журнал учета посетителей в библиотеке

Журналы регистрации

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Источник

Приложение N 1. Журнал учета приема посетителей

к Положению об общественных

приемных главы администрации

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Платные услуги по ксерокопированию в библиотеке: калькуляция, оформление, учет.

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Имеет ли библиотека право оказывать услуги за плату? Как составить калькуляцию затрат на оказание услуг по ксерокопированию? Какими документами оформляются выдача ксерокопии и взимание платы с пользователя библиотеки? Как отразить доходы от таких услуг в бухгалтерском и налоговом учете?

Услуги по ксерокопированию и сканированию документов из библио­ течного фонда являются наиболее распространенными видами платных услуг, оказываемых библиотеками. С учетом того, что не всегда у пользователей библиотек есть время сидеть в читальном зале и переписывать из печатного источника нужную информацию вручную, указанные услуги позволяют получить копию текста за короткое время. Именно с этим и связана высокая популярность таких услуг среди населения.

ИМЕЕТ ЛИ ПРАВО БИБЛИОТЕКА ОКАЗЫВАТЬ УСЛУГИ ЗА ПЛАТУ?

В соответствии с п. 4 ст. 7 Закона о библиотечном деле [1] пользователи общедоступных библиотек имеют право бесплатно получать:

В целях реализации таких прав традиционно основные виды деятельности библиотек (например, информационно-библиотечное обслуживание, предоставление библиографической информации из библиотечных фондов) осуществляются бесплатно. Финансирование такой деятельности производится за счет бюджетных средств (субсидии, предоставленной на выполнение государственного (муниципального) задания).

Услуги по ксерокопированию и сканированию документов из библиотечного фонда не являются основными, и поэтому бюджетные средства на их оказание не выделяются. В целях самоокупаемости затрат библиотеки оказывают такие услуги за плату.

Право организаций культуры, в том числе библиотек, осуществлять, помимо основных видов деятельности, деятельность, приносящую доход (то есть оказывать дополнительные платные услуги), закреплено в следующих пунктах и статьях нормативных актов:

При этом воспользоваться таким правом государственные (муниципальные) библиотеки могут лишь при соблюдении следующих условий:

1) оказание платных услуг осуществляется в соответствии с целями создания библиотеки и способствует их достижению;

2) виды платных услуг прописаны в учредительных документах библиотеки;

3) оказание платных услуг не наносит ущерба основным видам деятельности библиотеки.

Стоит отметить, что платные услуги не могут быть оказаны взамен основных видов деятельности, осуществляемых на бесплатной основе. Кроме того, при предоставлении платных услуг не должно ухудшаться качество бесплатных услуг.

ВСЕ ЛИ ДОКУМЕНТЫ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА МОГУТ БЫТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНЫ ДЛЯ КОПИРОВАНИЯ?

Порядок использования документов библиотечного фонда, в том числе в целях копирования, устанавливается библиотекой. Как правило, такой порядок прописывается в правилах пользования библиотекой. Порядок осуществления копирования и сканирования печатных изданий за плату также может быть закреплен в правилах (положении) об оказании платных услуг.

В соответствии с п. 3.1 ст. 13 Закона о библиотечном деле библиотека вправе устанавливать ограничения на копирование, экспонирование и выдачу книжных памятников и иных документов, предназначенных для постоянного хранения.

Также стоит отметить, что ограничения на копирование могут быть введены библиотекой не только по объектам копирования, но и по объему копируемого материала.

КАК ОКАЗЫВАТЬ УСЛУГИ ПО КСЕРОКОПИРОВАНИЮ, НЕ НАРУШАЯ АВТОРСКИЕ ПРАВА?

Литературные произведения, независимо от способа их выражения, являются объектом авторских прав (ст. 1259 ГК РФ). Такие произведения, опубликованные в печатных и электронных изданиях (обнародованные произведения), в основном формируют фонд библиотеки.

С учетом этого использование, в том числе копирование, документов из библиотечного фонда должно осуществляться с соблюдением авторских прав.

