журнал учета сдачи ключей
Журнал выдачи ключей от помещений
Для систематизации записей о выдаче и возврате ключей от помещений используют специальный журнал. Он также позволяет контролировать, кто из сотрудников, когда и от какого объекта, кабинета или офиса брал ключи. Заполняет документ ответственный за выдачу ключей сотрудник или специалист службы охраны. Это зависит от того, на каком предприятии или в какой организации ведется учет.
Общие сведения
Выдавать ключи от объекта уполномоченный на это сотрудник обязан при предъявлении документа. Цель такого действия — уменьшить вероятность несчастных случаев или краж на предприятии, проследить, имеет ли доступ к объекту или офису берущий ключ сотрудник.
Документ должен постоянно быть на рабочем месте. А после того как будет заполнена последняя строка таблицы, журнал отправляют на хранение в специальное помещение с остальными документами компании. Хранить его нужно в течение 3 лет.
Как правильно заполнять журнал
Утвержденной формы такого журнала нет. Но структура документа, как правило, всегда одинакова, независимо от типа предприятия.
Журнал представляет собой книгу, внутри которой находится таблица. Титульный лист заполняется так:
Бланк содержит таблицу, графы которой должны включать следующую информацию:
К сведению! В некоторых бланках может присутствовать графа «Примечание». Заполняется она по желанию. Образец заполнения журнала и пустой бланк можно скачать на нашем сайте.
Изготовленный в типографии бланк может иметь также сквозные отверстия для шнуровки. Так как унифицированной формы нет, возможны различные варианты названия документа и внешний вид.
Приказ о порядке хранения и выдачи ключей от электроустановок
Электроустановки представляют собой объекты с повышенной опасностью, находящиеся под напряжением. По этой причине доступ к ним ограничен посредством замка. Доступ к ключам от этого замка нужно контролировать. Для этого используются различные документы.
Основные особенности
Выдача ключей учитывается оперативным штатом. Если он отсутствует, то ответственность за это может быть возложена на технических сотрудников и управленцев. Для обеспечения контроля ключи требуется пронумеровать. Храниться они должны в ящиках, которые запираются. Желательно, чтобы имелись и основные, и запасные комплекты.
Ключи могут выдаваться этим специалистам:
Ключи предоставляются исключительно под расписку. Если напряжение в установке превышает 1 000 Вольт, доступ будет ограничен дополнительно. В этом случае ключи могут выдаваться только представителям оперативного персонала. Возвращаться они должны каждый день по завершению работ. Возврат фиксируется в специальном журнале.
ВАЖНО! Предоставление ключей заверяется подписью специалиста, ответственного за выдачу, и подписью лица, получающего ключи.
Приказ
Порядок хранения и предоставления ключей устанавливается приказом. Составляется распоряжение в свободной форме. Его образец:
О порядке хранения и предоставления ключей
На основании норм охраны труда при использовании электроустановок
1. Ключи пронумеровать. При этом использовать порядковые номера.
2. Хранить комплект в ящике, который запирается.
3. Оперативным сотрудникам отдать рабочий комплект ключей, занимающимся электрохозяйством – запасной.
4. При предоставлении ключей делать запись в специальном журнале.
5. Ключи сдавать по окончанию рабочей смены.
6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным энергетика Петрова Олега Григорьевича.
Руководитель компании А.С. Григоньян (подпись)
Дополнительное документальное сопровождение
Любые манипуляции с ключами нужно отражать в журнале. Информацию рекомендуется представлять в форме таблицы со следующими колонками:
Журнал необходимо пронумеровать, поставить на нем печать организации. На нем также должна стоять подпись лица, ответственного за электрохозяйство.
Новые правила хранения документов с февраля 2020 года
С 18 февраля 2020 действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Среди них он установил новые сроки хранения документов, касающихся обеспечения режима безопасности организации, гражданской обороны, и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).
Чем руководствоваться
Обязательные сроки хранения документов, касающихся обеспечение режима безопасности организации, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций, с 18.02.2020 регламентирует п. 11 раздела II упомянутого приказа Росархива. Они представлены ниже в таблицах и включают 2 группы документов:
Поясним, что в представленных ниже таблицах срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.
Документы об организации охраны и пропускного режима
ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Договоры на оказание охранных услуг
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
Схемы дислокации постов охраны
(1) После замены новыми
(1) При условии проведения проверки
Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия
Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях
(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей
Документы (протоколы, акты, справки, сведения, докладные, служебные записки, переписка) о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей
Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт
Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним
Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей
Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни
Документы об антитеррористической защищенности, пожарной безопасности, организация гражданской обороны и защите от чрезвычайных ситуаций
ВИД ДОКУМЕНТА
СРОК ХРАНЕНИЯ
ПРИМЕЧАНИЕ
Планы повышения защищенности критически важных объектов
(1) После замены новыми
Паспорта безопасности объектов (территорий) с массовым пребыванием людей
(1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов топливно-энергетического комплекса
(1) После актуализации паспорта безопасности
Паспорта безопасности объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации
(1) После актуализации паспорта безопасности
Документы (протоколы, планы, отчеты, информации, справки, акты, переписка) о повышении антитеррористической защищенности организации
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне
Положения, инструкции, порядки руководителя объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)
(1) После замены новыми
Документы (планы, сведения, протоколы, докладные записки, акты, переписка) о деятельности объектового звена Российской системы чрезвычайных ситуаций (РСЧС)
Документы (планы, акты, отчеты, справки, списки, переписка) об организации работы по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Планы подготовки и приведения в готовность нештатных формирований гражданской обороны
(1) После замены новыми
Планы действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций
(1) После замены новыми
Переписка о мерах по предупреждению чрезвычайных ситуаций
Планы и схемы оповещения граждан по сигналам оповещения гражданской обороны, при получении информации о чрезвычайной ситуации
Планы-схемы эвакуации из здания при чрезвычайных ситуациях
Списки эвакуируемых работников и членов их семей
(1) После замены новыми
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций
Книги учета имущества гражданской обороны
Документы (планы, отчеты, инструкции, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации
Документы (акты, заключения, переписка) о пожарах
(1) С человеческими жертвами, при уничтожении документов в результате пожара — Постоянно
Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности
Списки противопожарного оборудования и инвентаря
(1) После замены новыми
Переписка о приобретении противопожарного оборудования и инвентаря
Планы и схемы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Журналы учета электронных подписей: как вести и хранить
Статья будет полезна, если в вашей организации есть хотя бы один ключ электронной подписи — тогда вам, скорее всего, нужно вести журналы учета ключей подписи. Кто обязан это делать и как, расскажем в статье.
Что такое журналы учета ключей ЭП
Журналы учета средств криптографической защиты информации (СКЗИ) или ключей электронной подписи (ЭП или ЭЦП) помогают следить за перемещением средств криптозащиты и ключей подписи в организации. В них отражается кто получил ключ подписи, сдал ли его при переходе на другую должность или увольнении, знаком ли сотрудник с правилами работы со средствами электронной подписи. Журналы нужны предприятиям, которые используют ЭП и СКЗИ, например, КриптоПро CSP или ViPNet CSP.
Кому нужно вести журналы учета ключей ЭП
Лицензиаты ФСБ
Эти компании оказывают платные услуги, связанные с использованием СКЗИ: их разработкой, распространением, установкой, обслуживанием и т.д. Это могут быть удостоверяющие центры, которые выпускают сертификат электронных подписей, или, например, дистрибьюторы СКЗИ.
К лицензиатам предъявляется самый большой список требований по соблюдению инструкции. Они должны создать у себя орган криптографической защиты информации, разработать свой регламент по соблюдению инструкции и вести журналы учета ключей ЭП и СКЗИ. Орган криптозащиты контролирует, как организация соблюдает инструкцию из приказа ФАПСИ №152.
Организации, которые не являются лицензиатами ФСБ
Обязательно соблюдать приказ ФАПСИ №152 и вести журналы учета ключей ЭП должны предприятия, которые используют СКЗИ для защиты конфиденциальной информации, если такая информация по закону подлежит защите — например, для персональных данных или при передаче отчетности. В приказе их называют «обладатели конфиденциальной информации».
Если организации используют СКЗИ для защиты информации, не подлежащей обязательной защите, то требования инструкции ФАПСИ носят рекомендательный характер. Например, это касается компании, которая приобрела сертификат ЭП и средства криптозащиты только для внутреннего пользования — подписания внутренних документов, шифрования результатов своей работы.
Организациям, которые будут соблюдать требования приказа ФАПСИ №152, нужно создать регламент хранения и использования электронных подписей на основе утвержденной приказом инструкции и вести журналы учета. Сделать это можно одним из двух способов:
Какие журналы учета вести
Инструкция устанавливает два типа журналов:
Способ заполнения журнала отличается в зависимости от типа СКЗИ, от того кто ведет журнал: обладатель ключей ЭП или орган криптографической защиты. Подробно детали заполнения описаны в приказе ФАПСИ № 152.
Форма журнала поэкземплярного учета для органа криптографической защиты — для лицензиатов ФCБ:
Форма журнала поэкземплярного учета для обладателей конфиденциальной информации:
Типовая форма технического (аппаратного) журнала:
Чтобы скачать формы для заполнения журналов, перейдите по ссылке.
Что такое порядок использования и хранения ключей ЭП и СКЗИ
Кроме журналов учета инструкция также рекомендует организациям разработать и соблюдать свой регламент хранения и использования ключей ЭП. Для регламента нет единой типовой формы, поэтому компания может разработать документ самостоятельно. Для этого нужно изучить инструкцию и адаптировать требования именно под свою компанию.
Несмотря на то, что регламент в разных компаниях будет отличаться, есть общие требования — регламент должен указывать правила, по которым в организации:
Что будет, если не соблюдать инструкцию и не вести журналы учета
Журнал учета выдачи-приема ключей от помещений
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Журнал учета выдачи-приема ключей от помещений содержит следующие графы:
1. № п/п
2. Дата
3. № кабинета
4. Фамилия И.О.
Получение ключей
5. время
6. подпись
Сдача ключей
7. время
8. подпись
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета измерения температуры сотрудников
от 35 руб.
Журнал по уборке и обработке помещений и поверхностей в целях предупреждения распространения коронавирусной инфекции (COVID-19)
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке