журнал учета машинных носителей персональных данных пример заполнения
Какие журналы учета обязательно ведутся субъектами, работающими с персональными данными, образцы заполнения
Поскольку на работодателя возложена обязанность соблюдения конфиденциальности при обработке и использовании персональных данных, то возникает необходимость вести определенные акты, регламентирующие и закрепляющие все нюансы, касающиеся личных данных работников.
В статье мы расскажем, какие журналы, связанные с ПДн необходимо вести в организации, и какой формы могут быть эти документы.
Какие книги необходимо вести организации?
Поэтому единой формы для того или иного журнала законодателем не предусмотрено.
На различных предприятиях ведутся следующие журналы, связанные с персональными данными:
Также на предприятиях могут вестись журналы:
Кто должен вести подобную документацию?
Порядок хранения, использования и учета личной информации работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового Кодекса.
Регламентация передачи ПД
Если руководитель принимает решение о необходимости регламентации движения персональных данных, то образец заполнения журнала учета передачи ПДн вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации. Его форма в этом случае должна утверждаться приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение такого акта.
Оформление: общие требования
Титульная страница
Общепринято (для всех журналов) в правом верхнем углу указывать руководителя (генерального директора), утверждающего документ. Форма ведения может быть такой:
Генеральный директор название предприятия
ФИО___
« »____20__г.»
Далее посередине заглавными буквами указывается название. После обозначается поле для даты, с которой было начато ведение документа, напр.
«Журнал начат «__» __ 20__ г.», рядом указывается поле для даты окончания, напр. «Журнал завершен «__» ___ 20__ г.».
В правом нижнем углу указывается сотрудник, ответственный за ведение документа, также проставляются даты, например:
«ОТВЕТСТВЕННЫЙ за ведение журнала
ФИО и должность сотрудника
«___» ___20__г.».
Содержание
Сам документ содержит следующие графы:
Содержание отдельных книг
Обращения субъектов
Образец заполнения журнала обращений субъектов персональных данных содержит:
Документ также может содержать раздел «Порядок заполнения». В данном разделе указываются правила заполнения граф, исправления ошибок и т.д.
Ознакомления с положением о защите
В самом акте может быть продублировано Положение о защите ПДн сотрудников. Разделы:
Электронных и машинных носителей, содержащих ПД
Образец заполнения журнала учета электронных и машинных носителей информации, содержащих персональные данные включает:
Подробнее об уничтожении персональных данных читайте тут.
Мероприятий по контролю обеспечения сохранности
В графы вносится:
Регистрации нарушения и восстановления
Регистрации согласий на обработку
Образец журнала регистрации согласий на обработку персональных данных включает в себя следующую информацию:
Фиксирования средств защиты информации
Документ содержит разделы:
Стоит помнить, что журналы не имеют законодательной регламентации. Окончательная форма утверждается предприятием или организацией, которые производят учет. Поэтому следует уточнять необходимость ведения того или иного журнала у работодателя, а также осведомляться о формах ведения журналов учета, связанных с персональными данными.