журнал учета передачи персональных данных образец заполнения
Журнал учета персональных данных
Крупные организации часто ведут журнал учета персональных данных. Такой документ действительно позволяет осуществлять обработку персональных данных работника систематизировано и обеспечивает контроль. Обязателен ли такой журнал с точки зрения законодательства РФ? И, что немаловажно, Государственной инспекции труда?
Пример журнала
Обязателен ли журнал учета персональных данных
В рубрике, посвященной персональным данным, мы опубликовали информацию об обязанностях работодателя и иного оператора в указанной сфере. Вы можете найти и образец приказа об утверждении положения о персональных данных, требования к обработке персональных данных и их защите в организации.
И если большинство инспекторов трудовой инспекции склоняются к тому, что положение о персональных данных — обязательный локальный акт организации, то требование вести журнал по сути незаконно. Только работодатель решает, нужен ему журнал учета персональных данных. Возможно, чтобы проще было осуществлять контроль. Даже с учетом назначения ответственного за обработку персональных данных лица. Или такой документ (журнал) ему не нужен. Так как его ведение требует и времени, и минимальных финансовых затрат.
Журналов может быть даже 2. Один — для перемещений персональных данных внутри организации. Например, выдача личных дел, с какой целью и т.п. Согласитесь, при наличии такого журнала можно выявить виновное лицо в случае привлечения организации к ответственности за разглашение персональных данных. Второй — для случаев передачи персональных данных работника третьему лицу.
Оформление и ведение журнала
В журнал учета внутреннего доступа к персональным данным логично включить следующие сведения (графы):
Можно указать и срок пользования, основание доступа к персональным данным. И любые другие сведения, которые пожелает работодатель. Ведь форма журнала законодательно не установлено.
Журнал для внешнего взаимодействия по своей структуре может повторять внутренний. Обязательна фиксация сведений о лице (органе), откуда поступил запрос, дату передачи информации либо отказа в ее предоставлении.
Допустимо оформить и единый журнал учета персональных данных, как внутри организации, так и по запросам, обращениям третьих лиц. Форму журнала желательно утвердить приказом руководителя организации. Либо закрепить ее в качестве приложения к положению о персональных данных.
Ведет журнал учета персональных данных, как правило, ответственное за обработку данных лицо в организации (можно назначить отдельно приказом).
Как организовать защиту персональных данных сотрудников
Работодатель обязан обеспечить защиту персональных сведений о своих работниках. Такое требование содержит Трудовой кодекс РФ (глава 14).
Что считать персональными данными
Персональные данные работника – это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. А именно:
Эта информация необходима работодателю, чтобы заключить трудовой договор, заполнить личную карточку № Т-2, помочь работнику в обучении, продвижении по службе, обеспечить его личную безопасность, контролировать количество и качество выполняемой им работы.
Понятие персональных данных содержит Перечень сведений конфиденциального характера (утвержден Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении сведений конфиденциального характера»). Это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни человека. Однако статья 85 Трудового кодекса ограничивает персональные данные только теми сведениями и обстоятельствами, которые характеризуют гражданина как работника.
Персональные данные относятся к конфиденциальной информации, то есть к которой нет свободного доступа. Поэтому работодатель обязан получать все персональные данные о работнике только у него самого. Если по каким-то причинам сделать это невозможно, то запрашивать такие сведения у посторонних лиц работодатель вправе только с письменного согласия работника. При этом ему нужно сообщить о целях, источниках, способах получения персональных данных, о том, какая именно информация интересует работодателя, а также о последствиях отказа работника дать письменное согласие на получение этих сведений.
Из этого правила есть исключение: работодатель вправе запрашивать информацию, например, из различных медицинских учреждений о противопоказаниях и ограничениях в трудовой деятельности своих работников.
Главная цель такого исключения – предупредить и предотвратить угрозу жизни и здоровью работника.
Передавать конфиденциальную информацию о работнике другим лицам разрешается только с письменного согласия самого работника. Исключение возможно только в двух случаях:
Не допускается передача личных сведений о работнике с коммерческой целью (ст. 88 ТК РФ).
Журналы учета персональных данных
Работодатель обязан соблюдать конфиденциальность при работе с персональными данными работников. Для этого следует вести специальные журналы учета.
