журнал учета секретных входящих документов
Журнал учета подготовленных секретных документов (Форма 33)
образец и пример заполнения журнала учета
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Для учета подготовленных секретных документов ведут специальный журнал.
Графы журнала учета подготовленных секретных документов (Форма 33) :
1. Порядковый номер и гриф секретности
2. Вид краткое содержание
3. Подразделение и фамилия исполнителя
4. Номера спецблокнота и листов черновика
5-6. Отпечатано
Количество экземпляров
Количество листов в экземпляре
7. Регистрационный номер машинописного бюро
8. Расписка исполнителя в получении отпечатанного документа с черновиком, дата
9. Расписка в получении от исполнителя документа с черновиком, дата
10. Расписка работника режимно-секретного подразделения об уничтожении черновика
11-13. Отправлено документов
куда и кому
номер экземпляров
номер сопроводительного письма и дата
14. Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов
15. Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разностной книге
16. Расписка работника режимно-секретного подразделения или номер и дата акта об уничтожении документа
17. Расписка о проверке наличия документов и дата
18. Примечание
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета документов для служебного пользования
от 35 руб.
Журнал инвентарного учета письменных сброшюрованных материалов
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Приложение N 19. Журнал учета входящих несекретных документов
Приложение N 19
к пп. 91, 105, 110, 113, 136, 223, 240
Инструкции по документационному обеспечению
управления в системе органов внутренних
дел Российской Федерации
ЖУРНАЛ
учета входящих несекретных документов
Порядковый (входящий) номер, пометка ограничения в доступе
Номер и дата поступившего документа
Вид и краткое содержание
Количество листов и номера экземпляров
Исполнитель, расписка и дата
Каким номером исполнен документ
Расписка в получении документа от исполнителя
и дата
Номер дела и тома, в которые подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничтожении
Отметки о проверке наличия документов
1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 12.
3. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Приложение N 10. Журнал учета служебных документов
Порядковый учетный номер
Номер поступившего документа
Откуда (от кого) поступил или куда (кому) отправлен документ
Наименование или краткое содержание документа
Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ
Расписка в получении документа и дата
Расписка принявшего документ обратно и дата
Какой входящий номер исполнен или каким исходящим номером исполнен документ
Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа
* Размеры даны в миллиметрах.
Пояснения
по ведению и заполнению журнала
1. Учет поступающих и отправляемых служебных документов ведется в журналах учета служебных документов (входящих и исходящих соответственно).
Служебные документы, созданные для внутреннего пользования (внутренние документы) и подлежащие в дальнейшем хранению в делах, учитываются в журнале учета служебных документов (входящих).
2. Порядок заполнения отдельных граф:
дата регистрации документа указывается на каждый день только один раз при записи первого документа посередине листа, отступив от записи последнего документа за предыдущий день;
порядковый номер является регистрационным номером учтенного служебного документа. Регистрация, в том числе если журнал учета служебных документов ведется на протяжении нескольких лет, ежегодно начинается с первого номера;
поступившие из других воинских частей машинные носители информации (МНИ) учитываются в журнале учета служебных документов с последующим переносом учета самих МНИ в журнал учета МНИ (временно поступившие МНИ учету в журнале учета МНИ не подлежат) с проставлением на них новых реквизитов;
в тех случаях, когда возвращается входящий документ с решением командира (начальника) в виде краткой резолюции на этом же документе, в журнале учета делается отметка: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер по разносной книге (реестру) и дата возвращения, а в графе 11 журнала записывается резолюция командира (начальника).
Примечание. При отсутствии в воинских частях журналов учета служебных документов по форме, установленной настоящей Инструкцией, допускается для ведения учета несекретных служебных документов использование журналов учета по форме N 5, установленной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал учета выдачи секретных документов
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
На предприятиях с секретным делопроизводством учет выдачи документов должен строго контролироваться. Для этого ведут специальный журнал.
Журнал учета выдачи секретных документов имеет графы (столбцы):
1. № п/п
2. Дата выдачи
3. Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)
4. Наименование документа (дела)
5. Выдано количество экземпляров (штук)
6. Инвентарный или другой учётный номер
7. Расписка в получении
8. Расписка выдавшего
9. Расписка в обратном приёме и дата
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета подготовленных секретных документов (Форма 33)
от 35 руб.
Журнал учета документов для служебного пользования
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке