журнал учета отпусков образец заполнения
Порядок ведения и заполнения журнала учета и регистрации приказов на отпуск – бланк и образец для скачивания
Реестр помогает обеспечить корректный учет административных документов персонала.
В нем отражаются данные о выданных заказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.
Заказы с разными сроками хранения необходимо разносить отдельно.
Приказы о ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться в течение 5 лет, должны фиксироваться в отдельной книге.
Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?
Бухгалтерский учет и ввод заказов обычно ведутся в тех организациях, где имеется большое количество сотрудников.
Отражение данных о заказах, оформленных в отдельном сводном реестре, не дает запутаться в оформленной документации, позволяет быстро определить, когда и кто ушел в отпуск, какие изменения были внесены в порядок его предоставления.
Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить номер новому документу.
Кроме того, такая бухгалтерия позволяет быстро найти требуемый документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения работодателем взятых на себя обязательств.
Законодательство не содержит обязанности составлять журнал, так как программа Т-7 выполняет функцию учета запланированных отпусков.
Однако компания вправе вести учет поступивших заказов в самой газете, если это удобно для этого.
Как заполнить правильно?
Форма бухгалтерского и регистрационного журнала не установлена.
Компания может разработать собственный рентабельный модуль, жестких требований не предъявляется, так как этот регистр нужен исключительно для внутренних нужд организации, а надзорные органы никогда не требуются.
Журнал обычно оформляется в виде таблицы, в которой производится проводка очередного заказа.
Оформить распоряжение о предоставлении отпуска — это ввести основную информацию о нем в табличной части журнала.
Обычно книга включает столбцы со следующими заголовками:
Это приблизительное содержание графиков, включающее полную информацию о оформленном документе. При желании столбцы можно редактировать, сокращать или интегрировать.
для заказов с разным сроком хранения лучше всего вести журнал отдельно.
Распоряжения о ежегодном отпуске (концессия, перевод, продление) должны храниться в течение 5 лет.
Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше записывать в отдельные книги.
Если журнал выпускается в бумажном виде, рекомендуется прошить его, пронумеровать страницы, поставить печать, то есть оформить по общепринятым правилам ведения книг.
вы можете зарегистрироваться в электронном виде, это упрощает процесс, позволяя вести учет документации без нарушения норм трудового законодательства.
Записи должны храниться 3 года.
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать регистр учета и оформления заказов на ежегодный отпуск — образец.
Вот как выглядит образец:
Выводы
По закону организация не обязана вести учет выданных праздничных распоряжений в реестре.
Однако вести такой учет удобно, особенно в крупных компаниях. Поэтому на практике такие регистры широко распространены.
Дневник можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде, ограничений на это нет.
Рекомендуется вести административную документацию на ежегодный отпуск отдельно.
Порядок заполнения журнала учета отпусков на предприятии и образец его оформления
При оформлении отпуска для сотрудника работодателю следует подготовить ряд документов, включая приказ на отпуск и записку-расчет отпускных, внести отметку в личную карточку работника. Некоторые работодатели также ведут для удобства журнал учета отпусков.
Есть ли необходимость в ведении журнала учета отпусков
Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами. Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков. Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.
Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.
Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.
Ведение журнала об учете отпусков может быть необходимо организации для решения следующих задач:
В некоторых случаях журнал об учете отпусков может стать основанием для принятия важных кадровых решений (например, для решений о применении дисциплинарных взысканий), использоваться в качестве доказательства в суде или в иных целях.
Способ ведения
Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы. Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.
Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.). Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись. Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.
Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.
Типовая форма и образец
Также готовые формы учетных журналов в твердой обложке выпускают некоторые типографии. Их можно приобрести по желанию в любом магазине, реализующем печатную продукцию.
Способ ведения журнала работодателю целесообразно прописать в соответствующем локальном нормативном акте (например, в принятом Положении о кадровом делопроизводстве).
Порядок заполнения
Журнал регистрации отпусков имеет целью фиксацию распоряжений или приказов, которые были изданы работодателем по факту выхода сотрудника в отпуск. Формирование таких приказов является обязательным для работодателя. Они составляются в свободной форме или по утвержденным Росстатом образцам Т-6 или Т-6а.
Стандартный журнал учета отпусков имеет табличную форму, в которую в хронологическом порядке вносятся сведения об оформляемых работодателем приказах на отпуск.
В журнале регистрации отпусков (приказов на отпуск) обычно присутствуют такие графы:
Так как форма журнала является произвольной, то в него могут включаться специальные графы, которые нужны для удобства конкретного работодателя.
Но некоторыми кадровыми специалистами указывается данная информация уже изначально, а затем вносятся правки, пометки и исправления. Такой вариант также допустим.
Помимо указанных сведений, журнал учета имеет титульный лист (обложку), на которой указывается общая информация о нем:
Бумажный журнал нумеруется и прошивается. Электронная версия журнала должна быть распечатана по итогам года и передана на хранение в архив.
Таким образом, журнал учета отпусков не является обязательным документов в организации. Он ведется по желанию работодателя для удобства учета приказов об отпуске сотрудников. Допускается ведение журнала в письменном и электронном форматах. Журнал об учете приказов об отпусках не запрашивается в ходе проверок контролирующими инстанциями, и его отсутствие не может стать основанием для привлечения работодателя к ответственности за нарушение законодательства. Законодательство не содержит установленных требований к форме и порядку ведения такого учетного журнала.
Порядок ведения и заполнения журнала учета и регистрации приказов на отпуск – бланк и образец для скачивания
Обеспечить надлежащий учет кадровой распорядительной документации помогает журнал регистрации.
В нем отражаются данные об оформленных приказах, что позволяет систематизировать и оптимизировать учетный процесс.
Распоряжения с разными сроками хранения нужно регистрировать отдельно.
Приказы об ежегодном отпуске, его переносе, продлении, досрочном прекращении должны храниться 5 лет, регистрировать их нужно в отдельной книге.
Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?
Учет и регистрация приказов ведется обычно в тех организациях, где большая численность персонала.
Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.
Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.
Кроме того, такой учет позволяет быстрой найти нужный документ, помогает в случае судебных и трудовых споров подтвердить факт выполнения обязательств работодателем.
Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.
Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.
Как заполнить правильно?
Форма журнала учета и регистрации не установлена.
Компания может разработать свой удобный бланк, никаких строгих требований не предъявляется, так как данная учетная книга нужна исключительно для внутренних нужд организации, и проверяющими органами никогда не запрашивается.
Оформляется журнал обычно в виде таблицы, в которой проводится регистрация очередного приказа.
Зарегистрировать распоряжение о предоставлении отпуска – это, значит, внести основные сведения о нем в табличную часть журнала.
Обычно в книгу включают графы со следующими наименованиями:
Это примерное содержание граф, которые включают исчерпывающую информацию об оформленном документе. По желанию графы можно изменить – сократить или дополнить.
Журнал лучше вести отдельно для приказов с разным сроком хранения.
Распоряжения, касающиеся ежегодного отпуска (его предоставления, переноса, продления), должны храниться 5 лет.
Приказы о предоставлении неоплачиваемого отдыха, декретного отпуска должны храниться 75 лет, их лучше регистрировать в отдельных книгах.
Если журнал оформляется в бумажном виде, то рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, скрепить печатью, то есть оформить по стандартным правилам ведения учетных книг.
Можно вести регистрацию в электронном виде, это упрощает процесс, при этом позволяет вести учет документации без нарушения правил трудового законодательства.
Хранить журналы следует 3 года.
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.
Так выглядит образец:
Выводы
Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.
Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.
Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.
Рекомендуется регистрировать распорядительную документацию по ежегодным отпускам отдельно.
Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала
Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.
Необходимость ведения и заполнения журнала
Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.
Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.
Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “Как составить график отпусков в организации».
Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.
Форма журнала регистрации приказов на отпуск
Оформлением приказов о предоставлении отпускных периодов занимается сотрудник, у которого в обязанностях прописана данная функция. Обычно это сотрудник кадровой или иной службы, отвечающей за взаимосвязь с персоналом.
Ведением журнала учета также обычно занимается специалист по кадровым делам, в разных организациях должность такого работника может именоваться по-разному. Главное, чтобы в обязанностях данного сотрудника была указана необходимость учета утверждаемых кадровых приказов о предоставлении отпусков и фиксации сведений о них в специальном журнале учета.
