журнал учета и выдачи входящих документов содержащих информацию составляющую коммерческую тайну

Ответственность за нарушение коммерческой тайны

И что это вообще за тайна

Секреты могут быть не только у государства или обычных людей, но и у хозяйствующих субъектов — фирм.

При этом фирма сама решает, какую информацию она хочет скрыть: рецепты, технологии или график работы охраны. Это законно, главное — все правильно сделать по документам. Но бывает, что информация вроде бы относится к коммерческой тайне, а сотрудника, который нарушил этот режим, наказать не могут, потому что все неправильно оформили.

Расскажу, что можно отнести к коммерческой тайне и как сделать все правильно.

Что такое коммерческая тайна

Коммерческой тайной можно признать любую информацию, которая соответствует следующим условиям:

Какую именно информацию отнести к коммерческой тайне, решает ее обладатель. Это могут быть рецепты, технологии или любая другая информация, которая подходит под эти критерии. Но не получится заявить просто так: все, теперь вот эти сведения — коммерческая тайна. Нужно сначала все оформить по закону.

Нормы законодательства. О том, что такое коммерческая тайна, сказано в гражданском кодексе и законе о коммерческой тайне.

Коммерческая тайна — это информация, которая имеет коммерческую ценность именно потому, что неизвестна никому другому. А еще у других лиц нет к ней доступа на законном основании. При этом обязательное условие — владелец такой информации должен каким-то образом скрывать ее от других и принимать меры по ее охране.

А еще это специальный режим конфиденциальности информации, который дает ее обладателю ряд преимуществ. Например, позволяет увеличить доходы и избежать неоправданных расходов. Так, сведения о том, как банк проверяет получателей кредитов и по каким параметрам их оценивает, помогают отсеивать потенциальных мошенников и снижают вероятность неоправданных расходов. Или компания благодаря этому режиму сохраняет положение на рынке товаров, работ, услуг, потому что держит в секрете сведения, как формируются скидки и когда следующая акция.

Что может составлять коммерческую тайну

Засекретить все что угодно нельзя, даже если кажется, что закон это позволяет.

Коммерческая тайна — это такая информация, которая имеет ценность именно потому, что ей не обладают другие лица. А если начнут обладать, она перестанет быть ценностью.

Проще всего объяснить, как это работает, на примере. Допустим, владелец предприятия решил сделать секретом абсолютно все: технологии, время работы, штатный состав и даже количество сотрудников. Но так не получится. Если конкуренты узнают о количестве сотрудников и о том, что фирма работает с 8 до 17 часов, ничего не изменится, да и информацию о штатной численности коммерческой тайной по закону сделать нельзя.

А вот если конкуренты узнают рецепты, технологию или производственные процессы, они получат дополнительные преимущества: например, начнут делать напитки по тому же рецепту. Ценность такой информации снизится.

Еще по закону к коммерческой тайне нельзя отнести, например, информацию об участии компании в исполнительных производствах, сведения о задолженности по налогам и взносам, а также о том, с какими контрагентами она работает. Разглашение такой информации не обесценивает саму информацию — значит, это не коммерческая тайна.

Категории коммерческой тайны

Государственная тайна может иметь разные грифы секретности: «секретно», «совершенно секретно» и «особой важности». С коммерческой тайной так не получится — отдельные ее категории и грифы ограничения доступа законами и нормативными актами не предусмотрены.

Даже если на документе написать «особо важная коммерческая тайна» или «абсолютно секретная коммерческая тайна», ничего не изменится. Ответственность за ее разглашение не станет строже, а порядок обращения останется прежним.

Меры по защите коммерческой тайны

Отличить документ, содержащий коммерческую тайну, очень просто. В правом верхнем углу у него обычно ставится гриф ограничения доступа.

Выглядеть он может так:

Но одного этого недостаточно. Сказать, что теперь эта информация никому не должна передаваться, мало. Надо начать ее реально защищать и принимать меры, чтобы она не стала известна посторонним.

Владелец такой информации должен реально ограничить доступ к ней без своего согласия. А еще нужно обеспечить возможность использования работниками информации, составляющей коммерческую тайну, и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

Для этого на предприятии нужно установить режим коммерческой тайны. Вот как это делается:

Это минимум из того, что положено по закону. Если пропустить хотя бы один из пунктов, суд потом может решить, что режим коммерческой тайны был установлен неправильно, и привлечь работника к ответственности за разглашение не получится. Исполнение всех этих требований — это не право обладателя коммерческой тайны, а его прямая обязанность.

Регламент работы по определению сведений, составляющих коммерческую тайну. Секреты компании могут меняться. И хранить в секрете информацию, которая и так всем известна, сложно и бессмысленно. А еще это дорого: системы безопасности стоят денег, а людям, которые занимаются охраной коммерческой тайны, приходится платить зарплату.

Поэтому создают регламент работы по определению сведений, составляющих коммерческую тайну. В нем прописывают, какие секреты важны, в каком случае они утрачивают актуальность и кто это определяет.

Дать примерный образец такого регламента невозможно. На некоторых предприятиях его вообще может не быть — руководство может определять такую информацию самостоятельно и прописывать, например, в отдельном приказе. Но для крупных предприятий я рекомендую его составить.

