журнал учета содержания и выдачи средств индивидуальной защиты сиз
Журнал учета выдачи СИЗ
Если в организации работодатель приобретает и снабжает работников средствами индивидуальной защиты (а он это обязан делать в соответствии со 212 и 221 статьями Трудового кодекса), то на предприятии должен вестись журнал учета выдачи СИЗ. Этот документ иллюстрирует поступление к конкретным сотрудникам специальной защитной одежды, обуви, респираторов и других полезных приспособлений.
Особенно это актуально для компаний, где сотрудники осуществляют свою работу в загрязненных или вредных условиях труда, в местах с повышенной или пониженной температурой (например, пожарные или сварщики), где работники взаимодействуют с потенциально опасным для жизни и здоровья оборудованием.
Строительные и производственные организации нуждаются в таком журнале. Словом, это распространенная и часто заполняемая бумага.
Что относится к СИЗ
Для того чтобы избежать спорных моментов, в трудовом законодательстве (а конкретнее – в 209 статье) четко прописано, что относится к средствам индивидуальной защиты. Например, к этой категории относятся противогазы, защитные перчатки, очки, пояса, другая специализированная одежда и обувь. Основной критерий – это защитная функция.
Защищать можно разные человеческие органы. По этому признаку СИЗ и классифицируются. Так, бывают защитные средства для глаз, кожи, головы целиком, органов дыхания. Отдельно выделяют приспособления от падения с высоты (страховки).
Также выделяют фильтрующие и изолирующие средства индивидуальной защиты. Первые фильтруют поступающие в легкие и к коже воздушные массы, вторые предохраняют от воздействий электрического тока, химических веществ, повышенной или пониженной температуры и пр.
Не стоит забывать, что к СИЗ также могут относиться смывающие, обезвреживающие средства и иные жидкости. Есть комплексные виды защиты: комбинезоны различной комплектации и назначения. Полный перечень средств защиты на производстве можно найти в ГОСТ 12.4.011-89.
Как выдавать
Трудовой кодекс не регламентирует, каким именно образом и в какие сроки необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Руководитель организации либо ответственный за это работник вправе решать самостоятельно форму и периодичность выдачи. Если рабочие будут обеспечены средствами защиты постоянно и надлежащего качества, то у проверяющих организаций претензий не возникнет.
Что касается законодательной базы, то регулирует процесс выдачи СИЗ Приказ Минздравсоцразвития №290н от 1 июня 2009 года. Там сказано, что при выдаче нужно руководствоваться конкретной спецификой производственных процессов.
В Приказе Минтруда №997н от 9 декабря 2014 года подробно прописано, какие средства индивидуальной защиты сколько служат. Например, максимальный срок эксплуатации каски вместе с подшлемником, а также защитного плаща – 2 года.
Кем заполняется
Компания вправе самостоятельно решить, кто из ее сотрудников будет заниматься выдачей СИЗ и заполнением журнала. Принципиально важно, чтобы это был компетентный сотрудник. Эта обязанность может быть прописана в трудовом договоре.
Еще один способ поручить работнику заполнять журнал учета выдачи СИЗ – назначить его ответственным за выполнение данной обязанности специальным приказом руководителя. На практике очень часто такими ответственными работниками являются руководители подразделений, бригадиры.
Элементы журнала учета выдачи СИЗ
Документ достаточно прост. Бланк его состоит из двух листов: обложки и основной табличной части. На обложке должно быть:
Второй лист журнала учета выдачи СИЗ является образцом для заполнения последующих. В нем находятся следующие графы для заполнения:
Правила заполнения журнала учёта выдачи СИЗ
После того как страницы напечатаны, их прошивают. Если журнал закончился (прошел указанный срок его действия, обычно это 1 год), то на последнем листе ставят общее количество страниц, расписывается руководитель организации, ставится печать.
Важно! Каждая страница журнала обязательно нумеруется.
Контроль за сохранностью СИЗ, их тщательный осмотр проводятся перед их выдачей, а впоследствии — раз в полгода. Об этом также необходимо ставить отметки в журнале. Если это возможно, то в графу «примечание».
Исправления и помарки в документе не приветствуются, но могут быть исправлены. Для этого ложная информация зачеркивается одной чертой, сверху или сбоку (где есть свободное место) записывается верная. При этом обязательна подпись ответственного лица и текст «Исправленному верить».
Сопутствующие документы
Помимо журнала, при использовании средств индивидуальной защиты на предприятии используют:
Все эти документы помогут руководителю упорядочить взаимодействие персонала со средствами индивидуальной защиты. Не все из них обязательны для заполнения. А журнал учета выдачи СИЗ станет основой для упорядочивания.
Обеспечение работников средствами индивидуальной защиты
Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты
Порядок обеспечения работников оборудованием и другими предметами, обладающими защитными свойствами, содержится в Приказе Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.2009. Работодатель должен выдавать СИЗ, которые соответствуют требованиям безопасности, а также сертифицированы в установленном порядке. СИЗ должны соответствовать условиям труда, полу и размеру сотрудника. Срок их использования исчисляется со дня выдачи и не может превышать установленный производителем срок годности.
Обеспечение средствами индивидуальной защиты: установленный порядок
Специальными костюмами и другими устройствами обеспечиваются те сотрудники, которые работают в опасных и вредных условиях. С целью закрепления обязанностей нанимателя по выдаче спецсредств на предприятии может быть разработано Положение об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты. В этом документе должны быть оговорены все основные моменты, связанные с закупкой и выдачей материалов. На его основании затем издается приказ об обеспечении работников средствами индивидуальной защиты, в котором назначается лицо, ответственное за выдачу, хранение и уход за ними.
Факт выдачи СИЗ фиксируется в карточках учета на каждого работника под подпись.
Вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде. Электронный документ заверяется ссылкой на бухгалтерский документ, подтверждающий факт передачи СИЗ, в котором содержится подпись сотрудника.
Обеспечение средствами защиты на предприятии должно производиться в соответствии с законодательно утвержденными нормами. Они содержатся в Приказе Минтруда России № 997 от 09.12.2014, Постановлении Минтруда России № 63 от 16.12.1997, Приказе Минздравсоцразвития № 290н и других отраслевых нормативных актах. В соответствии с нормами, содержащимися в этих документах, работодатель обязан предоставлять СИЗ. На предприятии может быть разработан собственный локальный нормативный акт, оговаривающий этот вопрос. Однако он не должен ухудшать положение сотрудников, по сравнению с уже существующими нормами.
Обычно наниматели берутся за составление собственных актов, если в существующих законах отсутствуют нормы для необходимых им профессий. В таком случае за основу принимаются наиболее схожие по условиям труда и обязанностям специальности.
Какие еще обязанности имеет наниматель
Обеспечение спецодеждой и другим оборудованием для охраны здоровья работников — не единственная задача работодателя в этой сфере. Кроме этого, он должен:
Периодически на предприятии может проводиться специальная оценка обеспеченности. Ее проводит аттестационная организация. Ее цель заключается в проверке соответствия учетных данных наличия и качества спецсредств с фактическими. Оценка обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты оформляется соответствующим протоколом. Бланк этого документа предоставлен ниже.
Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты
Как заполнить журнал выдачи СИЗ
Журнал средств индивидуальной защиты — это регистр, который помогает вести учет СИЗ, включая маски и перчатки. Обеспечивать работников вредных производств спецодеждой, обувью и другими предметами работодателей обязывают статьи 212 и 221 Трудового кодекса РФ.
