журнал учета проездных билетов для сотрудников
Оплата работникам проезда на общественном транспорте: компенсация или безналичная оплата. Как упростить работу бухгалтерии
Почти у всех есть работники, должностные обязанности которых связаны с разъездами по городу. Чаще всего это курьеры и менеджеры, впрочем, могут быть и юристы, и бухгалтеры.
Таким сотрудникам заранее приобретают проездной билет или компенсируют расходы на проезд на основании представленных работников документов. Однако сотрудники часто теряют документы или забывают приносить их вовремя. Даже при наличии всех документов, учет и расчет компенсации для бухгалтерии достаточно трудоемкий процесс.
Как упростить оплату проезда сотрудникам
Удобнее и выгоднее покупать проездные билеты централизовано и раздавать их работникам.
Юрлица и ИП могут купить сотрудникам проездные через интернет по безналичному расчету через сервис «Тройка Бизнес» (ООО «ОРЦ», агент Мосгортранса). Комиссию за это не возьмут.
Если вы вдруг не знаете, что такое «Тройка». Это электронная пополняемая пластиковая транспортная карта Москвы, по которой можно оплачивать проезд на всем общественном транспорте.
Надо собирать у сотрудников карточки «Тройка», чтобы воспользоваться сервисом?
Нет, достаточно знать номер карты.
Записать билеты на карту сразу после оплаты счета можно:
Если карт у сотрудников нет, их можно купить через сервис с доставкой. При заказе свыше 30000 рублей доставка карт бесплатная..
В общем, ездить никуда не надо, все оформите через сайт.
Какие документы получит бухгалтерия при покупке проездного через «Тройка Бизнес»
1. Договор (по запросу).
2. На услугу доставки, залоговую стоимость карт и услугу кошелёк 1 руб.: счета-фактуры и накладную ТОРГ 12.
1-й экземпляр накладной (экземпляр «ОРЦ») отправят на адрес электронной почты покупателя в момент передачи заказа в курьерскую службу. В момент получения карт необходимо передать экземпляр накладной с подписью и печатью курьеру.
2-й экземпляр накладной (экземпляр Покупателя) с подписью и печатью ООО «ОРЦ» вкладывается в конверт с картами.
3. На оплату проездных билетов:
Документы формируются после записи всех проездных билетов на карты «Тройка», оплаченных по одному счёту.
Получить оригиналы можно будет как в бумажном, так и в электронном виде. Для этого надо будет отправить электронное письмо по ссылке «Оформить отчётные документы», с указанием почтового или электронного адреса. Кроме того, документы могут отправляться через ЭДО.
Какие документы подготовить для обоснования необходимости оплаты проезда
Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). А вот порядок оплаты проезда или компенсации за него может быть определен коллективным договором или иным локальным нормативным актом, например, положением о разъездном характере работ. Указанными документами и можно установить, что организация сама покупает проездные билеты и выдает работникам.
Список работников, которым приобретаются билеты, утверждается приказом. Например, вот таким:
Облагается ли оплата проездных НДФЛ и страховыми взносами
Приобретение организациями для сотрудников с разъездным характером работы проездного билета непосредственно связано с выполнением трудовых обязанностей и поэтому не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина России от 06.07.2018 № 03-04-05/46903, письмо ФСС РФ от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П).
Бухучет
Проездные билеты являются денежными документами и должны учитываться на счете 50 субсчет 3.
Дебет
Кредит
Первичные документы
Перечислена оплата за проездные билеты
Выписка банка, платежное поручение
Получены и оприходованы проездные билеты (только залоговая стоимость)
Универсальный передаточный документ
Карты выданы работникам (залоговая стоимость)
Журнал учета, ведомость выдачи карт
Отчет о принятых платежах и реестр
Возврат карты работником (например, в случае увольнения)
Журнал учета, бухгалтерская справка
Налоги
В соответствии со статьей 149 НК, не подлежат налогообложению НДС услуги по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного).
