журнал учета выдачи направлений на прохождение медицинских осмотров
Журнал учета выдачи направлений на медосмотр
В организациях, где трудятся работники, которые обязаны проходить ежегодные медицинские осмотры, целесообразно вести специальный журнал для учета выдачи направлений на такие процедуры. Документ объединяет все сведения по выданным направлениям и прохождению медосмотров работниками. Как заполнить такой журнал, разберемся в статье.
Законодательное регулирование
Организовывать периодические и предварительные медосмотры должен работодатель. Об этом сказано в ст. 212 ТК РФ. Такие медицинские осмотры должны проходить не все работники, а лишь те, которые перечислены в ст. 213 ТК РФ. Это те граждане, которые работают во вредных и/или опасных условиях труда, в общепите, медицинских учреждениях, детских образовательных учреждениях и т.д.
При организации медосмотров наниматель должен опираться на приказ Минздрава от 12.04.2011 г. №302н и приложения к нему. Согласно п. 8 Приложения №3, работодатель должен выдавать работникам направления на медосмотр под роспись. Кроме того, на нанимателе также лежит обязанность вести учет выданных направлений. Однако о том, что конкретно нужно вести журнал, нигде не сказано. Рассмотрим далее, для чего он необходим.
Функции журнала
Журнал способствует упорядочению сведений о том, какие работники и в какие сроки проходят или прошли медицинские осмотры, когда им были выданы направления. Также журнал будет считаться доказательством того, что работник получил направление на медицинскую комиссию и был информирован о том, что ее нужно пройти, потому что сотрудники ставят в документе свои подписи. Поэтому если не прошедший медицинский осмотр работник при отстранении его от работы будет утверждать, что он ничего не знал, то его подпись всегда может доказать обратное.
Таким образом, чтобы работодателю обезопасить себя при судебных разбирательствах и держать всю информацию в одном месте, рекомендуется все-таки такой журнал заполнять.
Как составить и заполнить журнал учета выдачи направлений
Официально утвержденной формы такого журнала не существует, поэтому организации могут разработать ее самостоятельно. Заполняют документ, как правило, от руки. Эта обязанность вменяется в большинстве компаний и учреждений кадровым работникам.
Журнал состоит из титульного листа и табличной части. На титульном листе указывают:
В таблицу включают следующие графы:
Журнал должен быть прошит и опломбирован. Можно также купить готовый бланк.
К сведению! Все эти графы необязательно включать в таблицу, работодатель сам решает, какую информацию отражать в журнале.
Как исправить ошибку
Если вдруг были обнаружены фактические ошибки, как то неправильно указаны фамилии, номера, даты, то их необходимо исправить, применив стандартный для таких случаев алгоритм:
Кто должен заполнять журнал учета выдачи направлений на медосмотр — образец
Для определенных категорий наемных работников законодательством РФ предусматривается проведение обязательных медицинских осмотров. Такая необходимость регламентируется статьей 213 Трудового кодекса РФ, а также Приказом Минздрава РФ № 29н от 28.01.2021.
В этих правовых актах речь идет о предварительных осмотрах, осуществляемых при трудоустройстве граждан, и периодических, проводимых с целью профилактики профзаболеваний и проверки профпригодности сотрудников. При этом каждый факт прохождения работником соответствующей медкомиссии подлежит документальному учету.
Направление, которое выдается наемному работнику на прохождение медосмотра, должно регистрироваться работодателем в специальном журнале учета.
Нужно ли вести журнал учета выдачи направлений на медосмотр?
Обязательность ведения журнала регистрации выданных направлений на медосмотр не установлена нормами российского законодательства для организаций-работодателей.
Образцы направлений на медосмотр по новым правилам:
Специалисты по делопроизводству в сфере работы с кадрами настоятельно рекомендуют заполнять данный регистр на предприятии, в штате которого имеются наемные работники, обязанные проходить медицинские осмотры.
С помощью этого журнала работодатель контролирует, кто получил направление на медицинский осмотр и, соответственно, должен был посетить медкомиссию.
Данная практика позволяет систематизировать учет прохождения работниками медкомиссий.
Каждое выданное направление отражается работодателем в журнале, а факт его получения подтверждается личной подписью сотрудника, обязанного пройти надлежащую медкомиссию.
Если такой сотрудник получил соответствующее направление от работодателя, но своевременно не прошёл назначенный медицинский осмотр, он может быть отстранен от работы (крайняя мера – увольнение).
Таким образом, журнал регистрации и учета систематизирует все факты проверки здоровья у наемных сотрудников.
Работодатель, который его ведет, всегда сможет подтвердить выполнение требований статьи 213 Трудового кодекса РФ, предписывающей проведение медосмотров для работников таких сфер деятельности:
Все медосмотры, которые проводятся по правилам статьи 213 Трудового кодекса РФ, оплачиваются за счет работодателя.
Это прямо оговорено частью 8 статьи 213 Трудового кодекса РФ. При этом работодатель обязан регистрировать направления на медосмотр, выданные наемным работникам, что предусмотрено пунктом 9 раздела II Приложения № 1 (Порядка), утвержденного Приказом Минздрава РФ № 29н от 28.01.2021.
Самый удобный вариант регистрации – ведение учетного журнала.
Как заполнять?
Стандартная форма для ведения журнала регистрации и учета выдачи не установлена законодательством России. Это значит, что каждый работодатель вправе разработать и применить свой документальный шаблон для такого регистра.
Данный учетный регистр может содержать следующие сведения (графы):
Список врачей, которых должен пройти работник, предопределяется спецификой выполняемой деятельности (занимаемой или ожидаемой должности).
Выданное направление имеет типовую форму – согласно пункту 9 раздела II Приложения № 1 (Порядка), утвержденного Приказом Минздрава РФ № 29н от 28.01.2021.
По результатам осмотра сотруднику выдается заключение о годности/негодности к выполнению работы на занимаемой (ожидаемой) должности.
Скачать образец
Выводы
Работодатель должен обеспечить прохождение наемным сотрудником медосмотра в соответствии с требованиями законодательства РФ – статьи 213 Трудового кодекса РФ и Приказа Минздрава РФ № 29н от 28 января 2021 года.
Направление на прохождение медосмотра выдается работодателем – оно составляется по типовой форме и фиксируется в специальном учетном журнале.
Форма ведения журнала не оговорена нормативно-правовыми актами, но должна подразумевать регистрацию значимых сведений, подтверждающих факт выдачи конкретному сотруднику организации.
1. Список работников
На основании пунктов 20-22 Приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 28.01.2021г. № 29н работодатель должен сформировать и утвердить Список работников, подлежащих периодическим осмотрам:
20. Периодические медицинские осмотры проходят работники:
занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта ;
Приказ Минздрава России и Минтруда России от 31.12.2020 N 988н/1420н «Об утверждении перечня вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медицинские осмотры при поступлении на работу и периодические медицинские осмотры» (зарегистрирован Минюстом России 29.01.2021, регистрационный N 62278).
организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей;
выполняющие работы, предусмотренные приложением к Порядку.
21. В списке работников, подлежащих периодическим осмотрам, указывается:
наименование профессии (должности) работника согласно штатному расписанию;
наименования вредных производственных факторов, работ в соответствии с приложением к Порядку, а также вредных производственных факторов, установленных в результате специальной оценки условий труда.
Часть вторая статьи 213 Трудового кодекса Российской Федерации.
Список работников предоставляется в медицинскую организацию на этапе согласования договора. Образец можно скачать здесь.
2. Поименный список
На основании пунктов 23, 24 Приказа Министерства здравоохранения Российской Федерации от 28.01.2021г. № 29н работодатель должен сформировать и утвердить Список лиц, подлежащих периодическому медицинскому осмотру :
В поименных списках указываются:
фамилия, имя, отчество (при наличии) работника;
профессия (должность) работника, стаж работы в ней;
наименование структурного подразделения работодателя (при наличии);
наименование вредных производственных факторов или видов работ.
