журнал учета командировочного персонала
Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров
Журналы учета командированных работников
Н ачнем с ранее обязательных журналов, вызывавших массу недовольства у специалистов, но с течением времени ставших привычными и в какой-то мере даже удобными. Речь пойдет о журналах учета работников:
Их типовые формы были утверждены ныне уже не действующим приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».
С 19 октября 2015 года данные журналы не являются обязательными к ведению. Но никто не запрещает продолжать их вести, в том числе используя ранее утвержденные формы. Кому они могут быть полезны до сих пор? Работодателям, сотрудники которых часто выбывают в командировки и / или принимают у себя значительное число работников из других организаций.
См. статью «Какие условия в ПВТР вам навредят, а какие помогут в спорах» журнала № 11′ 2018
Кроме того, на практике с помощью такого журнала можно достаточно быстро найти сведения о командировках работников для целей бухгалтерского учета и налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные для налоговых проверок. Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.
Если компания примет решение вести подобный журнал, то соответствующий порядок оформления и учета командировок следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или специальном Положении о командировках).
Итак, давайте разберемся, как вести подобные журналы.
В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, сплошным способом, хронологически указываются:
Для удобства можно снабдить журнал дополнительными графами, например:
Это позволит оперативно вести учет работников, за которыми, пока они находятся в командировке, сохраняется рабочее место.
Журнал учета работников, прибывших в командировку, актуален тем, что помогает систематизировать информацию о прибывших в командировку работниках, отследить своевременность убытия данных работников, выдачи им пропусков, получить необходимую минимальную информацию, которая может понадобиться, если с работником, направленным к вам в командировку, произойдет несчастный случай на производстве (когда необходимо оперативно проинформировать работодателя пострадавшего). Информация о датах прибытия и выбытия таких работников также будет нужна работодателю при расследовании несчастного случая на производстве и установлении сроков пребывания командированного работника в принимающей организации.
Образец заполнения журнала см. в Примере 2. Обратите внимание: в «шапку» третьего столбца внесены изменения, где вместо организации, выдавшей командировочные удостоверения, указана формулировка про организацию, направившую работников в командировку.
Добавим, что в утвержденных ранее формах ни в одном, ни в другом журнале не предусмотрены реквизиты подписи работников. Но при их отсутствии данные журналы с легкостью можно заполнять и «задним числом», что явно снижает их доказательственную силу в случае споров или несчастных случаев. Поэтому вы можете предусмотреть соответствующий столбец, куда проставлять подпись командированного работника.
Журнал учета командировочного персонала
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Командировка — это поездка по делам компании, в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение. Командировка проходит вдалеке от обычного места работы, а её срок оговаривается работодателем. Не считается командировкой работа проводника поезда или курьера.
Согласно статье 167 ТК РФ, на время командировки за работником сохраняется место (его нельзя уволить) и средний заработок. Статья 168 Кодекса обязывает работодателя компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.
Этапы оформления командировки
В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нём указывают:
Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.
Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.
1. Выбор сотрудника
Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.
Кого нельзя отправить в командировку
Ссылка на законодательство
Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках
Сотрудники, работающие по ученическому договору
Можно, только если командировка связана с ученичеством
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями
Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации
Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников:
Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.
Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.
В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
2. Согласование командировки
В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.
Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов переходит на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.
3. Составление заявления на выплату аванса
Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.
4. Выпуск приказа о командировке
После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.
Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.
5. Бронирование жилья и билетов
В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные из перечисленного аванса, а где-то — уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела кадров.
Многим организациям удобнее заключить договор с определённым сервисом и покупать билеты с корпоративного счёта. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести корпоративный аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного баланса. Подробнее о сервисе Туту Командировки
Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.
6. Выплата суточных
Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой, например питания. Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.
Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно статье 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит от политики компании.
Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.
7. Командировка
После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на своё усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолёт в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов.
Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жильё, транспорт и другие служебные цели.