В этом документе нужно ответить на следующие вопросы:

Положение о коммерческой тайне. Это обязательный документ, без которого не получится привлечь сотрудника к ответственности за разглашение и взыскать с него убытки.

Как правило, к такому документу в любой организации относятся очень серьезно. В нем дословно перечисляют нормы статей гражданского кодекса, закона о коммерческой тайне и понятия из этих законов, хотя это не требуется, достаточно ссылки на документ. Не обязательно делать его большим по объему — тут смысл важнее.

Расскажу, как избежать ошибок при составлении такого положения.

Главное — не использовать абстрактные формулировки типа «не разглашать вообще ничего» и «вся информация о фирме относится к коммерческой тайне». Перечень сведений должен быть максимально конкретным.

В положении можно предусмотреть возможность взыскания убытков. Но это не всегда рационально — убытки придется доказывать в суде. Например, разгласил работник рецепт лимонада конкурентам и владелец рецепта пошел в суд. А суд предложил обосновать, почему он считает, что понес убытков на миллион, а не на тысячу рублей. Это может оказаться не так просто. Решение проблемы — прописать в положении не только возмещение убытков, но и возможность взыскания штрафа за сам факт разглашения в судебном порядке.

В целом положение можно составить следующим образом:

Работники должны ознакомиться с положением под подпись и подписать обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Но этого, скорее всего, окажется недостаточно.

Одних юридических бумаг мало. Они нужны, когда информация уже ушла на сторону и нужно готовиться к судебному заседанию. Но лучше такой ситуации не допускать. Это возможно, хотя иногда и затратно.

Главное в защите любых секретов — это люди, техника и процессы. Расскажу, как это работает.

Люди. Главный ресурс любого предприятия — человеческий. Если на предприятии текучка системных администраторов, нужно быть готовым к тому, что эти системные администраторы кочуют вместе со всеми данными предприятия. И проконтролировать это очень сложно. Если главный технолог предприятия получает зарплату в среднем ниже, чем в других местах, надеяться на его порядочность сложно. По моему мнению, стабильные кадры на предприятии — одна из составляющих надежного хранения любых секретов. Хотя гарантий это не дает.

Процессы. Можно составить кучу разных бумаг и запугать работников ответственностью. Но эффект от этого будет нулевой, если бумаги с информацией ограниченного доступа передаются из рук в руки под честное слово, валяются на столах, пока сотрудники курят во дворе, или аккуратно складываются на ночь стопочкой на окне.

Как минимум я рекомендую сделать следующее:

В любом случае порядок движения любого документа с грифом «Коммерческая тайна» должен быть отрегулирован, а порядок передачи — прописан в документах.

Техника. Сложно допустить, что секретные рецепты и технологии хранятся на бумагах, записаны в единственном экземпляре и от руки. Чаще их сохраняют в электронном виде. Для работы это удобно, но и для похитителей информации тоже.

Защитить компьютер можно следующими способами.

Самый бюджетный вариант — заклеить USB-порты и разъемы стикерами.

Такой стикер легко оторвать, но это сразу будет заметно. В этом случае можно проводить проверку, кто и зачем его оторвал.

Кто несет ответственность

Если сотрудники владельца информации, составляющей коммерческую тайну, его контрагенты или должностные лица органов власти и местного самоуправления получили доступ к такой информации, они и несут ответственность.

Работника можно привлечь к ответственности только при следующих условиях:

Органы государственной власти и местного самоуправления, получившие доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, тоже отвечают за ее сохранность. Их можно привлечь к гражданско-правовой ответственности за ее разглашение или незаконное использование.

Вот как это работает. Допустим, Роспотребнадзор провел проверку в ресторане и ознакомился с рецептами, которые составляли коммерческую тайну. Если сотрудник Роспотребнадзора после проверки разгласит эти секретные рецепты, его могут привлечь к ответственности.

Меры и виды ответственности за разглашение

Под разглашением коммерческой тайны понимается действие или бездействие, в результате которого секретная информация стала известна посторонним. При этом неважно, как именно она была разглашена. Можно рассказать о ней в беседе, отправить другому человеку письмом — по обычной почте или электронной. А можно скопировать на флешку и отдать ее другому человеку. Любые действия, в результате которых информация стала известна посторонним без согласия ее обладателя, считаются разглашением, и за это придется отвечать.

За разглашение конфиденциальной информации сотрудник несет ответственность. Ее степень зависит от того, есть ли вина человека в этом и какова тяжесть последствий. Расскажу про каждую из них.

Дисциплинарная ответственность. Работодатель имеет право расторгнуть трудовой договор даже в случае однократного разглашения работником коммерческой тайны. Это именно право, а не обязанность, то есть работодатель может применять и более мягкие меры наказания, например объявить выговор, замечание или привлечь к материальной ответственности. Или сочетать все эти меры — на усмотрение руководства.

Просто так уволить тоже не получится. Работодатель должен собрать доказательства нарушения со стороны работника. Если работник обратится в суд, доказывать законность увольнения должен будет сам работодатель.

