журнал учета кассовых операций образец
Журнал кассира-операциониста — образец заполнения (2021)
Зачем нужна и у кого должна быть книга кассира-операциониста (форма КМ-4)
Журнал кассира-операциониста утвержден постановлением Госкомитета статистики от 25.12.1998 № 132 (далее — постановление № 132), его также называют унифицированной формой КМ-4. Обязанность ведения журнала при применении ККМ закреплена в типовых правилах, содержащихся в письме Минфина от 30.08.1993 № 104. Но эти правила утратили актуальность в связи с принятием нового закона об использовании ККМ, согласно которому большинство хозсубъектов с 01.07.2017 обязаны использовать обновленные модели кассовой техники, способной передавать информацию налоговикам о расчетах с покупателями в онлайн-режиме.
О применении онлайн-касс плательщиками УСН читайте в этой статье.
В новой редакции закона «О ККТ» нет информации о необходимости применения унифицированных форм, в связи с чем использование книги кассира-операциониста при работе с онлайн-кассой необязательно. Такое же мнение высказал и Минфин в своем письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692. Но компании и ИП вправе самостоятельно вести данный регистр для учета и контроля поступившей выручки.
Какие документы необходимо оформлять при работе с онлайн-ККТ, вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Постановлением № 132 было предусмотрено, что журнал заполняется работающим за кассой сотрудником, который обслуживает клиентов (принимает от них деньги в качестве оплаты за товар или услуги) при помощи контрольно-кассовой машины (далее — ККМ). Этим же документом было предусмотрено, что он должен храниться у руководителя (заведующего) или главного (старшего) бухгалтера, а перед началом смены выдаваться кассиру.
Форму журнала КМ-4 вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
В данном регистре кассир ежедневно должен был записывать показания, снятые с ККМ. Также этот журнал служил для контроля соответствия остатка в кассе с тем, что числится в машине.
Когда и как правильно заполнять журнал кассира-операциониста
Когда и как заполнить журнал кассира-операциониста образца 2021 года? Полагаем, что организации и ИП, применяющие онлайн-кассы и принявшие решение о заполнении журнала кассира-операциониста, могут самостоятельно установить правила его заполнения. При этом можно ориентироваться на указания по его заполнению, установленные постановлением № 132. В описании к регистру КМ-4 говорится, что журнал заполняется ежедневно ответственным работником — кассиром.
Записи в журнал вносят шариковой/чернильной ручкой синего цвета без помарок. Если имеет место исправление, то запись о нем, сделанная кассиром, заверяется директором и главным бухгалтером.
До применения онлайн-касс перед началом ведения его нужно было пронумеровать, прошнуровать и зарегистрировать в ИФНС. Поскольку, как уже было сказано выше, при применении онлайн-касс необходимости в журнале контролирующие органы не испытывают, то и регистрировать его в ИНФС не надо. Решение о необходимости его нумеровать и шнуровать организации и ИП могут принять самостоятельно исходя из внутренних правил. Согласно указаниям по заполнению КМ-4 журнал должен был заполняться кассиром сразу же после снятия Z-отчета. В онлайн-кассах при завершении работы снимается отчет о закрытии смены, данные которого могут переноситься в КМ-4.
Подробнее о том, где скачать образец и как заполнить журнал кассира-операциониста, читайте в статье «Унифицированная форма № КM-4 — бланк и образец».
Пример заполнения журнала кассира-операциониста
Давайте пошагово разберем, как заполнять журнал кассира-операциониста. Итак, сдавший смену кассир обычно снимает отчет о закрытии смены. Данные из этого документа используются при заполнении графы 4 (порядковый номер отчета), графы 5 (здесь дублируется предыдущая запись), графы 6 (показатель счетчика) и графы 10 (дневная выручка). В графе 9 отображаются данные из снятого в конце смены отчета.
В графах 1–3 указываются: дата, номер отдела, Ф. И. О. кассира. В графах 7–8, 16–18 проставляются подписи кассира, администратора и старшего кассира, если это 3 разных человека, а при совмещении должностей достаточно 1 подписи.
В графе 11 отображается сумма наличных, в графе 12 — число безналичных платежей, в графе 13 — безналичная сумма, в графе 14 — сумма за вычетом возвратов, в графе 15 — суммарное значение возвратов средств из кассы покупателям.
Проверить правильность занесенных данных очень легко — для этого следует сравнить показания из Z-отчета (графа 10 регистра = графа 14) и суммарные значения из граф 11–12 за вычетом графы 15.
Еще ряд проверочных формул:
Рассмотрим образец заполнения книги кассира-операциониста.
Образец заполнения журнала кассира-операциониста
Чтобы не допустить ошибки и разобраться с тем, в каких графах необходимо отображать ту или иную информацию, предлагаем ознакомиться с образцом заполнения журнала кассира-операциониста, который можно не только посмотреть, но и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Итоги
Организации и ИП при осуществлении расчетов с использованием онлайн-касс могут не заполнять журнал кассира-операциониста. Но если ими было принято решение для выполнения внутренних задач продолжить вести данный регистр, то им рекомендуется установить порядок его ведения. В условиях применения онлайн-касс регистрация журнала кассира-операциониста в налоговых органах не требуется.
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:
Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.
Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.
Структура журнала регистрации кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003). Скачать бланк журнала можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Он состоит из обложки и собственно журнала.
Обложка журнала содержит такие сведения, как:
Далее идет таблица, в графах которой отражаются:
Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.
Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили, как соблюдать кассовую дисциплину. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель «Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП».
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Вы можете бесплатно скачать образец заполнения журнала приходных и расходных кассовых документов по ссылке ниже:
Итоги
Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.
Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4
По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.
Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.
Какие цели и задачи решает документ
Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.
В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.
Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через кассу за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.
Надо ли ставить на учет
Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.
Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).
Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:
Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.
Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста
Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).
Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.
На кого возложить обязанность по заполнению
Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.
Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.
Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.
Особенности документа
С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.
Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).
На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).
Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.
Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.
Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.
Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.
Образец документа
В начале документа, на титуле, пишется:
Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:
Далее в бланк вписываются
После составления журнала
Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.
После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО
Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.
При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе, то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.
Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88). Скачать бесплатно бланк журнала по форме КО-3 вы можете по ссылке ниже:
С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполняете журнал регистрации ПКо и РКО. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:
Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.
Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.
Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.
В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.
При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2020 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.
Об ответственности за несоблюдение кассовых операций читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».
Итоги
Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.
Форма журнала
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.
Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:
Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.
Заполнение кассового журнала: образец
На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:
Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:
Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.
Онлайн-кассы
На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Ответственность
Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.