Что относится к средствам индивидуальной защиты
Обязательным условием использования защитных изделий в организации является их сертификация. Недопустимо выдавать сотрудникам несертифицированные СИЗ, поскольку они должны соответствовать ГОСТам. Правила проведения сертификации таких изделий установлены:
Существуют 12 типов защитных индивидуальных средств в зависимости от цели защиты. Все они перечислены в ГОСТе 12.4.011-89 :
СИЗ в условиях пандемии коронавируса
В 2021 году, по рекомендациям Роспотребнадзора, средства индивидуальной защиты от коронавируса включены в СИЗ. Их выбор зависит от категории риска инфицирования работника, от вида выполняемых работ. Все профессиональные группы разделены на следующие категории риска:
Предложения по перечню СИЗ и нормативам их использования в течение смены приведены в приложении 1 к рекомендациям по применению СИЗ ( приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н ). Маски медицинские должны соответствовать ГОСТ Р 58396-2019, респираторы фильтрующие — ГОСТ 12.4.294-2015 и ГОСТ 12.4.296-2015.
Носить маски и перчатки и регулярно обрабатывать руки антисептическими средствами настоятельно рекомендуется всем работникам, которым необходимо общаться в течение рабочего дня с большим количеством людей. СИЗ органов дыхания и перчатками сотрудников обеспечивают работодатели (письма Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27).
Какие документы используют для учета выдачи СИЗ
Учитывать документально защитные изделия необходимо, работодателя это подстрахует от лишних затрат и поможет организовать безопасные рабочие условия.
При этом законодательством не запрещено установить на предприятии собственные правила выдачи защитных изделий. В этом случае нормы обосновывают при проведении аттестации рабочих мест и утверждают локальным актом — положением о выдаче средств индивидуальной защиты.
Чтобы фиксировать выдачу, следить за содержанием и испытаниями СИЗ, используются несколько форм документов:
Работодатель вправе отказаться от бумажной формы и вести учет в электронном виде, но и в этом случае форма учетной карточки должна соответствовать установленной. В ней вместо личной подписи работника указывают реквизиты бухгалтерского документа, подтверждающего получение СИЗ.
Как оформить журнал выдачи СИЗ
Ответственным лицом за хранение и распределение защитных средств и, соответственно, за ведение журналов учета назначается руководитель подразделения.
Если бланк журнала признан первичным учетным документом (это закрепляют в локальным акте), необходимо оформить его надлежащим образом: пронумеровать, прошить, скрепить печатью организации, которую ставят на бумажную полоску с указанием количества страниц и заверительной подписью руководителя. Оттиск печати частично попадает на полоску, которая наложена на концы шнуровки, а частично — на последнюю страницу.
Уже готовый бланк журнала продается в типографии, но проще распечатать и оформить бланк самостоятельно, используя приведенный образец.
Содержание документа чаще всего такое:
Журнал учета выдачи СИЗ, образец заполнения
Вот для примера образец заполнения журнала выдачи защитных средств — одноразовых масок и перчаток.
Электронный учет средств индивидуальной защиты
Наталия Карлова,
специалист в области промышленной безопасности,
охраны труда
Что нужно принимать во внимание при ведении учета средств индивидуальной защиты (далее — СИЗ) в электронном виде? Чем электронная карточка отличается от бумажной? Каковы преимущества выдачи СИЗ с помощью вендингового оборудования? Ответы на эти вопросы — в материале.
1. Особенности ведения личной карточки учета СИЗ в электронном виде
Наниматель обязан обеспечить бесплатную выдачу работникам СИЗ в порядке, установленном в Инструкции N 209. При этом при выдаче СИЗ он должен организовать их учет путем ведения личной карточки учета СИЗ (далее — личная карточка) в электронном или бумажном виде (абз. 2 ч. 1 ст. 28 Закона об охране труда, п. 43 Инструкции N 209).
Обратите внимание!
В Инструкции N 209 не устанавливается форма личной карточки. Вместе с тем перечисляется, какие сведения необходимо отразить в этом документе независимо от того, ведется он в бумажном или электронном виде (ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209).
Ведение электронной личной карточки особенно актуально тогда, когда в организации СИЗ выдаются большому количеству работников и когда отдельные виды СИЗ с нормой выдачи «до износа» требуют частой замены (перчатки, беруши, респираторы и т.п.).