8. Отчёт о командировочных расходах
После поездки командированного остаётся только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:
В отчёте нужно указать, сколько денег получено на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы и сверят траты с выданным авансом, будет произведён перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил, придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше, чем выдано денег (и это не противоречит положению о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт командированного.
Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.
Отчётные документы
На жильё
В качестве подтверждения проживания в гостинице нужно предоставить распечатку брони гостиницы или ваучера, а также чек об оплате или счёт-фактуру.
Если сотрудник арендует частную квартиру, нужно приложить к отчету договор о найме жилого помещения. Лучше заранее уточнить у хозяина, сможет ли он оформить договор. И не помешает узнать, примут ли в бухгалтерии такой отчётный документ.
На транспорт
Если вы покупаете билет на самолет, поезд или автобус онлайн, обязательно сохраните электронные чеки. При покупке билета на Туту.ру на электронную почту придут два чека — на билет и на сервисный сбор. К отчёту надо приложить оба распечатанных чека, а также распечатанный электронный билет.
Тем, кто летит самолетом, надо иметь распечатанную маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о досмотре. Это документы строгой отчётности.
Также нужно сохранить билеты на общественный транспорт, чек на трансфер или такси, если положение о командировках предусматривает компенсацию этих расходов.
На другие расходы
Остальные расходы определяются положением о командировках в компании. Например, некоторые организации могут компенсировать стоимость деловых ужинов. В этом случае нужно сохранить чек из ресторана.
* Статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Часто ездите в рабочие поездки или оформляете командировки другим? Зарегистрируйте на Туту.ру корпоративный аккаунт и оплачивайте билеты с баланса компании. Подробнее
Оформление командировки по Республике Беларусь
Иногда наниматели сталкиваются с необходимостью направить своих работников в служебную командировку в пределах Республики Беларусь (далее — командировка). Рассмотрим пошаговое документальное оформление такой командировки.
ШАГ 1. Подтверждаем необходимость командировки
Необходимость в командировке может возникнуть по разным причинам: заключение договора, подписание соглашения, представление интересов в суде, участие в семинаре или конференции, обмен опытом и т.д. Законодательство не устанавливает перечень оснований для командировок. Вместе с тем, поскольку работник направляется в командировку для выполнения служебного задания, причина такого направления должна быть связана с интересами организации, а не личными интересами работника.
ШАГ 2 Получаем согласие работника
В некоторых случаях наниматель, чтобы направить работника в командировку по Беларуси, должен получить от него согласие. Это касается командировок :
— на срок более 30 календарных дней;
— женщин, имеющих детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);
— работающих отцов, воспитывающих детей без матерей (в связи с их длительным (более месяца) пребыванием в организации здравоохранения и по другим причинам), одиноких родителей, а также опекунов (попечителей) детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет);
Таким образом, если командировка планируется на срок свыше 30 календарных дней, то получать на нее согласие нужно у любой категории работников. А если срок командировки будет меньше, в том числе если это однодневная командировка, потребуется получить согласие только от отдельных категорий работников (инвалида, матери ребенка в возрасте до 14 лет и т.п.).
Для некоторых случаев письменная форма согласия обязательна (в частности, при направлении в командировку матери ребенка в возрасте до 14 лет). Однако, на наш взгляд, получить согласие работника целесообразно в письменной форме в любом случае.
Согласие может быть выражено различными способами. Например:
— путем проставления записи о согласии в докладной записке;
— путем проставления записи о согласии в предложении. В таком случае нанимателем оформляется предложение о направлении в командировку, которое он вручает работнику. В предложении предусматривается место для проставления отметки работника о согласии (несогласии) на предложение нанимателя;
Пример оформления строки в предложении для проставления отметки работника
Отношение работника к предложению о направлении в служебную командировку (проставляется собственноручно работником):
— путем написания работником отдельного заявления, в котором он выразит свое согласие на командировку.
Пример формулировки заявления работника
Я, Ковалевич Инна Викторовна, юрисконсульт I квалификационной категории юридического отдела ООО «Полоса», согласна поехать в служебную командировку 14.12.2020 в г. Витебск в экономический суд Витебской области для участия в судебном заседании по делу N 109-20/2020.