24. Поименные списки составляются и утверждаются работодателем (его уполномоченным представителем) и не позднее чем за 2 месяца до согласованной с медицинской организацией датой начала проведения периодического осмотра и направляются работодателем в указанную медицинскую организацию, если иной срок не установлен договором между работником и работодателем.
Поименный список предоставляется в медицинскую организацию на этапе согласования договора. Образец можно скачать здесь.
Рекомендуем оформить поименные списки работников Вашего предприятия следующим образом:
Дата рождения
Наименование структурного подразделения (цех, участок)
Профессия, должность
Вредный производственный фактор и (или) вид работы
Новые правила проведения медосмотров с 2021 года
Время чтения: 14 мин
С 1 апреля вступает в силу новый порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, утвержденный приказом Министерства здравоохранения РФ от 28.01.2021 №29н (далее – Порядок №29н) проведения медицинских осмотров.
При этом с 01.04.2021 утрачивает силу Приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н (ред. от 18.05.2020) «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда» (далее – Порядок №302н).
Как теперь жить по «новым правилам» и что делать — головная боль тех, на чьих плечах лежит ответственность за проведение медосмотров, и тех, кому их проводить.
Но не стоит поддаваться панике. Разберемся с новым порядком пошагово.
Что изменилось? Изучаем отличия Порядка №29н от Порядка №302н
Если изучить все требования Порядка №29н, то можно прийти к мысли, что кардинальных изменений в структуре проведения медицинских осмотров по сравнению со старым Порядком №302н нет.
Можно выделить топ-10 нюансов, на которые необходимо обратить свое внимание:
1. Изменился перечень работ и факторов (раздел IVПорядка №29н), согласно которому составляется список профессий, подлежащих медицинскому осмотру:
— исчезла отсылка прохождения медосмотра сотрудникам, работающим за компьютером, если превышен ПДУ электромагнитного поля широкополосного спектра частот. Теперь «офисники» должны проходить обследование только при установленном классе 3.1 и выше специальной оценкой условий труда (Письмо Минтруда России от 04.03.2021 № 15-2/ООГ-581);
Справка. Учтите, что в новом Порядке №29н отсутствует расширенный перечень информации, которую можно было взять за основу при составлении списка воздействующих на работника опасных и вредных производственных факторов. Согласно требований Порядка №29н ориентирами будут являться результаты СОУТ и само приложение Порядка №29н.
2. Добавилось составление списков лиц, подлежащих медосмотрам. Согласно пунктам 9 и 21 Порядка №29н необходимо составить список лиц, поступающих на работу, подлежащих предварительным осмотрам, а на периодический — список работников, подлежащих периодическим осмотрам.
3. Составленный список работников, подлежащих периодическим осмотрам, в соответствии с п.22 Порядка №29н теперь должны направлять в Роспотребнадзор организации, принадлежащие к следующим отраслям:
4. Обязательным требованием стало указание стажа работника в поименном списке.
5. Цифровые технологии не стоят на месте и поэтому в п.9 Порядка №29н отражено ведение электронного документооборота: появилась возможность направить работника на медицинский осмотр, составив электронный документ, если у работника и работодателя имеются электронные подписи.
6. Несмотря на отсутствие утвержденной формы направления на медосмотр, установлен список обязательных данных, которые в нем необходимо указывать: пол сотрудника, телефон и электронный адрес выбранной медицинской организации и работодателя, номер медицинского страхового полиса обязательного и (или) добровольного медстрахования.
7. Пунктом 11 Порядка №29н определено, что работник при прохождении медосмотра дополнительно должен иметь при себе Полис обязательного (добровольного) страхования. Раньше такого требования не было.
8. Законодательно утверждена (п.12 Порядка №29н) возможность объединения первого этапа диспансеризации (проф.осмотра) с проводимым медицинским осмотром. Результаты будут учитываться врачебной комиссией при подготовке медицинского заключения, а расходы будут подлежать оплате посредством системы обязательного медицинского страхования.
9. На основании п.19 Порядка №29 на внеочередной медосмотр теперь можно направить сотрудника по результатам установленной нетрудоспособности.
10. В новом Порядке №29н отсутствует ряд утвержденных обязательных форм (направления, списков работников), которые были присущи старому Порядку №302н.
Порядок проведения медосмотров
1. Меняем документацию
Как мы уже поняли из первого раздела, изменились новые формы документов, но не сильно. Для начала нам необходимо:
2. Взаимодействуем с медорганизацией и Роспотребнадзором
а) направляем списки в Роспотребнадзор, если ваша организация подпадает в список, указанный в пункте 22 Порядка №29н. Если в списке вас нет, то переходим сразу к следующему подпункту;
б) взаимодействуем с медорганизацией:
Лайфхак. Для формализации процесса и для того, чтобы не возникало лишних вопросов, необходимо издать внутренний по организации приказ о медосмотре, в котором прописать сроки проведения, ответственных лиц, приложить календарный план и за десять рабочих дней на основании п.27 Порядка №29н ознакомить работников с приказом.
Запомните, что работник также должен поставить подпись в направлении, а ваша организация согласно п.9 Порядка №29н должна учитывать выданные направления. Порядок учета устанавливается самостоятельно, но удобнее всего завести журнал учета. Для удобства вышеуказанный пункт Порядка №29н предполагает электронный учет направлений.
в) контролируем прохождение медицинского осмотра, корректируем календарный план по необходимости, решаем организационные вопросы проведения медосмотра (подготавливаем кабинеты, если медосмотр будет проходить на вашей территории, следим за социальным дистанцированием и масочным режимом).
Лайфхак. Чтобы «облегчить участь» работнику, которому необходимо пройти медосмотр, всю информацию по порядку прохождения лучше всего разместить на стенде или выдать в виде чек-листа при выдаче направления на медосмотр.
г) проверяем полученные результаты медосмотра. Согласно п.34 Порядка №29н «медики» должны выдать пять экземпляров заключения медосмотра. Один на руки работнику, второй — к медкарте, третий — заказчику-организации, четвертый — в поликлинику, куда прикреплен работник, пятый — в Фонд социального страхования, если поступил письменный запрос и было получено согласие самого работника.
Если у вас и медорганизации была прописана возможность передачи данных в виде электронных заключений, то они должны подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью и передаваться по защищенным каналам связи. Также в пяти экземплярах и не позднее тридцати дней после периодического медосмотра должен быть выдан заключительный акт (раньше было три). Его должны передать:
Свой экземпляр медицинская организация на основании п.47 Порядка №29н должна хранить 50 лет.
Справка. Пунктом 16 Порядка №29н прописано, что в заключении должна стоять отметка о выявленных медицинских противопоказаниях, если таковые имеются. Так было и раньше, но случалось, что врачи забывали ставить эти отметки, и затем это выявлялось при проверках надзорными органами.
В новом заключительном акте появился дополнительный пункт (п.45 Порядка №29н), в котором медорганизация теперь должна указать перечень впервые установленных инфекционных заболеваний, связанных с условиями труда.
Лайфхак. Зачастую при установлении профессиональных заболеваний Роспотребнадзор (п.2 Положения о расследовании и учете профессиональных заболеваний, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 №967) может затребовать от организации результаты проводимых медосмотров. Поэтому установите срок хранения заключительного акта не более трех-пяти лет.
д) выполняем требования согласно результатам заключительного акта. Как показывает практика, многие специалисты останавливаются на полученном на руки заключительном акте, подшивая его в папку с медосмотрами. И потом попадаются при различных проверках. Поэтому, для удобства рекомендуется оформить приказ по результатам медосмотра, ознакомить под подпись работников с результатами, и, если это необходимо, направить прошедших медосмотр на дополнительные обследования (как указано в заключительном акте).
Как мы видим, изменения в новом Порядке проведения есть, но они не меняют кардинально всю структуру проведения медицинского осмотра. Появились организационные моменты, на которые мы должны обратить свое внимание и учитывать их согласно новым требованиям. Как говорится, дорогу осилит идущий. Главное — не бояться.