Журнал учета внутреннего доступа к персональным данным работников
В журнале учета внутреннего доступа к персональным данным работников указывают: дату выдачи и возврата документов (личных дел) работникам организации; цели выдачи, наименование выдаваемых документов, срок пользования. Если документов было много, и их выдавали по описи, при возврате нужно проверить их наличие по описи. Сотрудник, возвращающий документы, обязан присутствовать при этом. Выдавая документы, предупредите, что делать в них пометки и исправления, вносить новые записи, извлекать документы (например, из личного дела) или помещать новые нельзя.
Журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам
В журнале учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам регистрируют: поступающие запросы (дату получения, номер и дату входящего документа, от какого органа получен запрос); дату передачи персональных данных; содержание переданной информации; дату уведомления об отказе в предоставлении информации (в случае такового).
Кроме того, кадровик должен регулярно проверять наличие документов и других носителей информации, содержащих персональные данные работников. Для этого также следует вести специальный журнал.
Какие сведения указывают в Положении о защите персональных данных
Порядок хранения и использования персональных данных работников фирмы определяет Положение о защите персональных данных. Это обязательный внутренний (локальный) документ фирмы, его разрабатывает кадровая служба.
Закон не установил строгой формы этого документа, но он должен соответствовать требованиям, которые предъявляет к защите персональных данных работника ТК РФ.
В Положении должны быть указаны:
Кто утверждает Положение о защите персональных данных
Положение о защите персональных данных работника утверждает руководитель фирмы или уполномоченное им лицо. А вводится в действие этот документ приказом руководителя. Положение о защите персональных данных выглядит так:
Каждый работник, который в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к персональным данным других работников, должен подписать обязательство об их неразглашении.
Перечень лиц, которые имеют доступ к персональным данным работника, обычно оформляют в виде приложения к Положению.
В первую очередь это сотрудники кадровой службы, поскольку они собирают и формируют данные о работнике, руководители структурных подразделений (например, главный бухгалтер, начальники отделов). Однако последние вправе запрашивать только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных трудовых функций (например, чтобы рассчитать льготы по налогам, бухгалтерия получит не все сведения о работнике, а только данные о количестве его иждивенцев). Оформляют приложение так:
Работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных, а работник – расписаться в этом. Факт ознакомления обычно оформляют распиской, которая остается у работодателя. Вот ее образец:
Уведомление об обработке персональных данных
Согласно ст. 22 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», с 1 июля 2011 года все юридические и физические лица, деятельность которых связана со сбором и обработкой персональных данных (ПД) в электронном виде (оператор ПД), должны уведомить об этом Роскомнадзор. Это госорганы, имеющие дело с персональными данными, практически все работодатели, имеющие кадровую службу, перевозчики, страховщики, банки. Приказом от 19 августа 2011 года № 706 Роскомнадзор утвердил рекомендации по заполнению формы уведомления, а форму утвердило Минкомсвязи России приказом от 21 декабря 2011 года № 346.
Уведомление формируют в виде таблицы на бланке оператора. В отдельном поле указывают полное и сокращенное наименование, организационно-правовую форму, ИНН и адрес оператора. В отдельном – «цели обработки данных», соответствующие уставным задачам и осуществляемой деятельности.
В поле «категории ПД» указывается, какие данные (персональные, биометрические, специальные) подвергаются обработке. В поле «категории субъектов, ПД которых обрабатываются» следует указать эту категорию, например, «работники, состоящие в трудовых отношениях с оператором».
В поле «правовое основание обработки ПД» указываются статьи нормативно-правового акта, касающиеся обработки ПД: например, «ст. 85–90 Трудового кодекса РФ», «ст. 85.1 Воздушного кодекса РФ», «ст. 12 Федерального закона “Об актах гражданского состояния”» и др. В отдельном поле указываются действия оператора и способы обработки ПД (неавтоматизированная, исключительно автоматизированная с передачей полученной информации по сети или без, смешанная).
В поле «дата начала обработки ПД» указываются число, месяц, год фактического начала любого действия.