ШАГ 3. Готовим задание на командировку
Задание составляется в произвольной форме с соблюдением требований правил делопроизводства. В качестве примера можно воспользоваться формой задания, предназначенной для командировки за границу, или формой задания, установленной для работников Мининформа и подчиненных ему организаций.
Необходимость оформления задания, а также форму задания можно закрепить в организации на локальном уровне. Например, в положении о служебных командировках.
При формулировании задач, целей в задании важно помнить, что они должны соответствовать интересам самой организации, не противоречить должностной (рабочей) инструкции работника, содержать четкие и конкретные формулировки.
Как правило, задание составляется до издания приказа. Его утверждает руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо и знакомит с ним работника под подпись. Задание может быть как индивидуальным (один документ для одного работника), так и групповым (один документ для нескольких работников). Соответственно, оно должно содержать подписи всех работников, для которых оно составлено.
ШАГ 4. Издаем приказ о командировании
В распорядительную часть приказа (после слова «ПРИКАЗЫВАЮ»), в частности, включается следующая информация:
— Ф.И.О. командируемого работника;
— его должность служащего (профессия рабочего);
— структурное подразделение, в котором трудится работник;
— место, куда направляется работник.
Приказ о командировании — это приказ по личному составу. В зависимости от продолжительности командировки его срок хранения и, соответственно, литера регистрационного номера будут разными. Так, если срок командировки :
— 1 месяц и менее, то регистрационный номер дополняется литерой «л». Срок хранения приказа — 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства или 10 лет, если такая проверка не проводилась;
— более 1 месяца, то регистрационный номер дополняется литерой «к». Срок хранения приказа — 75 лет.
После издания приказа наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.
Внимание!
Приказ является основанием для расчета и выплаты денежных средств командированному работнику. Напомним, что наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы :
— по проезду к месту командировки и обратно;
— по найму жилого помещения;
— за проживание вне места жительства (суточные);
— иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.
ШАГ 5. Оформляем командировочное удостоверение
Командировочное удостоверение может быть выдано одному лицу из командируемой группы либо каждому работнику отдельно, даже если работники едут в составе группы.
Решение об оформлении и выдаче командировочного удостоверения, а также его форму и правила заполнения следует закрепить на локальном уровне организации (к примеру, в положении о служебных командировках).
В организации могут применяться ранее установленные формы командировочных удостоверений согласно приложениям 1 и 2 к Инструкции N 35.
В локальном правовом акте целесообразно уточнить правила проставления отметок о выбытии и прибытии работника из служебной командировки. В первую очередь установить лицо, ответственное за оформление командировочных документов (заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы и т.п.). Также стоит определить, как именно проставляются отметки: например, заверяются подписью ответственного лица и ее расшифровкой.
Ситуация из практики
В командировочном удостоверении допущена ошибка: указана неверная дата выбытия. Что делать в такой ситуации?
Вместе с тем можно оформить новое командировочное удостоверение. Это целесообразно сделать, например, если ошибка была допущена при его первоначальном оформлении (т.е. до выдачи работнику).
ШАГ 6. Оформляем журналы регистрации и учета
В настоящее время не обязательно оформлять журнал регистрации командировочных удостоверений (далее — журнал регистрации) и журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки (далее — журнал учета). Другими словами, наниматель самостоятельно решает, вести данные журналы (либо один из них) или нет. Такое решение следует отразить в локальном правовом акте организации. При этом следует назначить лицо, ответственное за ведение журнала. Это может быть заведующий канцелярией, секретарь, работник кадровой службы или другое должностное лицо, которое в силу своих должностных обязанностей осуществляет контроль за направлением работников в командировки.
ШАГ 7. Заполняем табель использования рабочего времени
ШАГ 8. Проставляем отметку в командировочном удостоверении
Если работнику выдавалось командировочное удостоверение, то по прибытии в нем необходимо проставить отметку о прибытии работника. Такая отметка указывается по аналогии с отметкой о выбытии по правилам, установленным локальным правовым актом организации. Как правило, отметка заверяется подписью лица, ответственного за оформление, а также ее расшифровкой.