Уголовная ответственность. Она предусмотрена за собирание сведений, представляющих коммерческую тайну, через похищение документов, подкуп или угрозы и за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну, без согласия владельца. Санкция — штраф до 500 000 рублей или лишение свободы на срок до трех лет. Если разглашение коммерческой тайны привело к крупному ущербу или было совершено из корыстной заинтересованности, наказание будет строже. Штраф может составить до 1 млн рублей, а срок лишения свободы — до пяти лет.

Это не самый распространенный вид ответственности. Тем не менее обвинительные приговоры по этой статье есть — в Тобольске сотрудник компании сотовой связи фотографировал на телефон с экрана компьютера сведения о клиентах и продавал их лицам, которые в ходе следствия так и не были установлены. Вину он признал и попросил рассмотреть дело в особом порядке — в этом случае суд не изучает доказательства, а наказание, как правило, назначается наиболее мягкое из возможных. В результате суд назначил мужчине штраф.

Иногда наказание бывает и строже. Девушка продавала данные о телефонных соединениях. Сотрудники полиции провели контрольную закупку и передали дело в суд. Приговор — год лишения свободы условно.

Гражданско-правовая ответственность. Нарушитель исключительного права на секрет производства обязан возместить убытки, которые он причинил таким нарушением. Ответственности можно избежать. Для этого нарушителю придется доказывать, что он не знал, что использование секрета производства является незаконным.

Взыскать убытки в данном случае можно как с работника, так и с контрагента. Но убытки придется доказывать и подтверждать. А еще придется доказывать, что режим коммерческой тайны был на самом деле установлен, и показывать документы. Это не так просто.

Суды в удовлетворении иска отказали. Они решили, что в материалах дела отсутствуют доказательства того, что общество соблюдало условия по установлению режима коммерческой тайны и охране конфиденциальности информации в отношении клиентской базы. Потеря клиентов — это не следствие использования сведений, составляющих коммерческую тайну общества. И материальный ущерб тоже не был доказан.

Административная ответственность. Ее применяют за разглашение любой информации с ограниченным доступом. Такая ответственность наступает только при условии, если в отношении нарушителя не возбудили уголовное дело. Санкция для обычных граждан — штраф от 500 до 1000 рублей. Для должностных лиц наказание строже — штраф от 4000 до 5000 рублей.

Административная ответственность, как правило, применяется, когда разглашение было, а последствий либо не было совсем, либо они были незначительными. Но в связи с разглашением коммерческой тайны такой вид ответственности применяется крайне редко — хватает других видов ответственности.

Примеры разглашения коммерческой тайны

Разглашение — это не обязательно какие-либо действия: похищение базы данных или конфиденциальных сведений. Разглашением могут признать и бездействие, например непринятие мер безопасности, в результате которого информация стала известна посторонним. И неважно, как это произошло, — источником утечки может стать документ, оставленный на столе, или невыключенный компьютер.

Судебная практика по увольнению за разглашение крайне неоднозначная.

Вот пример из суда. Сотрудник банка рассылал служебную информацию через мессенджер. Служба безопасности об этом узнала, и сотрудника уволили. Он обратился в суд.

В суде он заявил, что мессенджеры защищены шифрованием, а получателем файлов вообще являлась служба безопасности банка. А раз так, то нет и разглашения.

Суд проверил документы. В них было сказано, что пересылать файлы можно только с письменного согласия начальника службы безопасности, а тот такого согласия не давал. Значит, нарушение было. Увольнение признали законным.

Другой пример. Работник пересылал сам себе на личную почту информацию, где была коммерческая тайна. Это стало известно, и работника уволили. Он не согласился и обратился в суд.

Суды решили, что разглашение имело место. Почта, на которую он отправлял эту информацию, действительно была его личной, но пересылка осуществлялась через почтовый сервер « Мэйл-ру ». А значит, информация попадала к третьему лицу.

Мужчина дошел до Конституционного суда РФ, который решил, что в данном случае разглашения не было: сторонняя организация, через сервер которой осуществлялась рассылка, не являлась обладателем самой информации. А значит, решения об увольнении подлежат пересмотру.

Чаще всего встречаются следующие примеры разглашения коммерческой тайны:

Как доказать разглашение коммерческой тайны

Что делать при обнаружении факта разглашения. Все зависит от того, планируете ли вы привлечь виновного к ответственности.

Если планируете привлечь виновного к уголовной ответственности. Тогда следует обратиться с заявлением в правоохранительные органы. В заявлении необходимо указать следующее:

Особенности возбуждения уголовного дела и конкретные следственные действия зависят от того, будет ли выявлен состав преступления по статье 183 УК РФ. Это статья о незаконном получении и разглашении сведений, которые составляют коммерческую, налоговую или банковскую тайну.

Само по себе привлечение к уголовной ответственности по этой статье хотя и встречается не часто, но тем не менее бывает. Эта статья в УК РФ вполне рабочая.

Пример из суда. Две работницы банка имели доступ к информации о счетах клиентов. Они изготовляли кассовые ордера на основе информации, которая стала известна им по работе, а потом снимали деньги со счетов клиентов.

Суд решил, что логин и пароль от банковских систем, которые были известны женщинам, — это коммерческая тайна банка. Женщин предупреждали об ответственности за их незаконное использование. Но тем не менее они использовали эти сведения в личных целях из корыстной заинтересованности. В результате клиентам банка был причинен материальный ущерб.

