журнал учета изданных конфиденциальных документов
2. Учет изданных конфиденциальных документов
В предыдущем вопросе было сказано, что учет изданных конфиденциальных документов осуществляется на стадии подготовки их проектов. Там же была изложена технология учета и дана форма журнала (карточки) учета.
Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов.
Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно. Журнал имеет следующие графы:
Порядковый номер и гриф конфиденциальности
Количество листов в экземпляре
Отметка о местонахождении
Если документы издаются с одним грифом конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова «и гриф конфиденциальности» опускаются, рядом с номерами документов гриф не проставляется.
В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета изданных документов.
Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.
15 Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между предприятиями в соответствующим образом оформленных запечатанных пакетах.
Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать для того, чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов.
Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврати ошибочно присланных документов. Журнал имеет следующие графы:
Дата поступления пакетов
Подпись лица, доставившего пакеты
Порядковые номера пакетов
Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов
Учетные номера документов, зарегистрированных по учету поступивших документов
Учетные номера документов, зарегистрированных по учету документов выделенного хранения
Учетные номера возвращенных документов и носителей
Отметка о возврате ошибочно присланных документов
При получении пакетов сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства должен:
убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре и соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны), грифа конфиденциальности;
расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты (при необходимости и времени) и печати или специального штампа подразделения конфиденциального делопроизводства.
Если на пакетах указан другой адресат, то они не принимаются.
При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, повреждении упаковки составляется в двух экземплярах акт, который подписывается сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или предприятию-отправителю пакета, если пакет доставлен минуя отделение связи. Если повреждение пакета дает возможность изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководителю предприятия, который определяет, принимать пакет или нет.
После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Это дает возможность обнаружить возможную пропажу пакета за период с момента его регистрации до вскрытия. Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала.
Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1 или проставляются последовательно в течение года.
Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично’, пишется слово «лично».
Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал. Вызвано это тем, что номера экземпляров на пакете проставляются, когда их два и более, и если их не переносить в журнал, то в случае утраты какого-то экземпляра в период после вскрытия пакета до регистрации документа обнаружить утрату будет невозможно.
При вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата, грифа конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете).
Пакеты должны быть развернуты таким образом, чтобы убедиться, что в них не осталось вложений.
В документах проверяется наличие листов, а в Документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учетных номеров, грифа конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).
Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом.
По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, вышеперечисленные данные проверяются им самим или сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.
При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен на данное предприятие ошибочно, руководителем подразделения конфиденциального делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляет в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю данного предприятия.
Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом в новом пакете отправителю. В графе 10 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврате с указанием, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма,
«Три листа (экз. № ) возвращены как лишние с № 14КТ от 24.05.2003» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № 17 ДСП от 26.05.2003».
Ошибочно присланные документы могут по согласованию с предприятием-отправителем пересылаться по назначению за их учетными номерами в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета предприятия-отправителя. В этом случае в графе 10 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием предприятия, которому направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.
О несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении грифа конфиденциальности или номеров экземпляров отправителю сообщается письмом.
После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившему документу присваивается очередной номер, проставляемый в графе 7 журнала учета поступивших пакетов. Одновременно данные о документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших конфиденциальных документов, имеющих следующие графы:
Раздел X. Порядок обращения с конфиденциальной информацией
Раздел X. Порядок обращения с конфиденциальной информацией
10.1. Приём, регистрация и учёт конфиденциальных документов осуществляется отдельно от иной документации.
Размещение (обнародование) документов с пометкой «Для служебного пользования» (в том числе их проектов) на официальном сайте муниципального образования Сургутский район, иных сайтах сети Интернет, а также в средствах массовой информации запрещается.
10.2. Конфиденциальные документы передаются для исполнения только работникам, которым они отписаны главой района, заместителем главы района, руководителем органа администрации района, под подпись в соответствующих учётных формах.
10.3. Особенности оформления конфиденциальных документов:
10.3.1. Конфиденциальные документы, независимо от их формы представления, должны включать следующие реквизиты:
— пометка конфиденциальности «Для служебного пользования»;
— регистрационный номер, присвоенный по журналу учёта в системе конфиденциального делопроизводства;
— сведения об исполнителе.