Новые правила обработки персональных данных сотрудников с 2021 г. в 1С: Бухгалтерии
Бухгалтеры и специалисты по кадровому учету уже давно привыкли, что при приеме на работу нового сотрудника у него нужно брать Согласие на обработку персональных данных. А если сотрудник отказывается подписывать его? Какие штрафы ждут организацию за отсутствие этого документа? Да и как показывает судебная практика по таким вопросам, не все так просто, как кажется на первый взгляд. В этой статье мы подробно разберем все нюансы и расскажем о нововведениях в работе с личными данными в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
В рамках трудовых отношений компании — работодателю необходимо обладать личными данными физ. лица для корректного оформления кадровых документов и выполнения работником своих трудовых функций.
Персональные данные (по тексту далее ПДн) — это информация, которую можно отнести к конкретному физ. лицу (Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Как правило, такими данными является Ф.И.О., сведения о предыдущих местах работы, паспортные данные, и прочие.
Стоит заметить, что работодатель вправе запрашивать только те сведения, которые нужны для выполнения должностных обязанностей. Это значит, что информацию, касающуюся национальной принадлежности, политических взглядов, вероисповедания и другие подобные сведения работодатель запрашивать не имеет права.
Форма согласия
Форма документа не регламентирована, а значит может составляться по шаблону, разработанному фирмой самостоятельно. Но следует помнить, что статья 9 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ содержит перечень обязательных требований.
Новые правила с 2021 года
1 марта произошли изменения в ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, которые внес ФЗ от 30.12.2020 № 519-ФЗ.
Рассмотрим основные нововведения.
1. Появился документ «Согласие на распространение ПДн сотрудника».
Теперь, получив от сотрудника согласие на обработку ПДн, компания не может их распространять. Для этих целей необходимо получить от физ. лица отдельный документ, который позволяет оператору распространять данные, например, размещать их на сайте компании, на доске почета, передавать банку и другое. В этом документе важно предоставить сотруднику возможность указать какую именно информацию он разрешает распространять работодателю.
2. Молчание субъекта ПДн не может быть расценено, как согласие на распространение ПДн. Это актуально и для бездействия сотрудника (п. 8 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
3. Любые ПДн о физ. лице можно публиковать только при наличии его письменного согласия, даже если лицо самостоятельно их разместило в общедоступном месте (интернет или социальные сети). Раньше такие личные данные можно было распространять без получения согласия от их владельца (п. 2 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Отказ от согласия
В случае, если сотрудник не дал согласия на распространение ПДн, но при этом дал согласие на обработку, то работодатель не в праве передавать информацию третьим лицам (п. 4 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Правило не распространяется на передачу ПДн гос. органам (ИФНС, ФСС, ПФР, полиции и другим).
Стоит отметить, что сотрудник и вовсе может отказаться от дачи согласия на обработку ПДн. Но это не значит, что работодатель не вправе обрабатывать такие данные. Это возможно в случаях, указанных в ч. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ. Одним из которых является выполнение возложенных законом обязанностей на компанию.
Как работодателю получить согласие?
Получить согласие на распространение ПДн можно двумя способами:
1. Непосредственно у физ. лица, то есть с личной подписью на бумаге;
2. Через информационную систему Роскомнадзора. Любое физ. лицо может подключиться к системе для того, чтобы указать какие ПДн и кому он разрешает распространять.
Оператор, в свою очередь, также имеет возможность подключиться к данной системе и не получать от конкретного физического лица письменное согласие, а использовать информацию, содержащуюся в системе Роскомнадзора. Это возможность станет доступной с 1 июля 2021 года.
Форма документа
Требования к содержанию согласия на распространение персональных данных утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18. Стоит заметить, что не нужно уведомлять Роскомнадзор о своем намерении распространять персональные данные, имея на это разрешение субъекта.
Можно ли получить одно согласие от работника, прописав в нем все возможные цели обработки/распространения?
Зачастую документ «Согласие» содержит в себе не одну цель обработки и не одно третье лицо, которому распространяется информация, а сразу несколько, что по мнению Роскомнадзора противоречит действующему законодательству.
Согласно позиции ведомства, на каждую цель и на каждое третье лицо, которому разглашается информация о физическом лице, должно быть свое согласие. Это следует из ч. 4 ст. 9, ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
В этих статьях «цель обработки» и третье лицо указаны в единственном числе, следовательно, совмещать несколько целей и несколько третьих лиц в одном документе неправомерно.