Суд признал женщин виновными в преступлении по части 3 статьи 183 УК РФ и приговорил одну к двум годам лишения свободы, другую — к трем с половиной годам. Но поскольку женщины признали себя виновными, раскаялись и активно помогали следствию, наказание назначили условно. Одной — с испытательным сроком на три года, другой — на четыре. А еще обязали возместить ущерб.

Источник

Каков перечень составляющих коммерческую тайну сведений?

Понятие коммерческой тайны

Понятие коммерческой тайны (КТ) регулируется в нашей стране законом «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ. КТ — это особый режим, который сохраняет конфиденциальность информации, обладатель, которой может получить какую-либо коммерческую выгоду, например, получить дополнительные прибыли или сократить расходы, занять долю рынка и т. д. Данные, которые попадают под КТ, могут быть любого вида и должны иметь коммерческую ценность в связи с их засекреченностью от третьих лиц.

Кто же вправе определять, какая информация может попадать под режим КТ, и есть ли ограничения на это? Согласно п. 1 ст. 4 закона № 98-ФЗ обладатель информации имеет право отнести эту информацию к попадающей под режим КТ. Обладателем информации является тот, кто владеет ей на законных основаниях. Обладатель может дать доступ к секретной информации на условиях неразглашения, может передать третьему лицу по договору, может предоставить госорганам. Однако существует установленный законодательно перечень данных, распространение которых не может ограничиваться КТ.

Что относится к сведениям, которые не могут составлять коммерческую тайну предприятия

Такие сведения оговорены в ст. 5 закона № 98-ФЗ и включают в себя информацию:

Какой перечень информации, составляющей коммерческую тайну на территории РФ, может являться образцом?

Если организация устанавливает режим КТ в отношении какой-либо информации, то необходимо создать внутренние положения по соблюдению этого режима с указанием мер ответственности за их нарушения, а также зафиксировать перечень составляющих коммерческую тайну сведений. Сотрудники, работающие с закрытой информацией, должны быть ознакомлены с правилами конфиденциальности и с перечнем составляющих коммерческую тайну сведений. В этот перечень может входить любая информация, которая имеет коммерческую ценность в данный момент или в будущем в связи с тем, что она не известна третьим лицам и у них нет свободного доступа на законном основании к этим данным.

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, может выглядеть таким образом:

О том, как утвердить режим КТ, читайте в статье «Положение о коммерческой тайне — образец 2021 года».

За разглашение коммерческой тайны может быть предусмотрена дисциплинарная, материальная и даже уголовная ответственность. Когда можно привлечь сотрудника к ответственности рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ и бесплатно изучите материал.

Итоги

Доступ к сведениям, составляющим коммерческую тайну, может даваться работнику только с его согласия, если это заранее не было оговорено в трудовом договоре или инструкциях к нему. Ознакомление сотрудников с режимом КТ и с перечнем закрытой информации проводится под расписку. В перечень составляющих коммерческую тайну сведений необходимо включить все виды информации, попадание которых в руки третьих лиц может нанести вред организации, но необходимо также учитывать, что закон ограничивает этот список.

О прочих кадровых документах читайте в наших статьях:

Источник

Работа с содержащими коммерческую тайну документами

Работа с содержащими коммерческую тайну документами требует от сотрудников особых знаний и умений, а от руководства — обеспечения специальных условий. Из нашего материала вы узнаете о нюансах этого процесса.

Что предполагает доступ к информации, составляющей коммерческую тайну?

Доступ к конфиденциальным коммерческим сведениям может происходить:

Для того чтобы информация конфиденциального характера не стала общедоступной, доступ к ней должен быть организован по специальной технологии, включающей:

Таким образом, полноценная защита информации от несанкционированного доступа — это организованная на регулярной основе система мероприятий, эффективность проведения которых зависит от взаимодействия и добросовестного исполнения обязанностей обеими сторонами трудовых взаимоотношений (работодателем и работниками).

Функции работодателя по организации работы с содержащими коммерческую тайну документами

Действия администрации по защите секретной коммерческой информации от несанкционированного доступа и разглашения предусматривают:

Указанные меры предусмотрены ст. 10 закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ как минимально достаточные для признания установленным в компании режима коммерческой тайны.

Администрация фирмы, заинтересованная в создании эффективно функционирующей системы защиты коммерческих секретов, может, помимо указанных мероприятий, предпринять дополнительные шаги охранного характера с учетом:

О функциях сотрудников в механизме защиты коммерческих сведений конфиденциального характера узнайте из следующего раздела.

Роль сотрудников компании в обеспечении сохранности секретной информации

Сотрудники компании, получившие доступ к секретной коммерческой информации, являются равноправным элементом в системе ее защиты (наряду с техническим оснащением и организационными мерами). От их добросовестности и порядочности зависит степень вероятности утечки секретов фирмы и в итоге ее успешность и прибыльность.

Основная задача работающего с конфиденциальными сведениями персонала — досконально изучить и неукоснительно выполнять требования внутрифирменных инструкций по защите информации, следуя принципам:

О реализации принципов разного характера в практической деятельности — см. в материалах:

Итоги

Для работы с содержащими коммерческую тайну документами необходима реализация набора строго регламентированных процедур, включающих предусмотренные законом № 98-ФЗ (о коммерческой тайне) и внутрифирменными локальными актами меры.