ШАГ 9. Получаем отчет о командировке
Свое решение о необходимости составления отчета следует определить в локальном правовом акте организации (например, в положении о служебных командировках). В том числе следует установить:
— срок представления отчета о выполнении задания;
— порядок оформления и саму форму отчета о выполнении задания. Отметим, что законодательство не предусматривает примерную или типовую форму подобного отчета.
Отчет о выполнении задания не нужно путать с авансовым отчетом. Авансовый отчет содержит сведения о расходах командированного работника. А отчет о выполнении задания содержит результаты проделанной работы. То есть, как правило, основой данного отчета служит задание на командировку, если оно выдавалось работнику.
В отчете о выполнении задания могут указываться, в частности:
— Ф.И.О. командированного работника;
— его должность служащего (профессия рабочего);
— место пребывания в командировке;
— основание (причина) командировки;
— информация о проделанной работе (результаты командировки).
ШАГ 10. Принимаем авансовый отчет
Законодательство допускает различные способы представления авансового отчета. А именно :
— на бумажном носителе работником лично;
— посредством регистрируемого почтового отправления;
— с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
— посредством электронной почты.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
(разработаны в соответствии с требованиями приказа МВД России №65-2017)
ВВЕДЕНИЕ
Обстоятельствами, обусловившими разработку настоящих методических рекомендаций, послужили проблемы в организации планирования и подготовки выездов в служебные командировки, предоставлении отчётных документов по ним.
В методических рекомендациях в целях повышения эффективности оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел на основе нормативных правовых актов, регламентирующих порядок и условия командирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, организацию планирования, осуществления анализа организации и эффективности служебных командировок, аналитических материалов, представленных подразделениями МВД по Республике Марий Эл, иных справочных материалов, изложены общие требования к организации командирования сотрудников органов внутренних дел в республике.
Основными документами, регламентирующими организацию командирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации, организацию планирования, осуществление анализа организации и эффективности служебных командировок являются приказы МВД России
от 14 февраля 2017 г. № 65 «Об утверждении Порядка и условий командирования сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации»[1], от 5 октября 2017 г. № 765 «Вопросы организации учета командировок», от 26 сентября 2012 г. № 890 «Об организации планирования в органах внутренних дел Российской Федерации».
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Действие Порядка распространяется на поездки сотрудников по решению уполномоченных должностных лиц на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной службы.
Действие Порядка не распространяется на поездки сотрудников:
— служебная деятельность которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер;
— осуществляемые в пределах населенного пункта, где располагается их место постоянной службы, обслуживаемой территории (участков) при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства (месту пребывания).
Для сотрудников аппарата МВД не считается служебной командировкой выезд в подразделения УМВД России по г. Йошкар-Оле.
Вышеуказанные выезды в план служебных командировок не включаются, при этом анализ эффективности выездов в подразделения УМВД России по г. Йошкар-Оле проводится.
Основными задачами служебных командировок являются:
— проведение инспектирования, контрольной или целевой проверки;
— проведение аудиторской проверки, проверки (ревизии) финансовохозяйственной деятельности;
— проведение следственных и иных процессуальных действий по находящимся в производстве уголовным делам;
— проведение оперативно-розыскных мероприятий в рамках осуществления оперативно-розыскной деятельности; участие в контртеррористических операциях;
— участие в охране общественного порядка и обеспечении общественной безопасности при проведении мероприятий с массовым участием граждан;
— применение мер безопасности в отношении лиц, подлежащих государственной защите;
— сопровождение лиц, подлежащих государственной охране, и грузов; оказание организационно-методической и практической помощи в организации оперативно-служебной деятельности, в том числе правовой работы, финансово-хозяйственной, производственной и иной деятельности;
— пропаганда правовых знаний, представление интересов органа (подразделения) в судах;
— подготовка сотрудников по основным профессиональным образовательным программам, включая прохождение курсантами, слушателями, адъюнктами всех видов практик; по основным программам профессионального обучения; по дополнительным профессиональным программам;
— проведение конференций, совещаний, семинаров, учебно-методических сборов, советов и иных мероприятий и непосредственное участие в них;
— выявление, изучение и распространение положительного опыта, новых форм и методов работы;
— проведение проверок (служебных проверок) по обращениям граждан, запросам организаций и должностных лиц, а также информации, размещенной в средствах массовой информации или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
Служебные командировки осуществляются в следующих формах:
— комплексный выезд (служебная командировка сотрудников нескольких структурных подразделений МВД);
— целевой выезд (служебная командировка сотрудников одного структурного подразделения МВД).
