журнал учета выдачи сдр образец
Нужно ли вести журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р — образец для скачивания
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдаются работодателем своему работнику, выбравшему электронную трудовую книжку взамен бумажной. Документ предоставляется в ответ на письменный запрос сотрудника в течение трех рабочих дней, а также в день увольнения.
Для учета выдаваемых справок рекомендуется вести журнал регистрации выдачи, который при необходимости позволит подтвердить факт исполнения обязательств работодателем перед работниками.
Нужно ли вести журнал регистрации выдачи формы СТД-Р?
Выдавать справки СТД-Р работодатель обязан только тем сотрудникам, кто выбрал электронный способ учета трудовой деятельности и отказался от ведения бумажных книжек (было подано соответствующее заявление работодателю).
В законодательстве предусмотрено два случая обязательной выдачи формы СТД-Р:
Работодатель должен исполнять свои обязанности исправно, чтобы не нарушить трудового законодательства, в частности ст. 66.1 ТК РФ.
Ни в одном законодательном акте не говорится о том, что работодатель обязан также вести журнал для учета и регистрации выданных справок по форме СТД-Р, поэтому его оформление не является обязательным.
Однако данный журнал пригодится самому работодателю для систематизации информации о выданных документах сотрудникам, а также для подтверждения факта исполнения обязанности по выдаче СТД-Р в положенных случаях. Кроме того, Роструд также рекомендует организациям завести такой учетный документ, в котором работники смогут поставить свою подпись в подтверждение получения нужных сведений.
Журнал лучше вести в бумажном виде, чтобы он исполнял свою функцию по подтверждению исполнения обязательств по выдаче справкой СТД-Р. Только в бумажном варианте учетной книги работник сможет поставить свою подпись при получении формы.
Вести ли учет выдаваемых справок при увольнении?
При увольнении форма СТД-Р выдается тем сотрудникам, кто перешел на электронные трудовые книжки. Для тех, кто решил сохранить бумажные экземпляры книжек, выдача сведений о трудовой деятельности по указанной форме не является обязательным.
Учет выдаваемых при увольнении справок также рекомендуется вести в журнале регистрации, при этом по каждому факту выдачи нужно получать подпись работника. Такой учет позволит подтвердить исполнение обязательств работодателем и соблюдение норм трудового права в части предоставления персоналу информации о его трудовой деятельности.
Как оформить?
Лучше завести отдельный журнал, где будут отражаться сведения об оформляемых справках по форме СТД-Р для предоставления в ответ на заявление работника или при увольнении.
Оформить учетную книжку лучше в бумажном виде, пронумеровать ее страницы, прошить.
Как правило, журнал оформляется в табличном виде. Содержание граф зависит от потребностей организации, никаких строгих норм и правил на этот счет законодательством не установлено.
Рекомендуем включить в журнал регистрации следующие графы:
Ниже предлагаем скачать в формате excel примерную форму журнала, который можно использовать для регистрации факта выдачи справок.
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
К Вашим услугами наши консультации и статьи по кадровому делопроизводству. Для их чтения зарегистрируйтесь на сайте.
Журнал регистрации выдачи СТД-Р. Ведение. Образцы
Можно ли вести журнал регистрации выдачи СТД-Р в электронном виде, а не бумажном? Нужно ли его потом распечатывать? Или просто нужно вести такой журнал?
В Трудовом кодексе РФ нет нормы, требующей обязательной регистрации выдачи сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работнику работодателем.
Однако мы рекомендуем фиксировать получение работником СТД-Р. Почему? В ТК РФ установлена обязанность работодателя выдавать сведения работнику в определенных случаях и в определенные сроки. Например, в ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ говорится:
«Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:
в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
при увольнении в день прекращения трудового договора».
«…СТД-Р выдается при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки и перешел на электронную. Подтверждением выдачи справки будет являться подпись работника. Считаем целесообразным завести отдельный журнал учета…» (Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.рф», вопрос № 136936 от 15.09.2020).
Допустимо фиксировать факт передачи в общем журнале учета выданных документов работникам.
Электронная форма журнала, как видите, для этой цели не подойдет, а пригодится разве что для учета отправленных «электронных» СТД-Р.
Также напомним, что в случае, если в день прекращения трудового договора предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Такой порядок установлен в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ. И здесь у работодателя тоже есть подтверждение и отправки (заказное письмо является регистрируемым почтовым отправлением), и получения сведений работником (он распишется в уведомлении о вручении, которое вернется работодателю).
Но мы рекомендуем все-таки завести отдельный журнал учета выданных СТД-Р, где записывать все операции: и получение лично работником под подпись, и отправку сведений почтой, и передачу в электронном виде. Все сведения будут под рукой в одном месте, и облегчит поиск информации в случае необходимости.
Утвержденной формы такого журнала нет, поэтому содержание его граф определяет работодатель.
Если Вы пользуетесь нашими журналами (вот этими), то заполнить можно так:
СТД-Р при увольнении — образец 2020 года
Форма СТД-Р начала применяться с 2020 года и стала следствием введения электронных трудовых книжек. В этой статье мы расскажем о назначении этой формы и правилах ее оформления.
Зачем нужна форма СТД-Р
СТД-Р — это одна из двух форм, предназначенных для выдачи сведений о трудовой деятельности работнику, выбравшему электронный вариант ведения трудовой книжки. Обе формы (и правила их заполнения) утверждены Приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н, но используют их разные составители:
Для работника, отказавшегося от ведения трудовой книжки на бумаге, оформление СТД-Р равнозначно передаче ему:
В обоих случаях выдаваемый документ может иметь как бумажную, так и электронную форму (выбрать ее должен работник). Электронный документ работодатель должен заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если выдача СТД-Р на руки в день увольнения невозможна, то работнику направляют уведомление с просьбой получить документ или выразить согласие на отправку его почтой. При этом следует иметь в виду, что осуществить такую отправку за границу нельзя (Письмо Минтруда России от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210).
