журнал учета работы бензоинструмента
Форма 422-АПК. Ведомость учета выдачи (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Ведомость по форме 422-АПК применяется для ведения учета в сельском хозяйстве. Она предназначена для фиксации выданного или полученного инвентаря или хозяйственных принадлежностей. Расскажем, что представляет собой такой документ и каковы особенности его заполнения.
Общая информация
Документ предназначен для учета отпуска работникам инструментов, хозяйственных принадлежностей или инвентаря. Для таких объектов срок полезного использования должен составлять до 12 месяцев. На основании данной ведомости выдают или получают матценности в местах хранения и относят их на расходы производства.
Для выявления момента погашения стоимости во время передачи объектов в эксплуатацию в учетной политике компании важно выделить их виды. Получается следующий список:
После того как предметы со склада были переданы в использование, контроль за их движением и соблюдением пределов использования целесообразно производить в оперативном порядке.
К сведению! Ведомость учета выдачи инвентаря и хозяйственных принадлежностей заполняется в двух экземплярах. Первый должен остаться у работника, получившего матценности с распиской об их передаче материально ответственным лицом, а второй — у материально ответственного лица с распиской получившего о приеме объектов.
Как заполнить ведомость
Ведомость заполняют от руки, поскольку в ней необходимо ставить так называемые живые подписи. Первым делом необходимо указать номер документа, дату заполнения, наименование организации, код по ОКПО, структурное подразделение.
Далее располагается таблица со следующими графами:
В конце таблицы расписывается материально ответственное лицо, а также должна быть указана его должность.
Ведомости необходимо сдавать в бухгалтерию вместе с документами, прилагающимися к отчетам о движении матценностей. Сроки сдачи устанавливаются документооборотом компании.
Если в ведомости найдена ошибка
Часто сотрудники, ответственные за заполнение подобных документов, обнаруживают фактические ошибки. Например, неправильно указана дата, фамилия или инвентарный номер. В таких ситуациях надо применить традиционный алгоритм: зачеркнуть одной линией фрагмент с ошибкой, рядом или сверху (если есть место) написать правильный вариант, далее завизировать исправления, поставив отметку «Исправленному верить», дату и подпись с расшифровкой.
Журнал учета и выдачи инструмента
zhurnal_ucheta_instrumentov.jpg
Похожие публикации
В бухгалтерском учете инструменты и хозяйственные принадлежности могут относиться как к материально-производственным запасам, так и к основным средствам. На это влияет, в частности, их стоимость и срок полезного использования. Порядок и способы списания стоимости имущества в расходы должны быть закреплены в учетной политике организации.
Количество необходимого и используемого инструмента будет различаться в зависимости от сферы деятельности компании, количества помещений (складов, цехов и пр.), численности работников. Однако даже в небольших компаниях необходимо организовать учет имеющегося инструмента.
Журнал учета и выдачи инструмента можно приобрести в готовом виде в типографии. Обычно готовые журналы выглядят следующим образом: титульный лист, основная часть, оформленная в виде таблицы. Однако компания вправе разработать форму документа своими силами, отразив в документе дополнительную необходимую информацию с учетом особенностей деятельности или, наоборот, упростить ведение данного документа и предусмотреть графы для заполнения самой необходимой информации. Руководитель компании самостоятельно принимает решение, в какой форме вести учет используемого инструмента в компании (приобрести готовый журнал с необходимым оформлением или разработать собственную форму документа).
Не стоит включать в журнал учета инвентаря много полей для отражения информации и усложнять его заполнение. Не стоит забывать о главной функции, которую должен выполнять журнал – учет имеющегося и выданного инструмента. Давайте разберем подробнее, какую информацию необходимо отразить в журнале, как правильно оформить журнал, кто должен отвечать за оформление документа и его сохранность.
Журнал учета инструмента (образец)
Если учет инструмента в организации ведется с помощью журнала, то целесообразно определить сотрудника, который будет отвечать за его заполнение и сохранность. Таким сотрудником может выступать, например, кладовщик или заведующий складом.
Титульный лист журнала может включать название документа, название компании, дату начала и окончания ведения журнала. Основная часть документа оформляется в виде таблицы. Журнал учета инструмента обычно содержит следующую информацию:
Журнал учета инструмента обязательно должен быть пронумерован и прошит. Количество листов, которое содержит журнал, необходимо зафиксировать на последней странице. Кроме того, на последней странице журнала необходимо поставить заверяющую подпись руководителя и печать организации (при ее наличии).
Журналы учёта
Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.
Журнал учета документации
Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:
Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.
Журнал учета документации наделяется этими функциями:
В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.
Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.
Журнал учета рабочего времени
Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.
Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:
Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.
Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.
Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.
Сколько времени хранится журнал?
Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.
Какие книги должен вести кадровый отдел?
Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:
Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.
Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.
Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:
ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.
Форма ЭСМ-6. Журнал учета работы строительных машин (механизмов)
Журнал учета работы строительных машин применяют компании, чья деятельность связана с эксплуатацией автотранспортных средств, строительных машин и механизмов. Журнал используют как организации-заказчики техники (получающие транспорт по договору), так и организации, имеющие строительную технику на балансе. Как заполнять документ, разберемся в статье.
Функции журнала
По записям в журнале можно выяснить, какие машины на каких строительных объектах работали и какое количество времени. На основании этого документа работникам, трудящимся на строительных машинах, начисляют заработную плату. Таким образом, функции журнала — учитывать показатели работы транспорта.