В зависимости от количества командируемых сотрудников служебные командировки подразделяются на одиночные и групповые выезды.
В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются на:
1) Плановые – осуществляются в соответствии с утвержденным планом служебных командировок;
2) Внеплановые – производятся в целях реагирования на изменение оперативной обстановки, ухудшение результатов оперативно-служебной деятельности, а также для решения иных внезапно возникших задач, требующих немедленного реагирования.
СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВОК
Планы служебных командировок[2]составляются на квартал.
Подразделения МВД по Республике Марий Эл предоставляют предложения в проект плана служебных командировок до 1 числа последнего месяца квартала, предшествующего планируемому, после их обязательного письменного согласования с заместителем министра, ответственным за деятельность соответствующего подразделения (лицом, исполняющим его обязанности) в Штаб МВД.
Предложения в план командировок должны содержать основания, цель и время (месяц) выезда, срок командирования без учета времени нахождения в пути, наименование структурного подразделения, должность, специальное звание, инициалы и фамилия командируемых сотрудников, а также место командирования.
Одновременно с предложениями в проект плана подразделения МВД предоставляют краткий анализ причин, послуживших основанием служебных командировок, включающий в себя перечень недостатков в работе органа внутренних дел с кратким указанием статистических данных и других сведений, подтверждающих необходимость осуществления выезда для проверки оперативно-служебной деятельности, оказания практической и организационно-методической помощи, решения иных вопросов оперативно-служебной деятельности.
Не допускаются служебные командировки по вопросам, которые могут быть решены без выезда на места.
План утверждается министром (лицом, исполняющим его обязанности) до 25 числа месяца, предшествующего планируемому кварталу.
Утвержденные Планы в трехдневный срок с момента получения подразделением-исполнителем рассматриваются его руководителем.
Контроль за выполнением мероприятий, предусмотренных планом служебных командировок, возлагается на начальников управлений и отделов МВД по направлениям деятельности.
Контроль за выполнением плана служебных командировок осуществляет Штаб МВД.
Выезд по плановым служебным командировкам в обязательном порядке осуществляется в месяц, предусмотренный в плане.
В случае невозможности осуществить выезд в указанный месяц, служебная командировка переносится на другой месяц, но только в сроки, предусмотренные в плане (приложение №1 к Методическим рекомендациям). При невозможности перенести служебную командировку в сроки, предусмотренные планом, служебная командировка должна быть отменена по мотивированному рапорту (приложение №2 к Методическим рекомендациям) руководителя подразделения МВД командируемого сотрудника на имя министра (лица, исполняющего его обязанности), либо его заместителя, ответственного за деятельность соответствующего подразделения.
Рассмотренные указанными должностными лицами рапорты учитываются в командирующем подразделении, а их копии в трехдневный срок направляются в Штаб МВД.
III. ПОРЯДОК РАЗРЕШЕНИЯ ВЫЕЗДОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ
1. Плановые и внеплановые служебные командировки сотрудников
осуществляются по решению министра внутренних дел по Республике Марий Эл.