Случаи свободного использования произведений библиотеками предусмотрены ст. 1275 ГК РФ. В частности, данной статьей установлено, что общедоступные библиотеки при условии отсутствия цели извлечения прибыли без согласия автора или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора, произведение которого используется, и источника заимствования вправе:

1) создавать единичные копии, в том числе в электронной форме, экземпляров произведений в целях обеспечения сохранности и доступности для пользователей:

2) создавать единичные копии, в том числе в электронной форме, экземпляров произведений в целях восстановления, замены утраченных или испорченных экземпляров произведений, а также для предоставления экземпляров произведений другим утратившим их по каким‑либо причинам общедоступным библиотекам;

3) создавать в единственном экземпляре и предоставлять копии, в том числе в электронной форме, отдельных статей и малообъемных произведений, правомерно опубликованных в сборниках, газетах и других периодических печатных изданиях, коротких отрывков из иных правомерно опубликованных письменных произведений (с иллюстрациями или без иллюстраций) по запросам граждан для научных и образовательных целей.

С учетом вышеизложенного при предоставлении услуг по ксерокопированию для населения библиотекам необходимо соблюдать следующие условия:

При соблюдении вышеперечисленных условий создание и предоставление ксерокопий литературных произведений гражданам осуществляются без согласия автора и без выплаты ему вознаграждения. В противном случае для получения ксерокопии произведения потребуется разрешение автора.

КАК СОСТАВИТЬ КАЛЬКУЛЯЦИЮ ЗАТРАТ НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГИ?

Поскольку целью оказания платных услуг по ксерокопированию не может быть извлечение прибыли, в основе их ценообразования лежит принцип самоокупаемости затрат.

Учет затрат на оказание услуг ведется по статьям калькуляции, включаемым в себестоимость единицы услуги.

К сведению.

Рассмотрим пошаговый порядок составления калькуляции стоимости услуг по ксерокопированию документов из библиотечного фонда с применением норматива рабочего времени библиотекаря и с учетом прямых расходов на используемые материалы.

1. Расчет стоимости прямых затрат при ксерокопировании и распечатке материалов на принтере.

Значение показателя (руб.)

1. Стоимость картриджа для черно-белого лазерного принтера (примерный расход картриджа составляет 6 000 листов текста формата А4 или 2 000 листов иллюстрации формата А4)

1.1. Стоимость распечатки 1 листа текста

(2 500 руб. / 6 000 шт.)

1.2. Стоимость распечатки 1 листа иллюстрации

(2 500 руб. / 2 000 шт.)

2. Стоимость комплекта картриджей для цветного лазерного принтера (примерный расход картриджа составляет 4 200 листов текста формата А4 или 1 200 листов иллюстрации формата А4)

2.1. Стоимость распечатки 1 листа текста

(15 000 руб. / 4 200 шт.)

2.2. Стоимость распечатки 1 листа иллюстрации (со 100 %-й заливкой) (15 000 руб. / 1 200 шт.)

2.3. Стоимость распечатки 1 листа иллюстрации (с 50 %-й заливкой)

(15 000 руб. / 1 200 шт. / 2)

3. Стоимость стандартной пачки бумаги формата А4 (500 листов)

3.1. Стоимость 1 листа бумаги (200 руб. / 500 шт.)

4. Стоимость 1 пачки фотобумаги формата А4 (50 листов)

4.1. Стоимость 1 листа фотобумаги (500 руб. / 50 шт.)

2. Расчет стоимости платной услуги за одну минуту рабочего времени библиотекаря.

Средняя заработная плата библиотекаря в месяц

Количество человеко-часов на 1 библиотекаря в год

Количество человеко-часов на 1 библиотекаря в месяц

(2 000 чел.-ч / 12 мес.)

Количество минут рабочего времени на 1 библиотекаря в месяц

(166,67 чел.-ч x 60 мин.)

Стоимость 1 минуты рабочего времени библиотекаря

(15 000 руб. / 10 000 мин.)

Стоимость 1 минуты рабочего времени библиотекаря с учетом сумм отчислений с заработной платы

((1,5 руб. x 30,2 %) + 1,5 руб.)

3. Расчет стоимости накладных расходов с учетом установленного коэффициента.

Коэффициент накладных расходов, как правило, рассчитывается как соотношение итоговой суммы общехозяйственных (накладных) расходов к сумме заработной платы основного персонала. Данные о таких суммах могут быть взяты из плана финансово-хозяйственной деятельности (бюджетной сметы) библиотеки.

Установленный коэффициент накладных расходов подтверждается справкой, утвержденной начальником экономической (бухгалтерской) службы библиотеки.

Коэффициент накладных расходов

Величина накладных расходов на единицу услуги (коэффициент применяется к исчисленной сумме расходов на оплату труда)

4. Определение количества времени, затраченного на оказание услуги.

Норма времени, затраченного на оказание единицы платных услуг, определяется согласно установленным на законодательном уровне нормам труда, а также на основании протокола хронометража затраченного рабочего времени.