Источник

Журнал учета и выдачи входящих документов содержащих информацию составляющую коммерческую тайну

Обзор документа

Приказ Федеральной антимонопольной службы от 10 апреля 2014 г. N 240/14 «Об утверждении Инструкции о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)»

В связи с введением в центральном аппарате ФАС России системы электронного документооборота (СЭД) «Кодекс» приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России) согласно приложению к настоящему приказу.

3. Управлению делами (Белову С.Н.) и Административному управлению (Заборщикову П.В.) внести соответствующие изменения в должностные регламенты работников управлений, осуществляющих прием, рассмотрение и отправку конфиденциальной корреспонденции.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение
к приказу Федеральной антимонопольной службы
от 10 апреля 2014 г. N 240/14

Инструкция
о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения в центральном аппарате Федеральной антимонопольной службы (ФАС России)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368), Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925) и иными нормативными методическими документами по организации защиты информации с ограниченным доступом.

1.3. Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.4. К конфиденциальной информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности ФАС России, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Обязательно относится к категории «ДСП» служебная информация, определенная Перечнем сведений конфиденциального характера ФАС России, утвержденным приказом ФАС России от 15.02.2012 N 99.

Не могут быть отнесены к конфиденциальной информации:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

1.6. На документах, содержащих конфиденциальную информацию, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документе определяется исполнителем и государственным гражданским служащим, подписывающим или утверждающим документ.

1.7. В ФАС России относить документы к категории «ДСП» имеют право:

руководитель ФАС России;

заместители руководителя ФАС России;

начальники структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

1.8. Для принятия решения об отнесении документов к категории «ДСП» по инициативе исполнителя, государственному гражданскому служащему, указанному в п. 1.7. настоящей Инструкции направляется мотивированная служебная записка. Решение об отнесении документа к категории «ДСП» оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

1.9. Государственные гражданские служащие, принявшие решение об отнесении документа к категории «ДСП» и исполнители, участвующие в подготовке данного решения, несут персональную ответственность за его обоснованность, а также отвечают за непринятие мер по отнесению служебной информации к категории «ДСП».

1.10. Право отменить решение об отнесении документа к категории «ДСП» имеют государственные гражданские служащие, которые ранее приняли решение об отнесении данного документа к категории «ДСП», либо вышестоящие государственные гражданские служащие. Решение оформляется письменным указанием государственного гражданского служащего, принявшего данное решение.

1.11. Снятие пометки «Для служебного пользования» производится путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением росписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов государственного гражданского служащего, принявшего решение о снятии пометки.

О снятии пометки «Для служебного пользования» с документа в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи, о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

II. Прием, регистрация и учет входящих документов, содержащих конфиденциальную информацию в ФАС России

2.1. Прием и регистрацию документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляют государственные гражданские служащие отдела-канцелярии (правительственная корреспонденция) и отдела общей корреспонденции Управления делами, в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами.

2.2. При получении пакетов государственный гражданский служащий должен:

проверить на пакете наличие пометки «Для служебного пользования», «ДСП» и т.п.;

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить целостность упаковки документа;

проверить соответствие вложенных в пакет документов описи или ссылке на приложение к сопроводительному письму.

При обнаружении признаков несанкционированного вскрытия конверта об этом сразу докладывается заместителю руководителя ФАС России, координирующему и контролирующему деятельность Управления делами, который принимает решение о приеме пакета. При этом составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй экземпляр подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.

2.4. Конверты с пометкой «Для служебного пользования», адресованные руководителю, заместителям руководителя и государственным гражданским служащим ФАС России с пометкой «лично» не вскрываются, а сразу передаются по назначению.

2.5. После вскрытия пакета, государственные гражданские служащие участка правительственной корреспонденции отдела-канцелярии и государственные гражданские служащие участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами проверяют наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, ограничительные пометки, номера экземпляров, соответствие количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащихся в основном документе (сопроводительном письме).

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов или экземпляров документов, а также в случае ошибочного направления документа, начальником соответствующего отдела Управления делами и государственным гражданским служащим, вскрывшим данный конверт, составляется акт в соответствии с приложением N 2 к настоящей Инструкции в двух экземплярах, один экземпляр которого направляется отправителю, а второй подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами.

2.6. Входящие в ФАС России документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны иметь на самом документе или на сопроводительном письме (либо в тексте сопроводительного письма) соответствующие грифы и пометки, свидетельствующие о наличии в документах указанной информации.

2.8. После регистрации входящие документы категории «ДСП» передаются в административный отдел Административного управления, государственные гражданские служащие которого имеют право доступа к данным документам в соответствии с должностными обязанностями, возложенными на них должностными регламентами, для организации доклада руководителю (заместителю руководителя, временно исполняющему обязанности руководителя) ФАС России.

2.10. Если в указании по исполнению документа указано несколько исполнителей, то документ передается ответственному исполнителю или, при отсутствии указания, поставленному в указании первым. Ответственный исполнитель организовывает ознакомление с документом всех соисполнителей.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» из одного структурного подразделение в другое осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России только ответственным государственным гражданским служащим Управления делами, при наличии нового указания по исполнению документа в СЭД, с соответствующей записью в журнале учета входящей корреспонденции «ДСП».

2.11. Делопроизводитель, получивший документ в отделе-канцелярии Управления делами, вносит его реквизиты в журнал регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции, и, в соответствии с резолюцией начальника управления в СЭД, отдает его исполнителю под роспись в журнале регистрации.

При необходимости, передача документа другому сотруднику того же структурного подразделения осуществляется путем создания новой резолюции начальника данного управления под роспись в журнале регистрации.

2.12. При смене сотрудника структурного подразделения, ответственного за работу с документами категории «ДСП», составляется акт приема-передачи данных документов, который утверждается начальником структурного подразделения.

2.13. В случае, если документ поступил без ограничительной пометки, но исполнитель определяет, что данный документ содержат информацию ограниченного распространения, на основании служебной записки за подписью начальника структурного подразделения, государственными гражданскими служащими группы правительственной почты отдела-канцелярии или участка входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами на документ проставляется отметка «Для служебного пользования», в реквизит РК «конфиденциальность» вносится «ДСП», в поле реквизита «аннотация» убирается содержание и ставится «ДСП». При этом к регистрационному входящему номеру добавляется индекс «ДСП». Прикрепленный к РК электронный образ документа удаляется.

2.14. Если к входящему документу категории «ДСП» поступают дополнительные материалы без ограничительной отметки, а заполнение реквизита «аннотация» может раскрывать содержание поступившего ранее документа, то в поле реквизита «аннотация» содержание документа не указывается, а ставится «к ДСП». Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

III. Подготовка и оформление документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Обработка служебной конфиденциальной информации, подготовка и оформление документов, содержащих указанную информацию, осуществляется в структурных подразделениях центрального аппарата ФАС России.

3.2. Данные документы печатаются на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

Обработка и хранение электронных копий конфиденциальных документов ведется в соответствии с Положением по учету и использованию машинных носителей информации для обработки и хранения электронных копий документов, содержащих сведения конфиденциального характера, утвержденным приказом ФАС России от 30.11.2012 N 728/12.

3.3. При создании РК документа в СЭД в поле «конфиденциальность» выбирается «ДСП», в поле «аннотация» вместо заголовка документа также указывается «ДСП». Электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

3.4. Если в приложении к документу содержатся сведения конфиденциального характера, то весь документ относится к категории «ДСП».

Если документ, содержащий конфиденциальную информацию, подлежит отправке с сопроводительным письмом, то оно составляется и оформляется как документ категории «ДСП», независимо от того, содержит или нет само сопроводительное письмо конфиденциальную информацию.

3.5. Если документ подготовлен как ответ на документ, содержащий конфиденциальную информацию, но при этом не имеет ограничительных пометок (решение по ходатайству), то в РК документа в поле «аннотация» вместо заголовка указывается «на ДСП».

3.6. Отметка о конфиденциальности оформляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России.

На обороте последнего листа документа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа проставляются: количество отпечатанных экземпляров, фамилия распечатавшего документ сотрудника, фамилия исполнителя, номер служебного телефона исполнителя и дата распечатывания документа.

3.7. Визирование проекта документа, содержащего конфиденциальную информацию, производится только на бумажном носителе. Передача документа на визирование производится под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» в управлении, подготовившем документ.

Передача документа на подпись также фиксируется в данном журнале.

3.8. После подписания документ с пометкой «Для служебного пользования», с проставленными на всех отпечатанных экземплярах номерами, передается (под роспись) в 3 экземплярах для регистрации и отправки ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами в отдел-канцелярию Управления делами.

При необходимости направления документа с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов, в РК составляется группа рассылки, а необходимое количество заверенных копий документа передается ответственному государственному гражданскому служащему Управления делами с указателем рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником (заместителем начальника) управления, подготовившего данный документ.

IV. Регистрация и отправка исходящей конфиденциальной корреспонденции

4.1. Отправляемые конфиденциальные документы регистрируются в СЭД ответственным государственным гражданским служащим Управления делами.

При регистрации проверяются правильность оформления реквизитов «адресат», «конфиденциальность» и «аннотация», наличие подписи, виз, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, отсутствие электронного образа документа, прикрепленного к РК.

Если к РК прикреплен электронный образ документа, то он должен быть удален.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.2. Регистрационный номер и дата документа присваиваются СЭД автоматически и с РК переносятся на документ зарегистрировавшим его ответственным государственным гражданским служащим Управления делами. При этом регистрационному номеру присваивается индекс «ДСП».

Визовой экземпляр документа подшивается в дело согласно номенклатуре дел Управления делами и хранится в запираемом шкафу у ответственного государственного гражданского служащего Управления делами, а третий экземпляр с проставленным исходящим номером, возвращается под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции делопроизводителю управления, подготовившего данный документ, и подшивается в дело согласно номенклатуре дел управления.

4.3. После регистрации ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает отправляемый документ, содержащий конфиденциальные сведения, для отправки в экспедицию отдела-канцелярии Управления делами.

Передача осуществляется под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции.