Пометка конфиденциальности «Для служебного пользования» проставляется на первом листе конфиденциального документа в правом верхнем углу, на обложке и титульном листе издания, дела, а также на первой странице сопроводительного письма, без кавычек и сокращений:
Для служебного пользования
Если в тексте сопроводительного письма к конфиденциальным документам не содержится конфиденциальная информация, на нём под пометкой «Для служебного пользования» в скобках указывается: «Без приложения не конфиденциально», например:
Для служебного пользования
(без приложения 1 не конфиденциально)
Пометка конфиденциальности «Для служебного пользования» на машинных носителях конфиденциальной информации проставляется аббревиатурой «дсп».
В администрации района не допускается использование иных пометок конфиденциальности, кроме как «Для служебного пользования».
10.3.2. На входящем (поступившем) конфиденциальном документе регистрационные данные о поступлении в орган муниципальной власти содержат:
— порядковый учётный номер, присвоенный по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов;
— пометку конфиденциальности «Для служебного пользования»;
— дату поступления и количество листов.
При наличии сопроводительного письма указывается отдельно количество его листов, а также знаком «+» общее количество листов в приложении. Количество листов приложения, не содержащего конфиденциальной информации, указывается отдельно. Отметки о поступлении данных документов проставляются в правом нижнем углу первого листа, например:
В приложениях в правом нижнем углу документа первого листа проставляется штампом или от руки отметка:
приложение к вх. N ____ от «___» ________ 20___,
с указанием номера, присвоенного конфиденциальному документу, и даты регистрации документа.
10.3.3. Регистрационный номер исходящего (отправляемого) конфиденциального документа проставляется на первом листе и последнем листе документа в реквизите «Отметка об исполнителе». На остальных листах регистрационный номер проставляется в середине нижнего поля (нижний колонтитул). На всех листах, кроме первого, рядом с номером проставляется пометка конфиденциальности аббревиатурой («дсп»), например:
10.3.4. Номер экземпляра конфиденциального документа.
Номер экземпляра конфиденциального документа оформляется без кавычек и указывается на первом листе документа ниже пометки конфиденциальности, например:
Для служебного пользования
На конфиденциальном документе, подготовленном в одном экземпляре, указывается:
При подготовке конфиденциального документа в нескольких экземплярах на каждом из них проставляется персональный (очередной) порядковый номер в соответствии с количеством экземпляров подготовленного конфиденциального документа.
10.3.5. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие документы, то они перечисляются в конце текста сопроводительного письма в реквизите «Приложения» с указанием краткого наименования, номера, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и не содержащему конфиденциальной информации), например:
1. Сведения о запасах. уч. N ____ от «___» __________ 20__, экз. N _____, на 4 л., для служебного пользования.
2. Справка. экз. N _____, на 2 л.
В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в деле отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: «только в адрес», например:
Сведения о запасах. уч. N ______ от «__» _________ 20__, экз. N ______, на 4 л., для служебного пользования, только в адрес.
10.3.6. Отметка об исполнителе проставляется на последней странице конфиденциального документа в левом нижнем углу либо на оборотной стороне.
Указанная отметка включает в себя:
— количество изготовленных экземпляров с указанием краткого перечня рассылки;
— отметку об уничтожении чернового документа;
— должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, исполнившего документ;
— должность, Ф.И.О., контактный телефон работника, отпечатавшего документ;
— дату подготовки документа, например:
и сельских поселений
В случае, если конфиденциальный документ подготовлен и отпечатан одним работником, в отметке об исполнителе указывается:
и сельских поселений
10.3.7. Снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется главой района или лицом, исполняющим его полномочия.
Снятие пометки «Для служебного пользования» осуществляется путём зачёркивания данной пометки на подлиннике конфиденциального документа, с указанием даты, должности и фамилии лица, снявшего пометку конфиденциальности, например:
Пометка «Для служебного пользования» снята,
О снятии пометки «Для служебного пользования» на конфиденциальных документах, а также в учётных формах делается соответствующая запись, и информируются все адресаты, которым эти конфиденциальные документы направлялись.
10.3.8. Установление пометки «Для служебного пользования» для документов, подготовленных в администрации района, осуществляется исполнителем (на этапе подготовки документа) или главой района (заместителем главы района, руководителем соответствующего органа администрации района (на этапе подписания документа).
Установление пометки «Для служебного пользования» для поступающих в администрацию Сургутского района документов, не имеющих пометку конфиденциальности, осуществляется главой района (на этапе рассмотрения документа).