Кроме того, очевидно, что при ведении личной карточки в бумажном виде велик риск ее непреднамеренной порчи или утери, на ее заполнение требуется больше времени, чем на заполнение электронной формы такого документа.
Одной из важнейших функций, которые должны обеспечиваться при ведении учета СИЗ с помощью личной карточки, является идентификация конкретного работника, получившего те или иные СИЗ: по личной подписи или, что применимо при выдаче СИЗ с помощью вендингового оборудования, по личному пропуску, отпечатку пальца и т.п.
Обратите внимание!
Если работник получит травму, связанную с неприменением полагающихся ему СИЗ, то при расследовании несчастного случая на производстве нанимателю в акте формы Н-1 необходимо будет указать причину произошедшего в соответствии с классификатором причин несчастного случая (приложение 2 к Инструкции N 51/94):
— либо необеспечение потерпевшего СИЗ (2100);
— либо неприменение потерпевшим выданных ему СИЗ (2500).
Поскольку выдача СИЗ подтверждается личной подписью работника, отсутствие таковой (или иной идентификации, свидетельствующей о выдаче потерпевшему соответствующих СИЗ) будет являться доказательством того, что работник не был обеспечен полагающимися ему СИЗ (а это уже основание для привлечения к административной или уголовной ответственности уполномоченных должностных лиц нанимателя и (или) самого нанимателя).
Электронная личная карточка должна содержать сведения, предусмотренные в ч. 2, 4 п. 43 Инструкции N 209 (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).
Примечание
Электронная карточка ведется в электронном виде. Дополнительно формировать папки с бумажными экземплярами таких карточек в организации не требуется. При этом при необходимости у соответствующих специалистов должна быть возможность для вывода ее на печать.
Так, электронная личная карточка должна содержать:
— информацию о работнике (фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется), структурное подразделение организации, в котором работник трудится, профессия рабочего (должность служащего), дата приема на работу, дата изменения профессии рабочего (должности служащего) в период работы в организации (если имело место), пол, рост, размеры одежды (обуви, СИЗ головы, противогаза, респиратора, рукавиц, перчаток), показатели корригирующих очков (при их наличии));
— сведения о СИЗ, предусмотренных установленными нормами выдачи (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, норма выдачи).
— сведения о фактически выданных СИЗ (наименование, классификация (маркировка) по защитным свойствам или конструктивным особенностям, дата выдачи, количество, процент износа на дату выдачи, стоимость), которые подтверждаются подписью работника, а также сведения о возвращенных СИЗ (дата возвращения, количество, процент износа, стоимость), которые подтверждаются подписями сдавшего и принявшего СИЗ работников.
При этом в электронных личных карточках подписи работниками и соответствующими должностными лицами, указанными в ч. 3 п. 43 Инструкции N 209, не ставятся. Вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, который личную подпись работника, получающего СИЗ, содержит (например, требование-накладная) (ч. 5 п. 43 Инструкции N 209).
Образец заполнения: требование-накладная для выдачи спецодежды
Перейти на ведение личной карточки в электронном виде можно одним из следующих способов:
1) создается шаблон личной карточки в электронном виде путем внесения ее в электронные таблицы, например на базе MS Excel или MS Access. При этом в случае необходимости можно активировать многопользовательский режим, что позволит одновременно работать с базой данных разным пользователям (например, специалисту склада, инженеру по охране труда, специалисту по кадрам, бухгалтеру). При работе с таблицами можно осуществлять выборки по подразделениям, профессиям (должностям), наименованиям и размерам СИЗ, устанавливать «счетчик» даты окончания периода использования для каждого вида СИЗ и т.д. Однако информация заносится в эти таблицы вручную и так же актуализируется. А это не исключает ошибки из-за человеческого фактора;
2) дорабатываются с помощью специалистов имеющиеся программы бухгалтерского учета (например, такой программный продукт, как «1С: Бухгалтерия»). Это удобно, поскольку в данном случае в одной программе можно будет вести весь учет СИЗ, как бухгалтерский, так и выдачи СИЗ работникам. При этом учетом выдачи по-прежнему может заниматься специалист склада (а не бухгалтер) после соответствующего обучения и получения пароля для доступа к программному продукту;
3) заказывается у специалистов специальный программный продукт, отвечающий всем запросам организации и учитывающий требования Инструкции N 209. Это наиболее приемлемый, хотя и более затратный вариант, имеющий много преимуществ.