Образец заполнения СТД-Р при увольнении
СТД-Р состоит из сведений о:
Состав данных о трудовой деятельности, в целом, соответствует применяющимся в бумажной трудовой книжке, а также отражаемым в форме СЗВ-ТД, используемой для подачи в ПФР сведений, накапливаемых электронно:
Составление СТД-Р завершается заверением его подписью уполномоченного на это лица с расшифровкой его должности и Ф. И. О., а также печатью (при ее наличии) и обязательным проставлением даты создания.
Журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р рекомендуется вести для учета и нумерации справок, выдаваемых работникам для представления в различные организации.
Графы журнала регистрации выдачи справок по форме СТД-Р :
№ п/п
Дата выдачи справки по форме СТД-Р
Ф. И. О. работника
Структурное подразделение
Должность
Ф. И. О., должность работника, ответственного за выдачу справки по форме СТД-Р
Подпись работника, получившего справку
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал регистрации приказов по личному составу
от 35 руб.
Журнал регистрации личных дел работников
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Новая форма СТД-Р в 2020 году: заполнение сведений о трудовой деятельности, когда и как выдавать, образец заполнения
В 2020 году у работодателей появилась новая обязанность: предоставлять по запросам сотрудников сведения о трудовой деятельности. Форма СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя (ст. 66.1 ТК РФ). Для оформления таких сведений нужно использовать бланк СТД-Р. Форма утверждена приказом Минтруда от 20.01.20г. № 23н, действует с 7 марта 2020 года.
С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Сразу же у сотрудников возник вопрос — а как получить данные из такой книжки?
Кто и когда заполняет СТД-Р
Согласно статье 66.1 ТК РФ, человек, заключивший трудовой договор, вправе получить сведения о своей трудовой деятельности. Запросить их можно:
Сведения по форме СТД-Р формирует, заверяет и выдаёт работодатель, а форму СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда России) — территориальный орган Пенсионного фонда.
Форма СТД-Р: заполнение
Порядок заполнения формы СТД-Р подробно прописан в Приложении N 3 к Приказу Минтруда от 20.01.2020г. N 23н. Форма заполняется индивидуально по работнику. В ней отражаются сведения о всей трудовой деятельности работника у конкретного работодателя. Эти сведения берутся из бумажной трудовой книжки, то есть имеет смысл сделать копию бумажной трудовой книжки, прежде чем отдать её работнику на руки.
Также в Сведениях по форме СТД-Р указывается дата подачи работником заявления нынешнему работодателю об отказе (о продолжении) ведения бумажной трудовой книжки. Если такое заявление подавалось ещё предыдущему работодателю, то нынешний работодатель не заполняет строку «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Включите в отчёт сведения о периоде работы только в вашей компании. Сотрудник получит все те же данные, которые вы сдаёте в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. Причём в отчёте для сотрудника отразите даже отменённые и скорректированные записи. Фактически на руки сотрудник получит аналог выписки из трудовой книжки по работе в вашей компании.
Обратите внимание, что и СЗВ-ТД и СТД-Р содержат идентичные сведения. Поэтому особенности заполнения формы, которую выдаёте сотрудникам, такие же, как и у той, которую сдаёте в ПФР.
Образец заполнения формы СТД-Р
Когда выдавать СТД-Р в 2020 году
Сразу скажу, что конкретных дат для выдачи отчёта нет. Ведь его представляют не в ПФР, а выдают сотрудникам по их запросу и при увольнении. Но это не значит, что нет практически никаких ограничений и правил.
Сотрудник может в любой момент получить у работодателя сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя. Представить сведения надо в течение трёх рабочих дней со дня подачи работником заявления. Если работник увольняется, то выписку надо предоставить в день увольнения. Когда уволенный не может или не имеет возможности получить сведения лично, работодатель должен будет направить их заказным письмом с уведомлением.
Отчёт надо предоставлять тем, кто работает у вас по трудовому договору, в том числе совместителям и дистанционным работникам.
В случае если сотрудник заметит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, которые передали в ПФР, по письменному заявлению сотрудника исправьте или дополните сведения и представьте их в фонд (ч. 6 ст. 66.1 ТК).
Форма СТД-Р: как выдавать
Работники сами выбирают, в каком виде они хотят получить форму СТД-Р: на бумаге или в электронном виде. Форма СТД-Р на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет документы личной подписью. Во втором случае форму надо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.
Когда можно отказать сотруднику в выдаче СТД-Р?
У работодателя нет обязанности выдавать сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р сотрудникам, отказавшимся от электронной трудовой книжки (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465).
Причём отказ работодателя правомерен и для СТД-Р по запросу, и для СТД-Р, выдаваемой при увольнении. Работник, решивший не расставаться с бумажной трудовой, сможет получить эти сведения в МФЦ, на портале госуслуг или в ПФР.
Заключение
Напоминаю, что форма СТД-Р утверждена Приказом Минтруда от 20.01.2020г. N 23н. В ней находит отражение информация о трудовой деятельности работника за период работы у работодателя.
Работник может подать работодателю запрос на предоставление СТД-Р или получить эти сведения при увольнении (ст. 66.1 ТК РФ). Но если он выбрал ведение трудовой книжки на бумажном бланке, работодатель вправе его запрос не выполнять.
Юлия Невдах— эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более восьми лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге: