеш-карты некоторые производители дают гарантию до 5 лет.
Частный случай учета флеш-карт
Отдельно остановимся на учете флеш-карт, приобретаемых одновременно с разнообразными устройствами и используемых с ними. Например, покупается фотоаппарат, собственная память которого отсутствует либо очень мала. Тут же к нему подбирается и флеш-карта (SD, microSD и т. п.), чтобы он мог полноценно использоваться. Флеш-карта в таком случае служит не только для увеличения памяти фотоаппарата, но и для удобства перенесения фотографий на компьютер и иных целей. Аналогичная ситуация может происходить и с мобильным телефоном.
В соответствии с п. 10 СГС «Основные средства» согласно учетной политике учреждения с учетом положений Инструкции № 157н объекты основных средств могут объединяться в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств, если:
Согласно данному пункту в один инвентарный объект можно объединять, к примеру, периферийные устройства и компьютерное оборудование. При этом учреждение самостоятельно в рамках своей учетной политики определяет состав такого инвентарного объекта с учетом положений СГС «Основные средства» и существенности информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 4 Письма Минфина России от 15.12.2017 № 02-07-07/84237).
Критерий существенности также устанавливается учетной политикой учреждения, а его определение приведено в п. 17 СГС «Концептуальные основы».
Таким образом, флеш-карты, приобретаемые и используемые одновременно с иными устройствами (фотоаппаратами, мобильными телефонами), при внесении соответствующих положений в учетную политику учреждения могут учитываться единым инвентарным объектом.
Как избежать претензий?
Подводя итог изложенному, можно констатировать, что прямого ответа на вопрос: как учитывать флеш-карту, действующее законодательство в области бухгалтерского (бюджетного) учета не содержит. Минфин данный вопрос тоже не разъяснял. Анализ судебной практики и решений должностных лиц конкретных учреждений, закрепленных в их учетных политиках, противоречив (смотрите, например, в Постановление Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.08.2011 г. № 18АП-6963/11, Решение АС Томской области от 17.04.2015 г. по делу № А67-7469/2014, Решение АС г. Москвы от 17.12.2014 г. по делу № А40-111746/2014, п. 39 Приказа Федерального агентства железнодорожного транспорта от 31.12.2014 г. № 532 «Об утверждении Учетной политики Федерального агентства железнодорожного транспорта»). Поэтому при принятии решения об учете флеш-карт в качестве основных средств или материальных запасов целесообразно придерживаться следующих правил.
Во-первых, принятое комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решение должно быть обоснованным. То есть оно должно содержать подтверждение сделанного вывода относительно срока полезного использования флеш-карт. Это могут быть письменные гарантии производителя или поставщика, документальное обоснование характера и интенсивности использования данных носителей, проведенный анализ сроков использования за прошлые периоды и прочее. Важно, чтобы проверяющие видели, что в учреждении велась работа по принятию решения.
Решение следует закрепить в учетной политике учреждения. Кроме того, должен быть организован единообразный учет поступающих в учреждение флеш-носителей. Иными словами, не должно возникать ситуаций, когда аналогичные флеш-карты учитываются и в составе основных средств, и в составе материальных запасов.
_______________________
* если иное не предусмотрено СГС «Основные средства», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Статья подготовлена
Приложение N 3. Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)
Приложение N 3
к правилам осуществления внутреннего
контроля соответствия обработки персональных
данных требованиям к защите персональных данных
Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с
машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)
1.1. Все машинные носители информации, предназначенные для хранения информации ограниченного использования (для служебного использования, персональных данных) подлежат обязательному учету. Каждый съемный носитель с записанной на нем информацией ограниченного доступа должен иметь этикетку, на которой указывается его уникальный учетный номер.
1.3. Машинные носители информации выдаются и принимаются по журналу учета руководителем структурного подразделения.
1.4. Машинные носители информации в обязательном порядке маркируются следующим образом:
— на компакт-дисках (DVD, CD и др.) учетный номер проставляется на лицевой стороне диска специальным маркером;
— на жестком магнитном диске учетный номер проставляется на корпусе. Жесткий магнитный диск учитывается отдельно (в случае съемной конструкции) или в составе системного блока (СБ) автоматизированного рабочего места. В случае учета в составе СБ, на корпус СБ (в удобное для просмотра место) наклеивается бирка с указанием учетного номера, типа, модели машинного носителя, его объема, серийного номера жесткого магнитного диска;
— на носителях информации типа USB Flash-носители на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя и его серийного номера;
— на персональных идентификаторах на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя;
— бирки не должны закрывать заводские номера машинных носителей информации
1.5. Машинные носители информации хранятся в запертом шкафу.