К услугам по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования относятся услуги по перевозке пассажиров по единым условиям перевозок пассажиров по единым тарифам за проезд, установленным органами местного самоуправления, в том числе с предоставлением всех льгот на проезд (подп. 7 п. 2 ст. 149 НК РФ).
Поскольку услуги НДС не облагаются, в УПД в графе НДС по стоимости самой карты и по услугам перевозки будет указано «Без НДС». Облагаться НДС будет только стоимость доставки карт.
Налог на прибыль
Стоимость проездных билетов можно учесть в расходах по налогу на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Однако помним, что обязательным условием является соответствие произведенных затрат условиям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Т.е. должны быть все документы по обоснованию необходимости оплаты проездных.
Налог по УСН
ФНС и Минфин считают, что учесть расходы на компенсацию проезда работникам нельзя, поскольку такие расходы не поименованы в п.1 ст.346.16 НК РФ (письма Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174, ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/522).
Однако есть и другая точка зрения — расходы на приобретение проездных билетов могут быть отнесены к расходам на оплату труда, предусмотренным пп.6 п.1 ст.346.16 НК РФ, как выплаты, связанные с режимом работы.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте
Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.
По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.
Посмотреть решение суда
Обоснование расходов
Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).
Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ
Кроме того, выделены отдельные ситуации:
Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:
Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.
Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:
Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.
В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.
Деньги выдаются под отчет:
Организацией покупаются проездные:
Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.
На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.
Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.
Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.
В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.
Налоги
Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.
Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.
Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.
Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»
В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников. Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).
Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».
Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных. Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см. в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».
После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).
Поступление и учет билетов
Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.
В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).
Рис. 1. Регистрация покупки билета
После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):
наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;
наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;
общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.
Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:
Дебет 60.02 Кредит 60.01
— на сумму зачтенной предоплаты;
Дебет 76.14 Кредит 60.01
— на сумму приобретенного билета.
Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ. Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты). Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.
Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата. При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).
Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).
Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.
Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).
Оформление авансового отчета
Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.
В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты. В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway. По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.
В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.
Рис. 2. Авансовый отчет по командировке
Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.
При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 71.01
— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;
Дебет 26 (44.01, 20.01. ) Кредит 76.14
— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;
Дебет 19.04 Кредит 76.14
— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).
От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».
Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы)
Что является денежным документом?
Косвенно определение понятия такого объекта учета, как денежные документы, дано в Инструкции по применению плана счетов, утвержденной приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н (далее — Инструкция 94н). В описании счета 50 Инструкции 94н указано, что на субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются марки (почтовые, вексельные, госпошлины), оплаченные авиабилеты и иные денежные документы, которые имеются у предприятия.
Таким образом, к денежным документам относятся такие документы, которые имеют определенную стоимостную оценкуи позволяют в будущем получить материальные ценности, имущественные права или услуги. Это могут быть талоны на питание, молоко, ГСМ (если указана фиксированная стоимость горюче-смазочных материалов); автобусные, железнодорожные и другие виды билетов, туристические путевки, прочие аналогичные документы. Инструкция 94н предписывает вести аналитический учет таких документов в разрезе их видов (отдельно по путевкам, отдельно по железнодорожным билетам и т. д.).
ВАЖНО! К числу денежных документов не относят ценные бумаги (гособлигации, облигации других предприятий, акции и векселя), БСО (чеки, талоны, билеты, другие бланки, выпущенные самим предприятием).
На счете 50 денежные документы учитывают, когда между моментом их приобретения и моментом использования имеется интервал, в течение которого они хранятся в кассе. Если же, например, командированный работник на полученные подотчетные средства приобрел билет на поезд для своей поездки самостоятельно, то такой документ не проводят через кассу. А уже использованный билет, сданный в бухгалтерию в качестве подтверждения расходов, будет храниться вместе с авансовым отчетом. При этом использованный билет также не является денежным документом, поскольку не обладает свойством обмена на какую-либо выгоду в будущем.
Как правильно учитывать денежные документы, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Рассмотрим подробнее порядок поступления и выдачи денежных документов.
