журнал учета посетителей срок хранения

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИЙ

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182.

Также см. Инструкцию по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237.

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

Внимание! С 1 января 2021 года действует механизм «регуляторной гильотины». По общему правилу в рамках государственного контроля (надзора) не допускается оценка соблюдения обязательных требований, содержащихся в нормативных правовых актах Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, вступивших в силу до 1 января 2020 года, а также в правовых актах исполнительных и распорядительных органов государственной власти РСФСР и СССР. Несоблюдение таких требований не может являться основанием для привлечения к административной ответственности (см. Федеральный закон от 31.07.2020 N 247-ФЗ).

Необходимо учитывать, что Правительством РФ определен перечень нормативных правовых актов и их групп, а также отдельных положений, на которые не распространяется механизм «регуляторной гильотины». При этом в отношении некоторых актов и положений установлен ограниченный срок нахождения в перечне (см. Постановление Правительства РФ от 31.12.2020 N 2467).

Источник

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

Заказать

Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства!

Новые сроки хранения документов

Категория документации компании	Вид документов	Срок хранения
Бухгалтерский учет	Первичная бухгалтерская документация

Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:

Месячная отчетность1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянноКвартальная отчетность5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.Годовая бухгалтерская отчетностьПостоянноАудиторские заключенияНе менее 5 лет.
В отношении годовой отчетности — постоянно.Налоговый учетДокументы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случаеНе менее 5 летНалоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносамНе менее 6 летСчета-фактуры5 летЖурнал учета счетов-фактурНе менее 5 лет с момента внесения последней записиКниги покупок и книги продажДокументы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСНВ течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убыткаСтраховое обеспечение граждан во внебюджетные фондыДокументы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносовНе менее 6 летРасчет по форме 4-ФСС5 лет с момента принятия отчетности ФондомКвитанция о приеме 4-ФССНалоговый учет

Документы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др

Созданные до 2003 года75 летСозданные после 2003 года50 летКоллективный договор организацииНе менее 10 летШтатное расписаниеПостоянноГрафик отпусковНе менее 3 лет с момента окончания его срока действияОригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация.

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

или отправить запрос из формы обратной связи.

Источник

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

(1) После замены новыми

Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Переписка об утверждении печатей и штампов

Журналы учета выдачи печатей и штампов

Акты уничтожения печатей и штампов

(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

Списки, книги адресов и телефонов

(1) После замены новыми

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые

Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков

Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества

Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

До ликвидации организации

Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества

Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним

Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом

Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц

Паспорта зданий (1), сооружений(1)

(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **

(2) После ликвидации здания, сооружения

(1) После списания оборудования

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия

Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений

Договоры о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока страхования

Планы размещения организации

(1) После замены новыми

Переписка о предоставлении помещений организации

Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний

(1) После перевыбора управляющей компании

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении

Договоры коммунального обслуживания организации

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о коммунальном обслуживании организации

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

(1) После истечения срока действия договора

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

Договоры по автострахованию

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о перевозке грузов

Заявки на перевозку грузов

Нормативы загрузки транспортных средств

(1) После замены новыми

Условия по перевозке грузов:

а) по месту разработки и утверждения

Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий

(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.

Переписка о безопасности движения различных видов транспорта

Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

Журналы учета дорожно-транспортных происшествий

Технические характеристики транспортных средств

(1) После списания транспортных средств

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

(1) После списания транспортных средств

Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств

Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

(1) После проведения проверки (ревизии)

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию

(1) После проведения проверки (ревизии)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.

Книги, журналы учета путевых листов

Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи

Переписка о состоянии внутренней связи

Разрешения на установку и использование средств связи

(1) После окончания эксплуатации средств связи

Переписка с операторами сотовой связи об организации связи

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

Схемы линий внутренней связи организации

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

(1) После снятия линий связи

Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

(1) После устранения неполадок

Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта

(1) После проведения ремонта

Журналы учета заявлений о повреждении средств связи

Картотеки, книги учета средств связи

Книги учета записи дежурных на телефонных стациях

Книги регистрации междугородных телефонных разговоров

10.4. Обеспечение безопасности организации

Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

Приказы начальника гражданской обороны объекта

Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции

Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации

Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности

Источник

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.

ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня

№ старого перечня

Вид документа

Было

Стало

Ценообразование

Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения

10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Финансирование, кредитование деятельности

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Бухгалтерский учет и отчетность

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации:

а) сводные годовые, годовые;

б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно);

Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности):

Постоянно (на усмотрение архива)

а) до ликвидации организации;

Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка)

5 лет при условии проведения проверки. Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Образцы подписей материально ответственных лиц

До минования надобности, но не менее 5 лет

5 лет после смены материально ответственного лица

Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг

5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы

Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг:

а) у аудируемого лица;

б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы)

5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено:

— срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору;

— для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу

Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу

Журналы, базы данных учета:

б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей

а) постоянно (на усмотрение архива);

б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)

а) до ликвидации организации;

Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств

5 лет после ликвидации основных средств

До ликвидации организации

Книги, журналы, карточки учета поступления валюты

Учет оплаты труда

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения)

Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Налогообложение

Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом

Расчеты по страховым взносам

Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов

75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет

Налоговые декларации ИП

Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет. Остальные 5 лет

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами

Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней

5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения

Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности

5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения

Источник