Если конфиденциальный документ подлежит отправке курьерской доставкой, ответственный государственный гражданский служащий Управления делами передает документ под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции курьеру, а в РК документа делается пометка об отправке нарочным.

4.4. Конфиденциальные документы отправляются адресатам фельдъегерской связью, курьерской доставкой, заказными (с уведомлением о вручении) или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка конфиденциальных документов по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, запрещена.

4.5. Государственный гражданский служащий участка экспедиции отдела-канцелярии Управления делами, в должностные обязанности которого входит отправка конфиденциальной корреспонденции, осуществляет конвертование документа с указанием адреса, взвешивание, франкирована, составление почтового реестра и передача на отправку в отделение связи. При этом запрещается смешивать конфиденциальные документы с другими документами, подготовленными к отправке.

Государственный гражданский служащий экспедиции, отправляющий конфиденциальные документы, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах категории «ДСП», с номерами и экземплярами, указанными на конверте, и вкладывает в конверт. На конверте при этом ставится пометка «Для служебного пользования». На отправляемые конфиденциальные документы составляется отдельный реестр отправки.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы под роспись в журнале регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции. На конверте также ставится пометка «Для служебного пользования». В РК документа при этом делается отметка об отправке нарочным.

V. Регистрация, учет и прохождение внутренних документов в центральном аппарате ФАС России

5.1. Внутренние конфиденциальные документы создаются по тем же правилам, что и исходящие документы, регистрируются ответственным государственным гражданским служащим Управления делами после принятия решения о присвоении документу категории «ДСП» в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции «ДСП» согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.

Регистрационный номер внутреннего конфиденциального документа состоит из цифр кода структурного подразделения центрального аппарата ФАС России, утвержденного приказом ФАС России, далее через знак дроби индекса «К» (конфиденциально) и порядкового номера регистрируемого документа.

Зарегистрированный внутренний конфиденциальный документ передается государственным гражданским служащим Управления делами делопроизводителю управления, подготовившего документ, под роспись в журнале учета и регистрации внутренней корреспонденции «ДСП».

Делопроизводитель управления, подготовившего внутренний документ категории «ДСП» передает зарегистрированный документ под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления государственному гражданскому служащему, ответственному за конфиденциальное делопроизводство соответствующего структурного подразделения.

Поступивший конфиденциальный внутренний документ вносится в журнал регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления под его регистрационным номером, и после принятия начальником управления решения, передается под роспись в журнале соответствующему исполнителю.

Передача конфиденциальных внутренних документов другому государственному гражданскому служащему структурного подразделения осуществляется только с разрешения начальника структурного подразделения (его заместителя) и под роспись в журнале регистрации, учета и прохождения документов «ДСП» управления.

5.2. Подготовка проектов приказов ФАС России по основной деятельности категории «ДСП» осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России, на компьютерах, не связанных с локальными и внешними сетями.

При заполнении РК проекта приказа в СЭД в поле реквизита «конфиденциальность» и в поле «наименование» проставляется «ДСП», электронный образ документа при этом к РК не прикрепляется.

Регистрация приказов по основной деятельности ФАС России, содержащих конфиденциальную информацию, ведется в СЭД ФАС России. После регистрации приказ возвращается исполнителю для осуществления тиражирования и рассылки копий приказа. В листе рассылки поадресно проставляются номера экземпляров приказа, лист рассылки подписывается начальником структурного подразделения и исполнителем, копии раздаются строго под расписку. Оригинал приказа и заполненный лист рассылки передаются в отдел-канцелярию Управления делами, где подшиваются в дело согласно номенклатуре дел Управления делами (отдельная папка «ДСП»),

VI. Порядок учета, хранения конфиденциальных документов и обеспечение ограничений к их доступу

6.1. Систематизация конфиденциальных документов и формирование дел производится в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. Документы помещаются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел соответствующего управления, в пределах статей которых выделяются дела «ДСП».

6.2. Конфиденциальные документы, полученные государственными гражданскими служащими ФАС России в ходе проведения проверок юридических или физических лиц, без сопроводительных писем и не прошедшие регистрацию в группе входящей корреспонденции отдела общей корреспонденции Управления делами, по мотивированной служебной записке исполнителя с резолюцией начальника структурного подразделения, выделяются в отдельные дела «ДСП» в материалах проведения данных проверок, и подлежат оформлению и хранению в соответствии с правилами работы с делами «ДСП».

6.3. Дела «ДСП» и журналы регистрации конфиденциальных документов хранятся в надежно запираемых шкафах и сейфах у начальника структурного подразделения или у государственного гражданского служащего, ответственного за конфиденциальное делопроизводство в управлении.

Помещаемый в дело «ДСП» документ нумеруется и вносится во внутреннюю опись документов дела.

Журналы регистрации до начала работы нумеруются, прошиваются и заверяются печатью Управления делами.

6.4. Ознакомление с конфиденциальными документами в случае служебной необходимости государственных гражданских служащих ФАС России, снятие с них копий и выписок разрешается только по мотивированной служебной записке государственными гражданскими служащими, указанными в п. 1.7. настоящей Инструкции. Ознакомление с документами осуществляется под роспись с указанием должности, фамилии государственного гражданского служащего и даты ознакомления с делом на листе ознакомления с материалами дела, подшиваемым в дело «ДСП».

