журнал учета хозяйственных операций образец

Заполняем книгу учета фактов хозяйственной деятельности

Кто использует книгу учета фактов хозяйственной деятельности

Малое предпринимательство в РФ набирает обороты. С каждым годом людей, желающих отделиться от больших компаний-работодателей и начать свой бизнес, становится больше. Государство поощряет такие начинания и дает малым предприятиям (МП) не только налоговые льготы, но и возможность вести бухучет более простым способом, чем это делают крупные предприятия.

Подробно разобраться в том, кто и как может вести упрощенный бухучет, вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный демо-доступ можно получить бесплатно.

Например, МП с количеством ежемесячных хозяйственных операций не более 30, не занимающиеся производством и не выполняющие затратные работы, имеют право вести учет, используя книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Она сочетает в себе синтетический и аналитический учет счетов, используемых МП, дает возможность учитывать операции на каждом из них.

По данным, собранным в книге, есть возможность узнать, имеет ли МП имущество, природу его появления, составить бухгалтерскую отчетность.

ВНИМАНИЕ! Вместе с формой № К-1 МП необходимо заполнять ведомость учета зарплаты (форма № В-8, утвержденная приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н).

Как не ошибиться при составлении отчетности МП, читайте в статьях:

Пример заполнения книги учета хозяйственных операций

Форма книги учета для малого бизнеса (№ К-1) представлена в приложении № 1 к приказу Минфина РФ «О Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства» от 21.12.1998 № 64н. Ее можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже.

МП может заполнять книгу ежемесячно, т. е. заводить отдельную книгу на каждый месяц, или вести одну в течение всего отчетного периода. Если книга будет одна на весь период, то ее нужно пронумеровать, прошить, на последней странице проставить количество листов. Руководитель и ответственный за ведение учета заверяют эти данные своими подписями и печатью МП (если она есть).

Первой строкой в книге учета фактов хозяйственной деятельности вписывают суммы остатков на начало отчетного периода по каждому имеющемуся обязательству.

Все документы, подтверждающие факты деятельности МП, собирают и в хронологическом порядке вносят в книгу. Все суммы по каждой операции отражаются с помощью двойной записи в графах «дебет» и «кредит» счета, соответствующего виду операции, и эта же сумма ставится в графе 4 «сумма». Чтобы было несложно обосновать содержание статей баланса, нужно все занесенные данные подробно расписывать, заполняя графы 2 и 3.

В конце месяца нужно подвести итоги по Дт и Кт каждого счета. Как только это будет сделано, можно по каждому из них выводить конечное сальдо.

Итоги

Для МП существует немало льгот, и одна из них — право вести упрощенный бухучет. Но не нужно забывать о том, что он так же, как и обычный, требует кропотливого сбора первичных документов и их хронологического отражения на страницах книги учета фактов хозяйственной деятельности.

Источник

Отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете

Любая компания в процессе своей деятельности осуществляет определенные операции. Они обязательно должны быть зафиксированы в бухучете. При этом задействуются счета. Они участвуют в формировании отчетности.

Что собой представляют хозяйственные операции

Хозяйственная операция (ХО) – это определенное действие, которое меняет или состав имущества, или его размещение, или источники его формирования. Также ХО могут быть связаны с изменениями в формировании бюджета, структуре собственности компании, собственном капитале и заемных средствах, резервном капитале. Факт хозяйственной операции – это основание для создания бухгалтерской проводки. Проводка формируется на основании документов, подтверждающих операцию.

Определенное событие влечет за собой изменение показателей. К примеру, изменяться может капитал, объем имущества. Значения могут как увеличиваться, так и уменьшаться. Изменения капитала вызывают изменения в валюте баланса. Следовательно, меняется и сумма по активам и пассивам.

Примеры хозяйственных операций в бухучете

Рассмотрим примеры операций и их примерную структуру:

Это самые распространенные типы хозяйственных операций.

Типы хозяйственных операций

Рассмотрим таблицу с классификацией хозяйственных операций:

Это четыре разновидности операции, которые классифицируются по способу воздействия на бухгалтерский баланс.

Рассмотрим подробнее типы проводок (А – это актив, П – это пассив, О – это оборот):

Этому типу принадлежит следующая формула:
А баланса + О по дебету счета 1 – О по кредиту счета 2 = П баланса.

Этому типу принадлежит эта формула:
А баланса = П баланса + О по кредиту счета 1 – О по дебету счета 2.

Формула:
А баланса + О по дебету счета 1 = П баланса + О по кредиту счета 2.

Формула:
А баланса – О по дебету счета 1 = П баланса – О по кредиту счета 2.

Также операции классифицируются по своему содержанию:

От типа операции зависят особенности ее отражения в бухучете.

Нереальность хозяйственных операций как один из поводов для отказа в налоговом вычете НДС.

Как установить вид операции

Для определения типа операции нужно проанализировать, какие счета использованы в проводках и какие изменения валюты баланса были совершены. Облегчить определение поможет следующая информация (А – активные, П – пассивные):

Для точного установления типа операции нужно иметь информацию о плане счетов, структуре баланса.

К СВЕДЕНИЮ! Актив – это имущество компании, а пассив – это источники этого имущества. Смешанные формы есть и в активах, и в пассивах.

Бухгалтерские проводки в зависимости от типа операции

Рассмотрим проводки по первому типу хозяйственных операций:

Бухгалтерские проводки по операциям типа 2:

Проводки по операциям типа 3:

Проводки по операциям типа 4:

Это те бухгалтерские проводки, которые используются наиболее часто.

Нюансы формирования проводок

Каждую операцию отличает двойственная природа. Она отражается одновременно и на активах, и на пассивах. Зависимость Дт и Кт именуется корреспонденцией счетов. Слева (на дебете) фиксируются остатки имущества компании, а справа (на кредите) – источник его возникновения. Проводки должны быть зафиксированы в момент совершения операции.

Каждая проводка подтверждается документально. Первичная документация подтверждает факт действительного наличия хозяйственной операцией. Над ее составлением работают не только бухгалтеры, но и менеджеры, руководители. В первичной документации должна содержаться следующая обязательная информация:

Для простоты внесения сведений счету присваивается номер. Двойная запись позволяет подтвердить равенство оборота по Дт и Кт за отчетный период. Если образовалось неравенство, это свидетельство о наличии ошибки. Также двойная запись позволяет легко установить содержание проводки.

Примеры

Рассмотрим примеры отражения операций в бухучете:

В проводке отражается сумма операции, а также первичный документ, на основании которого она сформирована.

Источник

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами № 3

Немного теории: формы бухгалтерского учета

Журналы — один из видов бухгалтерских регистров. Журнально-ордерная система учета — это один из видов организации учетной работы бухгалтерии. Напомним, что существует три вида организации бухгалтерской работы, три формы бухучета:

Простая форма учета предназначена для малых предприятий, число операций которых не превышает, как правило, 30 в месяц и не несет больших материальных затрат (п. 22 ст. 4.1 приказа Минфина от 21.12.1998 № 64н, далее — приказ № 64н). В этом случае основной формой учета является Книга учета операций хозяйственной деятельности. Кроме этого ведутся следующие регистры:

Напомним, что кроме простой формы бухучета, согласно п. 8 ст. 3.1 Рекомендаций для СМП «Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25.04.2013 № 4/13 (далее по тексту — протокол ИПБ РФ № 4/13), малые предприятия имеют право использовать такие виды организации учетной работы, как:

Подробнее о том, как организовать бухучет упрощенцам, рекомендуем ознакомиться в статье «Порядок ведения бухгалтерского учета при УСН».

Мемориально-ордерная форма учета схематично представлена на рис. 1. Как видно, основу этой формы бухучета составляют ведомости и карточки аналитического учета, главная книга, в которой сводятся данные синтетического учета, журналы регистрации операций. Эта форма учета проще для понимания, но сложнее в формировании сводных данных — формирование мемориальных ордеров для каждой операции (вручную) занимает довольно много времени. Такая форма учета имела широкое применение на предприятиях Советского Союза. Сегодня многие программные платформы для ведения бухучета строятся на базе мемориально-ордерной системы учета.

Рисунок 1. Схема организации мемориально-ордерной формы учета

Подробнее о правилах работы с регистрами бухучета можно узнать из статьи Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы).

Журнально-ордерная форма учета — это хронологическая регистрация хозяйственных операций в журналах-ордерах. Формируются по каждому месяцу на основании данных первичных документов или накопительных ведомостей. При журнально-ордерной системе учета регистрация операции производится по кредиту счета с одновременным отображением дебета счета-корреспондента. На рис. 2 приведена схема организации учета при журнально-ордерной форме.

Рисунок 2. Схема организации учета при журнально-ордерной форме

Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами является одним из регистров бухучета при журнально-ордерной системе учета. Номер этого журнала в учете может быть 3, 7 или 6. Это зависит от того:

Для коммерческих структур, использующих полную форму бухгалтерского учета, установлен перечень регистров, в котором журнал расчетов с подотчетными лицами значится под номером 7 (Приложение № 2 к письму Минфина от 24.07.1992 № 59, далее — письмо № 59). Данная форма журнала № 7 рекомендована к применению в строительстве, на промышленных предприятиях, в науке, в организациях сферы снабжения и сбыта.