В частности, при заказе подобного программного продукта можно предусмотреть различные опции. Например:
— синхронизацию базы данных с базами данных отдела кадров, в том числе по принятым (уволенным), переведенным (перемещенным) сотрудникам;
— синхронизацию базы данных с базами данных бухгалтерии и склада;
— возможность автоматического составления пофамильного списка на закупку СИЗ, в том числе с учетом складских остатков;
— возможность пофамильной выборки сотрудников, у которых находятся в пользовании СИЗ с истекшим периодом использования;
— возможность вывода на печать других форм записей исходя из требований организации — заказчика программного продукта (личная карточка, ведомость выдачи СИЗ, требование-накладная, акт продления периода использования или акт списания СИЗ, графики планирования закупки или выдачи СИЗ и т.д.).
За счет введения в базу данных норм организации или типовых норм будет сэкономлено время, которое бы потребовалось на занесение этих сведений по каждому работнику вручную. В базе данных целесообразно предусмотреть такие позиции, как наименование и классификация (маркировка) СИЗ по защитным свойствам, норма выдачи СИЗ в штуках, парах на определенный период использования (1 год, 2 года и т.д.), и привязать их к определенной профессии рабочего (должности служащего).
Ведение личной карточки в электронном виде также позволит нанимателю организовать выдачу СИЗ и их сменных компонентов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа по порядку применения, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом должны обеспечиваться идентификация работника и автоматическое занесение данных о выданных СИЗ в электронную форму личной карточки работника (п. 44 Инструкции N 209).
Примечание
При выдаче СИЗ, применение которых требует от работников практических навыков (респираторы, противогазы, самоспасатели, страховочные привязи, каски и т.д.), наниматель должен организовать проведение инструктажа работников по правилам пользования и простейшим способам проверки работоспособности и исправности этих СИЗ, а при необходимости и тренировку работников по их применению (абз. 7 п. 49 Инструкции N 209).
2. Выдача СИЗ с помощью вендингового оборудования
С помощью вендингового оборудования целесообразно выдавать рукавицы, перчатки, беруши, защитные очки и подобные СИЗ с нормой выдачи «до износа«. Так, износ перчаток на некоторых предприятиях может исчисляться неделями, а на других часами. При этом независимо от периода износа все СИЗ должны выдаваться работнику под подпись (или с использованием другого способа идентификации личности).
Очевидно, что при ведении личной карточки в бумажной форме специалисту склада для учета выдачи подобных СИЗ необходимо будет выполнить большое количество записей в ней вручную, а это отнимет много времени и приведет к необходимости скорой замены бланка. В данном случае электронная форма будет более приоритетной, хоть и не избавит соответствующего специалиста от необходимости заполнять множество документов бухучета (к примеру, требований-накладных), которые будут содержать подпись работника, и впоследствии вносить необходимые сведения в электронную базу.
