журнал учета поездок сотрудников образец
Журнал учета поездок
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Основные сведения о поездках заносят в специальный журнал, который хранится у работника структурного подразделения.
Журнал учета поездок имеет графы:
Дата
Время выезда в офис\ О.,Б.,Т.Р.
Остатки топлива в баке
Показание спидометра
Заправка
Время выезда
На маршруту, на реагирование
Показание спидометра
Контакное лицо
Время прибытия
Спидометр
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета измерения температуры сотрудников
от 35 руб.
Журнал по уборке и обработке помещений и поверхностей в целях предупреждения распространения коронавирусной инфекции (COVID-19)
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Правила ведения журнала регистрации командировок
Журнал регистрации командировок – это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д. Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.
Назначение журнала регистрации служебных командировок
Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК, называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды. Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:
В журнале местных командировок указывается:
Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н. Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена. Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.
Правила ведения журнала учета командировок
Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.
Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.
Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.
Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии. В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:
Дополнительно могут указываться:
В части сведений о прибытии указывается следующая информация:
ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.
Образец журнала учета
Ответственность работодателя за отсутствие журнала
Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях. В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:
При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.
С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены.
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Кому нужен и как вести журнал учета въезда и выезда транспорта
Журнал въезда и выезда автотранспорта на территорию предприятия — это документ, в котором отражается движение автомобилей в зоне нахождения организации с указанием времени, цели.
Для кого ведение обязательно
Обязательность ведения журнала въезда и выезда не установлена, он вводится локальными нормативными актами организации. Приказом Минтранса №296 от 08.08.2018 установлено, что все компании, владеющие транспортными средствами, должны вести журнал технического осмотра автомобиля перед выездом, но это другая форма. Эта отчетность обязательна для всех организаций, даже если автотранспорт используется исключительно для личных нужд и в незначительном количестве.
Бланк, отражающий прибытие ТС на территорию предприятия и его убытие, рекомендуется вести компаниям, эксплуатирующим опасные производственные объекты. На такие организации возложена обязанность по ст. 9 ФЗ-116 от 21.07.1997 предотвращать проникновение на опасный объект предприятия посторонних лиц. Учет въезжающих и выезжающих автомобилей с указанием цели посещения и времени убытия (журнал въезда и выезда машин на территорию) в совокупности с другими мероприятиями исключит бесконтрольное проникновение на территорию предприятия.
Отсутствие такого учетного документа не является поводом для наложения санкций со стороны контролирующих органов, так как к первичным документам учета он не отнесен.
Чтобы правильно вести учет автотранспорта в организации и платить налоги, бесплатно используйте инструкции от экспертов КонсультантПлюс.
Форма
Так как обязательность его ведения не установлена, унифицированная форма журнала при выезде автомобиля 2020 года не введена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк, наиболее удобный в использовании. Общепринятая форма не является обязательной, и ее корректировка допускается.
Бланк любого внутреннего документа, в том числе журнала выезда и заезда транспорта для охраны, рекомендуется утвердить внутренним локальным актом, включить в номенклатуру. Ответственные за его ведение сотрудники (охранники, диспетчеры) знакомятся с ЛНА под подпись, обязанность заполнения отмечается в их трудовых контрактах и должностных инструкциях.
Порядок заполнения
На титульном листе пишется название предприятия, сроки ведения. Стандартная форма включает следующие реквизиты:
Количество и содержание граф допускается менять.
На практике существует стандартная инструкция, как правильно вести журнал выезда водителей:
Так как этот бланк не является первичным документом учета, сроки его хранения не регламентированы, их указывают в ЛНА. Хранится документация в подразделении, сотрудники которого ее ведут, а затем в архиве до минования надобности или окончания срока, установленного в ЛНА.
Образец
Образец журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии.
регистрации въезда и выезда автотранспорта на территорию ООО «Ppt.ru»
Начат «15» октября 2020 года
Окончен «15» октября 2020 года
Ответственный за ведение: заместитель начальника пункта охраны П. П. Петров
Марка, государственный номер автомобиля
Ф. И. О. водителя, наименование организации —собственника ТС
Документ, удостоверяющий личность (водительское удостоверение)
Подпись охранника, впустившего / выпустившего автомобиль
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
Командировки связаны не только с различными расходами, но и необходимостью оформления различных бумаг. Сегодня мы поговорим о том, что такое журнал учета служебных командировок, зачем он нужен, и как заполнять этот документ.
Журнал учета командировок
Ранее в России составлять журнал учета служебных поездок было обязательно (как и подготовка ряда других важных документов). Однако с 2015 года обязательным остался лишь приказ о командировке, а остальные формы и отчеты компании заполняют при желании.
Поэтому уже несколько лет заполнять журнал учета выбывших в командировку сотрудников не обязательно, но многие организации до сих пор это делают. Поговорим о том, зачем это может быть нужно.
Зачем заполнять журнал, если это не обязательно
По действующим сейчас нормам подготовка журналов выбытия и прибытия не являются обязательными (как и журнал приказов по командировкам) для задач бухгалтерского и налогового учета.
Тем не менее, эти документы могут быть использованы в качестве доказательств при возникновении налоговых споров. В таких случаях их можно будет использовать как косвенное доказательство реальности затрат, связанных с деловыми поездками сотрудников.
Во-первых, наличие журнала с внесенными туда поездками доказывает их реальность. Во-вторых, в нем фиксируются различные параметры поездок. Таким образом документ может быть полезен как источник важных данных для возможной оптимизации бизнес-процессов и с точки зрения менеджмента.
Как правильно заполнять
Несмотря на то, что заполнять журнал учета командировок не обязательно, в том случае, если он все же заполняется, документ должен соответствовать правилам. Вести журнал должен специально уполномоченный сотрудник или руководитель организации. Хранить документ нужно 5 лет, для заграничных командировок – 10 лет.
Сегодня можно купить уже готовый и прошитый журнал, либо сделать его самостоятельно. Нужно будет лишь скачать и заполнить соответствующие формы.
Журнал состоит из двух частей. Первая – это журнал выбытия. В нем есть ряд обязательных разделов:
Это обязательные графы, но по желанию руководителя в журнал еще можно внести ФИО сотрудника и дополнить любыми другими сведениями.
Вторая часть журнала – журнал прибытия, который включает соответствующую информацию:
Ранее за отсутствие такого журнала учета командировок полагались штрафы, но сейчас это не обязательный документ. Поэтому вести его не обязательно, и компанию за это не накажут. Однако составление журнала может быть полезно с точки зрения улучшения бизнес-процессов и для использования в возможных налоговых спорах вокруг затрат на командировки.
Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров
Журналы учета командированных работников
Н ачнем с ранее обязательных журналов, вызывавших массу недовольства у специалистов, но с течением времени ставших привычными и в какой-то мере даже удобными. Речь пойдет о журналах учета работников:
Их типовые формы были утверждены ныне уже не действующим приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».
С 19 октября 2015 года данные журналы не являются обязательными к ведению. Но никто не запрещает продолжать их вести, в том числе используя ранее утвержденные формы. Кому они могут быть полезны до сих пор? Работодателям, сотрудники которых часто выбывают в командировки и / или принимают у себя значительное число работников из других организаций.
См. статью «Какие условия в ПВТР вам навредят, а какие помогут в спорах» журнала № 11′ 2018
Кроме того, на практике с помощью такого журнала можно достаточно быстро найти сведения о командировках работников для целей бухгалтерского учета и налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные для налоговых проверок. Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.
Если компания примет решение вести подобный журнал, то соответствующий порядок оформления и учета командировок следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или специальном Положении о командировках).
Итак, давайте разберемся, как вести подобные журналы.
В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, сплошным способом, хронологически указываются:
Для удобства можно снабдить журнал дополнительными графами, например:
Это позволит оперативно вести учет работников, за которыми, пока они находятся в командировке, сохраняется рабочее место.
Журнал учета работников, прибывших в командировку, актуален тем, что помогает систематизировать информацию о прибывших в командировку работниках, отследить своевременность убытия данных работников, выдачи им пропусков, получить необходимую минимальную информацию, которая может понадобиться, если с работником, направленным к вам в командировку, произойдет несчастный случай на производстве (когда необходимо оперативно проинформировать работодателя пострадавшего). Информация о датах прибытия и выбытия таких работников также будет нужна работодателю при расследовании несчастного случая на производстве и установлении сроков пребывания командированного работника в принимающей организации.
Образец заполнения журнала см. в Примере 2. Обратите внимание: в «шапку» третьего столбца внесены изменения, где вместо организации, выдавшей командировочные удостоверения, указана формулировка про организацию, направившую работников в командировку.
Добавим, что в утвержденных ранее формах ни в одном, ни в другом журнале не предусмотрены реквизиты подписи работников. Но при их отсутствии данные журналы с легкостью можно заполнять и «задним числом», что явно снижает их доказательственную силу в случае споров или несчастных случаев. Поэтому вы можете предусмотреть соответствующий столбец, куда проставлять подпись командированного работника.