журнал учета работников прибывающих в командировки
Необязательные журналы и книги учета в отделе кадров
Журналы учета командированных работников
Н ачнем с ранее обязательных журналов, вызывавших массу недовольства у специалистов, но с течением времени ставших привычными и в какой-то мере даже удобными. Речь пойдет о журналах учета работников:
Их типовые формы были утверждены ныне уже не действующим приказом Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».
С 19 октября 2015 года данные журналы не являются обязательными к ведению. Но никто не запрещает продолжать их вести, в том числе используя ранее утвержденные формы. Кому они могут быть полезны до сих пор? Работодателям, сотрудники которых часто выбывают в командировки и / или принимают у себя значительное число работников из других организаций.
См. статью «Какие условия в ПВТР вам навредят, а какие помогут в спорах» журнала № 11′ 2018
Кроме того, на практике с помощью такого журнала можно достаточно быстро найти сведения о командировках работников для целей бухгалтерского учета и налогообложения, подобрать и предоставить соответствующие данные для налоговых проверок. Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.
Если компания примет решение вести подобный журнал, то соответствующий порядок оформления и учета командировок следует закрепить в локальном нормативном акте работодателя (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или специальном Положении о командировках).
Итак, давайте разберемся, как вести подобные журналы.
В журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, сплошным способом, хронологически указываются:
Для удобства можно снабдить журнал дополнительными графами, например:
Это позволит оперативно вести учет работников, за которыми, пока они находятся в командировке, сохраняется рабочее место.
Журнал учета работников, прибывших в командировку, актуален тем, что помогает систематизировать информацию о прибывших в командировку работниках, отследить своевременность убытия данных работников, выдачи им пропусков, получить необходимую минимальную информацию, которая может понадобиться, если с работником, направленным к вам в командировку, произойдет несчастный случай на производстве (когда необходимо оперативно проинформировать работодателя пострадавшего). Информация о датах прибытия и выбытия таких работников также будет нужна работодателю при расследовании несчастного случая на производстве и установлении сроков пребывания командированного работника в принимающей организации.
Образец заполнения журнала см. в Примере 2. Обратите внимание: в «шапку» третьего столбца внесены изменения, где вместо организации, выдавшей командировочные удостоверения, указана формулировка про организацию, направившую работников в командировку.
Добавим, что в утвержденных ранее формах ни в одном, ни в другом журнале не предусмотрены реквизиты подписи работников. Но при их отсутствии данные журналы с легкостью можно заполнять и «задним числом», что явно снижает их доказательственную силу в случае споров или несчастных случаев. Поэтому вы можете предусмотреть соответствующий столбец, куда проставлять подпись командированного работника.
Журнал учета командированных работников
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2014, N 5
В некоторые компании в командировку прибывают более 2000 человек в год. Как выполнить требования Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н, как вести журнал учета, сколько его хранить, как оформлять отметки на командировочных удостоверениях, как можно распределить обязанности? Автор делится опытом оптимизации работы по регистрации командированных работников.
Что нужно делать?
Все организации с выходом Приказа Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы» обязаны вести учет:
Формы обоих журналов утверждены Приказом. Еще он требует назначения лица, ответственного за ведение этих журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Срок хранения данных журналов напрямую указан в п. 6 Порядка и составляет 5 лет.
Фрагмент документа. Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы»
ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
___________________________________________________________ (наименование организации)
Фамилия, имя и отчество командированного работника
Дата и номер командировочного удостоверения
Журнал учета работников, прибывающих в командировки
Журнал учета работников, прибывающих в командировки.
Регистрация лиц, прибывающих в командировки в организацию, ведется в специальном Журнале учета работников, прибывающих в командировки.
Руководитель организации приказом назначает лицо, ответственное за ведение журналов регистрации работников, прибывающих в командировку.
Графы для заполнения Журнала учета работников, прибывающих в командировки:
1. № п/п
2. Ф.И.О. командированного работника
3. Занимаемая должность
4. Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение
5. Командировочное удостоверение (номер, дата)
6. Дата прибытия
7. Дата убытия
Наши преимущества
ВЫБОР
Типография «Сити Бланк» предлагает купить журналы и бланки по охране труда, технике безопасности, безопасности труда, пожарной безопасности, медицинские, кадровые и многие другие.