Выдача СИЗ через вендинговое оборудование имеет массу преимуществ. Это:
— рациональная организация рабочего времени. При таком способе выдачи СИЗ минимизированы потери рабочего времени как самого работника, который в обычной ситуации вынужден каждый раз обращаться за требуемыми СИЗ к специалистам, так и для работников, которые ведут учет и выдачу СИЗ;
— доступность СИЗ. Работник в любое время может получить необходимые ему для работы СИЗ, что снижает риск его травмирования или получения им профзаболевания. Выдача СИЗ не зависит от человеческого фактора (например, на выдачу не повлияет отсутствие на рабочем месте соответствующего специалиста);
— рациональное потребление СИЗ. Вендинговые аппараты имеют возможность выставления индивидуальных лимитов выдачи СИЗ для конкретных работников, а пофамильный учет и контроль ведет к осознанному потреблению СИЗ работниками;
— упрощенный учет СИЗ. Идентификация работника при получении СИЗ через вендинговое оборудование осуществляется, как правило, посредством именного пропуска (RFID-карты) (также возможны варианты идентификации работника по отпечатку пальца или с помощью технологии распознавания лиц Face ID). И поскольку вендинговое оборудование связано через интернет с помощью Wi-Fi, GSM-модема или локальной сети с соответствующими электронными базами данных предприятия по учету СИЗ («1С: Бухгалтерия» и т.д.), полученные сведения быстро синхронизируются и обновляются в этих базах данных без участия специалистов.
Примечание
Поскольку работнику нужно не только получить новые, но и сдать пришедшие в негодность СИЗ, разработчики вендинговых аппаратов для того, чтобы максимально автоматизировать процесс выдачи СИЗ, предлагают модели, которые могут принимать СИЗ в стирку, и накопители СИЗ, утративших защитные свойства и не подлежащих повторной носке (рукавицы, перчатки, защитные очки и т.п.). Указанные модели также синхронизированы с базой данных организации по учету СИЗ. Информация об утилизации СИЗ, сданных через накопитель, сразу попадает в соответствующую базу данных, и работник может получить новые СИЗ вместо отслуживших.
Журнал выдачи СИЗ
Журнал выдачи СИЗ — это ведомость, в которой ведется учет обеспечения СИЗ сотрудников организации. Дополнительно его можно использовать как первичный документ для отражения бухгалтерских проводок по СИЗ.
Скачать журнал выдачи СИЗ бесплатно СКАЧАТЬ
Образец заполнения журнал выдачи СИЗ СКАЧАТЬ
Журнал выдачи СИЗ представляет из себя документ, в котором сотрудники расписываются за каждую позицию СИЗ, которая выдана ему работодателем.
Нужно ли вести журнал выдачи СИЗ?
На законодательном уровне ведение журнала не является обязательным, установленная форма такого журнала отсутствует. Более того, информация в журнале выдачи СИЗ в большей части дублирует информацию, которая содержится в личной карточке учета выдачи СИЗ.
Может показаться, что ведение журнала учета выдачи СИЗ является лишней “бумажной волокитой”, но его все же стоит вести по следующим причинам:
Вывод: журнал выдачи средств индивидуальной защиты вести целесообразно.
Схема ведения журнала учета выдачи СИЗ
Т.к. ведение журнала законодательно не закреплено, устанавливаем свои правила:
1. Журнал выдачи СИЗ и бухучет:
Помимо того, что работодатель должен вести учет выдачи СИЗ сотрудникам, ему необходимо помнить, что любые СИЗ являются товарно-материальными ценностями, поэтому подлежат бухгалтерскому учету. Для их приобретения используются средства организации, а при потере своих защитных свойств, они должны быть списаны с баланса предприятия.
На деле это означает, что помимо документов по охране труда, связанных с выдачей СИЗ, работник должен ставить свою подпись и в бухгалтерских документах. Нужно это для того, чтобы бухгалтерия могла вести учет товарно-материальных ценностей и имела для этого документально подтвержденные основания.
Именно тут и приходит на помощь журнал учета выдачи СИЗ. Ранее мы упоминали, что он не имеет какой-либо установленной формы, соответственно, ничто не мешает вести его в форме бухгалтерского документа. Так как СИЗ являются товарно-материальными ценностями, для их учета используется бухгалтерский документ, имеющий название “Ведомость учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений” (Типовая межотраслевая форма № МБ-7). В данном документе при получении СИЗ сотрудник ставит свою личную подпись, а бухгалтерия в дальнейшем использует его для контроля экономической составляющей выдачи СИЗ и составления отчетности (в том числе списания СИЗ с баланса предприятия).
2. Журнал выдачи СИЗ и карточка работника:
Для учета выдачи средств индивидуальной защиты, вместе с журналом работодатель должен вести карточки учета выдачи СИЗ на каждого работника в бумажном или электронном виде.
Если они будут вестись в бумажном виде, то требуется личная подпись сотрудника в получении СИЗ. Если в электронном виде — то вместо личной подписи работника требуется указать номер и дату бухгалтерского документа, на основании которого выданы СИЗ.
Т.к. в качестве бухгалтерского документа у нас выступает журнал учета выдачи СИЗ по форме МБ-7, то номер этого журнала выдачи средств индивидуальной защиты как раз и вписываем в карточку работника.
«Работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ в карточках учета с применением программных средств. Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника».
Таким образом, журнал выдачи средств индивидуальной защиты вы формируете не в произвольной форме, а в виде бухгалтерской ведомости по форме МБ-7.
При выдаче СИЗ сотрудник ставит в журнале подпись напротив каждой выданной ему позиции. На этом все. Больше расписываться нигде не нужно. При этом Вы “убиваете” двух зайцев. У вас на руках не только журнал, позволяющий получить всю необходимую информацию по данному мероприятию, но и документ, по которому может работать бухгалтерия.
Образец заполнения журнала выдачи СИЗ
Рассмотрим образец заполнения журнал выдачи СИЗ.
Нажмите на рисунок, чтобы его увеличить. Скачать журнал выдачи СИЗ бесплатно, а также образец заполнения можно вначале статьи.
Скачать журнал выдачи СИЗ бесплатно, а также образец заполнения можно вначале статьи
Выдача средств индивидуальной защиты фиксируется для каждой выданной позиции. Если сотруднику выдается несколько наименований СИЗ, то он ставит подпись напротив каждого наименования. Срок службы и количество указываются согласно типовым нормам выдачи СИЗ, либо же внутренним локальным актам.
Как пользоваться журналом выдачи СИЗ?
Для ответа на данный вопрос, вам необходимо проанализировать специфику работы вашей организации. В одном случае достаточно будет единственного общего журнала, а где-то удобнее завести такой журнал для каждого объекта или подразделения, где работают сотрудники.
Главным условием является возможность вами быстрого поиска подписи сотрудника. Теперь, в случае запроса данного документа трудовой инспекцией, Вы распечатываете электронную версию личной карточки учета выдачи СИЗ (с фиксацией всех необходимых данных), а вместо подписи сотрудника указываете номер журнала выдачи СИЗ (номер ведомости по форме МБ-7), а, также порядковый номер сотрудника. Именно эти данные позволят идентифицировать работника.
Отдельного внимания заслуживает пункт о праве работодателя организовать выдачу СИЗ и их сменных элементов простой конструкции, не требующих проведения дополнительного инструктажа, посредством автоматизированных систем выдачи (вендингового оборудования). При этом требуется персонификация работника и автоматическое заполнение данных о выданных СИЗ в электронную форму карточки учета выдачи СИЗ. На данный момент такой вариант успешно практикуется на производствах, где в процессе работы требуются одноразовые СИЗ (шапочки, беруши, перчатки и т.д.). Однако он требует больших затрат на автоматизацию и цифровизацию данного процесса, поэтому не очень распространен у нас в стране.
Выводы:
Правильное ведение журнала выдачи СИЗ поможет вам не только отслеживать их учет в организации, но и разгрузить документооборот в целом. Помимо этого, ведение такого журнала значительно облегчит жизнь при списании СИЗ, которые пришли в негодность. Можно сказать, что весь процесс выдачи СИЗ будет контролироваться одним документом –«Журнал учета выдачи СИЗ», который по сути является бухгалтерской ведомостью.
В этой статье мы рассказали, как использовать журнал выдачи средств индивидуальной защиты, разместили образец заполнения журнала, сделали возможность скачать журнал выдачи СИЗ бесплатно.