1.6. Пользователям запрещается:
— использовать неучтенные машинные носители информации;
— использовать неучтенные персональные идентификаторы;
— хранить съемные носители с информацией ограниченного доступа вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;
— выносить съемные носители с информацией ограниченного доступа из служебных помещений для работы с ними на дому.
1.7. При отправке или передаче информации ограниченного доступа адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка информации ограниченного доступа адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования. Вынос съемных носителей информации ограниченного доступа для непосредственной передачи адресату осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.
1.8. О фактах утраты съемных носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность руководитель структурного подразделения. На утраченные носители комиссией по организации обработки и защиты персональных данных составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в Журнал учета магнитных, оптических и иных носителей информации.
1.9. Съемные носители информации, пришедшие в негодность, или отслужившие установленный срок, подлежат уничтожению. Уничтожение съемных носителей с информацией ограниченного доступа осуществляется комиссией по организации обработки и защиты персональных данных. По результатам уничтожения носителей информации составляется акт.
1.10. Сотрудники и лица, выполняющие работы по договорам и контрактам, имеющие отношение к работе с информацией ограниченного доступа или персональным данным, должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение. Изменения, которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51
Приложение
к приказу Министерства
экономического развития РФ
от 13 февраля 2013 г. N 50
Изменения,
которые вносятся в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденную приказом Минэкономразвития России от 18 февраля 2011 г. N 51
слова «отдел документационного обеспечения ДУД» в соответствующих падежах заменить словами «отдел документационного обеспечения и архива ДУД» в соответствующих падежах;
слова «отдел архивов и делопроизводства ДУД» в соответствующих падежах заменить словами «отдел документационного обеспечения и архива ДУД» в соответствующих падежах;
слова «протокольный отдел ДУД» в соответствующих падежах заменить словами «отдел обеспечения деятельности руководства Министерства» в соответствующих падежах.
2. Пункт 2.1.3 изложить в следующей редакции:
«2.1.3. В Министерстве используются следующие виды бланков:
Министра (приложение N 39);
первого заместителя Министра (приложение N 39а);
заместителя Министра (приложение N 41);
Министерства (приложение N 42);
приказа Министерства (приложение N 43);
распоряжения Министра (приложение N 44);
распоряжения первого заместителя Министра (приложение N 44а);
распоряжения заместителя Министра (приложение N 46);
протокола совещания у Министра (приложение N 47);
протокола совещания у первого заместителя Министра (приложение N 47а);
протокола совещания у заместителя Министра (приложение N 49);
4. Пункт 2.1.4 изложить в следующей редакции:
5. Пункт 2.1.7 изложить в следующей редакции:
«2.1.7. На бланках Министерства оформляются документы за подписью лица, временно исполняющего обязанности Министра, руководителей структурных подразделений, их заместителей в рамках их компетенции, а также начальника отдела документационного обеспечения и архива ДУД при подготовке ответов по запросам физических и юридических лиц.».
7. Раздел 2.1 дополнить пунктом 2.1.27 следующего содержания:
8. Изложить абзац пятнадцатый пункта 2.2.10 в следующей редакции:
9. Изложить абзац четвертый пункта 2.2.13 в следующей редакции:
«Сопроводительные письма, имеющие в качестве приложения документы с пометкой «Для служебного пользования», также должны иметь пометку «Для служебного пользования». Отметка о наличии приложений в сопроводительном письме должна содержать пометку «Для служебного пользования».
Приложение: на 3 л. в 1 экз., для служебного пользования
10. Изложить абзац восьмой пункта 2.2.13 в следующей редакции:
«Если текст приложения к документу содержится на электронном носителе информации, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук.».