Отметки о снятии дополнительных копий или выписок проставляются на обороте последнего листа конфиденциального документа.

6.5. Запросы и разрешения на ознакомление с конфиденциальными документами, приобщаются к соответствующему делу «ДСП» и учитываются во внутренней описи документов дела «ДСП».

6.6. Выданные государственным гражданским служащим для работы дела «ДСП» подлежат возврату в тот же день.

С разрешения государственных гражданских служащих, указанных в п. 1.7. настоящей Инструкции, отдельные дела «ДСП» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил хранения.

6.7. Конфиденциальные документы ФАС России и конфиденциальные документы, находящиеся в распоряжении ФАС России, представляются в другие органы и организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Поступившие в ФАС России конфиденциальные документы, разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

6.8. Выносить конфиденциальные документы из здания ФАС России разрешается только в случаях служебной необходимости на основании мотивированной служебной записки с резолюцией руководителя ФАС России или заместителя руководителя ФАС России (в соответствии с распределением обязанностей).

6.9. Обсуждать содержание конфиденциальных документов и давать справочную информацию по поступившим в ФАС России конфиденциальным документам по открытым каналам телефонной связи запрещено.

6.10. Ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции, качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов и их сохранность возлагается на начальников структурных подразделений центрального аппарата ФАС России.

6.11. Государственные гражданские служащие, ответственные за регистрацию, прохождение, учет и хранение конфиденциальных документов и государственные гражданские служащие, у которых на исполнении и в производстве находятся конфиденциальные документы, несут персональную ответственность за их сохранность и неразглашение.

6.12. Обо всех случаях утраты конфиденциальных документов, разглашения конфиденциальных сведений или несанкционированного доступа к их содержанию незамедлительно докладывается руководству ФАС России.

В случае утраты конфиденциальных документов и разглашения конфиденциальной информации проводится служебная проверки в установленном в ФАС России порядке.

6.13. Проверки наличия конфиденциальных документов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя ФАС России. В состав комиссии включаются государственные гражданские служащие, ответственные за учет, ведение и хранение таких документов. Результаты проверок оформляются актами.

6.14. При изменении обстоятельств, вследствие которых дальнейшая защита документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нецелесообразна, по решению государственных гражданских служащих ФАС России, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, с них снимается пометка «Для служебного пользования».

Предложения о снятии с документов пометки «Для служебного пользования», в том числе и с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся начальниками структурных подразделений ФАС России, подготовивших эти документы.

6.15. По истечении сроков хранения, установленных утвержденной номенклатурой дел структурного подразделения на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, конфиденциальные документы временного хранения подлежат уничтожению в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате ФАС России. На подлежащие уничтожению документы составляется акт, при этом каждый документ и учетный журнал вносятся в акт отдельной позицией. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр акта остается в управлении, где подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел управления, а второй экземпляр передается в центральный архив ФАС России. Подлежащие уничтожению конфиденциальные документы передаются в центральный архив ФАС России в опечатанных мешках. Уничтожение конфиденциальных документов осуществляет Управление делами ФАС России.

» » _____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________

составили настоящий акт в том, что при приёме пакета N __________________

(должность, фамилия и инициалы работника, доставившего пакет)

обнаружены повреждения пакета/нарушения в оформлении пакета

Управления делами Подпись Расшифровка подписи

доставившего пакет Подпись Расшифровка подписи

» » _____________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся ___________________________________________________

составили настоящий акт в том, что при вскрытии пакета N _______________,

поступившего из _________________________________________________________

обнаружено расхождение в учетных данных документов ______________________

(излагается сущность расхождения)

Лицевая сторона пакета прилагается.

Управления делами Подпись Расшифровка подписи

вскрывшего пакет Подпись Расшифровка подписи

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N ___________
регистрации и учета входящей конфиденциальной корреспонденции

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

Примечание: в графе N 5 допускаются сокращенные обозначения грифа или

пометки конфиденциального документа:

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N
регистрации, учета и прохождения документов «ДСП»

в ______________________________

(структурное подразделение)

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета исходящей конфиденциальной корреспонденции

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

Для служебного пользования

ЖУРНАЛ N _________
регистрации и учета внутренних документов «ДСП»

Начат «___» ______________ 20__ г.

Окончен «___» ______________ 20__ г.

Обзор документа

В центральном аппарате ФАС России введена система электронного документооборота «Кодекс».

В связи с этим разработан порядок учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. О гостайне речь не идет.

Это конфиденциальная информация, к которой относится несекретная, касающаяся деятельности органа. Ограничения на ее распространение диктуются служебной необходимостью.

Документы, содержащие такие сведения, относятся к категории «Для служебного пользования». Проставляется специальная отметка.

Документы принимают и регистрируют госслужащие отдела-канцелярии и отдела общей корреспонденции Управления делами. При получении нужно проверить наличие указанной отметки, целостность упаковки, соответствие вложенных документов описи или ссылке на приложение к письму. Кроме того, необходимо убедиться, что содержимое пакета не просматривается.

Урегулирована процедура обработки информации, отправки исходящей корреспонденции.

Источник