Для предприятий, относимых к числу СМП, перечень регистров, которые они могут использовать при упрощенной системе бухучета, установлен Письмом № 176. Этим же документом установлен номер журнала, в котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

Перечень журналов для бюджетных организаций установлен приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н (далее — приказ № 52н) и приказом Казначейства РФ от 08.02.2005 № 165 (далее — приказ № 165). Журнал для расчетов с подотчетными лицами в этих документах указан под номером 3.

Журнал № 3 для СМП

В приложении № 2 Письма № 176 установлено, что в журнале № 3 отражаются операции по кредиту счетов: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Накопление информации, переносимой в журнал, производится в соответствующих ведомостях.

Сведения о расчетах с подотчетными лицами первоначально накапливаются в ведомости № 2. Это годовая ведомость. Здесь производится аналитический учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами (включая подотчетников), за исключением расчетов по счету 60 (для этого счета создается отдельно ведомость № 1).

СПРАВКА: если предприятие относится к числу СМП, то оно может и не использовать журнально-ордерную форму учета. В этом случае необходимо руководствоваться положениями приказа № 64н и протокола ИПБ РФ №4/13.

Первичными документами для оформления записей в ведомости № 2 и последующего переноса в журнал № 3 при расчетах с подотчетными лицами являются:

В соответствии с целевым назначением использования выданных средств в журнале № 3 кредит 71-го счета может корреспондировать с дебетом счетов: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

Такой важный аспект расчетов, как наличие у подотчетного лица задолженности по подотчетным суммам, можно увидеть только в ведомости № 2, где выводится сальдо расчетов по каждому выданному авансу и по каждому подотчетнику.

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила оформления подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно.

Подробнее о правилах работы с подотчетными суммами в 2021 году можно прочитать в статье: «Порядок выдачи денег в подотчет из кассы».

Журнал № 3 для учета расчетов с подотчетниками в бюджетных организациях

В Приложении № 3 к приказу № 52н и к приказу № 165 установлено, что № 3 соответствует журналу операций расчетов с подотчетными лицами. Несмотря на совпадение основных правил работы с подотчетными суммами в коммерческих и бюджетных предприятиях, существуют все же некоторые различия.

Если для вас этот аспект учета представляет особенный интерес, рекомендуем обратиться к статье «Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях».

Журнал операций в бюджетных организациях выполняет ту же функцию, что и в общей системе бухгалтерского учета — здесь аккумулируются обороты по счету расчетов с подотчетными лицами в корреспонденции с дебетом счетов, куда производится списание суммы выданного аванса.

Счет кредита, на котором отражаются расчеты с подотчетниками в организациях бюджетной сферы, — 1 208 00 000. Кодами КОСГУ установлена классификация расходов, на основании которой производится формирование 22-го и 23-го разряда чисел в номере счета.

Так, например, суммы, выданные в подотчет на оплату транспортных расходов, отражаются на счете 1 208 22 000 (по КОСГУ код 222). Выдача денег для оплаты покупки ТМЦ отражается по счету 1 208 34 000 (код КОСГУ 340). Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее — приказ № 65н) — основной документ, которым пользуются для определения кода расходов или доходов в бюджетных организациях.

Зачем вести журнал № 3

Если для бюджетных организаций такой вопрос не стоит (ведение журнала № 3 предписывается нормативными документами и является обязательным), то предприятия коммерческой структуры могут задаться таким вопросом.

Насколько строго нормируется применение того или иного регистра бухучета в коммерческой сфере? Предприятие самостоятельно выбирает не только форму бухгалтерского учета. При выборе формы бухучета предприятие самостоятельно определяет, какие именно регистры оно будет формировать. Выбор этот делается исходя из принципа целесообразности. При этом необходимо обеспечить достоверность, своевременность и точность бухгалтерской информации, формируемой в регистрах бухучета.

Если у предприятия активно используется 71-й счет, то можно для отражения расчетов с подотчетными лицами использовать отдельный журнал. Если выдачи денег в подотчет нет или таких операций немного, и при этом предприятие имеет право вести упрощенный бухучет, то можно не использовать специальный регистр. Нумерация журналов тоже может отличаться от рекомендуемой.

Эти решения должны найти свое отражение в учетной политике предприятия. Напомним, что формы учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). При этом в журнале-ордере должны быть все обязательные реквизиты для регистров бухгалтерского учета, установленные ч. 4 ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Итоги

Журналы — часть системы бухгалтерского учета при ведении его по журнально-ордерной форме. Операции по расчету с подотчетными лицами относятся к наиболее контролируемым со стороны проверяющих органов. Поэтому они требуют особо внимательного оформления.

