журнал учета выдачи машинных носителей

Приложение N 3. Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)

Приложение N 3
к правилам осуществления внутреннего
контроля соответствия обработки персональных
данных требованиям к защите персональных данных

Инструкция по учету, выдаче, хранению, обращению с
машинными носителями информации и персональными идентификаторами, предназначенными для хранения информации ограниченного использования (персональными данными)

1.1. Все машинные носители информации, предназначенные для хранения информации ограниченного использования (для служебного использования, персональных данных) подлежат обязательному учету. Каждый съемный носитель с записанной на нем информацией ограниченного доступа должен иметь этикетку, на которой указывается его уникальный учетный номер.

1.3. Машинные носители информации выдаются и принимаются по журналу учета руководителем структурного подразделения.

1.4. Машинные носители информации в обязательном порядке маркируются следующим образом:

— на компакт-дисках (DVD, CD и др.) учетный номер проставляется на лицевой стороне диска специальным маркером;

— на жестком магнитном диске учетный номер проставляется на корпусе. Жесткий магнитный диск учитывается отдельно (в случае съемной конструкции) или в составе системного блока (СБ) автоматизированного рабочего места. В случае учета в составе СБ, на корпус СБ (в удобное для просмотра место) наклеивается бирка с указанием учетного номера, типа, модели машинного носителя, его объема, серийного номера жесткого магнитного диска;

— на носителях информации типа USB Flash-носители на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя и его серийного номера;

— на персональных идентификаторах на корпус наклеивается бирка с указанием учетного номера носителя;

— бирки не должны закрывать заводские номера машинных носителей информации

1.5. Машинные носители информации хранятся в запертом шкафу.

1.6. Пользователям запрещается:

— использовать неучтенные машинные носители информации;

— использовать неучтенные персональные идентификаторы;

— хранить съемные носители с информацией ограниченного доступа вместе с носителями открытой информации, на рабочих столах, либо оставлять их без присмотра или передавать на хранение другим лицам;

— выносить съемные носители с информацией ограниченного доступа из служебных помещений для работы с ними на дому.

1.7. При отправке или передаче информации ограниченного доступа адресатам на съемные носители записываются только предназначенные адресатам данные. Отправка информации ограниченного доступа адресатам на съемных носителях осуществляется в порядке, установленном для документов для служебного пользования. Вынос съемных носителей информации ограниченного доступа для непосредственной передачи адресату осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.

1.8. О фактах утраты съемных носителей, содержащих информацию ограниченного доступа, либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность руководитель структурного подразделения. На утраченные носители комиссией по организации обработки и защиты персональных данных составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в Журнал учета магнитных, оптических и иных носителей информации.

1.9. Съемные носители информации, пришедшие в негодность, или отслужившие установленный срок, подлежат уничтожению. Уничтожение съемных носителей с информацией ограниченного доступа осуществляется комиссией по организации обработки и защиты персональных данных. По результатам уничтожения носителей информации составляется акт.

1.10. Сотрудники и лица, выполняющие работы по договорам и контрактам, имеющие отношение к работе с информацией ограниченного доступа или персональным данным, должны быть в обязательном порядке ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Журнал учета машинных носителей информации и машинных документов (Форма 25)

Настройка блока страниц

Ламинировать обложку C двух сторон

Нумерация, скрепление, печать:

Отверстия для прошивки

Тиснение на обложке

Все настройки

Настройка обложки

Проклеить корешок бумвинилом

Цвет обложки:

Цвет обложки:

Бумвинил

Кожзам

Бумага

Логотип на обложку

Образец журнала

Журнал учета машинных носителей информации и машинных документов форма 25 имеет графы (столбцы):
1. Дата, регистрационный номер, гриф секретности
2. Шифр заказа, задачи, учетный номер, откуда поступил
3. Тип машинного носителя информации, машинного документа
4. Количество экземпляров
5. Номер экземпляра
6. Количество в экземпляре (штук, лент, листов, объем файла)
7. Расписка в получении (Ф.И.О., подпись, дата), отметка об отправке
8. Расписка в обратном приеме (Ф.И.О., подпись, дата)
9. Место хранения машинного носителя информации, машинного документа
10. Отметка об уничтожении (складировании в урну) бракованных машинных носителей информации, машинных документов (подпись, дата)
11. Отметка об уничтожении машинных носителей информации, машинных документов, стирании информации (номер и дата акта)

Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.

Добавить отзыв

Журнал учета подготовленных секретных документов (Форма 33)

от 35 руб.

Журнал учета документов для служебного пользования

от 35 руб.

Настройка журнала

Настройка журнала

Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.

Логотип будет размещен над названием журнала по центру.

Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.

Пример расположения логотипа на вертикальной обложке

Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке

Источник

Какие журналы учета обязательно ведутся субъектами, работающими с персональными данными, образцы заполнения

Поскольку на работодателя возложена обязанность соблюдения конфиденциальности при обработке и использовании персональных данных, то возникает необходимость вести определенные акты, регламентирующие и закрепляющие все нюансы, касающиеся личных данных работников.

В статье мы расскажем, какие журналы, связанные с ПДн необходимо вести в организации, и какой формы могут быть эти документы.

Какие книги необходимо вести организации?

Поэтому единой формы для того или иного журнала законодателем не предусмотрено.

На различных предприятиях ведутся следующие журналы, связанные с персональными данными:

Также на предприятиях могут вестись журналы:

Кто должен вести подобную документацию?

Порядок хранения, использования и учета личной информации работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового Кодекса.

Регламентация передачи ПД

Если руководитель принимает решение о необходимости регламентации движения персональных данных, то образец заполнения журнала учета передачи ПДн вносится в пакет типовых документов по защите конфиденциальной информации. Его форма в этом случае должна утверждаться приказом. Также издается приказ о назначении лица, ответственного за заполнение такого акта.

Оформление: общие требования

Титульная страница

Общепринято (для всех журналов) в правом верхнем углу указывать руководителя (генерального директора), утверждающего документ. Форма ведения может быть такой:

Генеральный директор название предприятия
ФИО___
« »____20__г.»

Далее посередине заглавными буквами указывается название. После обозначается поле для даты, с которой было начато ведение документа, напр.

«Журнал начат «__» __ 20__ г.», рядом указывается поле для даты окончания, напр. «Журнал завершен «__» ___ 20__ г.».

В правом нижнем углу указывается сотрудник, ответственный за ведение документа, также проставляются даты, например:

«ОТВЕТСТВЕННЫЙ за ведение журнала
ФИО и должность сотрудника
«___» ___20__г.».

Содержание

Сам документ содержит следующие графы:

Содержание отдельных книг

Обращения субъектов

Образец заполнения журнала обращений субъектов персональных данных содержит:

Документ также может содержать раздел «Порядок заполнения». В данном разделе указываются правила заполнения граф, исправления ошибок и т.д.

Ознакомления с положением о защите

В самом акте может быть продублировано Положение о защите ПДн сотрудников. Разделы:

Электронных и машинных носителей, содержащих ПД

Образец заполнения журнала учета электронных и машинных носителей информации, содержащих персональные данные включает:

Подробнее об уничтожении персональных данных читайте тут.

Мероприятий по контролю обеспечения сохранности

В графы вносится:

Регистрации нарушения и восстановления

Регистрации согласий на обработку

Образец журнала регистрации согласий на обработку персональных данных включает в себя следующую информацию:

Фиксирования средств защиты информации

Документ содержит разделы:

Стоит помнить, что журналы не имеют законодательной регламентации. Окончательная форма утверждается предприятием или организацией, которые производят учет. Поэтому следует уточнять необходимость ведения того или иного журнала у работодателя, а также осведомляться о формах ведения журналов учета, связанных с персональными данными.

Источник

Журнал учета машинных носителей информации и машинных документов (Форма 25)

Заказывайте больше платите меньше

Изготовим журналы по вашим формам.

Гарантия высокого качества продукции

по всей России при заказе от 10 тыс. руб.

Краткое описание

Журнал учета машинных носителей информации и машинных документов форма 25 имеет графы (столбцы):1. Дата, регистрационный номер, гриф секретности2. Шифр заказа, задачи, учетный номер, откуда поступил3. Тип машинного носителя информации, машинного документа4. Количество экземпляров5. Номер экземпляра6. Количество в экземпляре (шту. Читать полностью →

Характеристики

Журнал учета машинных носителей информации и машинных документов форма 25 имеет графы (столбцы):

1. Дата, регистрационный номер, гриф секретности

2. Шифр заказа, задачи, учетный номер, откуда поступил

3. Тип машинного носителя информации, машинного документа

4. Количество экземпляров

5. Номер экземпляра

6. Количество в экземпляре (штук, лент, листов, объем файла)

7. Расписка в получении (Ф.И.О., подпись, дата), отметка об отправке

8. Расписка в обратном приеме (Ф.И.О., подпись, дата)

9. Место хранения машинного носителя информации, машинного документа

10. Отметка об уничтожении (складировании в урну) бракованных машинных носителей информации, машинных документов (подпись, дата)

11. Отметка об уничтожении машинных носителей информации, машинных документов, стирании информации (номер и дата акта)

Источник