журнал учета периодических изданий в библиотеке образец
Учет периодических изданий
Под периодическим печатным изданием понимается газета, журнал, альманах, бюллетень, иное издание, имеющее постоянное наименование (название), текущий номер и выходящее в свет не реже одного раза в год. Периодические издания также могут выпускаться в иных формах, например, в электронном виде, размещаться на съемных носителях и т. д. Периодические издания могут приобретаться для комплектации библиотечного фонда, а также с иной целью. О порядке учета периодических изданий расскажем в данной статье.
Заключаем договор по подписке периодических изданий
Согласно п. 3 данных правил договор подписки на периодическое печатное издание заключается подписчиком (заинтересованным учреждением) с распространителем. В договоре подписки сторонами оговариваются наименование подписываемого издания, подписной период, цена подписки, периодичность выхода подписки, а также иные условия. В договор подписки может быть включено условие доставки периодического печатного издания подписчику.
Заключение договора подписки государственными (муниципальными) учреждениями осуществляется в соответствии с законодательством РФ о закупках, а именно:
а) казенные учреждения при выборе поставщика периодических изданий (распространителя) и заключения договора с ним обязаны руководствоваться Федеральным законом № 44-ФЗ ;
б) автономные учреждения – Федеральным законом № 223-ФЗ ;
в) бюджетные учреждения – в следующем порядке:
– если подписка осуществляется за счет средств субсидий, то следует учитывать положения Федерального закона № 44-ФЗ;
– если подписка осуществляется за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, или за счет грантов, то бюджетное учреждение вправе руководствоваться Федеральным законом № 223-ФЗ, при условии размещения им до 01.04.2014 на официальном сайте www.zakupki.gov.ru Положения о закупках.
Отметим, что согласно пп. 5 п. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ при осуществлении закупки товаров (работ, услуг) на сумму меньше 400 000 руб. библиотеки, другие учреждения культуры, а также образовательные учреждения вправе не использовать конкурентные способы определения поставщика, то есть осуществить закупку у единственного поставщика. При этом должно соблюдаться следующее условие: совокупный годовой объем таких закупок не должен превышать 50% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составлять не более 20 млн руб. в год.
Также согласно пп. 4 п. 1 ст. 93 Федерального закона № 44-ФЗ учреждение вправе заключить с единственным поставщиком договор подписки на сумму, не превышающую 100 тыс. руб., если совокупный годовой объем таких закупок не превышает 5% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составляет не более 50 млн руб. в год. Стоит отметить, что указанные ограничения в части установления предельных значений для определения размера средств не распространяются на закупки товаров, работ, услуг, осуществляемые заказчиками для нужд сельских поселений.
Учет периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда
Напомним, что внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (п. 1.2 Порядка № 1077).
Единицами учета таких периодических изданий, как газеты, являются годовой комплект и название. При этом как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия (п. 2.1 Порядка № 1077).
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно (п. 3.1.4 Порядка № 1077).
Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством. Как отдельные названия учитываются (п. 3.1.3 Порядка № 1077):
Поступление периодических изданий в основном осуществляется путем подписки. Принимаются издания по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится (п. 4.2 Порядка № 1077).
Как и другие объекты библиотечного фонда, периодические издания, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному и индивидуальному учету. Суммарный учет заключается в регистрации поступивших изданий в регистрах суммарного учета или электронных регистрах (п. 4.3 Порядка № 1077).
Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных. Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке (п. 4.4.2 Порядка № 1077).
Выбытие периодических изданий из библиотечного фонда происходит в связи с их физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Списание документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), в котором отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указывается причина исключения и направление выбытия исключаемых документов. К акту прилагается список исключаемых периодических изданий (п. 5.2, 5.3 Порядка № 1077).
Списанные печатные периодические издания могут быть направлены в пункты вторичного сырья либо уничтожены непосредственно библиотекой (п. 5.7.1 Порядка № 1077).
Итоги движения (поступления и выбытия) периодических изданий подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов (п. 6.1 Порядка № 1077).
Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления периодических изданий, а также акты о списании исключенных периодических изданий, передаются в бухгалтерию для включения объектов в учет библиотечного фонда или исключения из него (п. 4.9, 5.2 Порядка № 1077).
Бухгалтерский учет. В соответствии с п. 377 Инструкции № 157н для учета периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых для комплектации библиотечного фонда, используется забалансовый счет 23 «Периодические издания для пользования». Учет на данном счете ведется в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) – один рубль.
Выбытие периодических изданий с забалансового счета 23 отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 378 Инструкции № 157н).
Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н (далее – Указания № 65н), расходы по подписке на периодические и справочные издания, в том числе для читальных залов библиотек, с учетом доставки подписных изданий, если она предусмотрена в договоре подписки, следует относить на подстатью 226 «Прочие услуги» КОСГУ.
Библиотека (бюджетное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда заключила договор на подписку ежемесячного журнала на 2-е полугодие 2014 года. Полная стоимость подписки (6 номеров) составляет 300 руб. (50 руб. за номер). Расходы на подписку оплачиваются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
В бухгалтерском учете библиотеки данные операции отразятся следующим образом:
Поскольку полный годовой комплект газеты учреждение-подписчик получает только в конце года, принять его к учету, а также отнести в расходы полную стоимость подписки оно сможет только в конце года.
Вместе с тем, по мнению автора, учреждение вправе самостоятельно установить и закрепить в учетной политике иной порядок принятия к учету таких периодических изданий, как газеты. Например, принять за единицу учета газет не годовой комплект, а номер газеты или установить периодичность отражения расходов на подписку газет в сумме поступивших номеров газеты за месяц или за квартал.
Учет периодических изданий, приобретаемых в иных целях
В бухгалтерском учете расходы на подписку таких периодических изданий отражаются по кредиту счета 0 302 26 000 (730) «Расчеты по прочим работам, услугам» и дебету счетов:
– 0 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги»;
– 0 106 60 (70, 80) 226 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» в части прочих работ, услуг.
Для учета самих периодических изданий, приобретаемых не для пополнения библиотечного фонда, бухгалтерского счета не предусмотрено. Вместе с тем, государственным (муниципальным) учреждениям предоставлено право вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации в целях обеспечения управленческого учета. Таким образом, в целях обеспечения сохранности периодических изданий, не включаемых в библиотечный фонд, учреждения праве самостоятельно ввести забалансовый счет для их учета.
Учреждение культуры (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, оформило годовую подписку ежемесячного журнала по делопроизводству, необходимого для ведения хозяйственной деятельности учреждения. Стоимость одного номера журнала – 70 руб. Согласно условиям договора подписки учреждение осуществляет предоплату в сумме полной стоимости годовой подписки (840 руб.). В связи с непредвиденными обстоятельствами учреждение было вынуждено отказаться от трех последних номеров журналов. Стоимость недополученных журналов, за которые ранее была внесена предоплата, возращена учреждению на лицевой счет. Согласно учетной политике учреждения периодические издания, приобретенные не для пополнения библиотечного фонда, учитываются на дополнительном забалансовом счете 27.
В бухгалтерском учете учреждения данные операции отразятся следующим образом:
Подписка на периодические издания производится учреждениями культуры и искусства, как в целях пополнения библиотечного фонда, так и в иных целях. Оплату расходов на подписку периодических изданий следует производить по статье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Периодические издания, приобретаемые для пополнения библиотечного фонда, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования».
Для учета иных периодических изданий действующим законодательством не предусмотрено специального бухгалтерского счета. При этом учреждения вправе ввести дополнительный забалансовый счет для учета таких периодических изданий.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Учет и списание периодических изданий
Учет и списание периодических изданий.
В ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика » закреплены общие правила учета документов, независимо от статуса библиотеки. Настоящий документ устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации.
Основными единицами учета объема фонда журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия журнала. Кроме того, объем фонда журналов учитывается в годовых комплектах. Если том журнала состоит из отдельных номеров (выпусков), не сброшюрованных вместе, то единицей учета является каждый отдельный номер (выпуск). Сдвоенные номера (выпуски), объединенные издательством, учитываются как один экземпляр, но при регистрации указывается каждый номер журнала. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные газеты, журналы, брошюры.
Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет.
Примечание – Дополнительно допускается учет объема фонда в номерах (для непереплетенных газет) и подшивках (переплетенных единицах).
Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты. Не учитываются периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации, а также все материалы выездных редакций газет, спецвыпуски, рекламные материалы и другие аналогичные газетные издания.
Периодические и продолжающиеся издания на электронных носителях (CD-ROM, оптических дисках, дискетах) сегодня ни для кого не новость. Они являются одними из основных видов электронных изданий. Единицами учета электронных изданий являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и мультимедиа). К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, электронные сетевые документы локального доступа, электронные сетевые документы удаленного доступа. АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание. Все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат учету.
Библиотечный учет периодических изданий ведется в индивидуальной и суммарной формах.
Индивидуальный учет комплектов газет производится в конце года с присвоением годовому комплекту порядкового инвентарного номера. Газетному виду присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Г» с последующим кодовым номером названия газеты. Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.
Следующий учет – Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т. п.). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема. Формой суммарного учета является (книга, журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. (Показ на слайде « инвентарная книга» «Акты для передачи в отделы»). Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируется в трех частях « Книги суммарного учета библиотечного фонда» Часть 1 – поступление в фонд; ч.2 – выбытие из фонда; ч.3 – Итоги движения фонда.
Сведения о выбывших из библиотеки документов отражаются во 2-й части КСУ библиотечного фонда, с указанием причин исключения. Набор показателей отражающих, распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ библиотечного фонда.
В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.
Важно, чтобы все документы, а также обязательные экземпляры периодических изданий, предназначенные для принятия их в библиотечный фонд учитывались в соответствующих учетных документах в инвентарных книгах, книгах суммарного учета, учетных каталогах, регистрационных картотеках». Периодические издания, получаемые по системе обязательного экземпляра, подлежат постоянному хранению в составе библиотечного фонда библиотеки.
Какие же проблемы появились в организации и методике ведения библиотечного учета периодических изданий в связи с принятием новых документов по бюджетному учету. Прежде всего, нужно осознать, что библиотечный и бухгалтерский учет взаимосвязаны и подчиняются общегосударственной учетной политике, осуществляемой в стране. Учет стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку по подписке, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета. Инструкция по бюджетному учёту № 000н, утверждённая в 2008 г., перевела бухгалтерский учёт стоимости периодических изданий на забалансовый счёт. П.23. «Периодические издания» предназначены для учёта периодических изданий (газет, журналов и т. п.), приобретаемых учреждением для пользования в рамках его деятельности. Периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учёта. Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей», который ведет бухгалтерия.
Исключение периодических и продолжающихся изданий из фонда библиотеки.
Фонд библиотеки необходимо периодически просматривать с целью отбора изданий, нуждающихся в переплете, ремонте и списании.
Исключение из фонда устаревших, ветхих, непрофильных, дублетных изданий должно осуществляться ежегодно. К работе по отбору изданий для исключения необходимо привлекать специалистов. На отобранные для исключения издания составляется акт.
Cроки хранения каждого названия периодического издания должны определяться фондовой комиссией. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5-10 лет хранения. В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены. Необходимо помнить, что при определении сроков хранения издания текущий год не учитывается. Библиотеки должны ежегодно планировать работу по выявлению малоиспользуемой литературы, то есть газет и журналов 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение 4-5 лет. Такая литература подлежит исключению как устаревшая.
Библиотекам при участии фондовой комиссии необходимо предусмотреть и принять решения об исключении из фондов периодических изданий на электронных носителях вследствие их порчи.
Инструкция № 000 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.
федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;
особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;
архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.
издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.
Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:
разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;
комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;
различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.
Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.
В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.
При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.
В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:
физическое состояние каждого документа;
его научная и практическая ценность;
частота и продолжительность использования.
При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.
Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.
Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.
Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).
Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 8 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:
наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;
редчайшие фонды – один раз в 3 года;
ценные фонды – один раз в 5 лет;
фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;
фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;
фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;
фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.
Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.
При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.
Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.
, зав. отделом периодических изданий НБ РБ
Учет периодических изданий
«Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение», 2014, N 5
Под периодическим печатным изданием понимается газета, журнал, альманах, бюллетень, иное издание, имеющее постоянное наименование (название), текущий номер и выходящее в свет не реже одного раза в год. Периодические издания также могут выпускаться в иных формах, например в электронном виде, размещаться на съемных носителях и т.д. Периодические издания могут приобретаться для комплектации библиотечного фонда, а также с иной целью. О порядке учета периодических изданий расскажем в данной статье.
Заключаем договор по подписке периодических изданий
Согласно п. 3 данных Правил договор подписки на периодическое печатное издание заключается подписчиком (заинтересованным учреждением) с распространителем. В договоре подписки сторонами оговариваются наименование подписываемого издания, подписной период, цена подписки, периодичность выхода подписки, а также иные условия. В договор подписки может быть включено условие доставки периодического печатного издания подписчику.
Заключение договора подписки государственными (муниципальными) учреждениями осуществляется в соответствии с законодательством РФ о закупках, а именно:
а) казенные учреждения при выборе поставщика периодических изданий (распространителя) и заключении договора с ним обязаны руководствоваться Федеральным законом N 44-ФЗ ;
Отметим, что согласно пп. 5 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ при осуществлении закупки товаров (работ, услуг) на сумму меньше 400 000 руб. библиотеки, другие учреждения культуры, а также образовательные учреждения вправе не использовать конкурентные способы определения поставщика, то есть осуществить закупку у единственного поставщика. При этом должно соблюдаться следующее условие: совокупный годовой объем таких закупок не должен превышать 50% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составлять не более 20 млн руб. в год.
Также согласно пп. 4 п. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ учреждение вправе заключить с единственным поставщиком договор подписки на сумму, не превышающую 100 тыс. руб., если совокупный годовой объем таких закупок не превышает 5% размера средств, предусмотренных на осуществление всех закупок заказчика в соответствии с планом-графиком, и составляет не более 50 млн руб. в год. Стоит отметить, что указанные ограничения в части установления предельных значений для определения размера средств не распространяются на закупки товаров, работ, услуг, осуществляемые заказчиками для нужд сельских поселений.
Учет периодических изданий, приобретаемых для комплектации библиотечного фонда
Напомним, что внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (п. 1.2 Порядка N 1077).
Единицами учета таких периодических изданий, как газеты, являются годовой комплект и название. При этом как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия (п. 2.1 Порядка N 1077).
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно (п. 3.1.4 Порядка N 1077).
Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях. Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством. Как отдельные названия учитываются (п. 3.1.3 Порядка N 1077):
Периодические издания, поступающие в электронном виде, как правило, также учитываются в экземплярах и названиях (п. 3.4 Порядка N 1077).
Поступление периодических изданий в основном осуществляется путем подписки. Принимаются издания по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
Обратите внимание! Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится (п. 4.2 Порядка N 1077).
Как и другие объекты библиотечного фонда, периодические издания, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному и индивидуальному учету. Суммарный учет заключается в регистрации поступивших изданий в регистрах суммарного учета или электронных регистрах (п. 4.3 Порядка N 1077).
Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных. Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке (п. 4.4.2 Порядка N 1077).
Выбытие периодических изданий из библиотечного фонда происходит в связи с их физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Списание документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144), в котором отражаются сведения о количестве и общей стоимости исключаемых документов, указываются причина исключения и направление выбытия исключаемых документов. К акту прилагается список исключаемых периодических изданий (п. п. 5.2, 5.3 Порядка N 1077).
Списанные печатные периодические издания могут быть направлены в пункты вторичного сырья либо уничтожены непосредственно библиотекой (п. 5.7.1 Порядка N 1077).
Итоги движения (поступления и выбытия) периодических изданий подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов (п. 6.1 Порядка N 1077).
Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления периодических изданий, а также акты о списании исключенных периодических изданий передаются в бухгалтерию для включения объектов в учет библиотечного фонда или исключения из него (п. п. 4.9, 5.2 Порядка N 1077).
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.
Выбытие периодических изданий с забалансового счета 23 отражается на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, оформленного первичным учетным документом (актом приема-передачи, актом на списание, иным актом). Аналитический учет по счету ведется по объектам учета в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (п. 378 Инструкции N 157н).
Пример 1. Библиотека (бюджетное учреждение) в целях пополнения библиотечного фонда заключила договор на подписку ежемесячного журнала на II полугодие 2014 г. Полная стоимость подписки (6 номеров) составляет 300 руб. (50 руб. за номер). Расходы на подписку оплачиваются за счет субсидии, предоставленной на выполнение государственного задания.
В бухгалтерском учете библиотеки данные операции отразятся следующим образом: