журнал учета копирования документов
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Приложение N 6. Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения
Приложение N 6
к Инструкции о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного распространения в
Министерстве образования и науки Российской
Федерации, утвержденной приказом Министерства
образования и науки РФ
от 30 декабря 2010 г. N 2233
ЖУРНАЛ
учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения
Номер документа и его краткое содержание
Исполнитель (фамилия и инициалы, телефон)
Подпись в приеме документа
Дата размножения документа
Количество размноженных экземпляров
Подпись исполнителя в получении подлинника документа, его размноженных экземпляров и дата получения
Примечание : Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения прошивается, его страницы нумеруются, скрепляются печатью структурного подразделения Министерства и подписью секретаря соответствующего структурного подразделения Министерства.
Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения ведется и хранится:
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журналы учёта
Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.
Журнал учета документации
Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:
Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.
Журнал учета документации наделяется этими функциями:
В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.
Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.
Журнал учета рабочего времени
Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.
Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:
Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.
Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.
Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.
Сколько времени хранится журнал?
Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.
Какие книги должен вести кадровый отдел?
Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:
Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.
Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.
Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:
ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.
Приложения
Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом
Перечень регламентов, инструкций, правил
по созданию электронных копий документов, разработанных, утвержденных
и применяемых в государственных архивах субъектов Российской Федерации
Краевое государственное учреждение «Государственный Архив Алтайского края»:
Регламент информационной безопасности краевого государственного учреждения «Государственный Архив Алтайского края».
Государственный архив Брянской области:
Памятка по оцифровке документов и созданию фонда пользования на документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, Брянск, 2008.
Методическое пособие по оцифровке документов, Брянск, 2009.
Государственное казенное учреждение Волгоградской области «Государственный архив Волгоградской области» (ГКУВО «ГАВО»):
Методические рекомендации по созданию электронных копий фонда пользования и передаче их на государственное хранение для организаций – источников комплектования ГКУВО «ГАВО», 2012.
Краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Красноярского края»:
Порядок работы по созданию страхового фонда и электронного фонда пользования документов Архивного фонда Российской Федерации, переданных на постоянное хранение в краевое государственное казенное учреждение «Государственный архив Красноярского края», 2011.
Нормы времени и выработки на работы по микрофильмированию документов в архивном агентстве Администрации Красноярского края, 2011.
Государственное областное казенное учреждение «Государственный архив Мурманской области»:
Порядок работы ГОУ ГАМО по созданию страхового фонда уникальных и особо ценных документов на бумажной основе, утвержденный в 2008 г.
Данный порядок будет переработан с учетом замечаний НИИ репрографии (г. Тула)
Порядок создания, хранения и учета копий электронного фонда пользования. Планируется к разработке.
Государственный архив Нижнего Новгорода:
Инструкция по организации парольной защиты автоматизированной системы.
Бюджетное учреждение Орловской области «Государственный архив Орловской области»:
Методические рекомендации по созданию фонда пользования уникальных и особо ценных документов ГАОО на электронных носителях. Орёл, 2005.
Государственное учреждение «Центральный государственный архив Республики Дагестан» (Управление Правительства Республики Дагестан по делам архивов):
Временный порядок по созданию, учету, хранению и использованию страхового фонда копий документов (на бумажной основе) CD-R-носителях в ЦГА РД.
Государственный архив Республики Марий Эл:
Инструкция по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива Республики Марий Эл на электронных носителях, Йошкар-Ола, 2006.
Государственное учреждение «Государственный архив аудиовизуальной документации Республики Марий Эл»:
Инструкция по созданию и учету фонда пользования документов на бумажной основе и фотодокументов Государственного архива Республики Марий Эл на электронных носителях, Йошкар-Ола, 2006.
Технологическая карта по созданию цифровых копий аудиовизуальных документов 17.05.2005.
Государственное учреждение «Государственный архив Ростовской области»:
Временный порядок по созданию, учету, использованию электронного фонда пользования ГУ ГАРО. Ростов-на-Дону, 2009.
Государственный архив Свердловской области:
Временный порядок создания фонда пользования на уникальные, особо ценные, наиболее используемые документы Архивного фонда Российской Федерации на бумажной основе, относящиеся к собственности Свердловской области, 2009.
Рекомендации по обеспечению сохранности, контролю наличия и технического состояния, учету фонда пользования на компакт-дисках в архивных учреждениях Свердловской области. Каменск-Уральский, 2011.
Государственное казенное учреждение «Центральный государственный архив Удмуртской республики»:
Порядок работы по созданию электронных копий архивных документов на бумажном носителе в ГКУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» со списком фондов, подлежащих оцифровке.
Памятка по созданию электронных копий описей дел в Центральном государственном архиве Удмуртской Республики. Ижевск, 2006.
Порядок создания и организации страхового фонда документов на бумажной основе и фотодокументов Центрального государственного архива Удмуртской Республики. – Ижевск, 2003.
Инструкция по созданию электронных копий фонда пользования (ФП) особо ценных и уникальных документов Центрального государственного архива Удмуртской Республики. Ижевск, 2004.
Ханты-Мансийский автономный округ:
Временный порядок взаимодействия Службы по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, казённого учреждения «Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа – Югры», органов управления архивным делом муниципальных образований Ханты-Мансийского автономного округа – Югры и сторонних организаций при выполнении работ по оцифровке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящегося на территории Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Инструкция по оцифровке архивных документов на бумажной основе и фотодокументов государственного архива электронной документации Чувашской Республики, Чебоксары, 2004.