10.4. Учёт конфиденциальных документов:
10.4.2. Журналы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью администрации района.
Регистрация конфиденциальных документов начинается в журналах с первого номера ежегодно, а по окончании календарного года делается итоговая запись.
В учётных формах отражаются данные о движении конфиденциальных документов с момента их получения (создания) до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам, уничтожения или перерегистрации.
10.4.3. В формах учёта конфиденциальных документов запрещается осуществлять исправления с применением корректирующей жидкости. Ошибочная запись зачёркивается одной чертой. Вносимые исправления заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
Журналы заполняются разборчивым почерком с расшифровкой подписей работников, которым был передан конфиденциальный документ. Исправления в журналах заверяются подписью лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
На оборотной стороне последнего листа журнала проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем журнале пронумеровано,
прошнуровано и опечатано
(подпись, инициалы, фамилия, должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата)
10.4.5. При регистрации конфиденциальных документов, в системе электронного документооборота, в электронных регистрационных карточках документов в поле «Содержание» делается пометка конфиденциальности «ДСП», содержание текста не указывается.
10.4.6. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение электронных образов конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам запрещается.
10.4.7. Допускается присоединение сканированных конфиденциальных документов к электронным регистрационным карточкам, если система электронного документооборота установленным порядком аттестована на соответствие требованиям по безопасности информации.
10.5. Исходящие (отправляемые) конфиденциальные документы учитываются в журнале учёта исходящих (отправляемых) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 15 к Инструкции.
10.6. Поступившие в администрацию района документы, имеющие пометку конфиденциальности «Для служебного пользования», в том числе «Коммерческая тайна», «Служебная тайна», «Конфиденциально», «Строго конфиденциально» подлежат учёту в журнале учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов по форме согласно приложению 15 к Инструкции.
10.7. После вскрытия конверта и проверки правильности вложений входящему (поступившему) конфиденциальному документу присваивается очередной входящий номер по журналу учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов.
Если конфиденциальный документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк.
При этом, если все приложения имеют пометку конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений, в случае, если часть приложений не имеет пометки конфиденциальности, то количество их листов проставляется знаком «+» отдельно, например:
При поступлении конфиденциального документа в двух и более экземплярах проставляется количество листов каждого экземпляра.
При учёте конфиденциальных документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления и подлежащих возврату адресату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного конфиденциального документа и каждого приложения.
Графа 8 журнала учёта входящих (поступивших) конфиденциальных документов заполняется после возврата конфиденциального документа с резолюцией главы района лицу, ответственному за ведение конфиденциального делопроизводства.
10.8. Учёт конфиденциальных документов выделенного хранения.
К конфиденциальным документам выделенного хранения относятся фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки, а также текстовые и чертёжно-графические документы, которые по производственным условиям, режиму доступа к ним или их внешним особенностям (вид носителя, формат, сброшюрованность и т.д.) невозможно либо нецелесообразно подшивать в дела.
Учёт конфиденциальных документов, подлежащих выделенному хранению, осуществляется в журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения по форме согласно приложению 17 к Инструкции.
Перед учётным номером конфиденциального документа выделенного хранения дополнительно проставляется индекс «Инв. N».
В журнале учёта конфиденциальных документов выделенного хранения индекс не проставляется.
Поступивший конфиденциальный документ, подлежащий переводу на выделенное хранение, переводится на данный вид учёта без сопроводительного письма.
Сопроводительное письмо к конфиденциальному документу выделенного хранения подшивается в дело. В деле напротив каждого приложения, подлежащего переводу на учёт выделенного хранения, проставляется индекс «Инв. N ___», присвоенный приложению по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения.
Конфиденциальный документ, изданный другим органом муниципальной власти и подлежащий выделенному хранению, регистрируется в журнале учёта документов выделенного хранения.
При постановке на учёт выделенного хранения машинного носителя конфиденциальной информации без регистрации его в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации в графе 5 делается прочерк.
Учтённые текстовые конфиденциальные документы выделенного хранения помещаются в обложку и брошюруются. Лист с заверительной надписью располагается отдельно. В нём указывается прописью количество листов в конфиденциальном документе и заверяется подписью (с расшифровкой) работника, составившего заверительную надпись, с проставлением даты. Литерные номера или вклеенные на листы документа фотоотпечатки отражаются заверительной надписи.