Допустим, что в соответствии с выпиской из протокола хронометража затраченного рабочего времени на платные услуги в расчете стоимости услуг учитываются следующие показатели:

Нормы времени (в мин.)

– текста (формат А4, односторонний)

– текста (формат А4, двухсторонний)

– иллюстрации (формат А4, односторонний)

– иллюстрации (формат А4, двухсторонний)

Сканирование 1 листа текста

Распечатка листа на стандартной бумаге

Распечатка листа на фотобумаге

5. Расчет общей суммы затрат (калькуляция затрат), включаемых в себестоимость услуги по копированию и распечатке одного листа (формата А4) на стандартной бумаге.

Стоимость используемого материала (картриджа, бумаги)

Величина оплаты рабочего времени библиотекаря, затраченного на оказание услуги (согласно выписке из протокола хронометража услуга оказывается в течение 2 минут)

Стоимость накладных расходов

Общая сумма затрат, включаемых в себестоимость услуги

С учетом рассчитанных плановых калькуляций устанавливаются цены на платные услуги. Утвержденный руководителем прейс­курант цен на платные услуги должен быть согласован с учредителем библиотеки.

КАКИМИ ДОКУМЕНТАМИ ОФОРМЛЯЕТСЯ ВЫДАЧА КСЕРОКОПИИ И ВЗИМАНИЕ ПЛАТЫ С ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ БИБЛИОТЕКИ?

С учетом того, что оказание услуг по ксерокопированию по запросу посетителя библиотеки занимает всего лишь несколько минут (разовое выполнение услуги), письменный договор между ним и библиотекой не оформляется, если иное не предусмотрено правилами пользования библиотекой и (или) положением об оказании платных услуг. При совершении устной сделки не требуется оформления и акта оказанных услуг, если иное не установлено локальными актами учреждения.

В некоторых библиотеках в целях предоставления услуги преду­смотрено оформление письменной заявки на ксерокопию, в которой посетитель указывает наименование печатного издания, автора, цель и объем копирования. Бланк такой заявки разрабатывается и утверждается библиотекой самостоятельно.

Вот что обязательно нужно подтвердить документами при оказании таких услуг, так это принятую от посетителя оплату. Работник библиотеки, принимающий плату, должен выдать либо кассовый чек (при использовании в библиотеке контрольно-кассовой техники), либо квитанцию, применяемую при расчетах с населением для учета наличных денежных средств (Письмо Минкультуры РФ от 03.07.1997 № 01‑125/16‑29 «О способах денежных расчетов с населением при оказании платных услуг библиотеками»).

В случаях приема наличных за услуги от населения поле «УИН» в форме квитанции не заполняется, поскольку данный реквизит предназначен для отражения платежей в бюджет. Кроме того, при оформлении данных, идентифицирующих плательщика, в квитанции достаточно указать его фамилию и имя.

Также стоит отметить, что в целях регистрации платных услуг и финансовых средств, поступивших от посетителей (заказчиков), в библиотеке ведутся различные журналы учета платных услуг, тетради учета и прочие аналогичные документы

ВПРАВЕ ЛИ БИБЛИОТЕКИ РАСПОРЯЖАТЬСЯ СРЕДСТВАМИ, ПОЛУЧЕННЫМИ ОТ ОКАЗАНИЯ УСЛУГИ?

В соответствии с положениями ст. 298 ГК РФ доходы, полученные бюджетными (автономными) учреждениями от приносящей доход дея­тельности, а также имущество, приобретенное за счет таких доходов, поступают в самостоятельное распоряжение указанных учреждений.

Доходы, полученные казенными учреждениями, поступают в соответствующий бюджет бюджетной системы РФ. При этом такие средства, как правило, возвращаются казенным учреждениям в качестве дополнительного бюджетного финансирования.

Как было указано выше, библиотеки оказывают платные услуги по ксерокопированию не для извлечения прибыли, поэтому все полученные средства направляются на покрытие затрат, возникших в связи с оказанием таких услуг, а также на развитие библиотеки и поощрение сотрудников, осуществляющих данные услуги.

Конкретные направления расходования платы, полученной от посетителей, прописываются в положении об оказании платных услуг.

КАК ОТРАЖАЮТСЯ ДОХОДЫ ОТ ОКАЗАНИЯ ПЛАТНЫХ УСЛУГ В БУХГАЛТЕРСКОМ И НАЛОГОВОМ УЧЕТЕ?