Также у нас в наличии большой выбор бланков удостоверений, плакатов, постеров, стендов, знаков, табличек, наклеек.
КАЧЕСТВО
Типография «Сити Бланк» гарантирует своим клиентам оперативное и качественное выполнение заказов. Быстрая доставка по Москве и области. Доставка транспортными компаниями по всей России.
Индивидуальный подход к каждому клиенту. Ни одно пожелание не останется незамеченным.
ОПЕРАТИВНОСТЬ
Чтобы сделать заказ в нашем магазине, свяжитесь с нами по многоканальному телефону
+7 (495) 150-52-00
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
Командировки связаны не только с различными расходами, но и необходимостью оформления различных бумаг. Сегодня мы поговорим о том, что такое журнал учета служебных командировок, зачем он нужен, и как заполнять этот документ.
Журнал учета командировок
Ранее в России составлять журнал учета служебных поездок было обязательно (как и подготовка ряда других важных документов). Однако с 2015 года обязательным остался лишь приказ о командировке, а остальные формы и отчеты компании заполняют при желании.
Поэтому уже несколько лет заполнять журнал учета выбывших в командировку сотрудников не обязательно, но многие организации до сих пор это делают. Поговорим о том, зачем это может быть нужно.
Зачем заполнять журнал, если это не обязательно
По действующим сейчас нормам подготовка журналов выбытия и прибытия не являются обязательными (как и журнал приказов по командировкам) для задач бухгалтерского и налогового учета.
Тем не менее, эти документы могут быть использованы в качестве доказательств при возникновении налоговых споров. В таких случаях их можно будет использовать как косвенное доказательство реальности затрат, связанных с деловыми поездками сотрудников.
Во-первых, наличие журнала с внесенными туда поездками доказывает их реальность. Во-вторых, в нем фиксируются различные параметры поездок. Таким образом документ может быть полезен как источник важных данных для возможной оптимизации бизнес-процессов и с точки зрения менеджмента.
Как правильно заполнять
Несмотря на то, что заполнять журнал учета командировок не обязательно, в том случае, если он все же заполняется, документ должен соответствовать правилам. Вести журнал должен специально уполномоченный сотрудник или руководитель организации. Хранить документ нужно 5 лет, для заграничных командировок – 10 лет.
Сегодня можно купить уже готовый и прошитый журнал, либо сделать его самостоятельно. Нужно будет лишь скачать и заполнить соответствующие формы.
Журнал состоит из двух частей. Первая – это журнал выбытия. В нем есть ряд обязательных разделов:
Это обязательные графы, но по желанию руководителя в журнал еще можно внести ФИО сотрудника и дополнить любыми другими сведениями.
Вторая часть журнала – журнал прибытия, который включает соответствующую информацию:
Ранее за отсутствие такого журнала учета командировок полагались штрафы, но сейчас это не обязательный документ. Поэтому вести его не обязательно, и компанию за это не накажут. Однако составление журнала может быть полезно с точки зрения улучшения бизнес-процессов и для использования в возможных налоговых спорах вокруг затрат на командировки.
Отменены формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения
Приказом от 17.09.2015 № 646н Минтруд России отменил приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н (далее – Приказ № 739н), утверждавший формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения.
Данный приказ был опубликован 08.10.2015 на официальном интернет-портале правовой информации и вступит в силу 19.10.2015.
Напомним, что Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 отменило пункт 8 Положения об особенностях направления работника в командировку (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Данная норма обязывала работодателя заполнять журнал учета работников выбывающих в служебные командировки и журнал учета работников, прибывших в командировку к работодателю. С 08.08.2015 она отменена.
Вместе с тем до настоящего момента действуют утвержденные приказом № 739н формы журналов учета командированных работников и порядок их заполнения. Но начиная с 19.10.2015, когда приказ Минтруда России 17.09.2015 № 646н вступит в силу, эти формы также утратят силу.
Заметим, что организации, которые заполняли журналы учета командированных работников после 08.08.2015, могут продолжать их вести и после 19.10.2015.
Для этого им необходимо закрепить формы, порядок заполнения указанных, а также обязанность их ведения в локальном нормативном акте (например, положении о командировках).
О том, как отправить работника в командировку по новым правилам, читайте в статье.
Подробнее об оформлении командировок см. «Справочник кадровика» в ИС 1С:ИТС.