Согласно законодательству, организация вправе использовать для учета рекомендуемую типовую форму регистрационных книг и журналов или разработанную самостоятельно. В отношении журнала для регистрации приказов об отпусках типовая форма не утверждена, поэтому состав данного документа остается на усмотрении организации. Читайте также статью: → “Форма Т-7. Составляем график отпусков».
Форма журнала произвольная, может включать те графы, которые нужны конкретному работодателю для полного отражения необходимых сведений о предоставляемых отпусках сотрудникам.
Образец регистрационного журнала
Как правило, любой журнал или книга учета представляется в форме таблицы, в которую по порядку заносятся данные о создаваемых документах. Журнал для учета приказов на отпуск также может содержать табличную часть, в которой будут показываться сведения о приказе, виде предоставляемого отпуска, его длительности, а также самом отпускнике.
| Наименование графы | Пояснения по заполнению графы |
| № строки | Номер записи, традиционно записи нумеруются последовательно, начиная с «1» и далее по порядку |
| Дата приказа | Число, месяц и год, которые указаны на бланке приказа, служащего основанием для отправки сотрудника в отпуск |
| № приказа | Каждому приказу присваивается №, нумерация может быть различной. Законодательство данный вопрос не регламентирует, главное, чтобы не было повторений в течение календарного года. Номер может состоять из буквенных и цифровых обозначений, организация на основании своих предпочтений и нужд разрабатывает удобную и наглядную нумерацию. |
| Сведения о работнике | Достаточно предусмотреть графы для указания ФИО, должности и места работы (подразделения). |
| Вид предоставляемого отпуска | На основании ТК РФ каждый служащий имеет право на основной ежегодный отпуск. Кроме того, отдельные статьи ТК РФ, внутренняя документация фирмы, трудовой договор могут предусматривать предоставление иных дополнительных видов отпуска. В отношении каждого из указанных видов отдыха должен быть составлен приказ, подлежащий дальнейшей регистрации в журнале. |
| Даты отпуска | Начальная и конечная дата отпускного периода. |
| Длительность отпуска | Длительность всегда указывается в календарных днях. Сведения о датах и длительности периода отдыха берутся из приказа. |
| Основание | Список документов, на основании которых составлен распорядительный документ. Это может быть личная заявительная бумага от работника. При представлении отпуска по графику – указываются реквизиты графика отпусков. В отношении учебного отпуска – справка вызов из образовательного учреждения. |
| Примечание | Дополнительно можно предусмотреть графу для указания замечаний и пометок. |
Каждая запись в журнал вносится на основании составленного и утвержденного приказа о предоставленном отпуске. Учет кадровых приказов с разным сроком хранения рекомендуется вести в отдельных журналах. В частности в рассматриваемом журнале можно регистрировать приказы, связанные с ежегодным основным отпуском (его предоставление, перенос, досрочное окончания в связи с отзывом), а также учебным отпуском, срок хранения которых составляет 5 лет.
Приказы, связанные с отпуском по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы должны храниться 75 лет, а потому их лучше зарегистрировать в отдельном журнале, например, по учету приказов по личному составу.
Пример журнала регистрации отпусков
Обозначенный журнал подлежит хранению в течение трех лет с момента последней регистрационной записи, внесенной в журнал. Об этом гласит п.Д ст. 358 Перечня, утвержденного Росархивом от 6 октября 2000 г.
Способ ведения журнала регистрации отпусков
Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.
Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров. Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.
Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.
Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.
В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.
Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.
Обычно бумажная форма ведения журналов характерна в тех случаях, когда требуется постановка личных подписей ответственных или участвующих лиц, печати организации, а также для придания документу юридической значимости. Если такой необходимости нет, и журнал нужен только лишь для обобщения информации, учета и введения правильной нумерации, то его будет удобнее вести в электронном формате.
Бумажный вариант обычно скрепляется, нумеруется и прошивается. Все это делается для того, чтобы не потерялись и не перепутались листы журнала. Если журнал ведется в электронном виде, то для организации хранения его бумажного варианта в течение трех лет в конце года придется произвести распечатку электронного формата. Рекомендуется в локальном акте прописать способ ведения журнала регистрации, например, таким актом может быть Положение о кадровом производстве.
Журнал учета отпусков: образец документа, структура и правила его заполнения
График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7
Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Ответственные лица
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
Нужно ли заполнять журнал регистрации приказов на отпуск — скачать удобный образец в excel
Ведение журналов для регистрации документации позволяет обобщить, сопоставить данные отдельных видов входящих документов.