Индексы и учётные номера, присвоенные конфиденциальным документам по журналу учёта конфиденциальных документов выделенного хранения, проставляются на текстовых документах в нижнем правом углу обложки и титульного листа (при его наличии).
На чертёжно-графических конфиденциальных документах индекс и номер проставляются на каждом листе в местах, отведённых соответствующими стандартами.
10.9. Учёт машинных носителей конфиденциальной информации.
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители) с пометкой «ДСП» учитываются в журнале учёта машинных носителей конфиденциальной информации по форме согласно приложению 18 к Инструкции.
10.10. Отправка конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы должны быть зарегистрированы в журнале учёта исходящих (подготовленных) конфиденциальных документов.
Отправка конфиденциальных документов осуществляется в законвертованном виде фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Допускается отправка (передача) конфиденциальных документов в законвертованном виде непосредственно адресату (представителю адресата) с регистрацией факта передачи-получения в разносной книге по форме согласно приложению 19 к Инструкции.
Пересылка конфиденциальных документов с использованием средств факсимильной связи или посредством электронных почтовых служб открытого доступа запрещается.
Передача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется под подпись в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов по форме согласно приложению 20 к Инструкции или в карточке учёта выдачи конфиденциальных материалов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации) по форме согласно приложению 21 к настоящей Инструкции.
Машинные носители конфиденциальной информации (винчестеры, дискеты, DVD (CD) диски, USB-флэш накопители), а также фото-, кино-, видео- и аудиоплёнки направляются с сопроводительными письмами, зарегистрированными в журнале учёта подготовленных (исходящих) конфиденциальных документов.
10.11. Копирование и тиражирование конфиденциальных документов.
Конфиденциальные документы не подлежат распространению (передаче) без согласия главы района.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов должно осуществляться с соблюдением действующих требований по защите информации.
Копирование и тиражирование конфиденциальных документов в связи со служебной необходимостью, а также изготовление выписок из них осуществляется с письменного разрешения главы района, в адрес которого поступили данные документы, или уполномоченного им руководителя структурного подразделения, в адрес которого они поступили для исполнения.
В этом случае на свободном месте (или на оборотной стороне) сопроводительного письма или на свободном месте (или на оборотной стороне) титульного (или последнего) листа конфиденциального документа ставится виза главы района с поручением уполномоченному лицу:
— снять копии или сделать выписки (с указанием конкретных пунктов документа);
— выполнить копирование (тиражирование) в необходимом количестве;
— указать адреса получателей и дату, например:
1. Снять две копии и направить
в ________________, _____________________
в __________________, ___________________
подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата
После копирования (тиражирования) конфиденциальных документов лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства, учитывает копии (выписки) и на оборотной стороне оригинального документа (сопроводительного письма) осуществляет запись о количестве снятых копий или сделанных выписок (с указанием конкретных пунктов документа), за какими номерами они учтены, и указывает дату, например:
Дополнительно размножено 2 экз.
подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата
В учётных журналах конфиденциальных документов вносится отметка о количестве выполненных копий, например:
Дополнительно размножено ___ экз.
Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, ранее подготовленные в администрации района, учитываются за этим же номером. Дополнительно размноженные конфиденциальные документы, поступившие в администрацию района, учитываются за новым учётным номером. При этом порядковый номер полученной копии проставляется через косую черту, например:
Выписки из конфиденциальных документов учитываются за новыми учётными номерами.
На копиях конфиденциальных документов в правом верхнем углу первой страницы проставляется отметка «Копия».
На выписках из конфиденциальных документов после наименования документа проставляется отметка «Выписка».
10.12. Формирование конфиденциальных документов в дела.
Конфиденциальные документы формируются в дела отдельно от других документов.
В номенклатуру дел администрации района включаются дела «Для служебного пользования» и журналы учёта конфиденциальных документов.
В номенклатуре дел в графе «Индекс дела» добавляется пометка конфиденциальности «Для служебного пользования».
Делу с конфиденциальными документами присваивается пометка «Для служебного пользования», которая проставляется в правом верхнем углу обложки.
На подшитые в дело конфиденциальные документы составляется внутренняя опись по форме согласно приложению 21 к Инструкции. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
Листы ознакомления с конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с данными документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.
Подшитые в дело конфиденциальные документы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.
По окончании дела в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесённых в неё конфиденциальных документов, должность и фамилия лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.