Решение о внеплановой служебной командировке за пределы республики принимается министром внутренних дел по Республике Марий Эл, в пределах республики – министром (либо заместителем министра, а в период его отсутствия заместителем министра-начальником полиции) на основании мотивированного рапорта руководителя структурного подразделения МВД, инициировавшего выезд (лица, исполняющего его обязанности), согласованного с заместителем министра, ответственным за деятельность соответствующего подразделения (лицом, исполняющим его обязанности) (приложение №3 к Методическим рекомендациям).
При необходимости выплаты аванса на командировочные расходы проставляется соответствующая отметка в рапорте. При этом, оригинал рапорта передаётся в ЦФО МВД, а копия в УРЛС МВД.
Выезды в служебную командировку начальников подчиненных территориальных органов МВД России на районном уровне осуществляются по решению министра.
Служебные выезды командируемых сотрудников подчиненных территориальных органов МВД России на районном уровне в МВД по Республике Марий Эл осуществляются с разрешения заместителей министра (лиц, исполняющих их обязанности), ответственных за деятельность соответствующих подразделений. Для этого начальником подчиненного территориального органа МВД России на районном уровне (лицом, исполняющим его обязанности) с помощью технических каналов связи в адрес заместителя министра, ответственного за деятельность соответствующего подразделения (лица, исполняющего его обязанности), направляется мотивированный рапорт на выезд подчиненного сотрудника, с приложением утвержденного служебного задания (плана-задания) (приложение №5 к Методическим рекомендациям). При получении разрешения, издается приказ о командировании за личной подписью начальника подчиненного территориального органа МВД России на районном уровне (лица, исполняющего его обязанности).
При подготовке к служебной командировке командируемые сотрудники разрабатывают служебное задание:
— в МВД по Республике Марий Эл – (приложение №4 к Методическим рекомендациям);
— в подчиненных территориальных органах МВД России на районном уровне – (приложение №5 к Методическим рекомендациям).
Служебное задание не разрабатывается:
При выездах в служебные командировки для участия в контртеррористических операциях, коллегиях, совещаниях, конференциях, семинарах, учебно-методических сборах, советах, спортивныхи иных мероприятиях, не связанных с осуществлением контроля, целевой проверкой, оказанием организационно-методической и практической помощи. При необходимости служебные задания для командирований с указанными задачами могут разрабатываться. Решение об их разработке в каждом конкретном случае принимает должностное лицо органа, организации, подразделения, обладающее правом утверждения служебного задания командируемого сотрудника.
При выездах комиссии (группы), состоящей из представителей нескольких подразделений, служебное задание разрабатывается руководителем комиссии (старшим группы) в соответствии с предложениями сотрудников
в виде плана-заданияи представляется для утверждения министру внутренних дел (лицу, исполняющему его обязанности), либо его заместителю.
При проведении аудиторских проверок вместо служебного задания разрабатывается программа аудиторской проверки, при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности – заданиена проведение проверки (ревизии), утверждаемые в установленном порядке.
Служебные задания должны содержать:
— цели, задачи командировки;
— основание (пункт плана служебных командировок и др.);
— основные направления работы;
— меры по оказанию организационно-методической и практической помощи;
— вопросы по взаимодействию с органами исполнительной власти, органами местного самоуправления, а также общественными объединениями
и организациями;
— информацию о проведенном с командируемым сотрудником инструктаже и проверке знания им законодательных и нормативных правовых актов РФ, нормативных правовых актов МВД России и МВД по Республике Марий Эл.
Служебное задание должно соответствовать объему, времени работы и поставленной задаче.
Служебное задание подписывается руководителем органа, организации, подразделения, в котором проходит службу сотрудник, после чего утверждается:
при выезде за пределы Республики Марий Эл – заместителями министра, ответственными за деятельность соответствующих подразделений (лицами, исполняющими их обязанности);
при выезде в пределах Республики Марий Эл сотрудникам, участвующим в комплексном выезде – заместителями министра, ответственными за деятельность соответствующих подразделений (лицами, исполняющими их обязанности);
во всех остальных случаях – руководителем структурного подразделения командируемого сотрудника или его заместителем.