Учет приказов на предоставлении отпуска штатным работникам организации производится в специальной сводной книге.
Его примерный образец можно скачать ниже, порядок заполнения рассмотрен в статье.
Нужно ли вести?
Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.
Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.
Кадровые документы, в этом случае, подлежат обязательному учету в виде составления подобного документа.
Журнал помогает найти необходимый документ достаточно быстро. При возникновении конфликтов между работодателем и работником, обратившимся в инспекцию по труду, с помощью книги учета представляется возможность доказать или опровергнуть законность действий каждой стороны.
В сводном журнале регистрации приказов на отпуск сотрудников отображается периодичность отдыха, основание для его оформления, а также факт предоставления определенному специалисту.
Следует знать, что все приказы нельзя регистрировать в один журнал. Распоряжения различаются по сроку их хранения в зависимости от типа предоставляемого отпуска и его длительности. Они подлежат регистрации в разных кадровых книгах и хранятся по отдельности.
Журнал регистрации отпусков содержит информацию о приказах со сроком хранения меньше 5 лет.
К такой категории относятся распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск, ученический, отзыв и перенос ежегодного отдыха.
Полный список распорядительных бланков содержится в гл.19 Трудового кодекса РФ.
Когда срок хранения документа о предоставлении отдыха равен 75 годам, то регистрация осуществляется отдельно.
Оформляется журнал, к примеру, по личному составу и записываются виды приказов:
Важно! Приказы о предоставлении отпусков заполняются по унифицированным формам Т-6 или Т-6а (для группы сотрудников).
Метод ведения и учета
При проверке контролирующими органами журнал о регистрации приказов не включается в перечень ревизионных документов. Его заполнение и наличие необходимо самой компании для обобщения информации, ее систематизирования.
Журнал регистрации позволит прослеживать хронологию изданных распоряжений, присвоение непрерывности номеров. К тому же, книга поможет решить вопросы дисциплинарных взысканий во внутренних конфликтах с сотрудниками организации.
Для придания документу юридического статуса все его страницы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации. В этом случае легко доказывается факт, что в журнал не были внесены изменения, корректировка дат не производилась, страницы не убирались, не добавлялись новые листы.
Оформлять его можно также и в электронном виде, законодательством в этом направлении строгих норм не установлено.
Порядок заполнения
Оформлением приказов и их регистрацией занимается сотрудник кадрового отдела, наделенный соответствующими полномочиями и обязанностями.
Предприятия могут применять в работе типовые бланки регистрационных книг, а также самостоятельно разработанные формы.
Для регистрации отпусков унифицированной формы не существует, состав документа определяется решением руководителя фирмы.
В журнале учета и регистрации распоряжений должна присутствовать обязательная информация:
Главная часть документа представляется в виде таблицы, состоящая из нескольких столбцов:
Журнал хранится в течение 3 лет после внесения информации по последнему приказу. Нумерация документов осуществляется в рамках календарного года.
С первого января 2013 года компаниям разрешено вносить поправки в форму первичных документов, тогда образец бланка утверждается приказом директора. Регистрирование приказов на отдых штатных единиц предусмотрено нормой законодательства — ГОСТ Р 51141-98.
В соответствии с графиком трудящиеся уведомляются о предстоящем отпуске, согласуют точную дату его начала и передают данные в отдел кадров. Специалист кадровой службы заносит информацию об отдыхе в личную карточку работника, а также в журнал регистрацаии.
Скачать образец заполнения
Регистрационную книгу учета для распоряжений можно оформить в том виде, какой удобен компании. Ниже представлен возможный образец, который можно скачать, отредактировать под свои нужды.
Скачать образец журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков — excel.
Полезное видео
О порядке хранения и регистрации кадровых приказов предоставляем посмотреть в данном видео:
Журнал для учета оформляемых распоряжений об отпусках не относится к обязательному регистрационному документу, который может быть запрошен контролирующими органами. Тем не менее многие компании занимаются его ведением, тем более при большой численности персонала.
Сводную книгу можно оформить в любом удобном виде, вести ее электронно или на бумаге. Наличие подобного документа позволит наладить порядок в оформляемой кадровой документации компании.