На оборотной стороне последнего листа дела проставляется заверительная надпись с указанием количества листов, подписываемая лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства, например:
В настоящем деле пронумеровано,
прошнуровано и опечатано печатью
подпись (расшифровка подписи), должность лица,
оформившего заверительную подпись, дата)
Изъятие из дела конфиденциального документа осуществляется с письменного согласия главы района.
При изъятии конфиденциального документа на его место подшивается справка-заместитель по форме согласно приложению 23 к Инструкции, которая подписывается лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Исправление общего количества листов в этом случае не осуществляется, на последнем листе дела указывается количество листов, изъятых из дела, об изъятии конфиденциальных документов делается отметка во внутренней описи дела. Временное изъятие конфиденциальных документов из текущих дел осуществляется лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. По возвращении конфиденциального документа в дело справка-заместитель уничтожается.
10.13. Хранение конфиденциальных документов.
Приём дел с пометкой конфиденциальности «Для служебного пользования» на постоянное хранение в архив оформляется актом приёма-передачи конфиденциальных дел (документов) по форме согласно приложению 24 к настоящей Инструкции.
Дела передаются в архив с полистной проверкой включённых в них конфиденциальных документов.
Выдача дел осуществляется под подпись в «Карточке учёта выдачи конфиденциальных документов (дел, книг, журналов, чертежей, машинных носителей информации)».
Конфиденциальные документы хранятся в служебных запираемых помещениях или архиве.
Помещения, в которых ведётся конфиденциальное делопроизводство и находятся на хранении конфиденциальные документы, должны быть оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.
За сохранность конфиденциальных документов, находящихся в конфиденциальном делопроизводстве, отвечает лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
За сохранность конфиденциальных документов, переданных для работы, отвечает работник, получивший их под подпись.
Передача конфиденциальных документов от одного работника другому в органе администрации района осуществляется через лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства в данном органе администрации района, с обязательной отметкой в журнале учёта выдачи конфиденциальных документов.
При смене или увольнении лица, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства, составляется акт приёма-передачи конфиденциальных документов, утверждаемый главой района.
Вынос конфиденциальных документов за пределы служебных помещений административных зданий осуществляется с согласия главы района.
10.14. Уничтожение конфиденциальных документов, в том числе их магнитных носителей.
Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, а также с истекшими сроками хранения, уничтожаются путём их механической переработки на шредерах либо сжигаются.
Уничтожать конфиденциальные документы (их магнитные носители) каким-либо иным способом, а также использовать их для других целей запрещается.
10.15. Контроль состояния конфиденциального делопроизводства.
В состав Комиссии включаются заместитель главы района, ответственный за организацию работ по безопасности информации в администрации района, а также наиболее квалифицированные работники службы делопроизводства и лицо, ответственное за ведение конфиденциального делопроизводства.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется ежегодно в первом квартале года, следующего за отчётным.
В архиве, где хранятся издания, дела и другие документы с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия осуществляется не реже одного раза в 5 лет.
Проверка наличия конфиденциальных документов осуществляется путём сверки записей в учётных журналах с фактическим наличием конфиденциальных документов, а также отметок об уничтожении или отправке конфиденциальных документов в этих журналах с соответствующими актами на уничтожение.
В журналах все отметки об отправке, уничтожении и переучёте конфиденциальных документов заверяются проставлением записи «Проверено» с датой и подписью председателя Комиссии.
По результатам работы Комиссии составляется акт проверки наличия и состояния конфиденциальных документов по форме согласно приложению 25 к Инструкции, который утверждается главой района. В указанном акте содержатся результаты проверки конфиденциального делопроизводства, отмеченные недостатки и предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты конфиденциальной информации.
Копия акта проверки наличия и состояния конфиденциальных документов направляется главе района.
В случае установления факта утраты конфиденциальных документов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность непосредственный руководитель органа администрации района, в котором допущен этот факт, глава района и начальник специальной службы администрации района.
По факту утраты конфиденциальных документов или разглашения содержащихся в них сведений специальной службой администрации района в течение 30 дней с момента обнаружения осуществляется служебная проверка, по результатам которой составляется заключение.
Заключение по результатам служебной проверки направляется главе района.
В учётных журналах делается отметка о списании утраченных конфиденциальных документов со ссылкой на соответствующее заключение по результатам служебной проверки.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.