Данное правило применимо ко всем случаям, когда необходимо получить письменное согласие работника.
Судебная практика на данный момент не на стороне работодателя (Постановление от 15 января 2018 г. по делу № А40-81171/2017). В связи с этим компаниям придется оформлять большое количество согласий от работников, чтоб соблюсти нормы законодательства.
Отзыв согласия
Работник организации в любой момент имеет право отозвать свое согласие на обработку и распространение персональных данных.
Для этого ему достаточно будет подтвердить свое решение письменным требованием в произвольной форме.
В документе следует указать:
Работодатель должен прекратить пользоваться информацией в течение трех рабочих дней. Иначе сотрудник имеет право обратиться в суд (п. 14 ст. 10.1 Закона № 152-ФЗ).
Не стоит забывать, что есть ПДн, на обработку которых согласие сотрудника не требуется, например, те, что нужны для исполнение трудового договора. Все остальные данные компании-работодателю стоит уничтожить.
Штрафы
Компаниям и ИП однозначно стоит уделить внимание новшествам, описанным выше, так как штрафные санкции увеличились вдвое.
Начиная с 27 марта 2021 г. за работу с ПДн сотрудников без их письменного согласия ИП ждет штраф от 20 000 до 40 000 руб., организации, при аналогичном нарушении должны будут уплатить от 30 000 до 150 000 руб.
Если же ИП нарушит законодательство повторно, то штраф будет составлять от 100 000 до 300 000 руб., а для компаний — от 300 000 до 500 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП). Наказание за такое правонарушение может последовать в течение года (ст. 4.5 КоАП РФ).
Подведем итог: правила обработки личных данных касаются абсолютно всех физических и юридических лиц.
В этой связи, работодателям целесообразно брать с сотрудников:
1. согласия на обработку персональных данных;
2. согласия на распространение персональных данных.
Документы составляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Игнорирование правил обработки и распространения данных может привести к серьезным финансовым потерям.
Учет персональных данных в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0
В программах 1С новый документ «Согласие на распространение персональных данных» на данный момент не реализован. Но и о наличии согласия на обработку персональных данных знают далеко не все бухгалтеры.
Первое, что необходимо знать — это то, что все данные хранятся в карточках физ. лиц. При приеме на работу личные данные субъекта в справочнике «Физические лица» заполняются автоматически на основании справочника «Сотрудники».
Не заметить кнопку, выводящую на печать нужный нам документ сложно, ведь она располагается прямо на панели инструментов
Рассмотрим подробнее алгоритм заполнения Согласия на обработку ПНд.
Основные сведения о физ. лице и о компании заполняются автоматически.
Следует проверить отраженные программой информации и заполнить следующие строки:
1. Ответственный за обработку — выбираем работника организации, на которого возложена ответственность за обработку данных;
2. ФИО ответственного лица для печати.
Самая частая ошибка в этом документе — это дата получения согласия.
Зачастую документ печатают позже необходимой даты и уделяют внимание лишь полю «дата», меняя значение на корректное, но забывают сменить дату в поле «согласие получено».
В итоге показатели в этих полях существенно различаются и могут не соответствовать действительности.
Поле «Срок действия» заполняется только в том случае, если согласие предоставлено на определенные период времени, иначе конечную дату устанавливать не нужно, согласие будет бессрочным.
Распечатать документ можно в формате Word или в табличном формате 1С.
При получении от сотрудника письменного заявления на отзыв согласия на обработку ПДн, есть возможность сформировать одноименный документ из «Согласие на обработку ПДн».
Нужная для этого кнопка располагается на панели инструментов.
В отзыве снова заполняем ответственное лицо и его ФИО.
Особое внимание стоит уделить полям «Дата» и «Согласие отзывается». Они должны соответствовать дате заявления работника. Документ оповещает нас о том, что ранее у субъекта было получено Согласие.
В нашем примере оно было бессрочным. Данный документ не имеет печатной формы, но в 1С сведения регистрируются.
Все полученные и отозванные физическими лицами согласия можно найти в отчетах по кадрам.
Здесь интересны сразу два отчета, выделенные на скриншоте ниже. Они позволяют отследить действующие согласия и согласия, по которым истекает срок действия.
Также возможно увидеть отзывы согласий сотрудников.
Сформируем отчет по действующим согласиям.
У Васильева К.М. дата получения согласия и дата документа основания совпадают, чего нельзя сказать о Березовском А.
Двойным щелчком мыши по документу основанию можно открыть Согласие на обработку ПДн.
Дата получения согласия существенно отличается от даты создания документа. Если различие дат является ошибкой, то это необходимо исправить.
Обратим внимание, что в документе установлена дата, до которой будет действовать согласие, т.е. данное согласие не бессрочно.
Теперь сформируем отчет «Согласие на обработку ПДн, срок действия которых истекает».
По этому отчету легко проследить сроки действия согласий. Если данное поле пустое, значит согласие действует бессрочно. Также с помощью этого отчета можно увидеть отзывы согласий.
В соответствии с ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ работодатели обязаны сохранять конфиденциальность персональных данных, полученных от физических лиц.
В 1С можно отследить информацию по работе пользователей с данными.
Для этого необходимо произвести следующие настрой программы. Переходим в «Администрирование» — «Настройки пользователей и прав».
Раскрываем группу «Защита персональных данных».
Сначала зайдем в «Настройки регистрации событий доступа к персональным данным».
По умолчанию здесь не проставлены галочки, но для того, чтобы программа регистрировала события доступа к ПДн, необходимо проставить галочки вручную.
Список данных предопределен. Пользователю надо выбрать ту информацию, по которой предполагается отслеживание изменений.
После того, как в программе будут установлены необходимые галочки, станет доступен журнал «Защита персональных данных».
Данный журнал позволяет отследить действия сотрудников в программе.
Важно, чтоб каждый из них заходил под своим именем и паролем. Регистрация в программе происходит в режиме реального времени. В журнале удалить данные нельзя. Все необходимые кнопки по отбору вынесены на панель инструментов.
Таким образом программа 1С позволяет регистрировать события доступа к персональным данным физических лиц.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Согласие на обработку персональных данных: новые требования с 1 сентября 2021 года
Осенью вступает в силу Приказ Роскомнадзора, устанавливающий требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, которые субъект данных разрешает распространять. Срок действия приказа — до 1 сентября 2027 года.
Последние значительные изменения в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ начали действовать с 1 марта 2021 года. Они были внесены Федеральным законом от 30.12.2020 № 519-ФЗ и затронули вопрос предоставления доступа к данным субъекта через согласие на обработку таких данных. Поправки были инициированы с целью решить проблему бесконтрольного использования персональных данных граждан третьими лицами.
В законе подчеркивается, что согласие на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, оформляется отдельно. А молчание или бездействие владельца данных ни при каких обстоятельствах не может восприниматься как согласие на их обработку.
В согласии на обработку данных, разрешенных для распространения, можно установить запреты:
Распространение персональных данных должно быть приостановлено в любое время по требованию субъекта, даже если ранее он дал на это согласие.
В п. 9 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ уточняется, что требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения, устанавливаются Роскомнадзором. Эти требования ведомство прописало в Приказе от 24.02.2021 № 18, который вступает в силу с 1 сентября 2021 года.
Требования к сведениям, которые должны быть в согласии
В Приказе приводится перечень обязательных сведений субъекта персональных данных, которые должны содержаться в согласии на обработку:
По желанию субъекта персональных данных заполняется следующая информация:
Шаблон согласия на обработку ПД, разрешенных для распространения
Роскомнадзор решил помочь бизнесу и разработал специальный конструктор для формирования шаблона согласия. Рекомендуемый документ соответствует всем необходимым требованиям и учитывает особенности деятельности конкретного оператора.
Конструктор создавался с учетом правоприменительной практики и обращений операторов по оформлению согласия на обработку персональных данных, разрешенных для распространения.
Сервис Роскомнадзора предлагает заполнить поля, после этого шаблон рассматривается экспертами ведомства. При необходимости оператору даются рекомендации по доработке документа. Результаты проверки отправляются на электронный адрес, указанный в форме.
В дальнейшем оператор может использовать проверенную форму согласия в своей работе.
В шаблон согласия на обработку персональных данных от Роскомнадзора учитываются все сведения, указанные как обязательные в Приказе от 24.02.2021 № 18:
Напомним, что с 27 марта заметно выросли штрафы за нарушения в работе с персональными данными (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ).
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.