Бюджетники для отражения операций по расчетам с подотчетниками используют журнал операций № 3. Принцип учета остается похожим на принцип формирования журналов-ордеров при учете в организациях, не имеющих отношения к бюджету. Суммы кредита счета расчетов с подотчетными лицами корреспондируют с дебетом счетов, куда суммы списываются.

Журнал № 3 используется и малыми предприятиями. Но в данном случае этот журнал носит комплексный характер, и в некоторых источниках его называют «Расчеты». Предприятия, относящиеся к СМП и выбравшие журнально-ордерную систему бухучета, могут использовать журнал № 3 для отражения расчетов не только по счету № 71, но и по счетам 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.

Источник

Документирование хозяйственных операций

Любое событие в хозяйственной деятельности организации обязательно должно быть оформлено первичным документом (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Этот постулат все бухгалтеры знают с самых первых минут обучения. Без документирования ничего принимать к учету нельзя, поэтому документирование хозяйственных операций в бухгалтерском учете является тотальным и непрерывным.

На основании полученных из «первички» данных бухгалтер заполняет специальные регистры: журналы-ордера, ведомости и главную книгу. Данные из них служат для составления финансовой отчетности и бухгалтерского баланса, который и является итогом работы бухгалтерии за отчетный период. Какие нормы законодательства требуют постоянно исполнять документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета, какие нюансы нужно учитывать? Будем разбираться на одном простом примере.

Факт совершения хозяйственной операции

Общество с ограниченной ответственностью «Весна» купило для производственных нужд 3 банки автомобильной краски за 1200 рублей (400 руб. за шт.) по безналичному расчету. Для того чтобы бухгалтерия признала факт этой покупки, уполномоченный работник по этой сделке должен предоставить в бухгалтерию для документирования:

Реквизиты первичных документов

Из приведенного списка видно, что главной формой, на основании которой бухгалтер может смело оприходовать, задокументировать и оплатить краску, является накладная ТОРГ-12. Выглядеть в заполненном виде ее часть, которая касается непосредственно оприходования товара, будет так:

Эта накладная, как и остальная «первичка», имеет обязательные реквизиты, наличие и правильность заполнения которых должен проверить бухгалтер, прежде чем принять документ в работу. К таким реквизитам, в частности, относятся:

Также могут применяться дополнительные реквизиты по мере надобности. Но все реквизиты из списка являются обязательными и должны быть в любом первичном документе, иначе принципы документирования будут не соблюдены.

Документирование в бухгалтерских регистрах

Если с «первичкой» все в порядке, то бухгалтерия ООО «Весна» может смело оприходовать купленную краску, то есть внести данные об этом событии хозяйственной жизни в соответствующие регистры бухучета, иначе говоря, провести документирование. В данной операции будут задействованы такие журналы и регистры аналитического учета:

Очевидно, что всего одна хозяйственная операция для документирования потребует записи нескольких проводок и разноски данных по всем вышеперечисленным регистрам. Раньше бухгалтерам приходилось все это делать вручную, сейчас учет автоматизирован практически повсеместно, поэтому занесение в систему сведений о хозяйственной операции позволяет сделать автоматическую разноску по счетам.

Для того чтобы ничего не пропустить и проверить, все ли хозяйственные операции учтены, часто используется журнал регистрации всех осуществленных операций. Это обычная табличная форма, в которой делается запись о сути каждой хозяйственной операции, документирование которой на основании «первички» осуществила бухгалтерия. Пример заполнения журнала регистрации хозяйственных операций будет выглядеть примерно так:

Очевидно, что заполнение такого журнала помогает проверить, все ли операции учтены. Поэтому желательно формировать его по окончанию каждого операционного дня. Форма журнала является произвольной, поскольку он не относится к обязательным регистрам. Ее даже можно не утверждать в учетной политике и не вести на бумаге. Это исключительно вспомогательный документ.

Источник

Оформляем журнал хозяйственных операций

Рассмотрим особенности регистрации и учета хозяйственных операций. Какими бывают журналы-ордера и как их заполнять?

Каждую хозяйственную операцию, будь то поступление в кассу, покупка оборудования или списание ГСМ, нужно подтвердить первичным документом и принять к учету. Регистрировать первичку следует в момент операции либо сразу после ее завершения. А для систематизации информации принято использовать специальные учетные регистры — журналы хозяйственных операций.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.

Основные принципы таковы:

Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.

Формы журналов

Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.

Источник