Приложение: дискета N Д01-К/7ДСП*, 1 шт., для служебного пользования
Приложение: компакт-диск N Д01-К/7дсп, 1 шт., для служебного пользования
Приложение: флеш-накопитель N Д01-К/7дсп, 1 шт., для служебного пользования
11. Пункт 2.2.20 дополнить абзацами следующего содержания:
«Отметка об исполнителе документа с пометкой «Для служебного пользования» проставляется на обороте последнего листа документа и печатается шрифтом размером N 8.
Указанная пометка должна содержать следующую информацию:
количество отпечатанных экземпляров документа;
вид средства вычислительной техники, с применением которого была обработана служебная информация ограниченного распространения;
вид электронного носителя информации, на котором был создан и временно сохранен файл документа, учетный номер данного носителя (п. 2.2.13 настоящей Инструкции);
дата создания проекта документа;
отметка об уничтожении временно созданного на электронном носителе информации файла, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, подтвержденная подписью исполнителя документа;
отметка о направлении конкретных экземпляров отпечатанного документа в том числе в адрес и дела, соответствующие номенклатурам дел;
отметка об исполнителе документа, включающая его фамилию, инициалы, номер служебного телефона и наименование департамента (в случае, если созданный документ относится к категории внутренней переписки, вместо наименования департамента указывается наименование отдела, в котором работает исполнитель).».
Например (для исходящих документов за подписью руководства
с дискеты N Д01-К/7дсп
02.04.2012 (дата подготовки документа)
файл уничтожен (подпись исполнителя)
Например (для исходящих документов за подписью руководства департамента):
с компакт-диска N Д01-К/7дсп
02.04.2012 (дата подготовки документа)
файл уничтожен (подпись исполнителя)
Например (для внутренних документов):
с флеш-накопителя N Д01-К/7дсп
02.04.2012 (дата подготовки документа)
файл уничтожен (подпись исполнителя)
12. Абзац первый пункта 2.2.24 изложить в следующей редакции:
«Пометка об ограничении доступа к документу проставляется на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подпадающую под действие Перечня сведений, составляющих служебную тайну, Минэкономразвития России, утвержденного приказом Министерства от 14 октября 2003 г. N 316-дсп».
13. В тексте раздела 2.5.2 слова «приказ (распоряжение)» в соответствующих падежах и числах заменить словами «приказ (распоряжение) Министерства» в соответствующих падежах и числах.
14. Дополнить пункт 2.5.2.1 абзацем следующего содержания:
«Образец оформления проекта распоряжения структурного подразделения представлен в приложении N 57.».
15. Дополнить пункт 2.5.2.3 абзацем следующего содержания:
«Регистрация распоряжений структурных подразделений осуществляется в структурных подразделениях в СЭДО.».
16. Дополнить пункт 2.5.2.4 абзацем следующего содержания:
«Подлинник распоряжения структурного подразделения хранится в приемной руководства структурного подразделения.».
17. Дополнить пункт 2.5.2.5 абзацем следующего содержания:
18. Дополнить пункт 2.5.4.8 абзацем следующего содержания:
«Образец оформления протокола совещания у руководства структурного подразделения представлен в приложении N 58.».
19. Абзац третий пункта 3.4.1 изложить в следующей редакции:
«Исключение составляют запросы органов безопасности, касающиеся определения осведомленности работников центрального аппарата и загранаппарата Минэкономразвития России в сведениях, составляющих государственную тайну, и возможности их выезда из Российской Федерации, которые регистрируются в отделе защиты государственной тайны ДУД.».
20. Абзац первый пункта 3.7.2 изложить в следующей редакции:
«3.7.2. Исполнитель передает на регистрацию в отдел документационного обеспечения и архива ДУД подлинник документа, являющегося основанием для подготовки ответа, вместе с подлинником указания по исполнению документа и все экземпляры (подлинник и визовые) исходящего документа, подписанного Министром, заместителями Министра.».
21. Пункт 3.7.4 изложить в следующей редакции:
«Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа и на копии. Датой регистрации документа является дата его подписания с учетом представления документа на регистрацию в день подписания. Если подписанный документ представлен исполнителем на регистрацию на следующий рабочий день после подписания или в иной день, то датой регистрации является дата представления документа на регистрацию.».