Перед убытием в служебную командировку руководителями структурных подразделений в обязательном порядке проводятся инструктажи, проверяется знание командированными сотрудниками нормативных правовых актов МВД России, правовых актов МВД по Республике Марий Эл, регламентирующих соответствующее направление деятельности, о чем в служебных заданиях делаются соответствующие отметки.
Сотрудники, убывшие в служебную командировку, своевременно прибывают к месту командирования, представляются руководителю органа внутренних дел или лицу, исполняющему его обязанности, до выполнения поставленных задач, знакомят его со служебным заданием (планом-заданием) под роспись.
Задачи и обязанности сотрудников, выезжающих в служебную командировку, регламентируются их служебным заданием (планом-заданием).
Руководитель комиссии (старший группы) при групповом выезде либо командированный сотрудник при одиночном выезде информирует о результатах работы в служебной командировке руководителя органа (подразделения), в котором была осуществлена проверка (оказана организационно-методическая и практическая помощь).
По результатам работы в служебной командировке в срок, установленный должностным лицом, разрешившим выезд в служебную командировку, готовится итоговый документ (докладная записка, рапорт, справка), отражающий результаты проделанной работы и содержащий выводы и предложения о мерах, которые необходимо принять по итогам служебной командировки, который рассматривается руководителем подразделения МВД.
Рассмотренный руководителем подразделения МВД итоговый документ втечение суток с момента его рассмотрения направляется в территориальный орган, в котором была осуществлена проверка. Копии итоговых документов вместе с соответствующим служебным заданием в течение суток с момента их рассмотрения передаются сотруднику командирующего подразделения, отвечающему за учет и анализ служебных командировок, для обобщения и проведения анализа организации и эффективности служебных командировок, и размещается на информационно-справочном портале МВД в соответствующем разделе.
Итоговые документы, содержащие сведения ограниченного доступа, представляются в соответствии с приказом МВД России от 11 марта 2012 г. № 015 «О мерах по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации».
Информация об устранении недостатков, выявленных в ходе проверке, из территориального ОВД не запрашивается. Устранение недостатков проверяется в ходе очередной командировке.
По прибытии из служебной командировки командированный сотрудник заполняет статистическую карточку учета служебной командировки (приложение №6 к Методическим рекомендациям), подписывает ее у руководителя, направившего сотрудника в служебную командировку, либо его заместителя, и в течение трех рабочихдней направляет в ИЦ МВД, которым в командировочном удостоверении делается отметка о сдаче статистической карточки учета служебной командировки.
В срок, не превышающий трех рабочих дней после возвращения из служебной командировки, сотрудник представляет в ЦФО МВД авансовый отчет о произведенных командировочных расходах с приложением документов, подтверждающих эти расходы.
Авансовые отчеты по служебным командировкам не принимаются без отметки о сдаче статистической карточки учета служебной командировки в командировочном удостоверении или в справке с отметками о прибытии и убытии из мест командирования.
Выезд сотрудника в служебную командировку производится при наличии приказа, а при внеплановом выезде – рапорта на выезд и приказа.
Оформление приказа министра (лица, исполняющего его обязанности) осуществляется в соответствии с приложением № 4 к Порядку.
Основанием для издания приказа являются пункт плана служебных командировок (распоряжения вышестоящего органа, подразделения), решение о внеплановой служебной командировке и служебное задание (за исключением случаев, когда оно не разрабатывается).
Копия служебного задания и информация для включения в приказ о командировании в электронном виде (приложение №7 к Методическим рекомендациям)предоставляется в УРЛС МВД, при внеплановом выезде дополнительно предоставляется рассмотренный рапорт (приложение №3 к Методическим рекомендациям).
Подготовка и учет приказов, оформление, выдача и регистрация командировочных удостоверений, ведение учета служебных командировок и производство отметок в командировочных удостоверениях осуществляется сотрудником УРЛС.
Приказ доводится до сведения сотрудника.
При выезде в командировку за пределы Республики Марий Эл, а также при необходимости оформления финансовых документов по командировке, сотруднику, направляемому в служебную командировку, выдается командировочное удостоверение, которое находится у него в течение всего срока служебной командировки.
