журнал учета печатей и штампов срок хранения
Сколько нужно хранить документы, связанные с организацией документооборота на предприятии
Какие это виды документов и сроки их хранения
Для документов, касающихся документационного обеспечения управления и организации хранения документов, с 18.02.2020 сроки хранения определяет п. 1.5 раздела II упомянутого приказа Росархива. Все они представлены ниже в таблице.
Также поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения можно взять на постоянное хранение.
(2) Акты об утрате и утрате и неисправимых повреждениях, составленные на документы временного (до 10 лет) срока хранения – 5 лет после утверждения описей дел постоянного хранения
(2) Неутвержденные, несогласованные – До минования надобности
Журнал учета печатей и штампов организации
Вид основного раздела журнала:
Утвержденной законом формы Журнала учета печатей и штампов нет, организация вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме и определить какие графы включить в журнал.
Журнал учета печатей и штампов ведется по правилам ведения документов строгой отчетности и хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Листы журнала нумеруются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации. Журнал находится у работника, ответственного за учет и сохранность печатей и штампов, назначенного приказом руководителя организации.
Важно знать! Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом (распоряжением) руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом (распоряжением) руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.
Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Эту информацию также заносят в журнал.
Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации. Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями.
Об уничтожении печатей и штампов составляется Акт об уничтожении печати, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в графе 8, с проставлением номера и даты акта.
В акте должны быть указаны:
Акты хранятся вместе с журналом учета.
Контрольная пломба
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.
Журнал учета печатей и штампов срок хранения
Обзор документа
Приказ Федеральной налоговой службы от 14 мая 2014 г. № ММВ-7-10/272@ “Об утверждении Положения о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах”
В целях установления единого порядка использования печатей, штампов и обеспечения надежного их хранения в центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах приказываю:
2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Положения.
Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести данное Положение до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.
3. Признать утратившими силу:
приказ ФНС России от 09.06.2009 № ММ-7-4/316@ «О внесении изменений в Положение о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах, утвержденное приказом ФНС России от 19.02.2009 № ММ-7-4/81@».
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы Д.В. Наумчева.
| Руководитель Федеральной налоговой службы | М.В. Мишустин |
Положение
о порядке изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате ФНС России и территориальных налоговых органах
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 14 мая 2014 г. № ММВ-7-10/272@)
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате ФНС России и территориальных налоговых органах.
1.2. В центральном аппарате Федеральной налоговой службы и территориальных налоговых органах используются следующие виды печатей и штампов:
— металлические номерные печати личного пользования, а также печати (штампы), относящиеся к секретному делопроизводству.
2. Изготовление, учет, использование и хранение гербовых печатей
2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации налоговые органы имеют гербовые печати со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации.
2.2. В центральном аппарате ФНС России используются четыре гербовые печати.
Территориальным налоговым органам разрешается иметь две гербовые печати, одна из которых (№ 2) используется для структурных подразделений, ответственных за государственную регистрацию и учет налогоплательщиков.
Основанием для изготовления гербовых печатей № 2 (№ 3 и т.д.) в территориальном налоговом органе является наличие записи о количестве используемых печатей в его положении.
2.3. В центральном аппарате ФНС России и территориальных налоговых органах издаются приказы о количестве гербовых печатей, в которых определяются должностные лица, ответственные за использование и хранение гербовой печати.
Ответственность за использование и хранение гербовых печатей в территориальных налоговых органах должна быть закреплена приказами за руководителями или заместителями руководителей территориальных налоговых органов.
Передача гербовых печатей иным работникам налогового органа производится под расписку в специальном журнале согласно приложению № 1 к настоящему Положению.
2.4. Изготовление гербовой печати для центрального аппарата ФНС России, управления ФНС России по субъекту Российской Федерации и межрегиональной инспекции ФНС России производится на основании резолюции руководителя налогового органа к служебной записке структурного подразделения, отвечающего за учет, регистрацию и использование печатей и штампов.
Управления ФНС России по субъектам Российской Федерации обеспечивают централизованное изготовление гербовых печатей для всех подведомственных инспекций на основании их заявки.
2.5. Изготовление гербовой печати производится в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».
Нумерация всех гербовых печатей осуществляется арабскими цифрами, начиная со второй печати.
Текст на гербовой печати излагается только на русском языке.
2.6. Изготовление гербовых печатей производится в пределах смет доходов и расходов на содержание соответствующего налогового органа.