22. Абзац пятый пункта 3.13.1 изложить в следующей редакции:
«учет и регистрация в СЭДО внутренних и исходящих из департамента документов, подписанных руководством структурного подразделения, в том числе и электронной подписью, проверка прикрепления к регистрационной карточке СЭДО файла документа, проверка правильности оформления документов и их отправка, консультирование сотрудников департамента по использованию электронного согласования документов в СЭДО;».
23. Абзац девятый пункта 3.13.1 изложить в следующей редакции:
24. Пункт 3.18.9 изложить в следующей редакции:
«3.18.9. Размножение (снятие копий) документов с ограничительными пометками «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др. осуществляется по наряду-заказу, подписанному руководством департамента, либо помощниками руководства Министерства, либо начальниками отделов.
В случае, если документ с одной из указанных выше ограничительных пометок поступил из другого органа государственной власти или организации, снятие копий с него производится в соответствии с указанием руководства Министерства по исполнению документа без оформления наряда-заказа.
Перед размножением (снятием копий) на обороте последнего листа подлинника документа работником копировально-множительного отделения проставляется мастичный штамп с отметкой о размножении:
Регистрационным номером размножаемого документа является номер регистрации в СЭДО.
Учет размноженных документов с ограничительными пометками «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др. осуществляется поэкземплярно. Нумерация копий (дополнительно размноженных экземпляров) производится по порядку, начиная с N 1. При этом на первом листе копии документа работником копировально-множительного отделения проставляется мастичный штамп:
При последующем размножении учет копий производится от последнего номера размноженной копии.
После получения размноженных материалов из копировально-множительного отделения заказчиком копировально-множительных работ информация о направлении каждого экземпляра копии документа адресату (или исполнителю) вносится в регистрационную карточку документа в СЭДО на вкладке «Журнал/Архив»:
25. Добавить раздел 3.19 следующего содержания:
«3.19. Учет, использование, хранение и уничтожение электронных носителей информации ограниченного распространения
3.19.2. Учетный (инвентарный) номер включает индекс департамента, первую букву фамилии руководителя (заместителя руководителя) департамента, порядковый номер по журналу учета электронных носителей информации и пометку «ДСП».
3.19.3. При учете ЭНИ сотрудник департамента, ответственный за делопроизводство, наносит на него информацию с учетными данными: на дискету наклеивается ярлык, к flash-диску прикрепляется бирка, на компакт-диск информация наносится маркером. В состав указанной информации входят: наименование департамента, учетный (инвентарный) номер, пометка «ДСП», дата и подпись работника, выдавшего ЭНИ.
Департамент управления делами
3.19.4. Выдача пользователю и прием от него ЭНИ с пометкой «ДСП» осуществляются сотрудником департамента, ответственным за делопроизводство, под роспись в журнале учета ЭНИ. Ответственность за сохранность ЭНИ несет получивший его работник департамента.
3.19.5. Порядок удаления файлов с ЭНИ или уничтожения электронных носителей информации регламентируется Инструкцией о порядке обращения со сведениями, составляющими служебную тайну, в Министерстве экономического развития и торговли Российской Федерации, утвержденной приказом Минэкономразвития России от 23 июня 2004 г. N 173-дсп.».
26. Абзац первый пункта 4.1.4 изложить в следующей редакции:
27. Пункт 4.1.5 изложить в следующей редакции:
«4.1.5. Вновь созданное структурное подразделение, а также структурное подразделение, в котором произошли изменения структуры, обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел документационного обеспечения и архива ДУД.».
28. Абзац тридцатый пункта 4.1.10 изложить в следующей редакции:
«В этой графе по окончании календарного года сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, указывается количество заведенных дел (томов).».
30. Пункт 4.3.9 изложить в следующей редакции:
31. Пункт 4.4.1 изложить в следующей редакции:
Акты о выделении к уничтожению документов департамента рассматриваются и согласовываются ЭК департамента, утверждаются директором департамента и передаютсфя в отдел документационного обеспечения и архива ДУД для составления сводного акта о выделении к уничтожению документов Министерства.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Министерства одновременно. Согласованные ЦЭК Министерства акты утверждаются заместителем Министра только после утверждения ЭПК ГА РФ сводных описей дел постоянного хранения, после этого Министерство имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты.».
32. Пункт 4.5.8 изложить в следующей редакции:
Руководитель
Федерального архивного агентства