Командировочное удостоверение подписывает министр внутренних дел по Республике Марий Эл (либо заместитель министра, а в период его отсутствия заместитель министра-начальник полиции).
Также при оформлении служебных командировок, не предусматривающих расшифровку задач командирования, командировочные удостоверения могут не выдаваться. Указанное решение подлежит отражению в приказе.
В исключительных случаях, связанных с осуществлением внеплановых выездов, когда произвести оформление служебной командировки в установленном порядке не представляется возможным, допускается выезд без издания приказа и выдачи командировочного удостоверения. Последующее издание приказа и оформление информационного талона командировочного удостоверения осуществляются в течение суток с момента убытия сотрудника в служебную командировку.
Сотрудники, убывающие в служебную командировку, регистрируются в журнале учёта лиц, выезжающих в служебные командировки, а по прибытии в пункт командирования регистрируются в журнале учёта лиц, приезжающих в служебные командировки.
Журналы учёта лиц, выезжающих в служебные командировки, и лиц, приезжающих в служебные командировки, ведутся в УРЛС МВД и кадровых подразделениях территориальных органов внутренних дел.
Оперативно-поисковые подразделения и подразделения специальных технических мероприятий МВД учет служебных командировок осуществляют самостоятельно.
Подразделения аппарата МВД ежеквартально до 10 числа месяца, следующего за отчётным, предоставляют в Штаб МВДдокладные записки на имя министра, согласованные с заместителем министра, ответственным за деятельность соответствующего подразделения, об исполнении пунктов плана служебных командировок, с отражением информации об осуществленных внеплановых служебных командировках и выездах в УМВД России по г. Йошкар-Оле (приложение №8 к Методическим рекомендациям).
Руководители подразделений МВД обеспечивают проведение анализа организации служебных командировок и их эффективности за год (приложение №9 к Методическим рекомендациям).
Справка о результатах анализа организации служебных командировок и их эффективности до 15 января начальниками подразделений МВД докладывается курирующему заместителю министра.
В справках о результатах анализа организации служебных командировок и их эффективности в обязательном порядке указываются следующие сведения:
— общее количество служебных командировок, в их числе: плановых, внеплановых;
— результаты сравнительного анализа соответствия итогов служебных командировок, отраженных в отчётах, поручениям, содержащимся в служебных заданиях;
— сведения о сотрудниках, не выполнивших служебное задание;
— информация о чрезвычайных происшествиях;
— информация о мерах по реализации решений, принятых по результатам служебных командировок;
— информация о положительном опыте, полученном в результате служебных командировок;
— размеры денежных средств, затраченных на служебные командировки[3];
— информация об имеющихся проблемах, негативно влияющих на эффективность служебных командировок;
— влияние служебных командировок на состояние оперативно-служебной деятельности и состояние оперативной обстановки проверенных территориальных ОВД.
Копии завизированных курирующими заместителями министра справок до 20 января направляются в Штаб МВД для обобщения, анализа и последующего доклада министру.
ЦФО МВД ежегодно до 20 января представляет в Штаб размеры денежных средств, затраченных на служебные командировки.
ИЦ МВД ежеквартально на основании сведений о поступивших талонах и карточках до 5 числа следующего за отчётным периодом месяца и ежегодно до 20 января представляет в Штаб статистические сведения о количестве осуществленных выездов.
Штаб МВД:
— проводит анализ выполнения плана служебных командировок сотрудников МВД, который предоставляет для доклада министру (лицу, исполняющему его обязанности) (ежеквартально);
— осуществляет подготовку аналитического обзора об организации и эффективности командировок сотрудников структурных подразделений МВД за год (до 20 февраля);
— осуществляет проверки структурных подразделений МВД по организации планирования и подготовки выездов в служебные командировки, предоставлению отчётных документов по ним.
[1] Далее – «Приказ МВД России № 65-2017г.», «Порядок, утвержденный Приказом МВД России № 65-2017г.», «Порядок».