2.7. Учет и выдача гербовых печатей фиксируется в Журнале учета и выдачи печатей и штампов (приложение № 2 к настоящему Положению).
2.8. В центральном аппарате ФНС России и территориальных налоговых органах приказом (распоряжением) утверждаются перечни документов, подлежащих удостоверению гербовой печатью.
Гербовой печатью налогового органа удостоверяются документы, включенные в перечень и подписанные руководителем налогового органа, заместителями руководителя налогового органа, иными работниками налогового органа, которым в установленном порядке делегировано право подписания таких документов.
Ответственность за содержание документов, заверенных гербовой печатью, несут должностные лица, их подписавшие.
2.9. Хранение гербовых печатей осуществляется в металлических сейфах.
2.10. Структурные подразделения, отвечающие за учет, регистрацию и использование печатей и штампов, ежегодно проводят проверку наличия гербовых печатей.
2.11. В случае порчи (утраты) гербовой печати составляется соответствующий акт и изготавливается новая аналогичная печать в порядке, определяемым настоящим разделом.
2.12. При увольнении должностное лицо, ответственное за использование и хранение гербовой печати, сдает гербовую печать в структурное подразделение, отвечающее за учет, регистрацию и использование печатей и штампов.
Сдача гербовых печатей фиксируется в Журнале учета и выдачи печатей и штампов.
3. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов структурных подразделений
3.1. Изготовление печатей и штампов структурных подразделений осуществляется по заявкам структурного подразделения, отвечающего за учет, регистрацию и использование печатей и штампов, на основании предложений структурных подразделений налогового органа.
3.2. Изготовление печатей и штампов структурных подразделений производится в пределах смет доходов и расходов на содержание соответствующего налогового органа.
3.3. Учет и выдача печатей и штампов структурных подразделений фиксируется в Журнале учета и выдачи печатей и штампов.
3.4. Порядок использования печатей и штампов структурных подразделений определяется структурными подразделениями налоговых органов, по предложениям которых они были изготовлены.
3.5. Хранение печатей и штампов структурных подразделений осуществляется в сейфах структурных подразделений налоговых органов, по предложениям которых они были изготовлены.
3.6. При увольнении должностное лицо, ответственное за использование и хранение печати (штампа) структурного подразделения, сдает печать (штамп) в структурное подразделение, отвечающее за учет, регистрацию и использование печатей и штампов.
Сдача печатей и штампов структурных подразделений фиксируется в Журнале учета и выдачи печатей и штампов.
4. Изготовление, учет, использование и хранение металлических печатей личного пользования, а также печатей (штампов), относящихся к секретному делопроизводству
Порядок изготовления, регистрации, учета, организации выдачи, хранения, списания и уничтожения металлических печатей личного пользования, а также печатей (штампов), относящихся к секретному делопроизводству, регламентируется режимно-секретным подразделением налогового органа.
5. Уничтожение печатей и штампов
5.1. Основаниями для уничтожения печати (штампа) являются:
— износ или повреждение;
— ликвидация (переименование) налогового органа или структурного подразделения;
— утрата практического значения.
5.2. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче и последующему уничтожению.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, в состав которой назначаются не менее трех человек.
На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт согласно приложению № 3 к настоящему Положению.
5.3. Уничтожение мастичных печатей и штампов производится сжиганием (измельчением).
Приложение № 1
к Положению, утвержденному
приказом Федеральной
налоговой службы
от 14 мая 2014 г. № ММВ-7-10/272@
Журнал
передачи гербовой печати
| №№ п/п | Полное наименование гербовой печати, № гербовой печати | Оттиск гербовой печати | Ф.И.О., должность работника, ответственного за использование и хранение гербовой печати, дата, подпись | Ф.И.О., должность иного работника, которому передаются функции по использованию и хранению гербовой печати дата, подпись | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Нумерация граф в таблице приводится в соответствии с источником
Приложение № 2
к Положению, утвержденному
приказом Федеральной
налоговой службы
от 14 мая 2014 г. № ММВ-7-10/272@
Журнал
учета и выдачи печатей и штампов
| №№ п/п | Оттиск печати (штампа) | Дата и номер сопроводительного письма в соответствии с которым изготовлена печать (штамп) | Должность, Ф.И.О., дата, подпись получившего печать (штамп) | Отметка о возврате (причина возврата) печати (штампа), Дата сдачи печати (штампа) | Отметка об уничтожении печати (штампа) Дата и № акта об уничтожении |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 5 |
Нумерация граф в таблице приводится в соответствии с источником
Приложение № 3
к Положению, утвержденному
приказом Федеральной
налоговой службы
от 14 мая 2014 г. № ММВ-7-10/272@
Об уничтожении печатей и штампов
«___» __________ ____ г. г. ___________
Комиссия в составе:
действующая на основании Положения о порядке изготовления, использования
и хранения печатей и штампов в центральном аппарате ФНС России и
территориальных налоговых органах, отобрала к уничтожению утратившие
практическое значение печати и штампы:
¦ п/п ¦ печати (штампа) ¦ (шт.) ¦
Всего подлежит уничтожению _______ наименований печатей и штампов в
количестве _______ штук.
Записи акта с учетными данными сверены. Перечисленные печати и
штампы полностью уничтожены путем измельчения (сжигания) «___» ________
Члены комиссии __________________
Отметки в журнале учета и выдачи печатей и штампов произвел:
должность работника структурного подпись Ф.И.О.
подразделения, ответственного за
учет, регистрацию и использование
«___» ____________ ____ г.
Обзор документа
Определен единый порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в центральном аппарате ФНС России и территориальных налоговых органах.
Речь идет о гербовых печатях, о печатях и штампах структурных подразделений, о металлических номерных печатях личного пользования, а также об относящихся к секретному делопроизводству.
Устанавливается перечень документов, на которых используются гербовые печати.
Порядок изготовления, регистрации, учета, организации выдачи, хранения, списания и уничтожения металлических печатей личного пользования, а также относящихся к секретному делопроизводству, регламентируется режимно-секретным подразделением налогового органа.
Печати и штампы уничтожаются в случае их износа или повреждения; при ликвидации органа или подразделения. Поводом может послужить утрата практического значения.
Ранее установленные положения об использовании печатей и штампов в налоговых органах признаны утратившими силу.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения документа*
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации
(1) После замены новыми
Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка
Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле
Переписка об утверждении печатей и штампов
Журналы учета выдачи печатей и штампов
Акты уничтожения печатей и штампов
(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников
Списки, книги адресов и телефонов
(1) После замены новыми
10.2. Эксплуатация зданий, помещений
Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность
Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность
Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации
Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые
Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками
Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним
Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков
Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества
Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:
До ликвидации организации
Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества
Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:
(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации
Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним
Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом
Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом
Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду
Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц
Паспорта зданий (1), сооружений(1)
(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **
(2) После ликвидации здания, сооружения
(1) После списания оборудования
Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия
Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений
Договоры о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений
(1) После истечения срока страхования
Планы размещения организации
(1) После замены новыми
Переписка о предоставлении помещений организации
Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией
Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта
Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний
(1) После перевыбора управляющей компании
Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии
Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений
(1) После истечения срока действия договора
Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении
Договоры коммунального обслуживания организации
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о коммунальном обслуживании организации
Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий
Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений
10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств
(1) После истечения срока действия договора
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта
Договоры по автострахованию
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами
Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах
Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о перевозке грузов
Заявки на перевозку грузов
Нормативы загрузки транспортных средств
(1) После замены новыми
Условия по перевозке грузов:
а) по месту разработки и утверждения
Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий
(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.
Переписка о безопасности движения различных видов транспорта
Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях
Журналы учета дорожно-транспортных происшествий
Технические характеристики транспортных средств
(1) После списания транспортных средств
Паспорта транспортных средств
До списания транспортных средств
Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств
(1) После списания транспортных средств
Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств
Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств
Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей
(1) После проведения проверки (ревизии)
Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию
(1) После проведения проверки (ревизии)
(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.
Книги, журналы учета путевых листов
Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий
Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации
Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи
Переписка о состоянии внутренней связи
Разрешения на установку и использование средств связи
(1) После окончания эксплуатации средств связи
Переписка с операторами сотовой связи об организации связи
Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи
(1) После истечения срока действия договора
Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации
Схемы линий внутренней связи организации
Акты ввода в эксплуатацию линий связи
(1) После снятия линий связи
Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи
(1) После устранения неполадок
Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта
(1) После проведения ремонта
Журналы учета заявлений о повреждении средств связи
Картотеки, книги учета средств связи
Книги учета записи дежурных на телефонных стациях
Книги регистрации междугородных телефонных разговоров
10.4. Обеспечение безопасности организации
Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации
Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям
Приказы начальника гражданской обороны объекта
Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна
Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения
Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции
Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации
Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности