журнал учета входящей и исходящей документации по воинскому учету

Приложение N 10. Журнал учета служебных документов

Порядковый учетный номер

Номер поступившего документа

Откуда (от кого) поступил или куда (кому) отправлен документ

Наименование или краткое содержание документа

Кому передан документ на исполнение или кем исполнен документ

Расписка в получении документа и дата

Расписка принявшего документ обратно и дата

Какой входящий номер исполнен или каким исходящим номером исполнен документ

Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа

* Размеры даны в миллиметрах.

Пояснения
по ведению и заполнению журнала

1. Учет поступающих и отправляемых служебных документов ведется в журналах учета служебных документов (входящих и исходящих соответственно).

Служебные документы, созданные для внутреннего пользования (внутренние документы) и подлежащие в дальнейшем хранению в делах, учитываются в журнале учета служебных документов (входящих).

2. Порядок заполнения отдельных граф:

дата регистрации документа указывается на каждый день только один раз при записи первого документа посередине листа, отступив от записи последнего документа за предыдущий день;

порядковый номер является регистрационным номером учтенного служебного документа. Регистрация, в том числе если журнал учета служебных документов ведется на протяжении нескольких лет, ежегодно начинается с первого номера;

поступившие из других воинских частей машинные носители информации (МНИ) учитываются в журнале учета служебных документов с последующим переносом учета самих МНИ в журнал учета МНИ (временно поступившие МНИ учету в журнале учета МНИ не подлежат) с проставлением на них новых реквизитов;

в тех случаях, когда возвращается входящий документ с решением командира (начальника) в виде краткой резолюции на этом же документе, в журнале учета делается отметка: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер по разносной книге (реестру) и дата возвращения, а в графе 11 журнала записывается резолюция командира (начальника).

Примечание. При отсутствии в воинских частях журналов учета служебных документов по форме, установленной настоящей Инструкцией, допускается для ведения учета несекретных служебных документов использование журналов учета по форме N 5, установленной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Журнал проверок воинского учета на предприятии: образец заполнения

В штате любого предприятия есть военнообязанные сотрудники, достигшие призывного возраста или те, что числятся в запасе.

На основании ФЗ № 61 «Об обороне» в обязанность предприятий входит ведение воинского учета персонала.

Государственная система учета военнообязанных граждан регламентирует эту процедуру Постановлением ПП РФ № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете».

Соблюдение предъявляемых к этой процедуре требований обеспечит руководителю фирмы отсутствие штрафных санкций от контролирующих органов.

Для правильного ведения документации по воинскому учету предпринимателям необходимо создать специальную форму регистрации призывников и тех, кто состоит в запасе, собирать и обрабатывать данные о численности таких работников, фиксировать все изменения их личных сведений.

Своевременным оповещением об открывающихся фирмах занимаются регистрирующие органы. По этой причине сбор, хранение, обновление и передача сведений о сотрудниках определенной категории – прямая обязанность руководителя. Приказом, согласованным с военкоматом, он назначает подчиненных для ведения воинского учета, но ответственность за его состояние несет предприниматель.

Кадровые документы

В соответствии с Инструкцией Генштаба Вооруженных Сил РФ все компании должны иметь кадровые документы учета, оформленные по общему стандарту:

Дополнительные документы имеют право предлагать местные органы власти или руководители организаций.

Проверки от военкомата

Что именно надо приготовить для проверяющих? Это:

Особое внимание уделяют грамотному заполнению журнала.

Все записи должны быть сделаны шариковой ручкой с чернилами синих или черных тонов.

Заполняют бумаги четким и разборчивым почерком, без помарок и непринятых сокращений ( Приложение № 7 к Методическим рекомендациям).

Ошибки, сделанные вручную, корректируют неправильный фрагмент зачеркиванием одной чертой. При этом исправленный текст должен хорошо просматриваться. Здесь же должна быть надпись «Исправлено», подписи участников процедуры и дата исправления документа.

Вероятность санкций

Если подготовка к проверке не проводилась на должном уровне, руководитель по ст. 21.11 КоАП РФ привлекается к административной ответственности ─ штрафу в сумме 300-1000 руб. за:

В данной сфере срок привлечения к административной ответственности за различные нарушения ограничивается двумя месяцами с момента их совершения.

Ответственность

Обязательна ли процедура воинского учета?

Все расходы по ведению воинского учета осуществляются за счет собственных ресурсов компании. После включения вновь организованного предприятия в ЕГЮР в автоматическом режиме информация поступает в военкомат.

Прямую ответственность за правильный учет военнообязанных подчиненных несет руководитель, обладающий правом делегировать полномочия менеджеру по персоналу или другому сотруднику с определением круга обязанностей в трудовом договоре.

Правила ведения воинского учета прописаны в документах:

На протяжении всего периода работы военнообязанных документация о воинском учете должна поддерживаться в актуальном состоянии и храниться в надлежащих условиях.

Проверки

Каждый предприниматель должен проверять результаты организации учета на своем предприятии. Для внутреннего аудита надо создать специальную комиссию с начальником отдела кадров во главе.

Проверяющие собирают доказательства того, что все процедуры обновления, хранения, передачи сведений в военкомат осуществляются точно по Методическим рекомендациям и Положением о воинском учете. При выявлении нарушений составляют акт. После ликвидации недочетов сведения предоставляют в военкомат.

Сведения о принятых и уволенных военнообязанных надо направлять в военкомат в ближайшие 2 недели. За 3 дня подчиненных надо оповестить о получении повестки из военкомата.

При проведении проверки уполномоченные представители учитывают:

Организация ведения учета оценивается отметками «удовлетворительно» или «неудовлетворительно», достоверность и полнота сведений ─ «отлично», «хорошо», «удовлетворительно» и «неудовлетворительно».

Итоги проверок заносятся в Журнал учета и должны соответствовать таким критериям:

Военкоматы и органы самоуправления (п. 33 Положения, ПП РФ № 719) проводят документарные и выездные плановые и внеплановые проверки (ФЗ № 294-ФЗ). Плановые проверки проводят после уведомления администрации: за 3 дня до начала аудита туда направляют копии распоряжения комиссара почтой или курьером.

Бланк журнала проверок воинского учета.

Правила оформления

В первую очередь надо оформить титульную страницу и заверяющую надпись.

На титульном листе должно быть полное название Журнала.

Дата начала и окончания работы с журналом. Срок хранения документа.

Потом ─ название военкомата, полное и сокращенное, в том числе фирменное наименование ЮЛ / ФИО ИП. Адрес исполнительного органа ЮЛ/место жительства или предпринимательской деятельности (если они разные) ИП.

Номер записи о госрегистрации ЮЛ/ИП, идентификационный № налогоплательщика (для ИП); № записи в реестре и дата включения сведений в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства.

ФИО и должность ответственного за ведение журнала учета. ФИО руководителя предприятия, ИП. Подпись и печать.

На следующих страницах должны быть такие обязательные разделы:

На последней странице заносится информация о количестве прошнурованных и пронумерованных страниц.

Первые три графы заполняются проверяющими контролерами, последний раздел ─ руководителем предприятия. В журнал заносятся подробные сведения о результатах аудита:

Образец заполнения разделов

проверок воинского учета и бронирования

граждан, которые находятся в запасе

Веденское сельское поселение

(название органа местного самоуправления)

Журнал проверок воинского учета и бронирования лиц, пребывающих в запасе, находится в перечне обязательных кадровых документов для ведения учета по форме, утвержденной Инструкцией Генштаба Вооруженных Сил РФ.

Документ необходим для внесения сведений о проверках, выявленных нарушениях и указаний для их устранения.

Ответственность за организацию воинского учета и финансирование процедуры несет предприниматель, даже если он делегировал свои полномочия сотрудникам.

Соблюдение всех требований закона обеспечит стабильную работу организации и отсутствие штрафных санкций руководителю и сотрудникам.

Источник

Документация по организации и осуществлению воинского учета

Предлагаемая инструкция разработана в целях оказания методической помощи должностным лицам организаций, на которых возложены обязанности по организации и ведению воинского учета работающих граждан из числа призывников, солдат, матросов сержантов, старшин, прапорщиков, мичманов, офицеров запаса. Основным разработчиком предлагаемой инструкции является работник военного комиссариата с многолетним опытом работы.

По мнению автора, из всего перечня руководящих документов, ВУРу малочисленной организации, будет достаточно руководствоваться двумя основными из них для организации и ведения воинского учета граждан:

— Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»;

— Методические рекомендации Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные 11.07.2017.

К настоящей инструкции приложены эти вышеперечисленные руководящие и другие отдельные документы.

Для организации воинского учета граждан, а также для дальнейшего его ведения, прежде всего, необходимо изучить требования этих руководящих документов! Порядок работы с приложенными отдельными документами изложен ниже в соответствующем разделе.

В целях упрощения, настоящая инструкция разработана для малочисленных организаций, ведущих только воинский учет (без бронирования граждан, пребывающих в запасе).

Для организаций осуществляющих бронирование граждан, пребывающих в запасе, необходимо дополнительно уточнить порядок в военном комиссариате.

Обязанности по организации и ведению воинского учета граждан определены в следующих руководящих документах:

— Федеральный закон от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее – Закон);

— Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее – Положение);

— Методические рекомендации Генерального штаба Вооруженных Сил Российской Федерации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные 11.07.2017 (далее – Методические рекомендации).

За состояние воинского учета, осуществляемого организациями, отвечают руководители этих организаций.

Организации обязаны выполнять работы по воинскому учету граждан.