Проект «Инструкции по обеспечению сохранности, учету и использованию фонда пользования на электронных носителях в БУ «Госистархив Чувашской Республики» Минкультуры Чувашии» (находится на стадии согласования ЭПК Минкультуры Чувашии).
Регламент работы на сканирующем оборудовании в ГУ РК «Национальный архив Республики Коми».
Инструкция по организации работ по созданию и учету электронного фонда пользования архивных документов в ГУ РК «Национальный архив Республики Коми».
Памятка по организации работы по копированию документов с применением современных электрографических и сканирующих устройств. Казань, 2006.
Порядок обеспечения сохранности, учета и использования электронного фонда пользования. Казань, 2008.
Порядок подготовки архивных документов к оцифровке. Казань, 2009.
Нормы времени и выработки на работы с аудиовизуальными документами, выполняемые в Центральном государственном архиве Республики Татарстан. Приказ директора ЦГА АД РТ № 4 от 14 июня 2011.
Журнал учета копирования документов
Единая система конструкторской документации
ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ
Unified system for design documentation. Registration and storage rules
Дата введения 2014-06-01
Предисловие
Цели, основные принципы и общие правила проведения работ по межгосударственной стандартизации установлены ГОСТ 1.0 «Межгосударственная система стандартизации. Основные положения» и ГОСТ 1.2 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Правила разработки, принятия, обновления и отмены»
Сведения о стандарте
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным унитарным предприятием «Всероссийский научно-исследовательский институт стандартизации и сертификации в машиностроении» (ВНИИНМАШ), Автономной некоммерческой организацией Научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (АНО «НИЦ CALS-технологий «Прикладная логистика»)
2 ВНЕСЕН Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии
3 ПРИНЯТ Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол от 28 августа 2013 г. N 58-П)
За принятие стандарта проголосовали:
Краткое наименование страны по МК (ИСО 3166) 004-97
Код страны по
МК (ИСО 3166) 004-97
Сокращенное наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
4 Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 22 ноября 2013 г. N 1628-ст межгосударственный стандарт ГОСТ 2.501-2013 введен в действие в качестве национального стандарта Российской Федерации с 1 июня 2014 г.
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 2020 г.
Информация о введении в действие (прекращении действия) настоящего стандарта и изменений к нему на территории указанных выше государств публикуется в указателях национальных стандартов, издаваемых в этих государствах, а также в сети Интернет на сайтах соответствующих национальных органов по стандартизации.
В случае пересмотра, изменения или отмены настоящего стандарта соответствующая информация будет опубликована на официальном интернет-сайте Межгосударственного совета по стандартизации, метрологии и сертификации в каталоге «Межгосударственные стандарты»
ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 1, 2021 год
Поправка внесена изготовителем базы данных
1 Область применения
На основании настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации, условий документооборота и используемых автоматизированных систем учета и хранения данных об изделии.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие межгосударственные стандарты:
ГОСТ 2.051 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общие положения
ГОСТ 2.102 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов
ГОСТ 2.106 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы
ГОСТ 2.301 Единая система конструкторской документации. Форматы
ГОСТ 2.503 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений
ГОСТ 2.601 Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы
В Российской Федерации действует ГОСТ Р 2.601-2019.
ГОСТ 2.602 Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы
ГОСТ 2.701 Единая система конструкторской документации. Схемы. Виды и типы. Общие требования к выполнению
ГОСТ 3.1102 Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения
ГОСТ 3.1201 Единая система технологической документации. Система обозначения технологической документации
ГОСТ 13.1.002 Репрография, микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы
3 Термины, определения и сокращения
3.1 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
Здесь и далее знаком «*» отмечены пункты, к которым даны комментарии в приложении А.
3.1.2 контрольная копия: Копия конструкторского (технологического) документа, служащая для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации*.
3.1.3 рабочая копия: Копия конструкторского (технологического) документа, предназначенная для обслуживания производства.
3.1.5 электронная копия бумажного документа: Электронный конструкторский (технологический) документ, содержательная часть которого соответствует подлиннику бумажного документа*.
В настоящем стандарте приняты следующие сокращения:
4 Основные положения
4.1 Все имеющиеся и изготовленные в организации документы подлежат учету и хранению.
— все поступающие на хранение подлинники, дубликаты и копии документов;
— абоненты (внешние и внутренние), принятые на абонентское обслуживание и извещаемые о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
— абоненты разовой выдачи (передачи) копий документов, которые не извещаются о вносимых изменениях в подлинники или дубликаты документов;
— движение документов (изготовление и учет копий, изменения, применяемость);
4.3 Подлинники конструкторских и технологических документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ЕСКД и ЕСТД соответственно.
4.4 Подлинники электронных КД и электронных ТД должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051*.
4.5 Подлинники на бумажном носителе должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и должны соответствовать требованиям ГОСТ 13.1.002.
4.6 При приемке подлинников на хранение проверяют:
— комплектность КД в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных КД (ТД) или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— комплектность ТД в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;
— наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.
4.7 Документы, поступающие на хранение, регистрируют.
Регистрацию производят автоматизированным или неавтоматизированным способом*.
4.8 Каждому подлиннику документа присваивают один регистрационный (инвентарный) номер независимо от количества листов в бумажном документе или количества файлов в электронном конструкторском (технологическом) документе, из которых они состоят.
На бумажном документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.