Порядок оприходования денежных документов
Все первичные объекты бухгалтерского учета, к числу которых относятся и денежные документы, необходимо учитывать в соответствующих регистрах (п. 1 ст. 10 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, далее — закон № 402-ФЗ).
Унифицированного регистра для учета денежных документов не существует. К тому же предприятия имеют право разрабатывать форму подавляющего большинства первички и бухгалтерских регистров самостоятельно (информация Минфина № ПЗ-10/2012).
Подробнее о том, как разработать регистр бухучета, можно узнать из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».
При разработке регистров учета для денежных документов необходимо отразить все их существенные параметры в отдельных графах. При этом специализированные программы для ведения бухучета, как правило, имеют в своем функционале подобные регистры, и бухгалтеру достаточно просто занести в них все необходимые для учета сведения из денежных документов.
Если же по какой-то причине ведение бухучета осуществляется без применения компьютерной программы, регистр придется разработать самостоятельно. Что отразить в таком регистре?
Для разных документов могут быть свои нюансы. Например, для учета билетов существенными сведениями, отражаемыми в регистре, будут:
После занесения документа в регистр бухучета выбирается счет, на котором этот документ необходимо учесть — субсчет 50-3 «Денежные документы» к счету 50 «Касса». По его дебету отражается полная стоимость денежного документа — та сумма, в которую обошлось для предприятия его приобретение.
Оплату и приход денежных документов можно отразить следующими проводками:
Приложение 1. Порядок предоставления проездных документов (единых проездных билетов) для обеспечения служебных разъездов сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы
Порядок
предоставления проездных документов (единых проездных билетов) для обеспечения служебных разъездов сотрудников Аппарата Мэра и Правительства Москвы
С изменениями и дополнениями от:
1. Управление делами Мэра и Правительства Москвы (через уполномоченного сотрудника) обеспечивает получение единых проездных билетов в ГУП «Мосгортранс» и распределяет их по структурным подразделениям Аппарата Мэра и Правительства Москвы.
2. Руководители структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы назначают ответственного сотрудника за получение в Управлении делами Мэра и Правительства Москвы и распределение в вверенном им структурном подразделении проездных билетов, организуют работу по ежедневному учету местных командировок сотрудников и своевременную сдачу отчета в Управление делами Мэра и Правительства Москвы.
Информация об изменениях:
Приказом заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы от 19 декабря 2012 г. N 67-ДПР в пункт 4 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2013 г.
4. Сотрудники Аппарата Мэра и Правительства Москвы и Управления делами Мэра и Правительства Москвы имеют право использовать единый проездной билет в течение рабочего дня с соответствующей отметкой в журнале учета местных командировок (приложение).
Информация об изменениях:
Приказом заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы от 19 декабря 2012 г. N 67-ДПР в пункт 5 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2013 г.
5. Использованные единые проездные билеты и заполненный журнал учета местных командировок за прошедший месяц представляются ответственным сотрудником Аппарата Мэра и Правительства Москвы в Управление делами Мэра и Правительства Москвы в течение первых трех рабочих дней текущего месяца.
6. В случае утери единый проездной билет на текущий месяц не восстанавливается.
Информация об изменениях:
Приказом заместителя Мэра Москвы в Правительстве Москвы, руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы от 19 декабря 2012 г. N 67-ДПР в пункт 8 настоящего приложения внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2013 г.
8. В случае временной невостребованности единых проездных билетов структурным подразделением Аппарата Мэра и Правительства Москвы и Управлением делами Мэра и Правительства Москвы (полностью или частично), невостребованные единые проездные билеты могут передаваться в другие структурные подразделения Аппарата Мэра и Правительства Москвы по решению Управления делами Мэра и Правительства Москвы.
Отказ от получения или использования единых проездных билетов оформляется в форме служебной записки на имя первого заместителя руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, управляющего делами Мэра и Правительства Москвы.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.