Граждане и должностные лица, виновные в неисполнении обязанностей по воинскому учету, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации ( приложение № 20 к Методическим рекомендациям).

В настоящей инструкции порядок организации и ведения воинского учета граждан в организации изложен пошагово. Итак, с чего начинать?!

Издание приказа об организации воинского учета граждан. (приложение № 4, п. 39 к Методическим рекомендациям)

Каждая организация (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) разрабатывает (издает) приказ об организации воинского учета граждан (на год).

Приказ представляется в военный комиссариат в 2 (двух) экземплярах и согласовывается с военным комиссаром. Согласованный экземпляр приказа хранится в документах у ВУР.

При перемещении (увольнении) ВУР в течение года, возникновении необходимости переложить обязанности по ведению воинского учета граждан на другое должностное лицо издается новый приказ. В новом приказе не нужно вновь организовать воинский учет граждан, потому что он уже был организован. Достаточно внести изменения в п. 2 и п.3 предыдущего приказа (изменить должностных лиц).

Новый приказ представляется в военный комиссариат также в 2 (двух) экземплярах и согласовывается с военным комиссаром.

обратите внимание на дату издания приказа (годового), дата должна быть декабрь текущего года;

обратите внимание на наличие пункта 3 в приказе;

храните приказы до очередной плановой проверки ведения воинского учета граждан военным комиссариатом.

Разработка плана работы по осуществлению воинского учета граждан. (приложение № 17, п. 37, 39 к Методическим рекомендациям)

Каждая организация (с ее образованием и перед началом очередного календарного года) разрабатывает план работы по осуществлению воинского учета граждан (на год).

Перед составлением плана необходимо получить в военном комиссариате выписку из Плана военного комиссариата (за район), где будет установлен срок проведения ежегодной сверки в следующем году (ориентироваться по сроку выполнения п. 20 варианта предлагаемого плана);

После получения выписки из плана в военном комиссариате, этот срок, установленный для сверки в следующем году, необходимо вставить в п. 8 варианта предлагаемого плана);

обратите внимание: в пункты 7, 9, 11 варианта предлагаемого плана необходимо проставлять сроки в соответствии с установленным в выписке из плана сроком. Например в полученной в военном комиссариате выписке из плана, срок для сверки в следующем году установлен на август. Тогда в п. 7, 9, 11 проставляются те же сроки, т.е.- август, это при небольшом количестве состоящих на воинском учете гражданах. Если же количество состоящих на воинском учете граждан большое, тогда в п. 7, 9 разумно проставлять сроки июль или июнь-июль;

План представляется в военный комиссариат в 1 (одном) экземпляре и согласовывается с военным комиссариатом. Согласованный экземпляр плана хранится в документах у ВУР.

план не будет согласован военным комиссаром в случае расхождения запланированного срока проведения сверки с Планом военного комиссариата (за район);

планы, невостребованные после согласования с военным комиссариатом, храниться в военкомате долго не будут, нужно забрать не позднее февраля;

не забывать в установленный в п. 8 срок провести сверку и представить окончательные результаты сверки в срок, установленный в п. 11;

все запланированные в году мероприятия должны быть выполнены и об этом должны быть проставлены отметки в гр. 5 плана;

храните планы до очередной плановой проверки ведения воинского учета граждан военным комиссариатом.

Заполнение карточки учета организации ф. № 18 (приложение отдельные документы)

Основным требованием, предъявляемым к системе воинского учета, является постоянное обеспечение полноты и достоверности данных, определяющих количественный состав и качественное состояние призывных и мобилизационных людских ресурсов.

Карточка учета организации ф. № 18 составляется:

в отделе кадров отбираются личные карточки работающих граждан, подлежащих воинскому учету (с учетом требований п. 14, 15 Положения и п. 1, 3 ст. 8 Закона) и заполняется раздел II личной карточки (с учетом рекомендаций – приложение № 7 к Методическим рекомендациям );

Карточка учета организации ф. № 18 представляется в военный комиссариат в 2 (двух) экземплярах вместе со списком военнообязанных и призывников (в приложении отдельные документы). Экземпляр карточки учета организации ф. № 18 с отметкой военного комиссариата хранится в документах у ВУР.

заполнить все необходимые сведения в полном объеме;

в п. 4 указать данные из свидетельства регистрации о создании юридического лица;

в п. 9 коды ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД заполнить дополнительно текстовую расшифровку;

в дальнейшем карточка учета организации ф. № 18 представляется в военный комиссариат при представлении отчета о проведенной ежегодной сверке, а также не позднее 1 ноября ежегодно (по состоянию на 31 декабря года) вместе со списком военнообязанных и призывников.

Постановка на воинский учет граждан, подлежащих воинскому учету (приложение № 7, п. 23-27,28 к Методическим рекомендациям)

Для постановки на воинский учет граждан, подлежащих воинскому учету необходимо в отделе кадров отобрать личные карточки работающих граждан, выявлять граждан, подлежащих постановке на воинский учет (с учетом требований п. 14, 15 Положения и п. 1, 3 ст. 8 Закона) и заполнить раздел II личной карточки (с учетом рекомендаций – приложение № 7 к Методическим рекомендациям);

В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы необходимо заполнять личные карточки формы № Т-2 в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащихся в документах граждан, принимаемых на воинский учет (п.п. б) п.27 Методических рекомендаций).

проверять у граждан, принимаемых на работу, наличие отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к воинской обязанности ( приложение N 8 к Методическим рекомендациям), наличие и подлинность документов воинского учета, а также подлинность записей в них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания (п.п. а) п.27 Методических рекомендаций);

личные карточки формы № Т-2, заполненные в целях постановки граждан на воинский учет ведутся и хранятся в соответствии с требованиями, установленными в приложение № 7 к Методическим рекомендациям;

не допускать типичную ошибку и знать, что личные карточки формы № Т-2, заполняются в целях постановки граждан на воинский учет, ведутся и хранятся по отдельным требованиям, в отличии от личных карточек, ведущихся в организации в целях кадрового, бухгалтерского и другого учета!

Выполнение отдельных обязанностей по осуществлению воинского учета граждан. (раздел III Методических рекомендаций)

Должностные лица, осуществляющие воинский учет в организациях, выполняют обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 26 Методических рекомендаций)

После постановки граждан на воинский учет необходимо выполнять требования п.29 Методических рекомендаций.

В последующем, требования по постановке на воинский учет граждан, подлежащих воинскому учету выполняются по мере принятия (поступления) граждан на работу (в образовательные учреждения);

При увольнении с работы личные карточки уволенных (отчисленных из образовательных организаций) военнообязанных и призывников изымаются из картотеки организаций и сдаются в архив;

Личные карточки на граждан, достигших предельного возраста пребывания в запасе, и граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья, изымаются из соответствующего раздела отдельной картотеки граждан, пребывающих в запасе.

обратите внимание на п.п. а), д). е) п. 29 Методических рекомендаций. Военкомат при проведении проверки ведения воинского учета контролирует их выполнение.

Шаги, необходимые для организации и ведения воинского учета, практически, сделаны. Что дальше?

Дальше, подведем краткий итог и дадим некоторые разъяснения и пояснения.

Ежегодно к 1 ноября необходимо представить в военный комиссариат карточку учета организации ф. № 18 (по состоянию на 31 декабря) со списком.

В декабре провести мероприятия по организации воинского учета на следующий календарный год, которые включают в себя подготовка приказа об организации воинского учета граждан и согласование его с военным комиссаром, разработка плана работы по осуществлению воинского учета граждан и также согласование его с военным комиссаром.

Следует напомнить, что перед разработкой плана работы по осуществлению воинского учета граждан, необходимо в военном комиссариате (в сроки с 10-го по 25 декабря) получить выписку из плана за район, в которой будет установлен срок проведения сверки сведений о воинском учете граждан в личных карточках формы № Т-2 с документами воинского учета военных комиссариатов. Указанный в выписке срок и включается в план организации.

По изучению руководящих документов:

В своей работе ВУР должен руководствоваться, как минимум, Положением и Методическими рекомендациями. Понимая занятость ВУР по основной работе в Положении желтым цветом обозначены 2 обязательных для изучения раздела.

Далее по приложенным отдельным документам:

Для удобства пользования предлагается перечень военных комиссариатов Ростовской области с адресами и телефонами;

Прилагается перечень документов для ведения воинского учета, где в левой стороне указаны необходимые для ведения воинского учета граждан документы, а в правой стороне полезные подсказки к ним;

Журнал проверки осуществления воинского учета граждан. Его предлагается сделать следующим способом. Для титульного листа вырезать из предлагаемого образца слова

проверок осуществления воинского учета граждан

затем скопировать их на титульный лист, вставить наименование организации.

Оставшаяся таблица подравнивается для максимального использования площади листа и распечатывается. Количество не более 10 – 15 листов. Это количество листов хватит на 15 лет. Далее поверх всех листов приложить титульный лист и все прошнуровать, пронумеровать, опечатать, заверить подписью руководителя организации и зарегистрировать.

Аналогичным порядком сделать журнал сверок. Количество листов необходимо рассчитывать исходя из количества военкоматов в которых будет проводиться сверка. Если для ежегодной сверки понадобится 1 или 2 листа, рекомендуется 15 – 30 листов.

Следует представлять в военкомат журнал проверки только во время проверки и только для внесения результатов проверок!

Следует представлять в военкомат журнал сверки только для внесения записей о результатах проведенной ежегодной сверки!

Источник