журнал учета выдачи пропусков на транспортные средства

Приложение N 17. Журнал учета пропусков для служебного автотранспорта

к Инструкции по организации пропускного

и внутриобъектового режимов на объектах

таможенных органов Российской Федерации

ЖУРНАЛ
учета пропусков для служебного автотранспорта

Начат: «____»__________ 200_ г.

Окончен:»____»___________ 200_ г.

На листах __________

Примечание: страницы журнала пронумеровываются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью, учитывается в номенклатуре дел таможенного органа.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Приложение N 17. Журнал учета пропусков для служебного автотранспорта

к Инструкции по организации пропускного

и внутриобъектового режимов на объектах

таможенных органов Российской Федерации

ЖУРНАЛ
учета пропусков для служебного автотранспорта

Начат: «____»__________ 200_ г.

Окончен:»____»___________ 200_ г.

На листах __________

Примечание: страницы журнала пронумеровываются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью, учитывается в номенклатуре дел таможенного органа.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

Правила внутреннего распорядка (служебного распорядка) организации

(1) После замены новыми

Документы (акты, докладные, служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

Книги, журналы оттисков и слепков печатей, штампов, факсимиле

Переписка об утверждении печатей и штампов

Журналы учета выдачи печатей и штампов

Акты уничтожения печатей и штампов

(1) При отсутствии книг, журналов, оттисков и слепков – пост. **

Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Книги регистрации (учета выдачи) удостоверений, пропусков, идентификационных карт

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос материальных ценностей

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

Списки, книги адресов и телефонов

(1) После замены новыми

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Документы (справки, информации, перечни и др.) о передаче, приобретении зданий, помещений в собственность организации

Документы (акты, справки, технические паспорта, кадастровые планы жилья) о переводе помещений в жилые и нежилые

Документы (планы, копии учредительных документов заявителя и др.) о прекращении права постоянного, бессрочного пользования, пожизненного, наследуемого владения земельными участками

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений, земельных участков в аренду (субаренду); документы (акты, технические паспорта, планы, кадастровые планы жилья, схемы, расчеты) к ним

Книги, журналы, карточки, базы данных регистрации договоров об аренде зданий, помещений, земельных участков

Документы (заявки, анкеты, предложения, копии учредительных документов, платежные документы), представляемые на торги (аукционы, конкурсы) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества

Опись документов, представляемых (на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

До ликвидации организации

Документы (заявки, предложения, уведомления о намерениях, платежные документы) об организации торгов (аукционов, конкурсов) по продаже государственного или муниципального имущества

Протоколы торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий и другого имущества:

(1) После проведения торгов. У победителя торгов – до ликвидации организации

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий, помещений и другого имущества; документы (проектно-изыскательские заключения, разрешения на строительство и др.) к ним

Документы (информации, справки, сводки, сведения, отчеты) по вопросам владения, пользования и распоряжения имуществом

Карты сведений об объекте учета владения, пользования, распоряжения земельными участками, зданиями, помещениями и другим имуществом

Переписка о сдаче и приеме зданий, помещений в аренду

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц

Паспорта зданий (1), сооружений(1)

(1) Паспорта зданий и сооружений – памятников архитектуры и культуры – пост. **

(2) После ликвидации здания, сооружения

(1) После списания оборудования

Документы (информации, акты, заключения, докладные, служебные записки, справки, переписка) по вопросам охраны объектов культурного наследия

Переписка с архитектурными инспекциями о паспортизации зданий и сооружений

Договоры о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (полисы, соглашения, переписка) о страховании зданий, сооружений

(1) После истечения срока страхования

Планы размещения организации

(1) После замены новыми

Переписка о предоставлении помещений организации

Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

Документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) по выбору управляющих компаний

(1) После перевыбора управляющей компании

Переписка о содержании зданий, прилегающих территорий в надлежащем техническом и санитарном состоянии

Документы (заявки, акты, переписка) о проведении санитарно-гигиенической обработки помещений

(1) После истечения срока действия договора

Документы (заявки, отчеты, переписка) о топливно-энергетических ресурсах и водоснабжении

Договоры коммунального обслуживания организации

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о коммунальном обслуживании организации

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

Журналы учета неполадок при эксплуатации технического оборудования помещений, зданий, сооружений

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

Договоры обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортных средств

(1) После истечения срока действия договора

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

Договоры по автострахованию

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о перевозке грузов

Заявки на перевозку грузов

Нормативы загрузки транспортных средств

(1) После замены новыми

Условия по перевозке грузов:

а) по месту разработки и утверждения

Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий

(1) Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост.

Переписка о безопасности движения различных видов транспорта

Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

Журналы учета дорожно-транспортных происшествий

Технические характеристики транспортных средств

(1) После списания транспортных средств

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

(1) После списания транспортных средств

Документы (заявки, акты, сведения, графики обслуживания, переписка) о ремонте транспортных средств

Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

(1) После проведения проверки (ревизии)

Документы (графики, сводки, сведения) о выходе автомобилей на линию

(1) После проведения проверки (ревизии)

(1) При условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 л.

Книги, журналы учета путевых листов

Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

Документы (доклады, справки, сведения) по организации защиты телекоммуникационных каналов и сетей связи

Переписка о состоянии внутренней связи

Разрешения на установку и использование средств связи

(1) После окончания эксплуатации средств связи

Переписка с операторами сотовой связи об организации связи

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

(1) После истечения срока действия договора

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

Схемы линий внутренней связи организации

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

(1) После снятия линий связи

Документы (ведомости, акты, контрольные листы, сводки, рапорты) об учете повреждений, технического осмотра и ремонта средств связи

(1) После устранения неполадок

Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего и капитального ремонта

(1) После проведения ремонта

Журналы учета заявлений о повреждении средств связи

Картотеки, книги учета средств связи

Книги учета записи дежурных на телефонных стациях

Книги регистрации междугородных телефонных разговоров

10.4. Обеспечение безопасности организации

Документы (планы, отчеты, докладные, служебные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

Приказы начальника гражданской обороны объекта

Планы оповещения граждан, пребывающих в запасе, при объявлении мобилизации

Планы-схемы действий личного состава при чрезвычайных ситуациях в случае, если немедленная эвакуация из здания невозможна

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации

Акты аттестации режимных помещений, средств электронно-вычислительной техники, используемой в этих помещениях

(1) После переаттестации или окончания эксплуатации помещения

Регистр опасных веществ, отходов производства и потребления, отдельных видов продукции

Паспорт антитеррористической и противодиверсионной защищенности организации

Журналы регистрации инструктажа по пожарной безопасности

Источник

Приложение 13. Журнал учета разовых пропусков

пропускного и внутриобъектового режимов

на объектах Московской северной таможни

Журнал
учета разовых пропусков
на объект________________________________
(наименование и адрес объекта)

Начат: «___»___________200__г.
Окончен: «___»___________200__г.
На_____листах

Страницы (образец заполнения):

Примечание: страницы журнала пронумеровываются, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью, учитывается в номенклатуре дел таможенного органа.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии

В организациях, которые занимаются предоставлением транспортных услуг, для контроля за выходом автомобилей на линию применяется специальный журнал учета.

Для чего нужен журнал, его значение

Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.

При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.

В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.

Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.

Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.

Кто несет ответственность за ведение документа

Ответственность за формирование и ведение журнала, как правило, возлагается на диспетчера. Все данные в документ он вносит на основании сведений, предоставленных механиком, которых проводил осмотр технического состояния машины, а также водителя.

Что будет, если не вести журнал

Организации, занимающиеся транспортными услугами должны вести этот журнал в обязательном порядке. Если же его не будет, то государственные контролирующие органы (Ространснадзор и т.д.) оштрафуют как руководство, так и само предприятие.

По этой же причине вся информацию, вносимая в журнал должна быть достоверной и точной, поскольку, если вдруг с автомобилем что-то произойдет, проверяющие лица не в последнюю очередь займутся изучением данного документа. При выявлении ложных или неверных сведений на ответственные лица может быть возложено дисциплинарное взыскание.

Как сформировать журнал

Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии составляется в произвольном виде. Однако, если в компании есть свой шаблон журнала, то применять следует именно его. Кроме того, имеет распространение унифицированная, ранее обязательная к использованию форма журнала. Она удобна тем, что ее можно легко подкорректировать под нужды предприятия, добавив или убрав ненужные столбцы и строки. В некоторых организациях применяется журнал, имеющийся в свободной продаже (в твердом переплете) – законодательство такой подход к учету работы автомобилей вполне допускает.

Особенности оформления бланка

Что касается оформления журнала, то здесь также нет никаких особенностей, то есть, если журнал формируется самостоятельно, то его можно сделать в электронном виде или же, что называется, «нарисовать» вручную. В первом случае подготовленный бланк следует распечатать, чтобы ответственные лица могли оставить в нем свои автографы.

Обычно журнал содержит в себе не один десяток страниц. Все они должны быть по порядку пронумерованы и прошиты специальной толстой нитью.

На последнем листе ставится печать организации и пометка о количестве страниц в документе, а также дата и подпись ответственного работника.

Журнал делается в одном оригинальном экземпляре, дополнительных его копий не формируется. Заполненный журнал подлежит хранению на протяжении периода, установленного в законодательстве или же указанного в нормативно-правовой документации транспортной фирмы. Только после истечения этого срока документ можно уничтожить.

Кто должен расписаться в журнале

В журнале должны расписаться два сотрудника. Во-первых, это механик, который проверяет автомобиль перед выездом и после возврата, во вторых, диспетчер, который занимается ведением журнала. Что касается водителя, то в журнале отмечается только его ФИО.

Образец журнала

Если вам поручено формирование и ведение журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии, который вы ранее никогда не делали, воспользуйтесь его примером и подробными разъяснениями к нему. С их учетом вы сделаете нужный вам документ без особых проблем.

Источник