Журнал учета отпусков: образец документа, структура и правила его заполнения
Журнал регистрации приказов на отпуск.
Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.
Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа.
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:
Журнал регистрации приказов на отпуск (рекомендуемый образец заполнения)
Кадровые советы в пользу работодателя И чтец, и жнец, и в кадрах молодец (для тех, на кого кадры «повесили» дополнительно) Новости сайта 05.03.2018 Список возможных подарков для женщин и девочек. Чтобы они улыбнулись!
Организации могут использовать форму журнала, как утвержденную министерствами и ведомствами, так и разработанную специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Все страницы журнала должны быть пронумерованы, а сам документ — сшит и скреплен печатью организации. Это делается во избежание потери листов журнала или их намеренной порчи с целью сокрытия информации.
Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.
Есть ли необходимость в ведении журнала учета отпусков
Обязанность работодателя по ведению журнала учета отпусков не предусмотрена Трудовым кодексом, а также иными нормативно-правовыми актами. Информация об отпусках отражается в приказе на предоставление отпуска и в графике отпусков. Указанные документы обычно составляются по формам Т-6 и Т-7, утвержденным Росстатом.
Между тем ведение журнала учета отпусков не запрещено законодательно. По желанию работодатель может разработать форму такого учетного документа. Порядок ведения журнала можно прописать в локальном акте, который устанавливает кадровое делопроизводство на предприятии.
Обычно журналы учета отпусков ведутся на крупных предприятиях с большой численностью персонала. Это позволяет кадровикам избежать путаницы при предоставлении очередных отпусков.
Способ ведения журнала регистрации отпусков
Журнал для приказов об отпусках по общему правилу не является обязательным, он не запрашивается и не проверяется контролирующими органами. Его ведение необходимо, прежде всего, самой организации для обобщения и систематизации сведений, получения сводных и наглядных данных, собранных в одном месте.
Журнал позволит проследить последовательность издания приказов, не даст нарушить нумерацию, обеспечит непрерывность номеров.
Кроме того, в некоторых случаях журнал пригодится для решения некоторых вопросов внутреннего или иного характера, например, для принятия решения о применении дисциплинарных наказаний, может быть представлен в суд в качестве подтверждения издания конкретного приказа, а также использоваться для иных целей.
Однако для применения в таких целях придется придать документу юридический статус, для этого нужен рукописный способ ведения, с нумерацией, прошивкой и скреплением печатью. Только в этом случае можно будет доказать, что в журнал не было внесено изменений, не были скорректированы даты, записи, не были удалены или добавлены страницы.
Организация вправе сама для себя определить, сколько журналов необходимо для организации грамотного учета распорядительной документации, будут ли делиться отдельные кадровые приказы между различными журналами или достаточно будет одного сводного документа.
В связи с отсутствием обязательности оформления журнала, его можно вести как в бумажном варианте, так и в электронном. Законодательство в отношении данного регистрационного документа строгих требований не предъявляет и порядок ведения не регламентирует.
Организация вправе организовать учет кадровых приказов в том виде, какой для нее удобен.
Нужно ли вести учет распоряжений о предоставлении отдыха?
Отражения данных об оформленных распоряжениях в отдельной сводной книге не дает запутаться в оформленной документации, позволяет в короткие сроки определить, когда и кто уходил в отпуск, какие изменения вносились в порядок его предоставления.
Регистрация позволяет наглядно увидеть нумерацию, правильно присвоить новому документу номер.
Законодательство не содержит обязательства по оформлению журнала регистрации, так как функцию учета предоставляемых отпусков выполняет график Т-7.
Однако компания вправе сама по своему желанию вести учет оформленных распоряжений в журнале, если ей это удобно.
Способ ведения
Журнал учета отпусков обычно ведет ответственный сотрудник кадровой службы. Если он отсутствует, то соответствующие полномочия обычно имеет бухгалтер, специалист канцелярии или же сам руководитель.
Так как приказ учета отпусков не является обязательным документом, то работодатель вправе сам определить способ ведения такого журнала. Допускается ведение журнала в письменном или электронном виде. Способ ведения документа определяется работодателем из соображений удобства.
Бумажная форма ведения журнала обычно используется для придания документу юридической силы (ведь только так можно доказать, что в документ не вносились правки постфактум, из него не удалялись записи и пр.). Также бумажный формат целесообразен, если предполагается ознакомление сотрудников с записями в журнале под личную подпись.