Бухгалтерский учет. При отражении операций, связанных с оказанием платных услуг по ксерокопированию, библиотеки руководствуются Инструкцией № 157н, а также:

В соответствии с Указаниями № 65н [7] доходы от оказания платных услуг по ксерокопированию документов из библиотечного фонда следует отражать по коду дохода (статье КОСГУ) 130 «Доходы от оказания платных услуг (работ)».

Источник

Журнал регистрации посетителей

Вид основного раздела журнала:

Журнал должен постоянно находиться на рабочем месте ответственного за пропускной режим. Заполненные журналы хранятся в течение 3-х лет со дня последней записи.

Ответственность за правильность и достоверность записей несет лицо, сделавшее запись в журнале регистрации посетителей.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

ВАЖНО: Журнал регистрации посетителей НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Источник

Журнал регистрации гостей

Гостиница может скачать в интернете образец журнала регистрации гостей, распечатать его и заполнять на бумаге. Но зачем? Журнал вообще не нужно «вести». В сервисе Контур.Отель он формируется автоматически на основании отправленных уведомлений для МВД. Чтобы подготовить журнал, достаточно указать даты въезда и выезда.

Каждая гостиница или любая другая организация, которая принимает постояльцев, обязана вести журнал регистрации гостей и картотеку по форме № 5.

В чем разница? Журнал регистрации гостей по форме 2-Г утвержден Приказом Минфина РФ от 13.12.1993 № 121 «Об утверждении форм документов строгой отчетности» и преимущественно ведется по иностранным гражданам. Учет российских граждан, которые останавливаются в гостинице, происходит отдельно в картотеке по форме № 5.

Что указывать. Обо всех гостях, которые проживали в гостинице, в журнал нужно вносить следующие данные: регистрационный номер прописки; дату и время регистрации; ФИО; гражданство; номер паспорта; с какого КПП прибыл гость; маршрут следования (для туристов); наименование организации, в которую прибыл гость; номер комнаты и корпуса; срок действия визы и до какого числа прописан; дату выбытия.

Перед вами образец журнала регистрации гостей по форме 2-Г:

Для чего нужны. Журнал и картотеку необходимо предоставить сотруднику Управления по вопросам миграции Министерства внутренних дел Российской Федерации, если он пришел к вам с проверкой, или участковому, который имеет право запросить информацию, какие гости проживают в гостинице, и ознакомиться со списком постояльцев.

Как вести журнал регистрации гостей

Гостиница может скачать в интернете образец журнала регистрации гостей, распечатать его и заполнять на бумаге.

Плюсы: этот вариант доступен всем.

Гостиница может подключиться к сервису Контур.Отель, в этом случае журнал регистрации гостей формируется автоматически. К примеру, в вашу гостиницу приехал гость, вы внесли данные о нем в сервис. Сервис автоматически подготовит уведомление о госте для МВД и сохранит данные на сервере. В дальнейшем, когда вы узнаете о предстоящей проверке УВМ МВД, вы заходите в сервис, за несколько кликов формируете журнал регистрации и распечатываете его.

Журнал не нужно вести на бумаге. Вы в любой момент можете распечатать его из сервиса. А также его можно выгрузить в Excel.

Журнал вообще не нужно «вести». В сервисе он формируется автоматически на основании отправленных уведомлений для МВД, которые хранятся на сервере Контур.Отеля. Чтобы подготовить журнал, достаточно указать даты въезда и выезда.

Формируйте журнал по типу гостей. В Контур.Отеле можно сформировать журнал как на иностранцев, так и на россиян, а можно создать журнал сразу на всех проживающих гостей.

Создайте свой журнал. Вы не привязаны к единой форме стандартного журнала регистрации и можете включить в него больше информации о ваших гостях. Укажите нужные поля, и сервис подготовит журнал с теми данными, которые вы выбрали. К примеру, вы можете дополнительно внести в ваш журнал информацию о визе и стране гражданства проживающих лиц.

Используйте журнал для управленческой статистики. Включайте в журнал интересующие вас данные о гостях, анализируйте информацию и принимайте решения о маркетинговой стратегии и продвижении отеля. Например, если вы видите, что у вас в основном останавливаются гости из Калининграда, вы можете скорректировать время заезда или сдвинуть расчетный час. Или вы выясните, что одну треть ваших постояльцев составляют китайские туристы. Чтобы предложить гостям лучший сервис, вы можете ввести в меню завтраков блюда китайской кухни.

Регистрируйте гостей с помощью Контур.Отеля. Сервис автоматически подготовит журнал регистрации и уведомления для МВД.

Источник