О форме ЭСМ-6
Бланк был создан и введен в работу постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78. До конца 2012 года эта унифицированная форма, как и остальные, была обязательной к применению. В начала 2013 года ситуация изменилась — формы стали рекомендованными, по информации Минфина России №ПЗ-10/2012. Организации могут работать с бланками, которые они составили самостоятельно в целях удобства, а могут использовать унифицированные. Любой свой выбор надо зафиксировать в учетной политике компании.
Унифицированные формы по-прежнему широко применяются, поскольку они имеют все необходимые графы и привычны сотрудникам проверяющих ведомств.
Важно! При выборе собственных форм надо помнить, что они должны включать в себя ряд обязательных реквизитов. Их всего 7, и перечислены они в ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года (п. 2 ст. 9).
Заполняем ЭСМ-6
Журнал заполняет прораб или другой уполномоченный на это сотрудник. Записи можно вносить вручную либо на компьютере с последующей распечаткой.
Журнал состоит из титульного листа, четных страниц и нечетных. На титульном листе указывают наименование организации, код ОКПО, период, за который заполняется журнал.
Четные листы
В таблицу нужно внести такие сведения:
Нечетные листы
На данной странице отмечают:
Документ составляют в одном экземпляре. После того как журнал будет полностью заполнен, его необходимо оставить на хранение в бухгалтерии в течение 5 лет.
Если были выявлены фактические ошибки, например, неверно указаны суммы, количество отработанных часов и т.п., то для исправления применяют стандартный алгоритм. Прораб или другой ответственный за заполнение сотрудник должен зачеркнуть неверные сведения, в свободном месте рядом подписать верные, на полях или внизу листа поставить отметку «Исправленному верить», дату и подпись.
Форма КМ-8. Журнал учета вызовов технических специалистов
Журнал учета вызовов технических специалистов оформляется в случаях, когда от имени организации регистрируется обращение к какому-либо специалисту центра технической поддержки и обслуживания контрольно-кассовых машин и аппаратов в срочном порядке, при возникновении серьезной поломки. Также он нужен для проставления отметок о плановых технических осмотрах, регулярно проводимых для поддержания работоспособности установленного оборудования.
Как ведется и хранится
Журнал обычно находится на ответственном хранении у руководителя организации или его заместителя. Возможно также хранение у другого сотрудника (с прописыванием этого функционала в соответствующих документах).
Такая обязанность, как заполнение отдельных строк таблицы, лежит на конкретном техническом специалисте, который осуществляет ремонтные работы либо транспортировку аппарата или нескольких в центр технической поддержки для устранения неисправности.
Элементы журнала
Эта типовая форма принята Постановлением Госкомстата №132 от 25 декабря 1998 года. Она получила наименование КМ-8. Ее код по ОКУД – 0330108. Он сразу же отмечен в бланке. С 2013 года этот вид документа не является обязательным. Однако ввиду своего удобства и практичности не выходит из обращения. Документ представляет собой книгу с:
Каждый разворот при этом имеет одинаковый вид и одинаковые графы.
Обложка
На лицевой стороне крупно печатается надпись «Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ» с указанием периода существования. В правой верхней части этого листа заполняются важные данные:
Также на этой странице указывается название самой организации или структурного подразделения. Внизу листа — ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение и заполнение журнала.
Четные страницы
Таблица выбрана для граф этого документа из-за максимальной эффективности расположения информации в ней. На четной стороне расположены графы с первой по шестую. Они должны содержать такую информацию:
Причем специалист может осуществлять как подключение и ввод в эксплуатацию оборудования, так и обратный процесс. На нем лежат обязанности по периодической проверке исправности денежных контрольных счетчиков и электронной части контрольно-кассового оборудования, при необходимости – мелкого и крупного ремонта. Последний осуществляется бесплатно, если не истек гарантийный срок аппарата.
Нечетные страницы
На нечетных страницах журнала расположены графы с седьмой по двенадцатую. В них отражены:
В представленном для распечатки бланке находится 44 строки для заполнения. При необходимости допустимо распечатывание новых четных и нечетных страниц таблицы. Причем делать это необходимо парами. Для заполнения данных о выполнении одного факта ремонтных или профилактических работ с КММ необходимо иметь в наличии минимум четную и нечетную страницу документа.
С какой периодичностью заполняется
Обычно журнал учета вызовов технических специалистов составляется на годовой период заполнения. На следующий год делается новый. Сроки его заполнения зависят от удобства использования в каждой конкретной организации. Можно не отмечать дату окончания действия, тогда бумага считается бессрочной.
Когда оформляется
Журнал должен заводиться непосредственно после приобретения ККТ. Перед заполнением нужно распечатать, пронумеровать, поставить печать организации на каждом из листов, затем – прошить. Подпись руководителя компании должна стоять также на каждом развороте.
Изменения
Постепенно кассовые аппараты меняются, вводятся новые модели, старое оборудование выходит из обращения. В связи с этим можно использовать журнал учета вызовов технических специалистов для ввода в эксплуатацию, технического обслуживания и ремонта агрегатов без ЭКЛЗ, переносных устройств.
К сведению! В Закон под номером 54-ФЗ от 22 мая 2003 года «О применении ККТ» были внесены в 2016 году корректировки в связи с описанными процессами. Они предполагают, что организация может изменить установленную форму по собственному желанию, отметив этот принципиально важный момент в своей документации.
Дело в том, что не все графы могут подходить под описание используемого на практике кассового аппарата.
Какие работы могут проводиться
Отметки технического специалиста могут быть сформулированы как:
В любом случае журнал учета вызовов технических специалистов – важный документ для бухгалтерской и налоговой отчетности. Он минимизирует риск незаконного изъятия денежных средств, позволяет предоставить полную отчетность контролирующим компанию органам.