Бумажный вариант журнала необходимо прошить и скрепить официальной печатью организации.
Если журнал необходим работодателю только для внутренних целей и для обобщения данных, то более удобно вести его в электронном формате.
Порядок заполнения
Журнал регистрации отпусков имеет целью фиксацию распоряжений или приказов, которые были изданы работодателем по факту выхода сотрудника в отпуск. Формирование таких приказов является обязательным для работодателя. Они составляются в свободной форме или по утвержденным Росстатом образцам Т-6 или Т-6а.
Стандартный журнал учета отпусков имеет табличную форму, в которую в хронологическом порядке вносятся сведения об оформляемых работодателем приказах на отпуск.
В журнале регистрации отпусков (приказов на отпуск) обычно присутствуют такие графы:
Так как форма журнала является произвольной, то в него могут включаться специальные графы, которые нужны для удобства конкретного работодателя.
Скачать бланк и образец заполнения
Скачать журнал учета и регистрации приказов об ежегодном отпуске – образец.
Так выглядит образец:
Выводы
Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.
Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.
Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.
Журнал регистрации приказов на отпуск (образец)
Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация. Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:
Поделись, пожалуйста, ссылкой
Следует особо отметить порядок исправления ошибок.
Нужно ли вести?
Когда работник направляется в отпуск, руководителем подписывается приказ и присваивается порядковый номер в соответствии журналом. Основанием для распоряжения директора является график и заявление подчиненного.
Важно! Журнал учет и регистрации приказов о предоставлении ежегодных отпусков формируется, если в организации числится большое количество сотрудников.
Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
Титульная страница журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков выглядит следующим образом:
2 и 3 страницы журнала (разворот): Работники, ответственные за ведение журнала
Далее следует форма самого журнала регистрации приказов о предоставлении отпусков. На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала:
На задней внутренней обложке журнала есть памятка по его заполнению и образец заполнения.
Действуют до замены новыми. Положение о защите персональных данных работников При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись.
№ 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно.
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет)
Как заполнить журнал регистрации приказов: требования к бумажной и электронной форме
А вот здесь находится бланк документа.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу.
Учет приказов о предоставлении отпусков и командировании работников ведется в специальном журнале.
Организации могут использовать форму журнала, как утвержденную министерствами и ведомствами, так и разработанную специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов о предоставлении отпусков и командировании работников нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Выводы
Организация не обязана по закону вести регистрацию оформляемых распоряжений об отпусках в журнале регистрации.
Однако ведение такого учета удобно, особенно в больших компаниях. Поэтому на практике подобные учетные книги широко распространены.
Журнал может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде, никаких ограничений на этот счет нет.
Правила ведения журнала регистрации отпусков + пример журнала
Регистрационные журналы улучшают документооборот компании, обобщая и сопоставляя сведения об отдельных группах оформляемых и входящих документов. Для учета утверждаемых приказов о предоставлении отпусков персоналу может применяться отдельный журнал регистрации отпусков, о котором мы и расскажем в данной статье.
Необходимость ведения и заполнения журнала
Журнал является частью кадрового делопроизводства и отражает данные обо всех оформленных приказах на отпуск. Отпуск может быть предоставлен сотруднику на основании ТК РФ, а также в соответствии с внутренними локальными актами компании, коллективным договором, трудовым соглашением и иными документами, определяющими дополнительные отпускные периоды в различных ситуациях.
Для оформления приказа может быть использована типовая форма– Т-6 или Т-6а. Первая форма применяется в отношении одного работника, вторая – группы сотрудников. Читайте также статью: → “Форма Т-6 и Т-6а. Приказ на отпуск». Право работодателя создать собственные формы для оформления предоставляемых отпусков, закрепив подготовленный бланк в своей внутренней документации и учетной политике.
Каждый раз, направляя работника в отпуск, руководитель утверждает приказ, который подлежит обязательной регистрации в журнале. Основанием для создания приказа служит график отпусков, а также личное заявление будущего отпускника. Читайте также статью: → “Как составить график отпусков в организации».
Если отпуск предоставляется в период, отличный от закрепленного в графике, то достаточно только заявления работника.
+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ
